Reprezentacja czy reklama

Skoro wydatki na reprezentację przestały być kosztem uzyskania przychodów, to oczywiście pojęcie to powinno być możliwe do zdefiniowania, a także powinno być oddzielone od pojęcia reklamy, ponieważ oba te określenia w kontekście podatkowym były często używane łącznie. Słusznie pisze Małgorzata Rymarz, stwierdzając że: „...pierwszoplanowego znaczenia nabiera problem właściwego zdefiniowania określenia reprezentacja i wytyczenia wyraźnej granicy pomiędzy nim a innymi zjawiskami ze sfery marketingu, głównie zaś reklamą”¹. Takie rozdzielenie ułatwi wyłączenie z kosztów podatkowych wydatków związanych z reprezentacją firmy.

W obu ustawach o podatkach dochodowych pojęcie reprezentacji nie zostało zdefiniowane. Zarówno w orzecznictwie, jak i literaturze fachowej możemy spotkać się z pojęciem reprezentacji rozumianej jako występowanie w imieniu podmiotu gospodarczego, mające na celu okazałość i wystawność w stosunkach z kontrahentami i interesantami. „Reprezentacja jest działaniem polegającym na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związanym w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów itp.” (B. Brzeziński, M. Kalinowski, , Warszawa 1997). Reprezentacja to wszelkie działania polegające na stwarzaniu i utrwalaniu dobrego wizerunku firmy. Zadaniem reprezentacji nie jest bezpośrednie nakłanianie do nabycia towarów lub usług, lecz pośrednie - poprzez stwarzanie pozytywnego obrazu firmy i jej produktów. Podana definicja w swojej treści jest ogólna. Stąd kontrowersje i wątpliwości pojawiające się w konkretnych sytuacjach związanych z prowadzeniem działalności (utrzymywaniem kontaktów z innymi podmiotami) przez daną firmę. W klasyfikacji określonych wydatków pomocna może być (choć już nie obowiązuje) instrukcja Ministra Finansów nr 1/KI z 1 lutego 1989 r. Wymienia ona jako koszty reprezentacji w szczególności: