Interpretacja indywidualna z dnia 14 marca 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB2-1.4010.674.2024.4.AS

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam,żePaństwastanowiskowsprawieocenyskutkówpodatkowychopisanegostanufaktycznegoizdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 grudnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie ustalenia:

—czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów w sytuacji, w której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy;

—czy Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania.

Wniosek uzupełnili Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 5 marca 2025 r. (wpływ 10 marca 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

X Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) należy do międzynarodowej grupy spółek (dalej: „Grupa”), posiadającej zakłady w wielu krajach. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”), zarejestrowanym na potrzeby VAT w Polsce oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”). Wnioskodawca posiada siedzibę (…) oraz oddział zamiejscowy (…).

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności otrzymuje od podmiotów zewnętrznych oraz od podmiotów powiązanych faktury VAT dokumentujące zakup towarów lub usług. Wnioskodawca otrzymuje faktury zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej.

Sposób postępowania w przypadku faktur przychodzących drogą elektroniczną, różni się od postępowania z fakturami przychodzącymi w formie papierowej.

1.Ewidencjonowanie faktur przychodzących do Wnioskodawcy w formie elektronicznej

Sposób ewidencjonowania faktur przychodzących do Wnioskodawcy drogą elektroniczną został szczegółowy opisany w wewnętrznej procedurze Grupy, zatytułowanej w polskiej wersji językowej jako: „Elektroniczne faktury przychodzące. Dokumentacja Techniczna Procesu” (dalej: „Procedura 1”) oraz częściowo w treści dokumentu powstałym na potrzeby (…) pt. „Dokumentacja procesu. Digitalizacja przychodzących faktur w (…)” (dalej: „Procedura 2”).

Założenia dotyczące spójności i integralności faktur przedstawione w Procedurze 2, w swojej treści odnoszą się do ram prawnych polskich i niemieckich przepisów o rachunkowości oraz polskich i niemieckich przepisów prawa podatkowego i handlowego. Założenie Procedury 2 jest takie, iż prowadzenie dokumentacji w Grupie powinno być zgodne z powyższymi przepisami.

W treści Procedury 1, opisany został proces przetwarzania e-maili wraz załącznikami (fakturami), aż do chwili umieszczenia faktury w systemie przepływu czynności (dalej: „Program”). Program ten jest zintegrowany z systemem służącym do księgowania (dalej: „System”), w związku z czym, wszystkie faktury trafiające do Programu są jednocześnie widoczne w Systemie.

Ponadto, z uwagi na wskazaną integrację, Wnioskodawca ma możliwości filtrowania i przeglądania faktur na różne sposoby - ze względu na okres księgowania, kontrahenta, itp. System indeksuje również faktury nadając im kolejne numery wewnętrzne, stosowane na potrzeby programu. Na chwilę obecną, w Programie umieszcza się również skan dokumentu źródłowego faktury, jeżeli takowy istnieje (umowa, przyjęcie zlecenia, zamówienie, itp.), do którego pracownicy mają dostęp przy przeglądaniu faktur. Co za tym idzie, każda osoba mająca dostęp do Programu, jest w stanie zidentyfikować dokument będący źródłem danej faktury.

W Programie widoczna jest również historia faktury, co w praktyce oznacza dostęp do każdego etapu procesu zaewidencjonowania dokumentu u Wnioskodawcy - od momentu trafienia faktury do Wnioskodawcy, aż do momentu jego zaksięgowania i zarchiwizowania, gdyż system wyposażony jest w zintegrowaną księgę poczty przychodzącej.

Zarówno w Programie, jak i w Systemie, widoczne są dla pracowników Wnioskodawcy również jego dokumenty księgowe, dotyczące oddziału Wnioskodawcy (…).

Zgodnie z treścią Procedury 1, faktury mają przychodzić na centralny adres e-mail Grupy (…), dedykowany fakturom. Ponadto, uprawnienia w skrzynce pocztowej muszą być ustawione w taki sposób, żeby nie było możliwości usunięcia lub zmiany przychodzącej korespondencji. Każdy przychodzący e-mail jest archiwizowany w oparciu o system archiwizacji e-maili oraz zostaje zabezpieczony przed możliwością dokonywania zmian (edycji).

Dokumenty księgowe w formie elektronicznej muszą być przesyłane na dedykowany e-mail w formacie PDF. W przypadku otrzymania dokumentu księgowego w innym formacie, Wnioskodawca zawsze dąży do otrzymania dokumentu w formacie PDF - w przypadku nieotrzymania faktury w formie PDF, nie zostaje ona zaakceptowana i zaksięgowana.

W razie utraty danych na skutek awarii Programu bądź Systemu, dokumenty będą w przyszłości przechowywane równolegle na serwerach międzynarodowych Grupy (…), co umożliwi ich przeglądanie i odzyskanie w przypadku awarii.

a)Aktualny sposób postępowania Wnioskodawcy z fakturami otrzymywanymi w drodze elektronicznej.

—Krok 1: E­mail z załączonym plikiem PDF (fakturą) trafia na dedykowany adres e-mail Grupy (…), przeznaczony wyłącznie do otrzymywania faktur. Na tym etapie, po raz pierwszy zlokalizowany i zweryfikowany zostaje plik PDF zawierający fakturę (weryfikacja polega wyłącznie na sprawdzeniu, czy plik PDF zawiera fakturę). Następnie, dana faktura zostaje przyporządkowana danej Spółce z Grupy (…). Po tej weryfikacji, e-mail z załączonym plikiem PDF, będącym plikiem zawierającym fakturę, zostaje przesłany na skrzynkę pocztową Wnioskodawcy, dedykowaną do odbioru faktur.

—Krok 2: Faktura przychodząca do Wnioskodawcy w formie elektronicznej, jak każdy dokument przychodzący do Wnioskodawcy, jest wprowadzana do książki korespondencyjnej - prowadzonej w formie elektronicznej (plik prowadzony w formacie MS Excel), do której dostęp mają wyznaczeni pracownicy.

—Krok 3: Osoby odpowiedzialne za procesowanie dokumentów drukują faktury, które następnie są weryfikowane pod względem merytorycznym oraz akceptowane manualnie. Następnie, faktury są skanowane wraz z dokumentem źródłowym, z którego wynika faktura, takim jak np. umowa, zamówienie, e-mail - z którego wynika data wpływu faktury do Wnioskodawcy (np. umowa, zamówienie, e-mail). Zeskanowana faktura wraz z dokumentami źródłowymi poprzez proces skanowania zostaje wprowadzona do Programu i jest tym samym archiwizowana.

—Krok 4: Wyznaczone osoby przesyłają fakturę dla obszaru, którego dotyczy dana faktura kosztowa, z punktu widzenia jej zasadności w celu zatwierdzenia.

—Krok 5: Wyznaczony akceptant dla danego obszaru Wnioskodawcy, którego dotyczy konkretna faktura kosztowa, akceptuje fakturę z punktu widzenia jej zasadności. Bez wskazanej akceptacji faktura nie może zostać wprowadzona do systemu, jak również nie zostanie zaksięgowana.

—Krok 6: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę weryfikują faktury pod względem merytorycznym, tj. czy posiadają one niezbędne dane wymagane przez przepisy polskiego prawa podatkowego.

—Krok 7: Po zakończeniu procesu akceptacji System automatycznie zwalnia fakturę do księgowania. Następnie faktura jest księgowana. Wydrukowana wersja faktury wraz z dokumentem źródłowym zostaje zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy. Po realizacji całego procesu każda faktura ma przypisany w Systemie swój odrębny, indywidualny numer. Możliwe jest również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo powyżej).

Wnioskodawca zamierza jednak w przyszłości nieco uprościć obecnie stosowaną procedurę poprzez jej całkowite zdigitalizowanie. Przyszła procedura postępowania ma się odbywać zgodnie z zasadami opisanymi poniżej.

b)Planowany sposób postępowania Wnioskodawcy z fakturami otrzymywanymi w drodze elektronicznej w przyszłości.

—Krok 1: E­mail z załączonym plikiem PDF (fakturą) trafi na dedykowany adres e-mail Grupy (…), przeznaczony wyłącznie do otrzymywania faktur. Na tym etapie, po raz pierwszy zlokalizowany i zweryfikowany zostanie plik PDF zawierający fakturę (weryfikacja polegać będzie wyłącznie na sprawdzeniu, czy plik PDF zawiera fakturę). Następnie, dana faktura zostanie przyporządkowana danej Spółce z Grupy (…). Po tej weryfikacji, e-mail z załączonym plikiem PDF, będącym plikiem zawierającym fakturę, zostaje przesłany na skrzynkę pocztową Wnioskodawcy, dedykowaną do odbioru faktur (bez zmian).

—Krok 2: Wnioskodawca zamierza w przyszłości zrezygnować z prowadzenia książki korespondencyjnej, więc faktura nie zostanie do takiego pliku wprowadzona. Faktury (PDF) zostaną przekazane elektronicznie za pomocą Programu, natomiast księga poczty przychodzącej zostanie zarchiwizowana. Następnie wyznaczona osoba przekaże elektronicznie fakturę do akceptacji osób wyznaczonych dla konkretnych obszarów Wnioskodawcy. Bez wskazanej akceptacji, faktura nie zostanie przekazana do Systemu.

—Krok 3: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzą faktury pod względem merytorycznym, tj. czy posiadać one będą niezbędne dane wymagane przez przepisy prawa podatkowego (bez zmian).

—Krok 4: Po zakończeniu procesu akceptacji System automatycznie zwolni fakturę do księgowania. Następnie, faktura zostanie zaksięgowana w Systemie.

Jak wynika z powyższego, Wnioskodawca zamierza całkowicie zrezygnować z drukowania faktur. Archiwizacja ma przebiegać wyłącznie elektronicznie. Po realizacji całego procesu każda faktura będzie mieć przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer. Możliwe będzie również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo powyżej).

2.Ewidencjonowanie faktur przychodzących do Wnioskodawcy w formie papierowej.

a)Aktualny sposób ewidencjonowania faktur przychodzących w formie papierowej do Wnioskodawcy.

—Krok 1: Faktura przychodzi pocztą bądź zostaje dostarczona do siedziby Wnioskodawcy. Faktura zostaje ostemplowana pieczątką, wskazującą datę wpływu dokumentu do Wnioskodawcy.

—Krok 2: Faktura zostaje wprowadzona do książki korespondencyjnej Wnioskodawcy - prowadzonej w formie elektronicznej (plik prowadzony w MS Excel), do której dostęp mają wyznaczeni pracownicy.

—Krok 3: Osoby wyznaczone akceptują fakturę kosztową, z punktu widzenia jej zasadności. Bez wskazanej akceptacji, Faktura nie może zostać wprowadzona do systemu i zaksięgowana.

—Krok 4: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzają faktury pod względem merytorycznym, tj. czy posiadają one niezbędne dane wymagane przez przepisy prawa podatkowego.

—Krok 5: Osoby odpowiedzialne za księgowanie skanują faktury, wraz z dokumentem źródłowym, z którego wynika faktura (np. umowa, zamówienie).

—Krok 6: Zeskanowana faktura wraz z dokumentami źródłowymi zostaje wprowadzona do Programu gdzie zostaje zaakceptowana przez wyznaczone osoby dla obszaru działalności Wnioskodawcy, którego dana faktura kosztowa dotyczy. Następnie faktura jest zwalniana oraz elektronicznie przekazana do Systemu, gdzie jest księgowana. Papierowa wersja faktury wraz z dokumentem źródłowym zostaje zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy Po realizacji całego procesu każda faktura ma przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer. Możliwe jest również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo powyżej).

Podobnie jak w przypadku procesu ewidencji i archiwizacji dokumentów przychodzących do Wnioskodawcy w formie elektronicznej, Wnioskodawca zamierza w przyszłości nieco uprościć obecnie stosowaną procedurę i tym samym w pełni ją zdigitalizować. Przyszła procedura postępowania ma się odbywać na zasadach opisanych poniżej.

b)Planowany sposób ewidencjonowania faktur przychodzących w formie papierowej do Wnioskodawcy.

—Krok 1: Faktura przyjdzie pocztą bądź zostanie dostarczona do siedziby Wnioskodawcy. Faktura zostanie ostemplowana pieczątką, wskazującą datę wpływu dokumentu do Wnioskodawcy (bez zmian).

—Krok 2: Z uwagi na chęć rezygnacji z manualnej książki korespondencyjnej przez Wnioskodawcę, w etapie drugim, osoba wyznaczona zaakceptuje Fakturę, z punktu widzenia jej zasadności. Bez wskazanej akceptacji, faktura nie zostanie wprowadzona do systemu oraz nie będzie możliwości jej zaksięgowania.

—Krok 3: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzą faktury pod względem merytorycznym, tj. czy posiadać one będą niezbędne dane wymagane przez przepisy prawa podatkowego (bez zmian).

—Krok 4: Osoby odpowiedzialne za procesowanie dokumentów zeskanują faktury, bez dokumentu źródłowego z którego wynika Faktura (np. umowa, zamówienie) - dokumenty źródłowe będą dostępne na serwerach Wnioskodawcy.

—Krok 5: Zeskanowana faktura zostanie wprowadzona do Programu oraz zaksięgowana w Systemie. Papierowa wersja Faktury zostanie zniszczona i nie zostanie zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy. Po realizacji całego procesu każda Faktura będzie mieć przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer. Możliwe będzie również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo powyżej).

Zgodnie z powyższym opisem sposobu postępowania, Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w odniesieniu do faktur zakupowych, które są przedmiotem niniejszego wniosku.

Wynika z niego także, iż faktury w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Końcowo Wnioskodawca wyjaśnia, iż nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten wydatek.

Ponadto, wydatki dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, ponoszone będę przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W sytuacji, gdy poniesiony wydatek, wynikający z tych faktur, dotyczyć będzie wydatków (kosztów) mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, Spółka nie zaliczy wydatku wynikającego z faktury do kosztów uzyskania przychodów.

W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 5 marca 2025 r. Wnioskodawca wskazał, że:

—Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno- skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

—Prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Wnioskodawca będzie przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Autentyczność pochodzenia dokumentów będzie spełniona przez fakt, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej będą wiernym odzwierciedleniem oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci (np. papierowej) czy formatu otrzymania (np. plik PDF, XML), gwarantując tym samym pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, wystawcy faktury. Integralność treści będzie zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które zawiera faktura. Czytelność dokumentów zapewniona będzie poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania. Ponadto, zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów będzie weryfikowane poprzez wewnętrzne systemy kontroli.

—Faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są/będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Wnioskodawca umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju

—dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług,

—bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług.

W szczególności, dostęp ten zostanie zapewniony poprzez przesyłanie faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej, ich prezentację podczas wideokonferencji, a także poprzez ewentualne udostępnienie wcześniej pobranych z systemu księgowego Spółki faktur, w sposób umożliwiający ich bezpieczny i kontrolowany dostęp. Proces ten przykładowo obejmować będzie udostępnienie dokumentów na dedykowanej platformie lub dysku wirtualnym, z możliwością pobrania przedmiotowych faktur przy użyciu unikalnego kodu dostępu czy linku. Wszystkie powyższe działania będą realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz w sposób uzgodniony z właściwymi organami podatkowymi, zapewniając jednocześnie integralność i bezpieczeństwo danych.

Pytania w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

1.Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów (w podatku CIT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym, dotyczącym sposobu postępowania przez Wnioskodawcę w przyszłości, który został przedstawiony powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów w sytuacji w której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy? (część pytania oznaczonego we wniosku jako nr 1)

2.Czy Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania? (pytanie oznaczone we wniosku jako nr 3)

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

Stanowisko Wnioskodawcy

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT) oraz do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów (w podatku CIT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym, dotyczącym sposobu postępowania przez Wnioskodawcę w przyszłości, który został przedstawiony powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów w sytuacji, w której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy.

Ad. 2

Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad. 1

W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów.

Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów (faktur zakupowych), w szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu. Przede wszystkim jednak, przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Na poparcie powyższej tezy Wnioskodawca pragnie przytoczyć treść przepisów art. 112 i 112a ustawy o VAT, które poświęcone zostały zagadnieniu przechowywania dokumentów (w tym również faktur zakupowych). Przepisy te zobowiązują podatników do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz sposób przechowywania faktur (wystawianych i otrzymywanych).

Co istotne, z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się Przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT).

Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4) ustawy o VAT.

Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego, w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur, otrzymanych jako dokumentów papierowych, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu.

Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych. Ponadto, w świetle podejmowanych przez Ministerstwo Finansów licznych działań zmierzających do wdrożenia nowych narzędzi informacyjnych (raportowanie w systemie JPK, kontrole elektroniczne, itp.), elektroniczny system archiwizacji faktur pozwoli potencjalnie także na znaczące zwiększenie elastyczności i skuteczności kontroli prowadzonych w Spółce.

Dodatkowo Wnioskodawca pragnie wskazać, że kwestie związane z archiwizacją faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: „Dyrektywa VAT”).

W myśl art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217 - 240).

Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy VAT, podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT).

Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Podkreślenia wymaga fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił jednak od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie, polski ustawodawca pozostawił w tym zakresie podatnikowi pewną dowolność - podatnik może każdorazowo wybierać pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych.

Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy, należy również zwrócić uwagę na treść przepisów Ordynacji podatkowej. Zauważyć należy, że ogólne przepisy prawa podatkowego zawarte w tejże ustawie, regulują kwestie dowodów w sprawach podatkowych w przepisach rozdziału 11 działu IV - postępowanie podatkowe.

Przepisy Ordynacji podatkowej nie ograniczają ustalenia dowodów w sprawie podatkowej do dokumentów papierowych, jednak każda forma dokumentowania zdarzenia powinna odpowiadać obowiązującym przepisom (w tym również spoza sfery przepisów prawa podatkowego).

Wobec powyższego, uzależnienie dokumentowania zdarzeń gospodarczych od posiadania przez podatnika dokumentów w wersji papierowej, prowadziłoby do zaistnienia sprzeczności z ogólnymi przepisami Ordynacji podatkowej.

Z kolei przepisy ustawy o CIT przewidują, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT).

Oznacza to, że na gruncie ustawy o CIT wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w tym z udokumentowaniem kosztów, określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: „ustawa o rachunkowości”). Z ustawy tej wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Przepisy ustawy o rachunkowości nie zabraniają przy tym przechowywania dowodów źródłowych w formie elektronicznej, a tym samym dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT (dla celów podatkowych).

Z tych też względów, zakładany przez Spółkę sposób przechowywania dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, a więc także dopuszczalny na gruncie przepisów ustawy o CIT.

Spółka wskazuje przy tym, iż słuszność prezentowanego stanowiska znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych (indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej), w szczególności:

- Interpretacja indywidualna z 17 października 2024 r., znak: 0112-KDIL1-1.4012.494.2024.2.HW;

- Interpretacja indywidualna z 23 kwietnia 2024 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.182.2024.1.PRM;

- Interpretacja indywidualna z 28 kwietnia 2023 r., znak: 0111-KDIB3-1.4012.140.2023.4.MSO;

- Interpretacja indywidualna z 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG;

- Interpretacja indywidualna z 24 stycznia 2019 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.688.2018.3.AK;

- Interpretacja indywidualna z 23 maja 2017 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa;

Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT) oraz do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów (w podatku CIT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów w sytuacji w której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy.

Ad. 2

Zdaniem Spółki, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 tejże ustawy, działanie Wnioskodawcy polegające na potrącaniu kosztów uzyskania przychodów z tytułu wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie faktur zakupowych, których oryginalne papierowe wersje będą zniszczone (te które zostaną dostarczone do siedziby Spółki), jednak archiwizowane będą ich kopie (skany wykonane w siedzibie Spółki) w formie cyfrowej bądź plik PDF przysłany przez klienta zawierający fakturę - będzie postępowaniem prawidłowym.

Na wstępie należy zauważyć, że przepisy ustawy o CIT nie odnoszą się bezpośrednio do rozliczenia kosztów uzyskania przychodów na podstawie kserokopii, skanów lub innych „nieoryginalnych” wersji faktury.

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 4e tej ustawy, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów zasadniczo uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, należy wnioskować, że przepis ten, co do zasady, dopuszcza poniesienie kosztów uzyskania przychodów dokumentowanych fakturami, bez wskazywania (warunkowania), czy muszą to być oryginały faktur lub dookreślania formatu, w jakich faktury są przechowywane.

Zatem, jak należy przyjąć, dopuszczalny jest także skan oryginalnej faktury papierowej bądź otrzymanie faktury od kontrahenta w formacie elektronicznym PDF (jak będzie to miało miejsce w przypadku Spółki).

Ponadto, przepisy ustawy o CIT przewidują, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16 m (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.).

Oznacza to, że w zakresie ustawy o CIT wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w tym z udokumentowaniem kosztów określa ustawa o rachunkowości. Z ustawy tej wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Jak już Wnioskodawca wcześniej wskazał, w treści uzasadnienia swojego stanowiska w zakresie pytania oznaczonego we wniosku jako pytanie nr 1, przepisy ustawy o rachunkowości nie ograniczają przechowywania dowodów źródłowych w formie elektronicznej, jak również nie warunkują tej formy ich przechowywania od formy oryginału. Tym samym, dowody poniesienia kosztów (m.in. faktury zakupowe) przechowywane w formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT.

Z tych też względów zamierzony przez Spółkę sposób przechowywania faktur zakupowych, jako dokumentów zdigitalizowanych, również w zakresie tych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, będzie zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, a co za tym idzie z przepisami ustawy o CIT.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, w sytuacji zeskanowania faktur papierowych i zapisania ich na serwerach w formie cyfrowej, a następnie zniszczeniu ich papierowych egzemplarzy oraz w sytuacji otrzymania od kontrahenta faktury zakupowej w formie PDF (przesłanej na skrzynkę mailową dedykowaną do faktur), Spółka nie utraci prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi fakturami.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 tejże ustawy, podstawą ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania przychodów musi być dowód źródłowy sporządzony zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Wystawione dowody źródłowe (oryginały faktur zakupowych) będą ujmowane w księgach rachunkowych Spółki i będą podstawą rozpoznania kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast zdigitalizowanie tych dowodów źródłowych (faktur zakupowych) oraz zniszczenie papierowej ich wersji czy też otrzymywanie faktur w formie elektronicznej pozostaje bez wpływu na ujęcie danego kosztu (wydatku) w kosztach uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

W konsekwencji, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 tejże ustawy, działanie Wnioskodawcy polegające na potrąceniu kosztów uzyskania przychodów o koszty (wydatki) ujęte (zaksięgowane) na podstawie dowodów źródłowych (faktur zakupowych), których oryginalne wersje będą niszczone, a które będą archiwizowane w formie elektronicznej (cyfrowej) oraz dowodów (faktur zakupowych) otrzymanych przez Spółkę w formie elektronicznej - będzie postępowaniem prawidłowym.

Powyższe znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidulanych, jak również w stanowisku Ministerstwa Finansów wyrażonym na łamach odpowiedzi na jedną z interpelacji poselskich. „Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej jest prawidłowe.” (interpretacja indywidualna z 12 maja 2020 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG).

„W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”. (odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 z 4 maja 2021 r. w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków dokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej).

Wnioskodawca pragnie również zauważyć, że należy także zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do treści art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Z kolei, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy.

Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, skoro opisane przez Spółkę dowody na gruncie przepisów o rachunkowości potwierdzają poniesione przez nią wydatki, gdyż stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, to taki sposób dokumentowania jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Reasumując, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, w przypadku w którym będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego [winno być: stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego].

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie wskazać należy, że pytania przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wyznaczają zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa pytań). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniami nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia:

-czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów w sytuacji, w której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy oraz

-czy Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym we wniosku sposobem postępowania.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest więc art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Z art. 20 ust. 2 pkt 1 powyższej ustawy wynika, że:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi” zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ze złożonego wniosku wynika, że spełnili/będą Państwo spełniali wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

- Spółka dysponuje systemem, w którym ewidencjonowane są wszystkie otrzymywane dokumenty księgowo-podatkowe. System zapewnia możliwość filtrowania i przeglądania faktur na różne sposoby – ze względu na okres księgowania, kontrahenta, itp. System indeksuje również faktury nadając im kolejne numery wewnętrzne, stosowane na potrzeby programu.

Z wniosku nie wynika przy tym, aby po planowanej zmianie sposobu ewidencjonowania otrzymywanych dokumentów ww. funkcjonalność systemu uległa zmianie.

Ponadto prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Wnioskodawca będzie przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).

- faktury, o których mowa we wniosku, są/będą przechowywane w Polsce. Dokumenty będą w przyszłości przechowywane równolegle na serwerach międzynarodowych Grupy (…) (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT),

- faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są/będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT),

- Spółka umożliwi organom podatkowym na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na względzie, że w opisie sprawy wskazali Państwo, że w przedmiotowej sprawie spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Zatem należy się z Państwem zgodzić, że:

—wskazany w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, faktury zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone;

—faktury zakupowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytań oznaczonych we wniosku Nr 1 i 3 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie podatku od towarów i usług wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.