Od czego powinno rozpocząć wdrażanie KSeF biuro rachunkowe

11 kwietnia 2025 r. resort finansów przedstawił projekt ustawy oraz plan wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowa wersja projektu zakłada, że obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników wejdzie w życie etapowo w 2026 roku. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to wyzwanie dla biur rachunkowych i ich klientów. Biuro w pierwszej kolejności powinno ocenić, w jaki sposób chce wdrożyć u siebie KSeF i jak bardzo chce być zaangażowane we wspieranie swoich klientów. Model współpracy wybrany przez biuro będzie decydował o sposobie nadawania uprawnień.

biuro rachunkowe praca

W wielu biurach obecnie funkcjonuje model przesyłania faktur e-mailem, jednak coraz częściej są także stosowane zintegrowane systemy umożliwiające klientom przesyłanie dokumentów, takich jak faktury kosztowe, paragony z kas fiskalnych czy umowy. Najczęściej odbywa się to poprzez dedykowane platformy, które umożliwiają załadowanie skanów dokumentów oraz ich opisanie (np. podanie daty otrzymania, rodzaju kosztu, opisanie wydatku np. jako zakup środka trwałego, wskazanie numeru rejestracyjnego dla faktury np. dotyczącej paliwa samochodowego). W efekcie końcowym biuro otrzymuje gotowe do zaksięgowania dokumenty, co znacząco skraca czas pracy i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z nieczytelnych lub niekompletnych informacji. Dodatkowo wielu klientów biur rachunkowych korzysta z własnych programów do fakturowania, z których eksportuje dane o sprzedaży i przekazuje do księgowości. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF może być dobrym momentem, aby zastanowić się nad przeorganizowaniem obiegu dokumentów w biurze rachunkowym.

Modele współpracy klientów z biurem rachunkowym

1. Model importowania dokumentów

Klient samodzielnie pobiera faktury sprzedażowe i zakupowe. Biuro nie jest zaangażowane w proces wysyłania i pobierania dokumentów z systemu. Klient dostarcza dokumenty w formie pliku XML za pomocą np. e-maila.

To klient decyduje, jaka faktura jest związana z prowadzoną działalnością i czy ma być przekazana do księgowania. To klient odpowiada za opisanie faktur.

2. Model platformy do wymiany dokumentów między klientem a biurem

Biuro zapewnia platformę dającą możliwość opisywania dokumentów. Platforma umożliwia klientowi pobranie faktur z KSeF. Klient opisuje faktury, wskazuje, które są związane z działalnością, opisuje rodzaj wydatku i podaje inne niezbędne dla księgowości informacje.

Co jest istotne, wiele z aktualnie używanych programów księgowych oraz platform dla klientów jest już przystosowanych do integracji z KSeF. Oprogramowanie to umożliwia pobieranie faktur wystawionych i otrzymanych przez klientów bezpośrednio z systemu KSeF, co jeszcze bardziej automatyzuje proces obiegu dokumentów oraz zwiększa jego bezpieczeństwo i przejrzystość.

To klient decyduje, jaka faktura jest związana z prowadzoną działalnością i czy ma być przekazana do księgowania. To klient odpowiada za opisanie faktur. Faktury są na bieżąco przekazywane w systemie.

3. Model pełnego wsparcia

Biuro jest zaangażowane w wysyłanie i pobieranie faktur oraz zarządzenia uprawnieniami do KSeF klienta.

Wystawienie faktury w KSeF jest równoznaczne z jej wysłaniem. Istnieje więc ryzyko odpowiedzialności na podstawie przepisów Kodeksu karnego skarbowego dla księgowych, którzy takie faktury w imieniu klienta wystawiają. Dodatkowo, jeśli to biuro pobiera faktury zakupowe, to pojawia się kwestia, kto zajmie się weryfikacją tych faktur, ich zapłatą. Oczywiście biuro może przekazywać faktury do zatwierdzenia klienta, ale jest to sporo dodatkowych czynności administracyjno-zarządzających, a zatem powinno być dokładnie ocenione, czy biuro chce takich czynności dokonywać.

W jaki sposób klienci powinni nadać uprawnienia dla biura?

Sposób nadania uprawnień dla biura rachunkowego zależy od wybranego modelu współpracy z klientem. W przypadku pierwszego z trzech modeli, biuro nie potrzebuje żadnych uprawnień, gdyż klient przesyła do biura faktury w formacie XML. Biuro samodzielnie nic nie pobiera z KSeF.

Model platformy do wymiany dokumentów między klientem a biurem

Biuro zapewnia platformę dającą możliwość opisywania dokumentów. Platforma umożliwia klientowi pobranie faktur z KSeF. W tej sytuacji klient musi pozyskać token do platformy, która pozwoli mu pobierać faktury za jej pomocą.

Gdy klientem jest osoba fizyczna, to:

• za pomocą swojego profilu zaufanego loguje się do aplikacji podatnika na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/,
• wchodzi w zakładkę Tokeny,
• wchodzi w zakładkę Generuj token,
• następnie wypełnia pola nazwa tokena i opisuje token, np. Token dla platformy XXX,
• w kolejnym polu wskazuje rolę, do jakiej jest przypisany token; do wyboru ma: dostęp do faktur, wystawianie faktur, przeglądanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami,

Jeśli klient za pomocą platformy chce mieć tylko możliwość obsługi faktur, to wybiera: dostęp do faktur oraz wystawianie faktur, a następnie klika Generuj token.

Gdy klientem jest osoba prawna:

Jeśli podmiot nie ma pieczęci kwalifikowanej, to musi wybrać reprezentanta na ZAW-FA i wysłać formularz do urzędu skarbowego:

• po nadaniu uprawnień reprezentantowi będzie on mógł się zalogować do aplikacji podatnika z wykorzystaniem swojego profilu zaufanego,
• za pomocą swojego profilu zaufanego loguje się do aplikacji podatnika na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/,
• wchodzi w zakładkę Tokeny,

Jeśli osoba prawna ma pieczęć kwalifikowaną, to osoba ją posiadająca loguje się do aplikacji podatnika z jej wykorzystaniem i generuje token jak osoba, której nadano uprawnienia za pomocą KSeF.

Model pełnego wsparcia

Klient nadaje biuru uprawnienie podobnie jak w poprzednim modelu, czyli poprzez token z uprawnieniem (rolą) do wszystkiego, a zatem: dostęp do faktur, wystawianie faktur, przeglądanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami. Po otrzymaniu takiego tokena biuro może w kompleksowy sposób zarządzać KSeF klienta.

Biuro powinno ustalić z klientami model współpracy oraz datę wdrożenia. Nie może być ona późniejsza niż data wejścia w życie obowiązkowego KSeF, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby nastąpiło to wcześniej.