Interpretacja indywidualna z dnia 13 marca 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.662.2023.13.S/PK

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

1)ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 1 grudnia 2023 r. (data wpływu 1 grudnia 2023 r.) – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 12 czerwca 2024 r. sygn. akt III SA/Wa 1025/24 (data wpływu prawomocnego wyroku 17 stycznia 2025 r. )

2)stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego:

• w zakresie podatku dochodowym od osób prawnych w związku z przepisami Ordynacji Podatkowej odnośnie ustalenia, czy w świetle ww. przepisów podatkowych dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę dokumentów źródłowych otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej (pytanie nr 1) jest prawidłowe,
• w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych odnośnie ustalenia, czy w przypadku udokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, dokumentami źródłowymi przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu (pytanie nr 3) – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 1 grudnia 2023 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie:

• podatku dochodowym od osób prawnych w związku z przepisami Ordynacji Podatkowej (pytanie nr 1) dotyczący ustalenia, czy w świetle przepisów podatkowych (ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r., t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm. - dalej: ustawa o PDOP oraz Ordynacji podatkowej z dnia 29 sierpnia 1997 r., t. j. z 2022 r. poz. 2651 ze zm. dalej: Ordynacja podatkowa) dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę dokumentów źródłowych otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej,
• podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie nr 3) dotyczący ustalenia, czy w przypadku udokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, dokumentami źródłowymi przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 5 stycznia 2024 r. (wpływ do Organu tego samego dnia)

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca A. Sp. z o. o.(dalej określana jako „Spółka”) jest spółką kapitałową podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, a także czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i sprzedaży produktów leczniczych.

Wnioskodawca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce. Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej Spółka dokonuje różnego rodzaju zakupów od dostawców polskich, jak i zagranicznych. W większości przypadków, sprzedaż dokumentowana jest przez dostawców Spółki za pomocą faktur przesyłanych w wersji elektronicznej lub w wersji papierowej.

Obecnie, w Spółce obowiązuje elektroniczny system obiegu i kontroli dokumentów, zarówno tych dostarczanych w formie papierowej jak i elektronicznej. Składa się on z następujących etapów:

1.Rejestracja dokumentów.

2.Opis merytoryczny.

3.Akceptacja zaciągniętych zobowiązań.

4.Akceptacja księgowa - księgowanie faktur w SAP.

5.Zapłata.

Ad 1) Rejestracja dokumentów

Proces rejestracji dokumentów rozpoczyna się w momencie zeskanowania lub przesłania dokumentu elektronicznego na jedną z dedykowanych skrzynek email. Dla każdego dokumentu przypisany jest indywidualny numer kodu kreskowego. Po przetworzeniu dokumentu przez moduł OCR następuje przypisanie faktury do grupy osób rejestrujących.

Ad 2) Opis merytoryczny

Celem tego etapu jest zatwierdzenie merytoryczne faktury. Odpowiedzialne za ten etap są komórki merytoryczne Spółki dokonujące zakupu. Na tym etapie odpowiednia osoba merytoryczna poświadcza, że:

a.wszystkie dane jakościowe, ilościowe i wartościowe podane w dokumencie są zgodne z rzeczywistością i zostały wykonane w sposób rzetelny,

b.zakup został dokonany zgodnie z zawartymi umowami lub innymi dokumentami potwierdzającymi zaciągnięcie zobowiązania przez Spółkę,

c.opis został wykonany w sposób niepozostawiający wątpliwości co do rodzaju wydatku, a także jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,

d.w przypadku faktur, do których zostało utworzone zamówienie w SAP osoba merytoryczna odpowiedzialna jest za weryfikację zgodności faktury z zamówieniem, dokumentem PZ i poprawną wyceną zapasu na magazynie,

e.w przypadku braku umowy lub zamówienia dokument trafia na etap akceptacji samodzielnej lub akceptacji I i II stopnia zgodnie z matrycą osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań.

Ad 3) Akceptacja zaciągniętych zobowiązań

Etap Akceptacji faktury wykonywany jest w przypadku braku zgodności faktury z zamówieniem/umową lub braku zamówienia/umowy. Osoba akceptująca pobierana jest z macierzy do zaciągania zobowiązań zgodnie z udzielonymi pełnomocnictwami, zakresem faktury oraz schematem organizacyjnym w Spółce.

Ad 4) Akceptacja księgowa - księgowanie faktur w SAP

Na tym etapie następuje wysłanie danych do systemu księgowo-finansowego SAP. System (...) odczytuje nadany numer pozycji księgowej, który następnie zostaje zwrócony interfejsem z systemu SAP. W kolejnym etapie wygenerowana zostaje metryczka danej faktury. Pozycja księgowa SAP zawiera linki do faktury i metryczki dokumentu.

Ad 5) Zapłata

Zapłata faktury oraz aktualizacja danych kontrahenta odbywa się w systemie SAP. Na tym etapie następuje dodanie kontrahenta w SAP, weryfikacja numeru konta bankowego i statusu podatnika oraz obsługa płatności.

Obecnie dokumenty źródłowe są przechowywane w Spółce zarówno w formie elektronicznej jak i w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami archiwizacji i obsługi tych dokumentów. Celem minimalizacji tych kosztów, Spółka zamierza zmienić praktykę w zakresie przechowywania części lub całości dokumentów źródłowych. Dokumenty otrzymane od kontrahentów w formie papierowej mają być przechowywane obligatoryjnie wyłącznie w formie elektronicznej (fakultatywnie wybrana przez Spółkę część tych dokumentów może być również przechowywana w wersji papierowej).

Powyższa, tj. wyłącznie elektroniczna forma przechowywania dokumentów źródłowych, ma być stosowana po zatwierdzeniu w Spółce dodatkowych zasad dotyczących przechowywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej (w formie Załącznika do obowiązującej Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych). Załącznik ten będzie regulował ponadto sposób postępowania z papierowymi wersjami zdigitalizowanych dokumentów.

Dokumentacja księgowa będzie digitalizowana w formie skanów i zdjęć między innymi w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i innych, zapewniających niezmienność digitalizowanego dokumentu. Pracownik Spółki, który dokonuje digitalizacji dokumentów będzie odpowiedzialny za dokładność, czytelność i prawidłowość scanu/zdjęcia. Po wykonaniu scanu/zdjęcia dokument księgowy będzie zamieszczany w elektronicznym systemie na serwerze będącym własnością Spółki.

Dokumentacja księgowa będzie przechowywana w systemie spełniającym funkcję elektronicznego archiwum dokumentów, zapewniającym bezpieczeństwo przechowywania, nienaruszalność i integralność przechowywanych dokumentów. Nie będzie możliwości ich modyfikowania, a dostęp do dokumentów będą mieli wyłącznie pracownicy, upoważnieni zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi elektronicznego obiegu dokumentów.

Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów źródłowych przechowywanych w formie elektronicznej będzie wspomagane poprzez wewnętrzne kontrole biznesowe, wykonywane najpierw w zakresie merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za weryfikację merytoryczną danego dokumentu źródłowego poprzez, m.in. weryfikację kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy i inne źródłowe dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub dostawę towarów dokumentowaną fakturą itp.

Na zakończenie procesu weryfikacji, transakcja zakupu potwierdzona dokumentem źródłowym będzie zatwierdzana pod względem formalnym (w tym rachunkowym) przez pracowników Spółki odpowiedzialnych i uprawnionych do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur na etapie formalnej weryfikacji, opisu, zatwierdzania i księgowania dokumentu.

Obecnie Spółka pracuje również nad optymalizacją obiegu dokumentów związaną z wdrożeniem KSeF. Z tego powodu Spółka nie wyklucza, że niektóre faktury będą księgowane automatycznie. Dla faktur, które systemowo zostaną uznane za zgodne z zamówieniem w programie księgowym SAP zostanie pominięty etap rejestracji, opis merytoryczny, akceptacji zaciągniętych zobowiązań i akceptacji księgowej. Faktury będą pobrane z KSeF, porównane z zamówieniem z SAP (weryfikacja zaciągniętego zobowiązania) i wystawionymi dokumentami PZ (potwierdzenie przyjęcie towaru), a następnie zaksięgowane w SAP automatycznie. Sytuacja ta będzie dotyczyć jedynie faktur ustrukturyzowanych.

W efekcie zastosowanych procedur wewnętrznych dotyczących przechowywania dokumentów źródłowych w formie elektronicznej oraz ich wewnętrznych kontroli biznesowych, Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność). Dane pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu źródłowego nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików będą miały za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych w nim zawartych (czytelność).

Tak samo jak w przypadku papierowej formy przechowywania, jedynie te dokumenty źródłowe przechowywane w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i akceptacji:

a)będą podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych,

b)będą przechowywane z możliwością raportowania w podziale na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu możliwości łatwego ich odszukania. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System elektroniczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez niego urządzenia pozwalają na odtworzenie tych dokumentów w postaci wydruku.

Po zarchiwizowaniu dokumentów w postaci elektronicznej, Spółka planuje niszczyć ich wersje papierowe zgodnie z poniższymi zasadami:

a)Pracownik Spółki, który dokona digitalizacji dokumentów będzie zobowiązany do sprawdzenia, czy dokonany scan/zdjęcie jest kompletne, tj. w szczególności czy zeskanowane zostały wszystkie strony dokumentu.

b)Następnie, pracownik ten sprawdzi, czy zdigitalizowane dokumenty zostały zapisane w odpowiednich miejscach (folderach) na serwerze do tego przeznaczonym.

c)Po wykonaniu ww. czynności, pracownik Spółki dokona zniszczenia wersji papierowych tych dokumentów przy użyciu urządzeń mechanicznych do tego przeznaczonych, znajdujących się w siedzibie Spółki lub w innych lokalach, które Spółka wykorzystuje do prowadzenia własnej działalności.

Zdigitalizowane dokumenty będą przechowywane w systemie elektronicznym używanym przez Spółkę nie krócej niż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a w przypadku dokumentów inwestycyjnych i/lub rozliczanych w ramach wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej oraz dokumentów ujętych w ramach rozliczeń międzyokresowych, także po upływie tego terminu, aż do czasu zakończenia ich amortyzacji podatkowej lub całkowitego rozliczenia.

Docelowo, do wszelkich postępowań i kontroli podatkowych Spółka zamierza używać wyłącznie elektronicznej formy dokumentów źródłowych, powstałej w wyniku digitalizacji papierowych oryginałów.

Doprecyzowanie i uzupełnienie zdarzenia przyszłego

Ze względu na charakter prowadzonej działalności wykorzystują Państwo model hybrydowy łącząc lokalne zasoby infrastruktury IT z rozwiązaniami w chmurze. W związku z tym faktury i dokumenty z nimi zrównane będą przechowywane w formie elektronicznej na serwerach będących Państwa własnością, znajdujących się na terytorium kraju, jak i poza terytorium kraju.

Dla wszystkich dokumentów zapewniają Państwo dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych oraz ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nabyte przez Państwa towary i usługi udokumentowane fakturami oraz dokumentami z nimi zrównanymi przechowywanymi i archiwizowanymi w formie dokumentów elektronicznych służą wyłącznie do czynności opodatkowanych VAT.

Faktury i dokumenty z nimi zrównane w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Pytania

1.Czy w świetle przepisów podatkowych (ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r., t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931 ze zm. - dalej: ustawa o VAT., ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r., t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm. - dalej: ustawa o PDOP oraz Ordynacji podatkowej z dnia 29 sierpnia 1997 r., t.j. z 2022 r. poz. 2651 ze zm. - dalej: Ordynacja podatkowa) dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę dokumentów źródłowych otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej - wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej?

2.Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo obniżenia podatku należnego VAT o kwotę podatku naliczonego VAT wynikającego z faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego?

3.Czy w przypadku udokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, dokumentami źródłowymi przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu?

Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w zakresie pytania nr 1 w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w związku z przepisami ustawy Ordynacji podatkowej oraz pytania nr 3 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych, natomiast w zakresie pytania nr 1 w części dotyczącego podatku od towarów i usług i pytania nr 2 dotyczącego podatku od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1)

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę dokumentów źródłowych otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej - wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego. Dopuszczalne jest również zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.

Przede wszystkim należy zaznaczyć, że żadna ze wskazanych w zapytaniu ustaw, a także ustawa z dnia 29 września 1994 r. t.j. Dz.U. 2023, poz. 120 ze zm. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), nie zawierają przepisów bezpośrednio odnoszących się do sposobu przechowywania dowodów księgowych. W szczególności, brak jest jakichkolwiek przepisów zakazujących stosowania formy elektronicznej na potrzeby archiwizacji dokumentów. Tym samym, zasadne jest stwierdzenie, że dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie, pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.

I tak, zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl art. 2 pkt 32 tej ustawy - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Kolejne przepisy tej ustawy, w szczególności zawarte w Dziale XI Rozdział 1 Faktury, regulują zasady wystawiania faktur przez podatnika. W świetle tych przepisów, nie ulega wątpliwości, że w niniejszej sprawie, kluczowe jest to, aby - na potrzeby archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej - podatnik określił sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ustawy o VAT stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się natomiast to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Dalej przepisy stanowią, że poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są również zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2.elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych lub

3.Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna zapewniać określoną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Takie właśnie dokumenty są i będą gromadzone przez Spółkę.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika. Niewątpliwie, procedura opisana w niniejszym Wniosku realizuje ten obowiązek, w szczególności poprzez nadanie danemu dokumentowi unikatowej metryczki, do której odwołują się wszystkie towarzyszące dokumenty. W ten sposób, są one łatwe do zidentyfikowania i powiązania z dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W niniejszej sprawie należy też powołać art. 112 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8. Dalej, według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione/otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Taki właśnie termin przechowywania dokumentów obowiązuje w Spółce.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu tego nie stosuje się jednakże wówczas, gdy faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający wymienionym w przepisie organom, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, podatnicy są zobowiązani do zapewnienia możliwości bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych przez ww. organy.

Reasumując, z ww. przepisów wynika, że ustawa o VAT dopuszcza możliwość przechowywania w dowolny sposób faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej. Jednakże ustawodawca wymaga, aby faktury były przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tym samym stwierdzić należy, że przechowywanie dokumentów źródłowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Z kolei na gruncie przepisów ustawy o PDOP, należy wziąć pod uwagę art. 9 ust. 1, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Te odrębne przepisy, o których tutaj mowa, to art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. 2023 poz. 120 ze zm.). Zgodnie z nim, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dalej, ust. 2 tego artykułu stanowi, że, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”. Są to:

1.zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2.zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3.wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2.korygujące poprzednie zapisy;

3.zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4.rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Wskazane wyżej przepisy ustawy o rachunkowości, wskazują więc, jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia zapisu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie zaś do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” oznacza, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. A zatem, mogą to być także dowody przechowywane w formie elektronicznej (a nie wyłącznie w formie papierowej).

Reasumując, podobnie jak w przypadku ustawy o podatku VAT, tak samo ustawa o PDOP (która odwołuje się do ustawy o rachunkowości) jak i Ordynacja podatkowa nie zawierają przepisów wprost dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego (papierowego) dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie braku możliwości wprowadzenia do ksiąg rachunkowych zapisu o dokonaniu operacji gospodarczej udokumentowanej tym dowodem, a także niemożliwości potraktowania takiego dokumentu źródłowego jako dowodu do celów podatkowych.

Wobec powyższego, stwierdzić należy, że przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu (spełnienie ogólnie przewidzianych prawem wymogów odnośnie przechowywania tych dokumentów) - jest wystarczający do dokonywania rozliczeń podatkowych również na gruncie ustawy o PDOP i przepisów Ordynacji podatkowej, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach podatkowych m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 kwietnia 2022 r., 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.12.S/RK.

Ad 3)

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku udokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawy o PDOP”), dokumentami źródłowymi przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z ww. artykułem, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Z tego wynika, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.

Zatem, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony i nie znajduje się on w katalogu wydatków w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

a)został poniesiony przez podatnika,

b)jest definitywny (rzeczywisty),

c)pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

d)poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

e)został właściwie udokumentowany,

f)nie został wymieniony w art. 16 ustawy o PDOP.

Zaznaczyć należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Wskazane powyżej przepisy należy interpretować łącznie z powoływanym już przez Wnioskodawcę art. 9 ust. 1 ustawy o PDOP wprost odnoszącym się do obowiązku prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. ustawą o rachunkowości. Ustawa ta, z kolei wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy, lecz nie określa ona formy ich przechowywania. Dlatego, jak już zostało wskazane w pierwszej części uzasadnienia niniejszego Wniosku, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu w postaci papierowej (fizycznie) nie oznacza automatycznie konieczności kwalifikacji takiego wydatku za niestanowiący kosztu uzyskania przychodu.

Należy ponownie zwrócić uwagę na art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

Wobec powyższego stwierdzić należy, że przedstawiony we Wniosku sposób przechowywania dokumentów źródłowych (otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej) w formie elektronicznej przy zachowaniu wskazanych w uzasadnieniu wymogów prawnych w zakresie przechowywania tych dokumentów a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest wystarczający dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP jako kosztów uzyskania przychodu. Dla oceny tych wydatków jako stanowiących lub nie koszty uzyskania przychodu nie jest istotna forma/sposób ich przechowywania lecz wyłącznie wskazane w uzasadnieniu niniejszego wniosku przesłanki.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzanie w interpretacjach podatkowych, m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 kwietnia 2022 r., 0114-KDIP2- 2.4010.70.2020.12.S/RK oraz z dnia 26 czerwca 2023 r., 0111-KDIB1-2.4010.351.2018.14.DP.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postepowania

Rozpatrzyłem Państwa wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych – 19 stycznia 2024 r. wydałem postanowienie znak: 0114-KDIP2-1.4010.662.2023.3.PK o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie Państwa wniosku z 1 grudnia 2023 r. - w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych oraz Ordynacji podatkowej.

Postanowienie zostało przez Państwa odebrane 19 stycznia 2024 r.

Pismem z 25 stycznia 2024 r. (data wpływu 25 stycznia 2024 r.) złożyli Państwo zażalenie na powyższe postanowienie.

Postanowieniem z 23 lutego 2024 r. znak: 0114-KDIP2 1.4010.662.2023.4.PK/DK utrzymałem w mocy zaskarżone postanowienie.

Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 1 marca 2024 r.

Skarga na interpretację indywidualną

Pismem z 26 marca 2024 r., które wpłynęło do organu 2 kwietnia 2024 r. wnieśli Państwo skargę na na postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

Wnieśli Państwo o uchylenie w całości zaskarżonego postanowienia z 23 lutego 2024 r. znak: 0114-KDIP2 1.4010.662.2023.4.PK/DK i poprzedzającego go postanowienia z 19 stycznia 2024 r. znak: 0114-KDIP2-1.4010.662.2023.3.PK.

Pismem z 26 kwietnia 2024 r. znak 0114-KDIP2-1.4010.662.2023.5.PK udzieliłem odpowiedzi na Państwa skargę.

Postępowanie przed sądem administracyjnym

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawieuchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie wyrokiem z 12 czerwca 2024 r. sygn. akt III SA/Wa 1025/24.

Odpis prawomocnego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w związku z wycofaniem skargi kasacyjnej przez Organ wpłynął do Oragnu 17 stycznia 2025 r.

Wyrok ten stał się prawomocny od 22 listopada 2024 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

• uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w ww. wyroku;
• ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej – stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego:
• w zakresie w podatku dochodowego od osób prawnych w związku z przepisami Ordynacji Podatkowej dotyczące ustalenia, czy w świetle ww. przepisów podatkowych dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę dokumentów źródłowych otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej (pytanie nr 1) – jest prawidłowe,
• w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych dotyczące ustalenia, czy w przypadku udokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, dokumentami źródłowymi przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu (pytanie nr 3) – jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2383,dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo -skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w świetle przepisów podatkowych ustawy o CIT oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.) dopuszczalne jest przechowywanie przez Państwa dokumentów źródłowych otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej oraz, czy w przypadku udokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, dokumentami źródłowymi przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniony do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:

Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że prowadzicie Państwo działalność usługową w zakresie produkcji i sprzedaży produktów leczniczych, w ramach której dokonujecie zakupów od dostawców polskich i zagranicznych. W większości przypadków sprzedaż dokumentowana jest przez dostawców fakturami w formie papierowej lub elektronicznej.

Celem minimalizacji kosztów planują Państwo dokumenty otrzymane od kontrahentów w formie papierowej przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej (wybrana część dokumentów może być przechowywana również w formie papierowej). Elektroniczny system obiegu i kontroli dokumentów składa się z:

• rejestracji dokumentów – rejestracja rozpoczyna się w momencie zeskanowania lub przesłania dokumentu elektronicznego na jedną z dedykowanych skrzynek email. Każdy dokument posiada przypisany indywidulany numer kodu kreskowego,
• opisu merytorycznego – celem tego etapu jest zatwierdzenie merytoryczne faktury. Osoba odpowiedzialna merytorycznie poświadcza, że wszystkie dane są zgodne z rzeczywistością oraz że zakup został dokonany zgodnie z umowami lub innymi dokumentami potwierdzającymi zaciągnięcie Państwa zobowiązania,
• akceptacji zaciągniętych zobowiązań – etap ten wykonywany jest wyłącznie w sytuacji braku zgodności faktury z zamówieniem/umową lub braku zamówienia/umowy,
• akceptacji księgowej (księgowanie faktur w systemie) – system pod pozycją księgową zawiera linki do faktury i metryczki dokumentu,
• zapłaty.

Dokumentacja księgowa będzie digitalizowana w formie skanów i zdjęć np. w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i innych, zapewniających niezmienność digitalizowanego dokumentu. Państwa pracownik dokonujący digitalizacji dokumentów będzie odpowiedzialny za dokładność, czytelność i prawidłowość skanu/zdjęcia.

Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów źródłowych przechowywanych w formie elektronicznej będzie wspomagane poprzez wewnętrzne kontrole biznesowe (m.in. weryfikację kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy i inne źródłowe dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub dostawę towarów dokumentowaną fakturą itp.). W efekcie zastosowanych procedur wewnętrznych dotyczących przechowywania dokumentów źródłowych w formie elektronicznej oraz ich wewnętrznych kontroli biznesowych, będziecie Państwo mogli zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność). Dane pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu źródłowego nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików będą miały za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych w nim zawartych (czytelność).

Zdigitalizowane dokumenty będą przechowywane w systemie elektronicznym przez Państwa, w podziale na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu możliwości łatwego ich odszukania, nie krócej niż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ze względu na charakter prowadzonej działalności wykorzystują Państwo model hybrydowy łącząc lokalne zasoby infrastruktury IT z rozwiązaniami w chmurze. W związku z tym faktury i dokumenty z nimi zrównane będą przechowywane w formie elektronicznej na serwerach będących Państwa własnością, znajdujących się na terytorium kraju, jak i poza terytorium kraju. Dla wszystkich dokumentów zapewniają Państwo dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych oraz ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Faktury i dokumenty z nimi zrównane w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Jak wynika z wniosku spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

• faktury w archiwum elektronicznym przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, tzn. w elektronicznym obiegu dokumentów będzie istnieć możliwość wyszukiwania żądanych Faktur po zadanych kryteriach wyszukiwania (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT),
• faktury będą przechowywane w formacie pdf na serwerach Spółki zlokalizowanych w Polsce (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT),
• faktury będą mogły zostać udostępnione na żądanie odpowiedniego organu (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa

Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Dopuszczalne jest przechowywanie przez Państwa dokumentów źródłowych otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej. Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli jak Państwo wskazują przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na względzie, że Spółka w opisie sprawy wskazała, że w przedmiotowej sprawie spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 i 3 w podatku dochodowym od osób prawnych w związku z przepisami Ordynacji podatkowej jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwotnego rozstrzygnięcia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwa do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.