Obowiązek zamknięcia ksiąg przy przekształceniach spółek

Księgi rachunkowe i sporządzane na ich podstawie sprawozdania finansowe to podstawowe elementy składające się na sprawozdawczość finansową. Artykuł 12 ustawy o rachunkowości, zwanej dalej „ustawą”, wymienia wśród zdarzeń, z którymi wiąże się obowiązek zamykania i otwierania ksiąg rachunkowych, przekształcenie, łączenie i podział jednostek, jednocześnie nie definiując tych pojęć.

Decyzja o zamknięciu ksiąg rachunkowych pociąga za sobą dalsze obowiązki w postaci sporządzenia, a następnie zatwierdzenia sprawozdania finansowego (art. 45 i art. 53 ustawy). Praktyka wskazuje bowiem, że omawiane regulacje nie są tak oczywiste dla jednostek, stwarzając problemy interpretacyjne w odniesieniu do zdarzeń wymienionych w powyższych przepisach.

Zanim przejdziemy do omawiania samego zamykania i otwierania ksiąg warto przyjrzeć się zdarzeniom towarzyszącym tym operacjom. Ich bliższe poznanie pozwoli bowiem lepiej zrozumieć moment, na który należy prawidłowo dokonać czynności zamknięcia i otwarcia ksiąg rachunkowych.

Zacznijmy od wyjaśnienia wątpliwości związanych z przekształceniem jednostek. Przepisy ustawy o rachunkowości nakładają w art. 12 obowiązek zamykania i otwierania ksiąg rachunkowych w związku ze zmianą formy prawnej. Jednocześnie przepisy te nie zawierają definicji „zmiany formy prawnej”, podobnie jak i innych zdarzeń, z którymi wiąże się otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych. Zmiana formy prawnej to inaczej przekształcenie. Interpretacja taka znajduje uzasadnienie w definicji przekształcenia (por. ), zgodnie z którą „przekształcić to nadać czemuś inny kształt, inną formę, postać, przeobrazić, zmienić”.