Błędy i ich korekta

Błędy w dokumentach rozliczeniowych, tak jak w zgłoszeniowych możemy podzielić na formalne i merytoryczne. Wśród najczęściej popełnianych błędów formalnych wymienia się:

• nieprawidłowe wypełnianie dokumentów.

Wzory dokumentów ubezpieczeniowych, w tym dokumentów rozliczeniowych, przystosowane są do techniki automatycznego odczytu. W formularzach każda litera i cyfra powinny być wpisywane w osobnej kratce. Szczególnie ważne jest prawidłowe wpisywanie kwot. Powinny być one wpisywane z dokładnością do jednego grosza, np. 563,51; 783,30; 894,00; 0,00. Grosze muszą być wpisane po wydrukowanym przecinku w oznaczonych kratkach. Wielu płatników wpisuje po dwie cyfry w jednej kratce lub pozycje groszy w kratkach do tego nie przeznaczonych;

• nieprawidłowe kompletowanie dokumentów.

Dokumenty rozliczeniowe płatnik składek powinien przekazywać w komplecie: deklaracja rozliczeniowa i załączone do niej imienne raporty miesięczne. W każdym komplecie dokumentów rozliczeniowych identyfikator deklaracji i identyfikatory imiennych raportów miesięcznych muszą być jednakowe. Wyłącznie w przypadku, w którym płatnik składek opłaca składki tylko za siebie, składa jedynie deklarację rozliczeniową, w której wypełnia obok innych bloków blok XI „Deklaracja dochodu”.

Płatnik składek musi również informować o przerwach w opłacaniu składek, np. o przebywaniu ubezpieczonego na urlopie bezpłatnym, zwolnieniu lekarskim, urlopie wychowawczym, i o wypłaconych świadczeniach, np. wypłaceniu zasiłku porodowego, świadczenia rehabilitacyjnego, oraz o ewentualnych okresach pracy górniczej. Tak więc obok imiennych raportów miesięcznych, tzw. składkowych (ZUS RCA, ZUS RNA, ZUS RZA), powinni oni składać imienne raporty miesięczne tzw. świadczeniowe (ZUS RSA, ZUS RGA);