Przewodnik po zmianach 2025 - kluczowe zmiany dla firm
Nowy rok przyniósł kolejne zmiany w polskim systemie prawnym. Kasowy PIT, zwolnienie z VAT dla małych firm działających na terenie Unii Europejskiej, zmiany w podatku od nieruchomości, czy nowe obowiązki związane z ESG to istotne zmiany dla prowadzących własną działalność gospodarczą. Od 1 stycznia 2025 roku wzrosła płaca minimalna oraz zmieniły się zasady naliczania składki zdrowotnej przez przedsiębiorców, a już wkrótce wejdą w życie nowe przepisy Kodeksu pracy.
prawo, przepisy, podatki, składki
Dodatkowy urlop macierzyński dla pracowników
19 marca 2025 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1871). Nowelizacja wprowadza nowe uprawnienie – uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców, których dziecko urodzi się jako wcześniak lub będzie wymagało dłuższego pobytu w szpitalu. Wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego będzie wynosił odpowiednio do 8 albo do 15 tygodni. Urlop ten będzie udzielany na wniosek, co oznacza, że to rodzice sami zdecydują, czy chcą z niego skorzystać. Co ważne, zasiłek za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego będzie wynosił 100 proc. podstawy zasiłku.
Zgodnie z nowym przepisem (art. 1802) Kodeksu pracy) wymiar urlopu będzie zależał od okresu hospitalizacji dziecka, tygodnia ciąży, w którym urodzi się dziecko lub masy urodzeniowej dziecka: W przypadku urodzenia dziecka:
- przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu, do upływu 15. tygodnia po porodzie;
- po ukończeniu 28. tygodnia ciąży i przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży i z masą urodzeniową większą niż 1000 g – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 8. tygodnia po porodzie;
- po ukończeniu 37. tygodnia ciąży i jego pobytu w szpitalu – pod warunkiem że pobyt dziecka w szpitalu po porodzie będzie wynosił co najmniej 2 kolejne dni, przy czym pierwszy z tych dni będzie przypadał w okresie od 5. do 28. dnia po porodzie – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w okresie od 5. dnia do upływu 8. tygodnia po porodzie.
Pracownicy uprawnieni do nowego urlopu od dnia złożenia wniosku o jego udzielenie do dnia zakończenia urlopu będą chronieni przed rozwiązaniem lub wypowiedzeniem umowy o pracę (z wyłączeniem ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy). Ochrona ta będzie obowiązywała na 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego albo jego części.
Pracownicy, którzy w dniu wejścia w życie nowych przepisów, będą uprawnieni do korzystania lub będą korzystali z urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, będą mieli prawo do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. W takim przypadku uzupełniający urlop macierzyński będzie udzielany jednorazowo na wniosek składany w postaci papierowej lub elektronicznej przez pracownicę albo pracownika – ojca wychowującego dziecko – najpóźniej w ostatnim dniu urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.
Wynagrodzenie minimalne w 2025 r.
Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę gwarantuje coroczny wzrost przeciętnej wysokości minimalnego wynagrodzenia w stopniu nie niższym niż prognozowany na dany rok wzrost cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 roku płaca minimalna w 2025 roku wzrośnie tylko raz - od 1 stycznia 2025 roku do 4666 zł, co oznacza wzrost o 366 zł w stosunku do wysokości minimalnego wynagrodzenia jaka obowiązywała od 1 lipca 2024 roku. W przypadku wynagrodzenia za pracę na umowie o pracę, 4666 zł brutto to 3510,92 zł netto, czyli „na rękę”.
Od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 4666 zł, a minimalna stawka za godzinę wykonywania zlecenia lub świadczenia usług (w tym dla jednoosobowych przedsiębiorców) 30,50 zł brutto.
Coroczny wzrost minimalnego wynagrodzenia jest korzystny dla pracowników i zleceniobiorców. Natomiast dla pracodawców oznacza wyższe koszty związane z wypłatą tego wynagrodzenia. Powstaje przy tym także konieczność aktualizacji przez pracodawców i inne podmioty zatrudniające wskaźników w programach kadrowo-płacowych. Podwyższenie minimalnej płacy zwiększy też koszty składek ZUS opłacanych przez przedsiębiorców na własne ubezpieczenia.
Składka zdrowotna 2025 po zmianach
Ustawa z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, wprowadziła od 1 stycznia 2025 r. zmiany w podstawie wyliczania oraz opłacania składki zdrowotnej dla osób wykonujących pozarolniczą działalność gospodarczą.
Zmiana w tym zakresie dotyczy przepisu z art. 81 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 146, z późn. zm.) regulującego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne nie uwzględnia się przychodu przedsiębiorcy z odpłatnego zbycia składników majątku będących środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi. Przedsiębiorca samodzielnie zadecyduje, czy brać pod uwagę przychody ze sprzedaży środków trwałych przy liczeniu podstawy składki.
Nowelizacja obniżyła też minimalną podstawę wymiaru składki płaconej przez przedsiębiorców do 75 proc. minimalnego wynagrodzenia. Obecnie minimalna składka zdrowotna jest naliczana od minimalnego wynagrodzenia. Roczna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne nie może być niższa od kwoty stanowiącej iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu i 75% minimalnego wynagrodzenia. Natomiast podstawa wymiaru składki za dany miesiąc nie może być niższa od kwoty 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu roku składkowego. Dla osób stosujących opodatkowanie w formie karty podatkowej, podstawę wymiaru miesięcznej składki zdrowotnej stanowi kwota 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu pierwszego stycznia danego roku.
W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4 666 zł, co oznacza, że podstawa wymiaru składki dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych oraz na podatku liniowym wyniesie 3499,50 zł. Miesięczna minimalna miesięczna składka zdrowotna wyniesie 314,96 zł (9% od 3499,50 zł).
Kasowy PIT - nowa metoda rozliczania kosztów
Od 1 stycznia 2025 roku fakultatywną formą rozliczania kosztów dla przedsiębiorców jest metoda kasowa. Podatnicy, którzy skorzystają z tej możliwości, nie będą musieli płacić podatku w momencie wykonania usługi, dostawy towaru bądź wystawienia faktury. Obowiązek podatkowy na zasadach kasowego PIT powstaje, dopiero gdy klient zapłaci za fakturę. Taka sama zasada obowiązuje przy zaliczaniu w koszty uzyskania przychodów faktur zakupowych od kontrahentów, czyli będą podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów dopiero w momencie zapłaty za zakupiony towar lub usługę.
Przychód powstanie nie później niż w terminie 2 lat, licząc od daty wystawienia faktury. Oznacza to, że z upływem 2 lat, licząc od daty wystawienia faktury, podatnik będzie obowiązany rozpoznać przychód z działalności gospodarczej, nawet jeżeli w tym czasie nie otrzyma od kontrahenta zapłaty wynikającej z wystawionej faktury.
Z metody kasowego rozliczenia PIT mogą skorzystać przedsiębiorcy prowadzący samodzielnie jednoosobową działalność gospodarczą:
- opodatkowaną według skali podatkowej, podatkiem liniowym, na zasadach IP BOX, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych,
- jeżeli przychody z działalności w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły kwoty 1 000 000 zł,
- jeżeli nie prowadzą ksiąg rachunkowych,
- jeśli złożą właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemne oświadczenia o wyborze metody kasowej.
Kasowy PIT jest dobrowolną formą rozliczeń. W przypadku jej wyboru podatnik będzie jednak zobowiązany do jej stosowania przez cały rok podatkowy. Dokonany wcześniej wybór metody kasowej rozliczania przychodów dotyczy wszystkich lat począwszy od roku złożenia oświadczenia, chyba że podatnik, w terminie do dnia 20 lutego roku podatkowego, zawiadomi na piśmie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z kasowej formy rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych.
Zwolnienie z VAT nie tylko w Polsce - procedura SME
Dotychczas jedną z barier dla najmniejszych firm była konieczność rejestracji na potrzeby podatku VAT w państwie, w którym prowadzą działalność. Od 1 stycznia 2025 roku małe i średnie przedsiębiorstwa mogą korzystać ze zwolnienia z VAT nie tylko w kraju siedziby, ale również w innych państwach UE. Podatnicy są wówczas zobowiązani – poza limitem krajowym – do przestrzegania także ogólnego limitu unijnego (100 tys. euro).
Aby skorzystać ze zwolnienia w różnych państwach członkowskich UE, firmy muszą spełnić określone warunki:
- zarejestrować się do zwolnienia w państwie siedziby firmy,
- roczny obrót we wszystkich krajach członkowskich UE nie przekroczy w poprzednim ani w bieżącym roku podatkowym 100 tys. euro,
- sprzedaż w danym kraju nie przekroczy limitu zwolnienia podmiotowego z VAT, który obowiązuje w tym kraju (w Polsce to 200 tys. zł)
Firmy, które mają siedzibę w Polsce i chcą korzystać ze zwolnienia w innych krajach UE, powinny złożyć zgłoszenie rejestracyjne do Drugiego US Warszawa-Śródmieście oraz składać kwartalne raporty o obrotach w każdym państwie członkowskim UE, w którym prowadzą działalność - do właściwego dla nich urzędu skarbowego w Polsce.
Zmiany w podatku od nieruchomości
1 stycznia 2025 roku weszły w życie ważne dla przedsiębiorców zmiany w podatku od nieruchomości. Ich istotą jest zdefiniowanie w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych takich pojęć, jak budynek, budowla, obiekt budowlany, roboty budowlane, trwałe związanie obiektu z gruntem. Dotychczas, aby rozstrzygnąć, kiedy mamy do czynienia z konkretnymi obiektami, trzeba było sprawdzić to w ustawie Prawo budowlane. Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie obiekty na potrzeby opodatkowania podatkiem od nieruchomości są zdefiniowane w Ustawie o podatkach i opłatach lokalnych.
Wyjątkowo, ze względu na wagę tych zmian, deklaracje na podatek od nieruchomości (DN-1) za rok 2025 można składać do 31 marca 2025 roku. Aby skorzystać z przedłużonego terminu, należy do 31 stycznia 2025 roku poinformować o tym wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Jednocześnie należy obliczyć i wpłacić raty podatku na podstawie wysokości za rok 2024.
Z wydłużonego terminu na złożenie deklaracji DN-1 za 2025 rok można skorzystać, pod warunkiem:
- złożenia do właściwego organu podatkowego w terminie do 31 stycznia 2025 r. pisemnego zawiadomienia o skorzystaniu z wydłużonego terminu do złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości, zawierającego: nazwę organu podatkowego, do którego zawiadomienie jest kierowane, dane podatnika (nazwę, adres siedziby i NIP) oraz oświadczenie podatnika o skorzystaniu z uprawnienia do złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości na rok 2025 w terminie do 31 marca 2025 r.;
- wpłacenia na rachunek właściwej gminy miesięcznej raty podatku od nieruchomości: za styczeń w terminie do 31 stycznia 2025 r., za luty – w terminie do 17 lutego 2025 r., za marzec – w terminie do 17 marca 2025 r.
- w wysokości odpowiadającej średniej miesięcznej kwocie należnego podatku za rok 2024.
Niezłożenie zawiadomienia w terminie oznacza, że przedsiębiorca będzie musiał rozliczać podatek według standardowych zasad.
Raportowanie ESG
Od 1 stycznia 2025 r. do ustawy o rachunkowości wprowadzono rozdział poświęcony sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, który zastępuje i znacząco rozszerza obowiązujące przed zmianą raportowanie informacji niejawnych (rozdział 6c „Sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju”). Nowe regulacje wprowadzają obowiązek raportowania informacji dotyczących wpływu działalności przedsiębiorstw na kwestie środowiskowe, społeczne i ładu korporacyjnego (ESG).
Nowe przepisy będą miały zastosowanie do jednostek będących: spółką kapitałową, spółką komandytowo-akcyjną, spółką jawną lub komandytową, której wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, zakładami ubezpieczeń i zakładami reasekuracji, a także bankiem krajowym, oddziałem instytucji kredytowej albo oddziałem banku zagranicznego.
Obowiązek sprawozdawczości będzie wprowadzany stopniowo. Zgodnie z nowymi przepisami, rozszerzony zakres jednostek zobowiązanych do raportowania - obejmie:
- wszystkie duże jednostki,
- jednostki będące jednostką dominującą dużej grupy kapitałowej,
- małe i średnie jednostki dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym (z wyłączeniem notowanych mikroprzedsiębiorstw) oraz
- spełniające określone warunki i kryteria wielkości jednostki zależne i oddziały z siedzibą w państwie członkowskim UE, których odpowiednio jednostka dominująca najwyższego szczebla lub jednostka samodzielna podlega przepisom prawa państwa trzeciego, a jej przychód netto ze sprzedaży wygenerowany w UE przekracza 150 mln euro.
Sprawozdania zrównoważonego rozwoju za 2024 rok przygotują m.in. banki, ubezpieczyciele, emitenci papierów wartościowych notowanych w regulowanym obrocie oraz spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne, które spełniają określone kryteria. Dotyczy to jednostek, które zatrudniają ponad 500 pracowników średniorocznie oraz przekraczają odpowiednie limity finansowe - suma aktywów wynosząca co najmniej 110 mln zł lub przychody netto 220 mln zł.
Pomimo że w pierwszym okresie, tj. od 2025 r., zobowiązany do raportowania za 2024 rok będzie tzw. duży biznes, to z upływem czasu coraz więcej jednostek będzie zobowiązanych w sprawozdaniu z działalności ujmować sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju. Oznacza to konieczność wprowadzenia przez firmy dość zaawansowanych systemów raportowania i monitorowania wpływu ich działalności na środowisko i społeczeństwo, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i wyzwaniami organizacyjnymi
Szczegółowe informacje na temat ZMIAN 2025 wraz z przykładami zastosowania nowych regulacji znajdziesz w INFORLEX