Praca w Polsce na rzecz zagranicznego pracodawcy - zasady opodatkowania

Pracownicy zatrudnieni przez polskich pracodawców nie mają obowiązków odprowadzania zaliczek na podatek czy składek ubezpieczeniowych, bo obowiązki te wypełnia pracodawca. Sytuacja się jednak zmienia, gdy osoba pracująca w Polsce jest zatrudniona przez zagranicznego pracodawcę, który nie ma oddziału w Polsce. Wówczas to na pracownika spadają obowiązki związane z odprowadzaniem zaliczek na podatek, a niekiedy również składek ubezpieczeniowych.

podatek, firma, dokumenty, praca

Zasady opodatkowania wynagrodzeń

Konstrukcja zawartych przez Polskę umów o unikaniu podwójnego opodatkowania zasadniczo jest taka sama. Miejsce opodatkowania dochodów z pracy (pensje, płace i podobne wynagrodzenia) zgodnie z ww. umowami jest uzależnione przede wszystkim od miejsca wykonywania pracy, a nie od miejsca, w którym znajduje się podmiot wypłacający wynagrodzenie. I ta zasada ma pierwszeństwo. Za miejsce wykonywania pracy zawsze należy uznawać to miejsce, w którym osoba fizyczna przebywa, kiedy wykonuje pracę, za którą otrzymuje wynagrodzenie.

Wynagrodzenie otrzymywane przez osoby wykonujące pracę na terytorium Polski podlega opodatkowaniu tylko w Polsce. Nie ma przy tym znaczenia fakt, że wynagrodzenie jest wypłacane z innego państwa, bo opodatkowanie dochodów z pracy najemnej zależy od dwóch czynników:

1. państwa zamieszkania (rezydencji) i
2. państwa, w którym wykonywana jest praca (źródła).

W sytuacji gdy Polska jest państwem rezydencji i źródła, to do tych dochodów będą miały zastosowanie tylko polskie przepisy podatkowe.

Oznacza to również, że pracodawca nie powinien odprowadzać żadnych zaliczek na podatek w państwie, w którym ma siedzibę. Jeżeli jednak przepisy miejscowe nakładają na pracodawcę obowiązek poboru zaliczek, to zaprzestanie ich pobierania będzie z reguły możliwe po przedstawieniu pracodawcy certyfikatu rezydencji wystawionego przez polski urząd skarbowy.

Zgodnie z art. 44 ust. 1a ustawy o PIT podatnicy osiągający dochody bez pośrednictwa płatników ze stosunku pracy z zagranicy są obowiązani bez wezwania wpłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podatek dochodowy, według zasad określonych w ust. 3a. Ponieważ zagraniczny pracodawca nie jest płatnikiem w Polsce, więc sam pracownik ma obowiązek odprowadzać zaliczki miesięczne na podatek. Musi to zrobić w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dochód był uzyskany, a za grudzień – przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania. Do uzyskanego dochodu należy zastosować najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1 (obecnie jest to 12%).

Przychody w walutach obcych należy przeliczać na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

Obowiązek odprowadzania składek ubezpieczeniowych

Jeżeli pracodawca jest podmiotem mającym siedzibę w innym niż Polska państwie UE, to do ustalenia, w którym państwie pracownik będzie podlegał ubezpieczeniom, stosuje się przepisy rozporządzenia:

• Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej: rozporządzenie 883/2004),
• Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej: rozporządzenie wykonawcze 987/2009).

Zgodnie z art. 21 rozporządzenia wykonawczego 987/2009 pracodawca, którego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdują się poza terytorium właściwego państwa członkowskiego, jest zobowiązany do wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z ustawodawstwa mającego zastosowanie do jego pracowników (w szczególności obowiązku zapłacenia składek przewidzianych w tym ustawodawstwie), tak jakby jego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdowały się we właściwym państwie członkowskim. Przepisy nakładają więc na pracodawcę obowiązek odprowadzania składek ubezpieczeniowych.

Oznacza to, że zagraniczny pracodawca powinien w pierwszej kolejności uzyskać nr NIP (właściwym będzie Naczelnik II Urzędu Skarbowego Warszawa- -Śródmieście), a następnie zarejestrować siebie jako płatnika w ZUS. Formularz zgłoszeniowy (ZUS ZPA lub ZUS ZFA) wraz z kopią decyzji o nadaniu NIP należy złożyć w I Oddziale ZUS w Warszawie.

Umowa o przejęcie obowiązków płatnika

Istnieje jednak możliwość przejęcia tych obowiązków przez samego pracownika. Przepisy przewidują, że pracodawca może uzgodnić z pracownikiem, że spoczywający na nim obowiązek zapłacenia składek może być wypełniany w jego imieniu przez pracownika. Pracodawca powiadamia instytucję właściwą tego państwa członkowskiego o dokonanych uzgodnieniach

Zagraniczny pracodawca zatrudniający na terytorium Polski pracownika zawiera z nim oddzielną umowę „o przejęcie obowiązków płatnika”. O zawarciu takiej umowy informuje ZUS w Polsce i na tej podstawie pracownik będzie wypełniał obowiązki płatnika, odprowadzając składki zgodnie z polskimi przepisami, czyli w części dotyczącej zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

Oprac. Katarzyna Bogucka