Błędy i ich korekta

W związku z koniecznością przetwarzania przez ZUS co miesiąc kilku milionów dokumentów ubezpieczeniowych, opracowano formularze przystosowane do techniki ich automatycznego odczytu. W formularzach tych każda litera i cyfra muszą być wpisane w osobnej kratce. Przetwarzanie dokumentów z wykorzystaniem skanerów nakłada na osoby wypełniające te dokumenty szereg wymogów, które warunkują prawidłowy ich odczyt. Niestety, wielu płatników składek, mimo zawartej na dokumentach instrukcji, wypełnia je w sposób mało czytelny, wbrew zaleceniom, np. nie czarnym lub ciemnoniebieskim długopisem, lecz kolorem zielonym i w dodatku cienkopisem lub flamastrem przebijającym na drugą stronę. Poza tym, do ZUS trafiają dokumenty pogięte i poplamione, a także przedziurkowane lub zszyte ze sobą. Masowe przetwarzanie uniemożliwia również przekazywanie przez płatników kserokopii oryginalnych kolorowych formularzy. Kserokopie muszą być bowiem wprowadzane do centralnego systemu ręcznie.

Trzeba podkreślić, że ZUS ma prawo do odmowy przyjęcia dokumentów, które są wypełnione niezgodnie z zaleceniami, przez co nie mogą być przetworzone przy użyciu technologii automatycznego odczytu.

W przypadku nieprzekazania lub przekazania błędnego imiennego raportu miesięcznego, deklaracji rozliczeniowej lub dokumentu płatniczego ZUS wymierza także płatnikowi składek lub instytucji obsługującej wpłaty składek dodatkową opłatę. Dodatkową opłatę ZUS ustala w wysokości nie wyższej niż iloczyn stawki odsetek określonej przepisami k.c., ustalonej w stosunku rocznym, i kwoty składek wynikającej ze złożonego po terminie lub błędnego dokumentu.