Termin na złożenie ZUS ZSWA upływa 31 marca 2025 r.
Formularz ZUS ZSWA jest przeznaczony do zgłoszenia okresów pracy, w których ubezpieczony wykonywał prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Pracodawcy zatrudniający wskazane osoby mają obowiązek sporządzić (za rok poprzedni, tj. 2024 r.). i przesłać do ZUS ww. formularz do końca marca 2025 r.
Dane zawarte w formularzu pozwalają ustalić prawo do emerytury pomostowej osoby, za którą były opłacane składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).
Kto ma obowiązek złożyć informację ZUS ZSWA za 2024 r.
Formularz zgłoszenia/korekty danych ZUS ZSWA przesyła do ZUS płatnik składek, który w ramach stosunku pracy zatrudnia osoby:
- w szczególnych warunkach lub
- wykonujące prace o szczególnym charakterze,
za które miał w danym roku obowiązek opłacać składki na FEP.
Prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze zostały zdefiniowane w art. 3 ust. 1 i ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych.
Prace w szczególnych warunkach (art. 3 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych) to prace związane z czynnikami ryzyka, które z wiekiem mogą z dużym prawdopodobieństwem spowodować trwałe uszkodzenie zdrowia, wykonywane w szczególnych warunkach środowiska pracy, determinowanych siłami natury lub procesami technologicznymi, które mimo zastosowania środków profilaktyki technicznej, organizacyjnej i medycznej stawiają przed pracownikami wymagania przekraczające poziom ich możliwości, ograniczony w wyniku procesu starzenia się jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego, w stopniu utrudniającym ich pracę na dotychczasowym stanowisku. Wykaz prac w szczególnych warunkach określa załącznik nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych.
Prace o szczególnym charakterze (art. 3 ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych) to prace wymagające szczególnej odpowiedzialności oraz szczególnej sprawności psychofizycznej, których możliwość należytego wykonywania w sposób niezagrażający bezpieczeństwu publicznemu, w tym zdrowiu lub życiu innych osób, zmniejsza się przed osiągnięciem wieku emerytalnego na skutek pogorszenia sprawności psychofizycznej, związanego z procesem starzenia się. Wykaz prac o szczególnym charakterze określa załącznik nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych.
Składki na FEP opłaca się za pracownika, który spełnia łącznie następujące warunki:
- urodził się po 31 grudnia 1948 r.,
- wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Prawo do emerytury pomostowej przysługuje m.in. pracownikowi, który urodził się po 31 grudnia 1948 r., ukończył co najmniej 55 lat (kobieta) lub 60 lat (mężczyzna), udowodnił okres pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wynoszący co najmniej 15 lat, posiada okres składkowy i nieskładkowy wynoszący co najmniej 20 lat (dla kobiet) i 25 lat (dla mężczyzn), przed 1 stycznia 1999 r. wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienioną w dotychczasowych przepisach lub w nowych wykazach prac, po 31 grudnia 2008 r. wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienioną w nowych wykazach prac, rozwiązał stosunek pracy. Wskazane warunki muszą być spełnione łącznie.
W formularzu ZUS ZSWA płatnik składek przekazuje do ZUS następujące dane:
- dane identyfikacyjne płatnika składek (pracodawcy),
- dane identyfikacyjne pracownika (PESEL, NIP, imię i nazwisko),
- rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika,
- okres, w którym pracownik wykonywał prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- kod określający rodzaj pracy.
Zobacz formularz ZUS ZSWA w zakładce Formularze, wzory i umowy na www.inforlex.pl/ewydania (po zalogowaniu).
Płatnik składek prowadzi działalność gospodarczą od 2019 r. W związku z rozszerzeniem profilu działalności od połowy 2024 r. przystosowywał swoje zakłady produkcyjne, doposażając je i modyfikując stanowiska pracy ze względu na planowane zatrudnienie osób w warunkach szczególnych (w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych). Pierwsze osoby rozpoczęły pracę na tych stanowiskach od 1 lutego 2025 r. Płatnik ten nie ma obowiązku złożenia formularza ZUS ZSWA za 2024 r. – obowiązek taki powstanie dopiero za rok 2025.
Pracodawcy zatrudniający osoby przy pracach "szczególnych", zobowiązani do prowadzenia ewidencji pracowników, zatrudnionych przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, mają również obowiązek odprowadzania składek na FEP za określonych pracowników. Składki te dotyczą osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r., które wykonują prace o szczególnym ryzyku. Stawka składki na FEP wynosi obecnie 1,5% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe i jest w pełni finansowana przez pracodawcę.
Składki na FEP obligatoryjnie opłacają pracodawcy za ubezpieczonych, którzy urodzili się po 31 grudnia 1948 r. i obecnie są zatrudnieni przy pracach "szczególnych".
W jakim terminie przekazać formularz do ZUS
Płatnik składek powinien przesłać do ZUS formularz ZUS ZSWA za dany rok kalendarzowy nie później niż do 31 marca następnego roku kalendarzowego. A zatem informację za 2024 r. należy przekazać najpóźniej do 31 marca 2025 r. Jest to ostatni dzień, w którym przesłanie do ZUS formularza ZUS ZSWA za 2024 r. będzie jeszcze dokonane terminowo.
Termin na złożenie formularza ZUS ZSWA za 2024 r. upływa 31 marca 2025 r.
W niektórych przypadkach termin na złożenie formularza ZUS ZSWA będzie przypadał w innej dacie. Jeżeli:
- pracownik złożył wniosek o przyznanie emerytury pomostowej – formularz należy złożyć w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku o przyznanie tej emerytury,
- pracownik wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej przed przekazaniem przez pracodawcę zgłoszenia ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy – w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie emerytury pomostowej płatnik przekazuje do ZUS także zgłoszenie ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy,
- została ogłoszona upadłość lub likwidacja płatnika – formularz należy złożyć nie później niż w dniu złożenia w ZUS formularza wyrejestrowującego płatnika składek,
- upadłość lub likwidacja płatnika nastąpiła przed przekazaniem informacji o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za poprzedni rok kalendarzowy – w terminie 7 dni od momentu ogłoszenia upadłości lub likwidacji należy przekazać także zgłoszenie ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy (art. 38 ust. 3–6 ustawy o emeryturach pomostowych).
Za których ubezpieczonych należy złożyć ZUS ZSWA
Zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze płatnik przekazuje za pracowników, którzy wykonywali taką pracę w roku, którego dotyczy zgłoszenie i za których były opłacane składki na FEP.
Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (art. 12 ustawy o emeryturach pomostowych). Zalicza się tu m.in. okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku opiekuńczego. Wyłączeniu z okresu wykonywania pracy szczególnej podlegają też m.in. urlop wychowawczy, urlop bezpłatny, szkoleniowy, dla poratowania zdrowia, służba wojskowa. A zatem jeżeli pracownik zatrudniony na stanowisku pracy "szczególnej" w danym roku nie przepracował na tym stanowisku ani jednego dnia, z przyczyn wymienionych powyżej, nie należy uwzględniać go w zgłoszeniu ZUS ZSWA składanym za ten rok kalendarzowy.
Jedna z pracownic, zatrudniona na stanowisku pracy w szczególnych warunkach, przez cały 2024 r. była nieobecna w pracy (pobierała nieprzerwanie wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, a następnie zasiłek macierzyński). Pracodawca nie powinien uwzględniać jej w formularzu ZUS ZSWA za 2024 r., ponieważ faktycznie nie wykonywała ona w tym roku pracy "szczególnej".
Trzeba pamiętać, że okres urlopu wypoczynkowego jest traktowany na równi z okresem świadczenia pracy i należy uwzględnić go przy ustalaniu okresu pracy "szczególnej" wykazywanej w zgłoszeniu ZUS ZSWA.
Jak prawidłowo wypełnić ZUS ZSWA
Prawidłowe wypełnienie formularza uchroni pracodawcę przed koniecznością jego korygowania w późniejszym terminie, natomiast ubezpieczonemu zapewni w przyszłości bezproblemowe ustalenie prawa do należnego mu świadczenia (emerytury pomostowej).
Tabela. Najważniejsze zasady wypełniania formularza ZUS ZSWA
Numer i nazwa bloku | Opis pól danego bloku |
|---|---|
Blok I „Dane organizacyjne” | W polu 01 – należy wpisać identyfikator zgłoszenia (numer/rok), np. 001 2024. Numer oznacza tu numer raportu za dany rok kalendarzowy. Pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy ma numer 001. Może być to zarówno dokument za poprzedni rok kalendarzowy (jeśli w ciągu tego roku nie było konieczności składania dokumentów za poszczególnych ubezpieczonych), jak i dokument za dany rok kalendarzowy, np. za ubezpieczonego, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową składany w trakcie roku kalendarzowego. Kolejne dokumenty ZUS ZSWA dotyczące tego samego roku kalendarzowego należy numerować kolejnymi identyfikatorami (z zakresu 001–999). Nie ma przy tym znaczenia, czy w dokumencie dokonywane są zgłoszenia czy korekty zgłoszeń. |
Blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” | W tym bloku należy wpisać dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1, tj. NIP, REGON, PESEL (jeśli płatnik jest osobą fizyczną). Pola 04 i 05 – należy wypełnić tylko wówczas, gdy płatnikowi nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich – wpisuje się wówczas serię i numer dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. W polu 06 – należy wpisać nazwę skróconą płatnika, która została podana w zgłoszeniu płatnika składek lub we wniosku CEIDG-1. Pola 07–09 – wypełnia się wówczas, jeśli płatnik składek jest osobą fizyczną: należy wpisać nazwisko, imię płatnika składek oraz datę urodzenia. |
Blok IIIA – VIA „Dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze” | W tym bloku wpisuje się dane zawarte w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego – dane podane w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA, tj. PESEL lub serię i numer dowodu osobistego bądź paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość (jeśli nie nadano numeru PESEL), nazwisko, imię, datę urodzenia. W przypadku pierwszorazowego zgłoszenia osoby jako osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – w polu 01 należy wpisać „X”. |
Blok IIIB – VIB „Dane o pracy w szczególnych warunkach/ o szczególnym charakterze” | W polu 01 – wpisuje się sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia. W polu 02 – należy podać trzyznakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. W polach 03 i 04 – podaje się okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze:
Data w polu 03 „Od” nie może być późniejsza od daty w polu 04 „Do” (gdy obie daty są sobie równe, przyjmuje się, że pracownik pracował w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę o szczególnym charakterze dokładnie 1 dzień). Data w polu 03 „Od” nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia poprzedniego roku (gdy zgłoszenie przekazywane jest za poprzedni rok) lub 1 stycznia roku bieżącego (gdy zgłoszenie przekazywane jest w roku, w trakcie którego ubezpieczony wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej lub płatnik jest w stanie likwidacji lub upadłości). Data w polu 04 „Do” nie może być późniejsza niż 31 grudnia roku poprzedzającego (gdy zgłoszenie przekazywane jest za rok poprzedni) lub dzień wypełnienia zgłoszenia (gdy zgłoszenie przekazywane jest w roku, w trakcie którego ubezpieczony wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej albo płatnik jest w stanie likwidacji lub upadłości). W polu 05 – należy wpisać wymiar czasu pracy, w którym wykonywana była praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze o podanym kodzie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w postaci ułamka zwykłego, np.: 1/1 – dla pełnego wymiaru czasu pracy, 1/2 – dla połowy wymiaru czasu pracy, 3/4 – dla trzech czwartych wymiaru czasu pracy, 7/8 – dla siedmiu ósmych wymiaru czasu pracy, lub 150/176 – gdy wymiar czasu pracy określony jest w godzinach. W polach 06–09, 10–13, 14–17 podaje się następne okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze dla danego ubezpieczonego. Jeśli liczba okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przekracza 4, należy wypełnić w dokumencie ZUS ZSWA dla danego ubezpieczonego następny blok, odpowiednio od IV do VI. |
Blok VII „Oświadczenie płatnika składek” | W polu 01 należy wpisać datę wypełnienia formularza ZUS ZSWA. Pola 02 i 03 są przeznaczone na podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej oraz na pieczątkę płatnika składek (jeżeli posiada) – jeśli dokument ten jest składany w formie papierowej. |
W jakiej formie należy przekazać formularz ZUS ZSWA
Wypełnione zgłoszenie ZUS ZSWA pracodawca powinien przekazać w takiej samej formie, w jakiej składa wszystkie inne dokumenty ubezpieczeniowe. Jeżeli pracodawca jest zobowiązany do przekazywania dokumentów w formie elektronicznej, to w takiej też formie powinien przekazać informację ZUS ZSWA. Pracodawca przekazuje informację ZUS ZSWA w formie papierowej tylko wtedy, gdy jest uprawniony do takiego składania dokumentów w ZUS (wśród pracodawców zobowiązanych do złożenia informacji ZUS ZSWA są to sporadyczne przypadki).
- art. 3, art. 12, art. 36–39, art. 41 ust. 4 i ust. 8 ustawy z 19 grudnia 2008 r. emeryturach pomostowych – j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1696
- art. 4 pkt 6a lit. d, art. 47a ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 497; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1615
- § 1 ust. 1 pkt 21 oraz załączniki nr 21 i 24 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów – Dz.U. z 2023 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1296
Joanna Krupińska
ekspert z zakresu prawa ubezpieczeń społecznych
POTRZEBUJESZ POMOCY?