Oświadczenie o dodatkowych kosztach w czasie podróży służbowej

Pracownikowi, odbywającemu na polecenie pracodawcy podróż służbową, przysługuje zwrot diet oraz wydatków ponoszonych w związku z ta podróżą. Część wydatków zwracanych jest w stałych ryczałtowych kwotach ustalanych jako iloczyn przysługującego ryczałtu oraz ilości dni, czyli długości podróży służbowej. 

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Obejmują one opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej. Ponadto o ile:

• pracownik nie posiada pokrytych przez pracodawcę kosztów noclegu przysługuje zwrot wydatków za hotel (ewentualnie ryczałt w stałej kwocie jeśli wskaże, że nie posiada potwierdzeń poniesienie kosztów),
• niezbędne okazały się dojazdy lokalne – przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje,
• wyrażono na to zgodę – przysługuje zwrot kosztów jazdy samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy,

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży, zarówno krajowej, jak i zagranicznej, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Szybki i praktyczny – Kalkulator kilometrówka na e-pity.pl pozwoli Ci wyliczyć koszty w zależności od pojemności pojazdu oraz przebytego dystansu.