Interpretacja indywidualna z dnia 18 listopada 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.505.2024.2.DK

Ustalenia czy wydatki ponoszone przez Spółkę stanowią koszty uzyskania przychodów.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko w części prawidłowe a w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie pytań nr 1, 2, 3, 6 ,7, 8 oraz w części pytania pytań nr 5 dotyczącej biletów wstępu dla kontrahentów jest w części prawidłowe a w części nieprawidłowe.

Natomiast w zakresie pytania nr 4 oraz pytania nr 5 w części dotyczącej usług gastronomicznych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 września 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia czy wydatki wymienione we wniosku stanowią koszty uzyskania przychodów.

Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismem z 7 listopada 2024 r.

Treść wniosku jest następująca :

Opis zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Spółka jest spółką informatyczną, tworzącą i rozwijającą innowacyjne i technologicznie zaawansowane programy komputerowe. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest licencjonowanie autorskiej platformy, tworzenie i implementacja oprogramowania w ramach prowadzonych projektów klienckich, świadczenie usług utrzymaniowych w zakresie oferowanego oprogramowania oraz świadczenie usług przechowywania i transferu treści multimedialnych w Internecie. Spółka prowadzi również działalność badawczo rozwojową.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca, w celu profesjonalnego świadczenia usług na rzecz swoich kontrahentów:

• zatrudnia pracowników na umowę o pracę (UOP),
• współpracuje z wykonawcami na podstawie różnego rodzaju umów cywilno-prawnych (UCP)
• współpracuje z innymi jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi na podstawie kontraktów (B2B).

Wskazani wyżej pracownicy i współpracownicy są określani dalej jako "Personel".

Profesjonalny Personel w sposób oczywisty przyczynia się do generowania przez Spółkę przychodów.

Dzięki doświadczeniu i wiedzy Personelu Spółka jest w stanie dostarczać wysoki poziom świadczonych usług swoim klientom. Ponadto, w celu zapewnienia dodatkowych źródeł przychodów oraz zachowania lub zabezpieczenia obecnych źródeł przychodów (w tym również w związku z utrzymaniem i minimalizacją rotacji Personelu), w Spółce mają miejsce następujące zdarzenia:

1. Spotkania informacyjne / wewnętrzne, w tym m.in.:

1. spotkania dyrektorów działów z Personelem;
2. spotkania zarządu z Personelem (m.in. kwartalne, roczne) podczas których omawiane są sprawy firmy, strategia, najbliższe projekty, plany biznesowe itp.;
3. spotkania projektowe Personelu, podczas których omawiane są statusy prac nad projektem, np.: problemy techniczne, możliwe rozwiązania, strategia działania, podsumowanie dotychczasowych prac nad projektem, itp.

Spotkania te mają na celu zarówno przybliżenie Personelowi strategii i planów Spółki, jak i służą omówieniu bieżących działań (projektów) i zaplanowaniu prac w określonym czasie lub usunięciu problemów technicznych, co w sposób oczywisty przekłada się na uzyskiwane przez Spółkę przychody.

W tym celu Spółka regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki, które są określane dalej jako ‘’Wydatki 1”:

a)podstawowe artykuły spożywcze – woda, kawa, herbata, mleka, itp.

b)inne artykuły spożywcze - soki, owoce i warzywa, ciastka, batoniki, itp.

c)catering, usługi gastronomiczne – np. przekąski, sushi, kanapki, pizza, itp.

Poza Wydatkami 1 z pkt a) Wydatki z pkt b) i c) nie są ponoszone każdorazowo. Dotyczą one raczej spotkań dłuższych, ważniejszych, a nie codziennych spotkań projektowych. Wydatki opisane wpunktach b) i c) dla Personelu nie należą do kategorii kosztów reprezentacyjnych, gdyż nie służą tworzeniu pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz, lecz skupiają się na wsparciu wykonywania zadań wewnętrznych Personelu.

2. Monitoring i obsługa zgłoszeń serwisowych, w tym m.in.: (i) spotkania w siedzibie Spółki w związku z obsługą awarii systemów, infrastruktury poza standardowymi godzinami pracy, wymagające obecności Personelu; (ii) spotkania w siedzibie Spółki w związku z monitorowaniem stanu systemów, infrastruktury w trakcie dużych transmisji (np…), wymagające obecności Personelu, itp.

Czynności związane z monitoringiem i obsługą zgłoszeń serwisowych związane są z długotrwałym przebywaniem w siedzibie Spółki a jednocześnie wymagają pełnego zaangażowania i uwagi Personelu. Charakter zadań często uniemożliwia np. dłuższe przerwy na samodzielne przygotowanie posiłku. A nawet jeśli tak nie jest, to z uwagi na specyfikę czasu wykonywania zadań (jak wskazano wyżej często w czasie ważnych wydarzeń lub poza standardowymi godzinami) Spółka podejmuje działania, które mają celu zabezpieczenie się przed niechęcią Personelu do tych zadań oraz ułatwiają ich wykonywanie.

W tym celu Spółka regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki, które są określane dalej jako ‘’Wydatki 2”:

a)podstawowe artykuły spożywcze – woda, kawa, herbata, mleka, itp.

b)inne artykuły spożywcze - soki, owoce i warzywa, ciastka, batoniki, itp.

c)catering, usługi gastronomiczne – np. przekąski, sushi, kanapki, pizza, itp.

Zapewnienie Personelowi możliwości spożycia posiłku czy przekąski w czasie monitoringu i obsługi zgłoszeń serwisowych ma na celu zapewnienia ciągłości realizacji czynności przez Personel, m.in. uniknięcia przerw na przygotowanie jedzenia. Dodatkowo należy podkreślić, że artykuły ujęte jako Wydatki 2 wymienione w punktach a), b), c) są udostępniane w ogólnodostępnych pomieszczeniach socjalnych Spółki, przez co Spółka nie ma fizycznej możliwości przyporządkowania zużycia do poszczególnych członków Personelu.

3. Inicjatywy CSR (odpowiedzialność społeczna biznesu), w tym m.in.

(i) wydarzenia dotyczące promowania zdrowia i aktywności sportowej Personelu w Spółce, np.: spotkania ze specjalistami w zakresie profilaktyki zdrowotnej, nauka pierwszej pomocy, udział w biegach, itp.;

(ii) wydarzenia w związku z kultywowaniem tradycji branżowych i lokalnych (np. „Tłusty czwartek”, „Dzień Kobiet”, „Dzień Programisty”, itp.).

Działania te z jednej strony pozycjonują Spółkę jako odpowiedzialnego i świadomego uczestnika życia gospodarczo-społecznego, który promuje określone wartości wśród Personelu a z drugiej mają na celu dążenie do tego, by np. ograniczyć potencjalne nieobecności Personelu. Inicjatywy CSR w sposób pośredni mogą także mieć wpływ na integrację Personelu, przy czym nie są to typowe spotkania integracyjne, opisane w pkt 8.

W tym celu Spółka regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki, które są określane dalej jako ‘’Wydatki 3”:

a)podstawowe artykuły spożywcze – woda, kawa, herbata, mleka, itp.

b)inne artykuły spożywcze - soki, owoce i warzywa, ciastka, batoniki, itp.

c)catering, usługi gastronomiczne – np.: przekąski, zakup pączków na „Tłusty Czwartek”;

d)pozostałe wydatki – spotkania z sanitariuszami w zakresie pierwszej pomocy, konsultacje z trenerem personalnym, spotkania z pielęgniarką (mierzenie ciśnienia i cukru), spotkania z instruktorami zajęć sportowych, opłaty startowe na biegi, koszulki i inne gadżety z logo firmy (pod kątem aktywności sportowych – udziału w biegach), dyplomy, itp.

Należy podkreślić, że artykuły ujęte jako Wydatki 3 wymienione w punktach a), b), c) są udostępniane w ogólnodostępnych pomieszczeniach socjalnych Spółki, przez co Spółka nie ma fizycznej możliwości przyporządkowania zużycia do poszczególnych członków Personelu.

W kontekście Wydatków 3 wymienionych w punkcie d), w celu zidentyfikowania wydatków poniesionych na poszczególnych członków Personelu, Spółka sporządza listę uczestników. W sytuacji, jeśli dane wynikające z faktury/zamówienia dokumentującego poniesiony Wydatek 3 nie wskazują kosztu jednostkowego (np. koszt za nocleg jednej osoby, czy koszt jednego biletu), Spółka dokonuje przyporządkowania poniesionych wydatków na poszczególnych członków Personelu kluczem procentowym np. dzieląc wydatek na liczbę uczestników i mnożąc następnie koszt osobowy przez liczbę uczestników z danej grupy (UOP/UCP lub B2B).

Wydatki 3 wymienione w punkcie d) w części przypadającej na B2B i UCP nie są zaliczane przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów.

Niniejszy wniosek dotyczy działań CSR Spółki wyłącznie w odniesieniu do Personelu.

4. Spotkania projektowe z kontrahentami, tj. z potencjalnymi i obecnymi klientami oraz dostawcami, w ramach których omawiane są m.in. szczegóły techniczne proponowanych rozwiązań, problemy do zaadresowania w ramach projektu, szkolenia z zakresu korzystania z produktów i usług, inne kwestie związane z dostarczaniem usług, itp. Spotkania te najczęściej odbywają się w siedzibie Spółki.

Wyżej wymienione spotkania często dotyczą bieżących projektów prowadzonych na rzecz klientów i są nieodzowne i konieczne z uwagi na specyfikę świadczonych usług. Jednocześnie też pozwalają Spółce na lepsze poznanie potrzeb klienta, zdiagnozowanie ich a tym samym dają możliwość Personelowi Spółki na opracowywanie nowych usług lub ulepszanie usług dotychczas świadczonych Klientom.

W tym celu Spółka regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki, które są określane dalej jako ‘’Wydatki 4”:

a)podstawowe artykuły spożywcze – woda, kawa, herbata, mleka, itp.

b)inne artykuły spożywcze - soki, owoce i warzywa, ciastka, batoniki, itp.

c)catering, usługi gastronomiczne – np. przekąski, sushi, kanapki, pizza, obiady, itp.

5. Spotkania reprezentacyjne z kontrahentami tj. z potencjalnymi i obecnymi klientami oraz dostawcami, w ramach których budowane są relacje biznesowe. Spotkania te najczęściej odbywają się poza siedzibą Spółki.

W tym celu Spółka regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki, które są określane dalej jako ‘’Wydatki 5 ”:

a)usługi gastronomiczne

b)bilety wstępu (m.in. na atrakcje sportowe, na wydarzenia kulturalne, itp.)

6. Targi branżowe i konferencje z kontrahentami, w ramach których Spółka prezentuje oferowane przez nią produkty i usługi, informuje o wynikach prowadzonych prac badawczych, zachęca potencjalnych kontrahentów do nawiązania współpracy oraz poznaje zapotrzebowanie rynkowe na produkty i usługi w branży w której działa. Spotkania te odbywają się poza siedzibą Spółki, na terenie targów lub miejsca odbywania się konferencji.

Udział w tego typu wydarzeniach ma na celu m.in. promocję i reklamę Spółki oraz rozpowszechnienie wiedzy o świadczonych przez nią usługach.

W tym celu Spółka regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki, które są określane dalej jako ‘’Wydatki 6 ” – opisane poniżej.

a) podstawowe artykuły spożywcze - woda, kawa, herbata, mleka, itp. 

b) inne artykuły spożywcze - soki , owoce i warzywa, ciastka, batoniki, chipsy, krakersy, cukierki, itp.

c) poczęstunek dla kontrahentów – w tym są kanapki, wędliny, oscypki, itp.

d) catering, usługi gastronomiczne – np. przekąski, sushi, pizza, obiady, itp.

e)wydatki organizacyjne - najem sali, miejsca ekspozycyjnego, usługi przewozu osób, usługa hotelowa, bilety wstępu na targi, media, usługi fotograficzne, wynajem sprzętu – drukarki, wynajem mebli, koszty związane z przygotowaniem rollup-ów, usługi wynajmu sprzętu nagłaśniającego, itp.

f)pozostałe wydatki – koszule i koszulki z logo firmy oraz inne gadżety z logo firmy, itp.

g)alkohol

Wydatki te nie mają charakteru wystawnego, lecz są jednym z elementów spotkania.

7. Szkolenia dla Personelu realizowane w siedzibie lub poza siedzibą firmy, prowadzone przez zewnętrzną firmę (szkolenia zewnętrzne) lub Personel Spółki (szkolenia wewnętrzne). Celem organizacji ww. szkoleń jest przede wszystkim podniesienie produktywności i efektywności w ramach świadczonych usług, podnoszące pozycję konkurencyjną Spółki na rynku. Branża, w której Spółka prowadzi działalność jest branżą dynamicznie rozwijającą się, wymagająca nieustannej aktualizacji wiedzy i dokształcania, często nie tylko w zakresie szeroko pojętej informatyki czy programowania ale i innych dziedzin, np. prawa czy technologii.

Należy też wskazać, że szkolenie Personelu jest także bardziej opłacalne biznesowo niż zatrudnianie nowych osób. Dotychczasowy Personel bowiem zna specyfikę klientów i świadczonych przez Spółkę usług. Zwiększając kompetencje Personelu Spółka jest w stanie świadczyć usługi jakich aktualnie wymaga rynek.

W tym celu Spółka regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki, które są określane dalej jako ”Wydatki 7”:

a)podstawowe artykuły spożywcze – woda, kawa, herbata, mleka, itp.

b)inne artykuły spożywcze - soki, owoce i warzywa, ciastka, batoniki, itp.

c)catering, usługi gastronomiczne – np. przekąski, sushi, kanapki, pizza, itp.

d)usługi szkoleniowe

8. Integracje, w szczególności wspólne wyjazdy integracyjne, wyjścia do restauracji, inne aktywności mające na celu budowanie atmosfery pracowniczej, propagowanie wspólnych wartości firmowych oraz celebrowanie polskich tradycji (np. wigilia pracownicza). Celem spotkań integracyjnych jest zbudowanie więzi między poszczególnymi członkami Personelu, otwarcie ich na potrzeby innych zespołów, lepsze zrozumienie wykonywanych zadań. Spółka podejmuje takie działania po to by zbudować pracujący w sposób wydajny zespół, a jednocześnie by był to zespół trwały, zachęcony do pracy czy świadczenia usług na rzecz Spółki w dłuższej perspektywie czasowej. Posiadanie takie zespołu umożliwia Spółce świadczenie usług dla klientów, daje istotną przewagą konkurencyjną, np. dzięki temu że określone prace są wykonywane sprawniej, szybciej i bezusterkowo.

W tym celu Spółka regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki, które są określane dalej jako ”Wydatki 8 ”:

a)usługi gastronomiczne

b)wydatki związane z a aktywnościami dodatkowymi w ramach spotkań - DJ, bilety wstępu, koszty animacji, itp.

c)wydatki organizacyjne - najem sali , usługi przewozu osób , usługa hotelowa, usługi fotograficzne, usługi wynajmu sprzętu nagłaśniającego i inne ;

d)pozostałe wydatki – koszulki i inne gadżety z logo firmy,

W celu zidentyfikowania wydatków poniesionych na poszczególnych członków Personelu Spółka sporządza listę uczestników i w sytuacji, jeśli dane wynikające z faktury/zamówienia dokumentującego poniesiony Wydatek 8 nie wskazują kosztu jednostkowego (np. koszt za nocleg jednej osoby, czy koszt jednego biletu) dokonuje przyporządkowania poniesionych wydatków na poszczególnych członków Personelu kluczem procentowym np. dzieląc wydatek na liczbę uczestników i mnożąc następnie koszt osobowy przez liczbę uczestników z danej grupy (UOP/UCP lub B2B).

Wszystkie ww. Wydatki 1-8 są pokrywane przez Spółkę z jej zasobów majątkowych i nie są jej w żaden sposób zwracane czy refundowane.

Każdy z Wydatków jest też właściwie udokumentowany, na podstawie np. faktury/rachunku, umowy oraz stosownych dowodów płatności.

Uzupełnienie wniosku

Spółka jest liderem technologii (…) w Europie (...). Flagowym rozwiązaniem firmy jest autorska (…).

Wnioskodawca jest również twórcą innowacyjnego na skalę europejską systemu klasy operatorskiej, służącego do (…).

Klientami Spółki są zarówno podmioty polskie, jak i zagraniczne.

Z uwagi na branżę, w której działa Spółka – usługi związane ze (….). Jakość świadczonych usług, wiarygodność i stabilność platformy stanowią kluczowe kryteria wyboru dostawcy przez klientów Spółki. Z tego względu niezwykle istotne jest utrzymywanie zespołu technicznego w pełnej gotowości operacyjnej, również poza standardowymi godzinami pracy, oraz bieżąca wymiana informacji wewnątrz firmy i z partnerami zewnętrznymi.

• Wydatki 1

Poza wskazanymi we wniosku celami tych spotkań (tj. przybliżenie Personelowi strategii i planów Spółki, omówienie bieżących działań (projektów) i zaplanowanie prac w określonym czasie lub usunięciu problemów technicznych) celem spotkań jest także:

• wymiana wiedzy i informacji między działami (szczególnie między działami technologicznymi a sprzedażowymi),
• identyfikacja możliwości biznesowych,
• identyfikacja zagrożeń, definiowanie sposobów ich mitygacji.

Wydatki 1 ponoszone na te spotkania są związane z działalnością Spółki w wieloraki sposób.

Począwszy tego, że Spółka jako pracodawca ma obowiązki wynikające z prawa pracy odnośnie zapewnienia pracownikom napojów, poprzez zachowanie zwyczajowych norm (poczęstunek ciastkami na spotkaniu) skończywszy na usprawnieniu działania i ułatwieniu przebiegu spotkania (catering, kanapki).

Związek Wydatków 1 z działalnością jest generalnie rzecz biorąc taki, że jeśli celem spotkania ma być np. identyfikacja możliwości biznesowych czy wymiana wiedzy między działami to rolą Spółki jest stworzenie takich warunków spotkania, aby było ono jak najbardziej efektywne.

Jeśli spotkanie ma trwać kilka godzin i ma doprowadzić do tego, by opracować na nim zasady usuwania problemów technicznych podczas świadczonych na rzecz klientów usług czy ustalić jakie działania biznesowe powinny zostać podjęte, to spotkania takie nie mogą być nadmiernie wydłużane np. przerwą na odgrzewanie posiłków przyniesionych z domu czy wychodzeniem do sklepu w celu nabycia czegoś do zjedzenia.

Celem Wydatków 1 jest z jednej strony dbałość o Personel a z drugiej wykorzystanie przez Spółkę wiedzy o podstawowych zasadach psychologii i fizjologii. Jeśli w czasie spotkania uczestnicy nie mogą się skupić, bo są głodni, chce im się pić albo dekoncentrują się w czasie dłuższej przerwy związanej z wychodzeniem na lunch to spotkanie albo nie przyniesie oczekiwanych efektów albo znacznie się przedłuży (co w dłuższej perspektywie może negatywnie wpłynąć na działalność Spółki i generowane przychody). Jednocześnie w trakcie wspólnego spożywania posiłków podczas spotkań Spółka tworzy warunki do lepszej dyskusji, wymiany wiedzy.

Spółka ponosi więc Wydatki 1 (i to jest ich najważniejszy związek z prowadzoną działalnością) po to, by sprzyjały efektywnemu przebiegowi spotkań wewnętrznych, a efekty tych spotkań mogły zostać wykorzystane w działalności Spółki poprzez opracowanie pomysłu na nowa usługę (w celu jej sprzedaży), usprawnienie świadczenia usług dla aktualnych klientów (w celu ich utrzymania, przekonania do dalszej współpracy), związanie Personelu ze Spółką poprzez przedstawienie długofalowych planów i strategii (uniknięcie kosztów rekrutacji, posiadanie doświadczonego zespołu, który będzie w stanie świadczyć skomplikowane ale generujące przychód usługi).

• Wydatki 2

W odniesieniu do Wydatków 2 związanych z monitoringiem i obsługą zgłoszeń serwisowych, jak wskazano we wniosku o interpretację, spotkania te często odbywają się poza standardowymi godzinami pracy. Dotyczą one obsługi awarii systemów i infrastruktury, które wymagają obecności Personelu, oraz monitorowania stanu systemów i infrastruktury podczas ważnych transmisji (np…), również wymagających obecności Personelu na miejscu.

Ponadto Spółka świadcząc usługi streamingu zobowiązuje się w umowach do tego, że w usługa streamingu będzie dostępna w 99% czasu w danym okresie rozliczeniowym. Oznacza to konieczność dostępności Personelu nie tylko w ciągu dnia roboczego ale w godzinach pracy ale i w nocy oraz w święta.

Jak wskazano wyżej, w świadczonej przez Spółkę usłudze krytyczna jest jej dostępność i ciągłość oraz bezawaryjność (bo finalnym klientem jest konsument), dlatego Spółka alokuje zasoby do monitorowania i obsługi awarii. Niedostępność czy utrudniony kontakt w czasie prac serwisowych jest często obarczony karą umowną. W praktyce osoba zaangażowana w te prace nie powinna oddalać się od komputera. Musi ona na bieżąco obserwować ekran i stan realizacji usługi (np. przebieg streamingu). Każde drobne problemy np. z przesyłaniem danych muszą być na bieżąco monitorowane i usuwane.

Świadczenie usług w tych warunkach wymaga od Spółki podjęcia szeregu działań organizacyjnych. Aby realizacja kontraktów z klientami przebiegała w sposób niezakłócony i aby klienci byli zainteresowani dalszą współpracą (generującą dla Spółki przychody) Spółka zdecydowała się ponosić Wydatki 2.

Związek Wydatków 2 z działalnością Spółki przejawia się zatem w ten sposób, że umożliwiają one sprawniejsze świadczenie usług serwisowych co przekłada się na możliwość generowania przychodów.

Wydatki 2 mają na celu – pośrednio – skłonienie Personelu do pracy w niestandardowych godzinach.

Na marginesie należy wskazać, że z doświadczenia Spółki wynika, iż z ekonomicznego punktu widzenia Wydatki 2 są mniej obciążające Spółkę niż obecność dodatkowego Personelu, zastępującego osobę, która udała się na samodzielne przygotowywanie posiłku.

• Wydatki 3

Podejmowane Inicjatywy CSR nie wynikają bezpośrednio z polityki obowiązującej w Spółce.

Niemniej Spółka jest częścią grupy kapitałowej, w której takie rozwiązania funkcjonują.

Przyjęta przez grupę kapitałową do której należy Spółka wskazuje, że do kluczowych grup interesariuszy zalicza się klientów, współpracowników, partnerów biznesowych, społeczności lokalne czy regulatorów krajowych.

W przypadku podejmowanych przez Spółkę Inicjatyw grupę interesariuszy stanowił Personel.

Podejmowane przez Spółce Inicjatywy stanowią rozwiązania dobrowolne i nie wynikają z obowiązujących Spółkę przepisów. Spółka w pierwszej kolejności chce podejmować te działania „lokalnie”, wewnątrz firmy. Przy czym Spółka pragnie wskazać, że wydarzenia/eventy, o które pytała zostały określone jako „Inicjatywa CSR” przede wszystkim roboczo, gdyż w ocenie Spółki określenie to najlepiej oddaje istotę i charakter podejmowanych działań.

W ocenie Spółki podejmowane przez nią Inicjatywy CSR są zgodne z obowiązującym prawem i spójne z międzynarodowymi normami postępowania, a przynajmniej Spółka nie identyfikuje żadnych niezgodności.

Z uwagi na to, że głównymi interesariuszami Inicjatyw CSR są członkowie Personelu to przyjmując, że ma on być - w rozumieniu tego pytania – traktowany jako społeczeństwo to wpływ działań Spółki na interesariuszy jest zintegrowany z jej działaniami i praktykowany w Spółce.

Przedmiotem wniosku mają być następujące Inicjatywy CSR:

(i) wydarzenia dotyczące promowania zdrowia i aktywności sportowej Personelu w Spółce - spotkania ze specjalistami w zakresie profilaktyki zdrowotnej, nauka pierwszej pomocy, udział w biegach i aktywnościach sportowych oraz zajęcia sportowe

(ii) wydarzenia w związku z kultywowaniem tradycji branżowych i lokalnych (np. „Tłusty czwartek”, „Dzień Kobiet”, „Dzień Programisty/Informatyka”).

Inicjatywy CSR są organizowane głównie na poziomie Spółki i w jej biurze (za wyjątkiem tych, które z natury rzeczy są organizowane gdzie indziej, np. biegi).

Organizowane są kilka razy w roku.

Wydatki – wskazane w wniosku. Na potrzeby uzupełnienie wniosku Spółka pomija określenie „np.” lub „itp.”

a) podstawowe artykuły spożywcze – woda, kawa, herbata, mleka, napoje;

b) inne artykuły spożywcze - soki, owoce i warzywa, ciastka, batoniki, „zdrowe” słodycze;

c) catering, usługi gastronomiczne – drobne przekąski, zakup pączków na „Tłusty Czwartek”;

d) pozostałe wydatki – spotkania z sanitariuszami w zakresie pierwszej pomocy, konsultacje z trenerem personalnym, spotkania z pielęgniarką (mierzenie ciśnienia i cukru), spotkania z instruktorami zajęć sportowych, opłaty startowe na biegi, koszulki i inne gadżety z logo firmy (pod kątem aktywności sportowych – udziału w biegach), dyplomy, symboliczne nagrody (puchary).

Jak wskazano w odpowiedzi na pytanie 1- 2 Spółka nie posiada sformalizowanej polityki CSR.

Można jednak przyjąć, że celem strategicznym podejmowanych Inicjatyw CSR jest dbałość o zdrowie i pozytywny wpływ na poprawę samopoczucia Personelu, dzięki czemu zwiększa się efektywność oraz wydajność ich pracy oraz przede wszystkim wzmacnia się ich więź z Spółką.

Efektem tych działań ma być zmniejszenie absencji Personelu, wzrost motywacji, lepsza jakość świadczonych usług czy wykonywanych obowiązków umownych. Wszystko to w efekcie przekłada się bowiem na bieżącą działalność Spółki i ma wpływ na jej przychody.

Każdy rodzaj Wydatku 3 koreluje z przyjętymi celami dla jakich organizowane są Inicjatyw CSR.

Przykładowo, jeśli celem danej Inicjatywy jest budowanie zdrowego stylu życia to ponoszone są wydatki na zdrowe przekąski czy zakup pakietów startowych w biegach, jeśli celem jest celebrowanie tradycji to wydatkiem jest zakup pączków na Tłusty czwartek.

Jeśli organizowany jest Dzień Kobiet to celem jest zwiększenie zaangażowania kobiet w zawody informatyczne, a w przypadku Spółki utrzymanie/pozyskanie kobiet do pracy w tym zawodzie. W myśl zasad wynikających z idei zarządzania określanych jako „diversity and inclusion” Spółce zależy na tym, by posiadać zróżnicowany personel. Spółka zdaje sobie sprawę z tego, że im bardziej zróżnicowany jest Personel tym bardziej pozwala to na odczytywanie różnorodnych potrzeb klienta i dopasowywanie do nich zakresu świadczonych usług lub opracowywanie nowych.

Na obecnym etapie są to działania wewnątrz firmy i nie są podejmowane w celu budowania wizerunku względem klientów.

Wszystkie opisane we wniosku działania zostaną zrealizowane przez Spółkę nieodpłatnie.

Cele dla jakich organizowane są Inicjatywy CSR zostały wskazane we wniosku. Uzupełniająco Spółka wskazuje, że :

• Promowanie zdrowego stylu życia i poniesione na ten cel wydatki – mają przekładać się na zmniejszenie absencji chorobowych a te z kolei na sprawniejsze świadczenie usług dla klientów, opracowywania nowych usług, co przekłada się na przychody lub zabezpieczenie ich źródeł.
• Nauka pierwszej pomocy i wydatki na organizację tego wydarzenia może przełożyć się na uratowanie życia lub zdrowia pracownikowi w krytycznej sytuacji a w efekcie może zmniejszyć absencję. Efektem – możliwość świadczenia pracy co przekłada się na sprawniejsze świadczenie usług a te na przychody.
• Większa świadomość zdrowego stylu życia i jego stosowanie przez Personel to dla Spółki brak dodatkowych kosztów czy nieefektywności wynikających z absencji chorobowych. Brak problemów ze zdrowiem to efektywniejsza, lepsza praca Personelu, co finalnie znajduje odzwierciedlenie w przychodach Spółki. Innymi słowy, osoba która dobrze się czuje (zarówno psychicznie jak i fizycznie) jest zdolna do bardziej wydajnej pracy, może się na niej skupić, nie dekoncentrują jej żadne dolegliwości.

Dzięki temu może sprawniej, łatwiej, szybciej wykonywać swoje obowiązki/świadczyć usługi. Skutek dla Spółki jest wówczas taki, że może zwiększyć swoje usługi, może wprowadzać nowe rozwiązania, być bardziej konkurencyjna na rynku.

Wszystko to finalnie znajduje (może znaleźć) odzwierciedlenie w przychodach.

• Dzień Kobiet, który ma na celu budowanie świadomości parytetu kobiet i upowszechniania roli kobiet w zawodzie programisty. Służy docenieniu kobiet jako członków Personelu. Jak wyżej wskazano działania takie mają na celu zachowanie różnorodności członków Personelu, co ma służyć lepszej wymianie pomysłów i idei a także ma uświadomić istnienie różnych potrzeb. W praktyce dzięki temu Spółka może odpowiednio do potrzeb danego targetu dopasowywać swoje usługi i generować z tego tytułu przychody.
• Celebrowanie tradycji (Tłusty czwartek, Dzień Programisty) wydatki na pączki, napoje, - integracja Personelu a w efekcie sprawna współpraca, kooperacja, wzrost motywacji, zmniejszenie rotacji. Efekt to jakość świadczonych usług, zadowolenie klienta, dalsza współpraca i przychody Spółki. Celem jest także zachęcania pracowników do pracy w biurze, co ma na celu zwiększenie wydajności. Wydajność pracowników niewątpliwie zaś znajduje odzwierciedlenie w przychodach.

Informowani są wszyscy członkowie Personelu. Dział HR robi to w sposób powszechnie przyjęty w Spółce (mail, intranet).

Osoby zatrudnione na umowy cywilno-prawne oraz B2B nie są pracownikami Spółki.

Wydatki ponoszone w związku z Inicjatywami CSR i możliwe do przypisania do tych osób nie są uznawane za koszt uzyskania przychodu z uwagi na nieprzychylną linię interpretacyjną w tym zakresie i mylne (zdaniem Spółki) uznawanie wydatków na rzecz współpracowników jako wydatków o charakterze reprezentacyjnym.

Wydatki te mogą być uznane za koszty pracownicze. Dotyczą bowiem osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i mają na celu ich dbałość o ich stan zdrowia, poczucie przynależności do zgranego zespołu czy zmniejszenie retencji pracowniczych.

• Wydatek 4

Spotkania (szkolenia) projektowe są przedmiotem wniosku.

Spotkania projektowe z kontrahentami są to spotkania dotyczące głównie realizacji bieżących projektów czy udzielania wsparcia we wdrożeniu czy pokazaniu rozwiązań nabywanego od Spółki rozwiązania.

W czasie spotkań o charakterze szkoleniowym klienci uczą się korzystać z nabywanych od Spółki rozwiązań informatycznych, dzięki czemu zmniejsza się poziom reklamacji, zmniejsza się liczba zgłoszeń dotyczących awarii (przeszkolony z obsługi narzędzia klient nie zgłasza nieprawidłowości z powodu niewiedzy działania oprogramowania, ale wie jak określony rezultat uzyskać). Dzięki tym spotkaniom (szkoleniom) zmniejszają się koszty późniejszej obsługi posprzedażowej.

W czasie spotkań (szkoleń) Spółka z jednej strony ma możliwość zaprezentowania klientowi, że nabyte przez niego rozwiązanie posiada wszystkie oczekiwane funkcjonalności lub posiada ich więcej niż klient się spodziewał. Z drugiej strony spotkania (szkolenia) są wykorzystywane do tzw. „dosprzedaży”. W czasie spotkania bowiem klient może uznać, że potrzebuje rozwiązań z większą ilością funkcjonalności, które w pełni zaadresują jego potrzeby.

Spotkania (szkolenia) te są więc w sposób oczywisty związane z działalnością Spółki.

Natomiast ponoszone w ich trakcie Wydatki 4 są standardowymi wydatkami na spotkania (szkolenia), nie tylko w branży Spółki, ale większości innych branż. Podczas całodniowych spotkań (szkoleń) standardem jest zapewnienie uczestnikom nie tylko napojów ale i drobnych posiłków.

Wydatki 4 nie mają charakteru reprezentacyjnego. Nie jest ich celem zbudowanie wizerunku Spółki ale zapewnienie sprawnego przebiegu spotkania (szkolenia). Tym samym w zależności od czasu spotkania Wydatki 4 mogą ograniczyć się wyłącznie do tych wskazanych w lit. a) - podstawowe artykuły spożywcze – woda, kawa, herbata, mleka – jeśli spotkanie (szkolenie) jest krótkie lub zawierać także wskazane w lit. c) - catering, usługi gastronomiczne – jeśli są to spotkania (szkolenia) całodniowe.

We wniosku Spółka wskazała, że spotkania (szkolenia) te najczęściej odbywają się w siedzibie Spółki. Mogą też odbywać się w siedzibie klienta lub online. Organizatorem jest Spółka, rzadziej klient.

Przedmiotem wniosku są spotkania odbywane w siedzibie Spółki.

Ich koszt – a dokładniej koszt Wydatków 4 – ponosi Spółka. W praktyce jednak należy mieć na uwadze to, że Spółka jako podmiot prowadzący biznes i działający w celu osiągnięcia zysku, musi uwzględniać koszt tego typu spotkań (szkoleń) w cenie świadczonych usług.

• Wydatki 5

Wydatki 5 w punkcie b spotkań reprezentacyjnych z kontrahentami:

bilety wstępu na atrakcje sportowe (mecze, rozgrywki sportowe), wydarzenia kulturalne (teatr, koncert, muzeum, festiwale)

• Wydatki 6

Koszty usługi przewozu osób, usługi hotelowej, bilety wstępu na targi są ponoszone na rzecz Personelu. Nie są ponoszone na rzecz kontrahentów.

Są to następujące wydatki:

Pkt e)

• najem sali,
• miejsca ekspozycyjnego,
• usługi przewozu osób i wyposażenia stoiska,
• usługa hotelowa,
• bilety wstępu na targi,
• opłaty za media,
• usługi fotograficzne i video,
• wynajem sprzętu do obsługi stoiska,
• koszty związane z przygotowaniem rollup-ów,
• koszty związane z przygotowaniem/budową/zaprojektowaniem stoiska,
• usługi wynajmu sprzętu nagłaśniającego

Pkt f)

• koszule i koszulki z logo firmy
• gadżety reklamowe z logo firmy

Koszulki z logo firmy wydawane są członkom Personelu – po to, by uczestnicy targów czy konferencji w łatwy sposób mogli zidentyfikować przedstawicieli Spółki.

Gadżety są (w celach reklamowych) wydawane uczestnikom targów i konferencji.

Nie są to gadżety o charakterze reprezentacyjnym.

Jeśli konferencja jest organizowana przed podmiot zewnętrzny to na potrzeby niniejszego wniosku Spółka prosi, by wydarzenie to było traktowane tak samo jak targi. Spółka dotychczas nie była organizatorem konferencji. Dopiero planuje organizację takiego wydarzenia. Ma ono mieć charakter promocyjny Spółki i reklamę jej usług.

Spółka pokrywa koszt organizacji konferencji.

Udział kontrahentów w organizowanych przez Spółkę konferencjach jest nieodpłatny. Wydatki 6 są pokrywane ze środków Spółki.

Jeśli chodzi o konferencje i targi organizowane przez podmiot zewnętrzny to Spółka nie posiada wiedzy w zakresie odpłatności za udział.

Zorganizowanie poczęstunku na stoisku targowym (głownie Wydatki 6 lit b-c)) pozwalają na „zatrzymanie” zwiedzających na dłuższą chwilę, która może być wykorzystana jako pretekst do rozmowy o produktach Spółki, zaprezentowanie jej rozwiązań, zachęcenie do zapoznania się z ofertą, co potencjalnie może przełożyć się na przyszłe przychody Spółki.

Zwykle targi, w których Spółka bierze udział są wydarzeniami dużymi, na których jest wielu dostawców. Tym samym „zatrzymanie” zwiedzających przy drobnym posiłku jest typowym działaniem marketingowym. Działania marketingowe natomiast mają na celu pozyskanie nowych klientów, a tym samym wzrost przychodów.

Wydatki 6 litera d) ponoszone są głównie na rzecz Personelu, który aby uczestniczyć w targach poza stałym miejscem pracy/zamieszkania musi udać się podróż służbową. Ich ponoszenie ułatwia Personelowi obsługę stoiska czy udział w konferencji. Czasem zdarza się, że Wydatki 6 litera d) są ponoszone także na rzecz potencjalnych kontrahentów. Dzieje się tak przykładowo w sytuacji, kiedy kontrahent jest zainteresowany usługami Spółki a duża liczba zwiedzających czy krótki czas do zamknięcia targów nie pozwala na pełne omówienie oferowanych przez Spółkę produktów. Wydatki te są ponoszone wówczas w celu pozyskania nowego klienta, a tym samym w celu wygenerowania przychodu.

• Wydatki 7

Spółka wskazała we wniosku jako Wydatki 7 lit. d) usługi szkoleniowe.

Przez wydatki te należy rozumieć koszt uczestnictwa oraz wynagrodzenie wykładowcy (bez noclegów, dojazdu).

Szkolenie nie połączone jest z wypoczynkiem i/lub atrakcjami, np. turystycznymi. Przedmiotem wniosku nie są szkolenia, w których biorą udział udziałowcy/Wspólnicy Spółki.

Szkolenia są – co do zasady - nabywane przez Spółkę. Jeśli są nabywane przez osoby B2B to ich koszt jest na Spółkę refakturowany. Przy czym refektura wymaga zgody Spółki i jest uzależniona od tego, czy dane szkolenie jest związane z zakresem świadczonych usług.

Spółka pokrywa koszt szkoleń, które w jej ocenie są dla niej przydatne biznesowo.

Należy to rozumieć w ten sposób, że branża informatyczna jest branżą, w której szybko następuje wiele zmian. Także w przypadku Spółki zakres oferowanych usług ulega szybkiej zmianie, tak aby odpowiadać potrzebom rynku.

Pomijając wynikający z kodeksu pracy obowiązek zapewnienia pracownikom możliwości zwiększania kwalifikacji zawodowych, to w przypadku zleceniobiorców czy B2B często dużo bardziej opłacalne i efektywne kosztowo jest dla Spółki przeszkolenie tych osób niż rekrutowanie nowych specjalistów w danej dziedzinie. Celem Spółki jest bowiem jak najmniejsza rotacja Personelu. Posiadanie zespołu znającego klientów pozwala na szybkie odczytywanie jego potrzeb, lepszą współpracę a w efekcie na przywiązanie klienta do Spółki (co w dalszej kolejności przekłada się na przychody).

Spółka teoretycznie mogłaby poszukiwać do nawiązania współpracy osoby, które znają określoną materię i nie wymagają doszkolenia. W praktyce jednak osoby te mają większe oczekiwania co do wynagrodzenia, a ich wdrożenie do zespołu także wiąże się z kosztami.

Nigdy też nie wiadomo jaki w praktyce będzie poziom ich usług a tym samym jak i czy pozwolą Spółce na zachowanie dotychczasowego wysokiego poziomu obsługi klienta i oferowanie ciekawych usług.

Poza tym warunki rynkowe są takie, że często zleceniobiorcy czy B2B warunkują dalszą współpracę od tego, czy zostaną im zapewnione usługi szkoleniowe.

Ponoszone więc na rzecz osób zatrudnionych na umowy cywilno-prawne oraz B2B Wydatki 6 na szkolenie to nie tylko dbałość o efektywność kosztową Spółki ale i dbałość o jakość świadczonych dla klientów usług, co finalnie znajduje przełożenie w przychodach Spółki.

Spółka otrzymuje fakturę wystawioną przez podmiot świadczący usługę szkoleniową.

Udział w szkoleniach osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne oraz B2B pozwala im na właściwe/prawidłowe wykonywanie usług, w szczególności w zakresie nowych, wprowadzanych w branży informatycznej rozwiązań.

Ich praca byłaby znacznie utrudniona, ale nie niemożliwa. Przykładowo osoby te – z racji swego profesjonalizmu – byłyby w stanie nauczyć się samodzielnie stosowania określonych rozwiązań, ale powodowałoby to wydłużenie pracy nad świadczeniem usług, brak możliwości wdrażania nowych usług prze Spółkę, rezygnację klientów ze współpracy ze Spółką z uwagi na brak Personelu na najwyższym poziomie, itp.

Istotne jest także to, że w ramach świadczonych usług dla różnych klientów Spółka działa w oparciu o zróżnicowany stos technologiczny i niestandardowe wymogi w zakresie integracji z systemami klienckimi. Gdyby Spółka chciała zrezygnować ze szkolenia osób na B2B czy zleceniobiorców to w praktyce oznaczałoby to, że do każdego projektu Spółka musiałaby zatrudniać różne osoby, różnych podwykonawców, co przekładałoby się na dodatkowe koszty rekrutacji i miało wpływ na jakość usług świadczonych przez Spółkę na rzecz jej klientów.

Szkolenia dla tych osób pozwalają na opracowywanie nowych, lepszych usług czy unowocześnianie dotychczas funkcjonujących. Zwiększenie wolumenu usług pozwala na zwiększenie przychodów ze sprzedaży oraz na utrzymanie dotychczasowych klientów.

To Spółka decyduje o zakresie i przedmiocie szkolenia, analizując potrzeby własne, klientów oraz wymagane przez rynek.

W zawieranych z osobami zatrudnionymi na umowy cywilnoprawne oraz B2B umowach nie istnieje zapis o nieodzowności odbycia przez nich szkoleń jako warunków nawiązania/kontynuacji umowy. W zawartych umowach nie jest wskazany obowiązek podnoszenia kwalifikacji przez ww. podmioty. W umowach nie ma zapisu, że uczestnicy szkoleń są zobowiązani do określonego działania na rzecz Spółki, np. zobowiązanie do nieprzerwanej współpracy ze Spółką przez określony w umowach czas.

Spółka weryfikuje jedynie udział w szkoleniu jako jeden z przejawów prawidłowego wykonania zlecenia/umowy B2B.

Umowy zlecenia czy współpracy nie zawierają zapisów o obowiązku zwrotu poniesionych kosztów, ale Spółka ocenia czy po odbyciu szkoleń wzrosła efektywność wykonywanych zadań, co w praktyce przekłada się na dalsze trwanie współpracy.

Udział w szkoleniach jest warunkowany jego specyfiką i wymogami Spółki, a w praktyce klientów. Nie jest tak, że każdy członek Personelu może uczestniczyć w każdym szkoleniu. To Spółka decyduje o tym, w jakim szkoleniu weźmie udział określony członek Personelu, tak aby poniesione koszty i zdobyta wiedza była jak najlepiej wykorzystana w tworzeniu nowych usług czy unowocześnianiu już świadczonych lub odpowiadała potrzebom rynku.

Ponoszone Wydatki 7 pozwalają albo na bezproblemowe, sprawne odbycie szkolenia albo umożliwiają udział w nim. Podobnie jak w przypadku spotkań wewnętrznych czy obsługi zgłoszeń serwisowych celem Wydatków 7 z pkt a – c) mają one na celu „nieprzedłużanie” czasu szkolenia poprzez przerwy na samodzielnie przygotowywane posiłki, pozwalają na lepsze skupienie się czy wymianę informacji. Skracanie czasu szkoleń dzięki tym Wydatkom pozwala na poświęcenie zaoszczędzonego czasu na wykonywanie codziennych obowiązków.

Jak wskazano wyżej finansowanie szkoleń przekłada się bezpośrednio na opracowanie nowych usług, a tym samym zwiększenie wolumenu sprzedaży.

Istotna jest też wyższa jakość świadczonych usług (pozwalająca na utrzymanie klienta) czy mniejsza kosztochłonność (alternatywą byłoby nawiązanie współpracy z podmiotami wyspecjalizowanymi, gdzie wymagane by było również przeszkolenie z produktów i usług świadczonych przez Spółkę).

Jak wskazano wyżej usługi Spółki wymagają wykorzystywania zróżnicowanego stosu technologicznego. Innymi słowy narzędzie i technologie wykorzystywane w Spółce są bardzo szerokie. Muszą odpowiadać rosnącym wymaganiom klientów. Z drugiej strony Spółka musi dbać o dochodowość i racjonalne gospodarowanie budżetem. Dlatego też jeśli prowadzony dla klienta projekt wymaga używania określonego oprogramowania lub znajomości różnych narzędzi to rozwiązaniem bardziej ekonomicznym jest dokształcenie danego członka Personelu niż zatrudnianie droższego usługodawcy. W dłuższej perspektywie jednak współpracownik B2B czy zleceniobiorca, który dzięki szkoleniu poznał dane narzędzie może swoją wiedzą przyczynić się do opracowania nowej usługi, którą Spółka będzie mogła komercjalizować, generując przychody.

Jeśli chodzi o Wydatki 7 z pkt d) czyli usługi szkoleniowe, to należy wskazać, że szkolenia same w sobie:

1) mają na celu podnoszenie kwalifikacji, wiedzy i kompetencji osób B2b czy zleceniobiorców

2) mają pozytywny wpływ na ich zaangażowanie i motywację w świadczeniu usług na rzecz Spółki oraz na budowę/umacnianie pozycji rynkowej Spółki (poprzez zwiększenie jakości świadczonych usług, poprawę wydajności i organizacji pracy, dysponowaniem wyszkolonym zespołem posiadającym odpowiednie kompetencje do realizacji swoich zadań w kontekście zleceń od klientów). Posiadanie kompetentnego zespołu Personelu jest kluczowe dla sprawnego działania każdego przedsiębiorcy. To ich praca bowiem i jej efekty pozwalają de facto na funkcjonowanie tego podmiotu i prowadzenie przez niego działalności gospodarczej;

3) szkolenia stanowią, obok wynagrodzenia, także czynnik który może wpływać na decyzję B2B czy UCZ o kontynuowaniu współpracy ze Spółką. M.in. zapewnienie dostępu do szkoleń może więc mieć wpływ na możliwość zawarcia/kontynuowania współpracy z najlepszymi specjalistami w danej dziedzinie.

Podsumowując, szkolenia i związana z nimi budowa kompetencji Personelu zdecydowanie ma wpływ całokształt funkcjonowania oraz jakości świadczonych usług, co przekłada się następnie na osiągane przychody.

• Wydatki 8

Mowa konkretnie o wydatkach na:

a) usługi gastronomiczne

b) wydatki związane z aktywnościami dodatkowymi w ramach spotkań - DJ, bilety wstępu, koszty animacji,

c) wydatki organizacyjne - najem sali, usługi przewozu osób, usługa hotelowa, usługi fotograficzne, usługi wynajmu sprzętu nagłaśniającego

d) koszulki i inne gadżety reklamowe z logo firmy.

Pytania

1.Czy Wydatki 1 poniesione w związku z realizacją Spotkania informacyjnego/ wewnętrznego z udziałem Personelu są kosztem uzyskania przychodu?

2.Czy Wydatki 2 poniesione w związku z Monitoringiem i obsługą zgłoszeń serwisowych z udziałem Personelu są kosztem uzyskania przychodu?

3.Czy Wydatki 3 poniesione w związku z Inicjatywami CSR stanowią koszt uzyskania przychodów?

4.Czy Wydatki 4 poniesione w związku z Spotkaniami projektowymi z kontrahentami z udziałem Personelu są kosztem uzyskania przychodu?

5.Czy Wydatki 5 poniesione w związku z Spotkaniami reprezentacyjnymi z kontrahentami z udziałem Personelu są kosztem uzyskania przychodu?

6.Czy Wydatki 6 poniesione w ramach Targów branżowych i konferencji z kontrahentami z udziałem Personelu są kosztem uzyskania przychodu?

7.Czy Wydatki 7 poniesione w związku z organizacją Szkoleń dla Personelu są kosztem uzyskania przychodu?

8.Czy Wydatki 8 poniesione w związku z Integracjami są kosztem uzyskania przychodu?

Niniejsza interpretacja dotyczy odpowiedzi na pytania nr 1, 2, 3, 5 w części dotyczącej biletów wstępu na wydarzenia sportowe i kulturalne dla kontrahentów, 6, 7, 8 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Natomiast odnośnie pytania nr 5 w części dotyczącej usług gastronomicznych oraz pytania nr 4 zostanie wydane odrębne rozstrzygniecie.

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko Spółki do Pytania nr 1:

Wydatki 1 poniesione w związku z realizacją Spotkania informacyjnego / wewnętrznego z udziałem Personelu są kosztem uzyskania przychodu.

Stanowisko Spółki do Pytania nr 2:

Wydatki 2 poniesione w związku z Monitoringiem i obsługą zgłoszeń serwisowych z udziałem Personelu są kosztem uzyskania przychodu.

Stanowisko Spółki do Pytania nr 3:

Wydatki 3 określone w punktach a), b), c) poniesione w związku z Inicjatywami CSR są kosztem uzyskania przychodu. Ponadto są kosztem uzyskania przychodu Wydatki 3 określone w punkcie d) poniesione w związku z Inicjatywami CSR - w części przypadającej na UOP.

Stanowisko Spółki do Pytania nr 4:

Wydatki 4 poniesione w związku z Spotkaniami projektowymi z kontrahentami z udziałem Personelu są kosztem uzyskania przychodu.

Stanowisko Spółki do Pytania nr 5:

Wydatki 5 poniesione w związku z Spotkaniami reprezentacyjnymi z kontrahentami z udziałem Personelu są kosztem uzyskania przychodu

Stanowisko Spółki do Pytania nr 6:

Wydatki 6 określone w punktach a), b), c), d), e), f) poniesione w ramach Targów branżowych i konferencji z kontrahentami z udziałem Personelu są kosztem uzyskania przychodu, natomiast

Wydatki 6 określone w punkcie g) poniesione w ramach Targów branżowych i konferencji z kontrahentami z udziałem Personelu nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu.

Stanowisko Spółki do Pytania nr 7:

Wydatki 7 poniesione w związku z organizacją Szkoleń dla Personelu są kosztem uzyskania przychodu.

Stanowisko Spółki do Pytania nr 8:

Wydatki 8 poniesione w związku z Integracjami w części przypadającej na UOP stanowią koszty uzyskania przychodu, natomiast w części przypadającej na UCP i B2B nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.

Uzasadnienie:

Na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.”

Z powyższego wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu czy też zachowanie źródła przychodu.

W orzecznictwie od dawna dominuje pogląd, zgodnie z którym dla możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych na gruncie Ustawy CIT konieczne jest spełnienie następujących przesłanek:

1.został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

2.jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3.został właściwie udokumentowany,

4.pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

5.poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

6.nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Odnosząc się do warunków wskazanych w pkt 1-3 to – jak wskazano w stanie faktycznym:

• wszystkie Wydatki zostaną przez Spółkę pokryte z jej zasobów majątkowych i nie będą jej w żaden sposób zwracane czy refundowane,
• każdy z Wydatków będzie też właściwie udokumentowany, na podstawie np. faktury/rachunku, umowy oraz właściwych dowodów płatności.

Poza Wydatkami 5, żadne z pozostałych Wydatków nie znajdują się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Natomiast każdy z Wydatków:

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Odnosząc się szczegółowo do poszczególnych Wydatków, to:

Ad. 1

Wydatki 1Spotkania informacyjne / wewnętrzne

Spotkania te są typowymi organizacyjnymi spotkaniami, jakie odbywają się nie tylko w jednostkach prywatnych.

Ich celem jest zarówno osiągnięcie przychodów jak i zachowanie źródła przychodów.

Spotkania projektowe, które dotyczą bieżących prac wykonywanych na rzecz klientów wpływają są sprawną realizację projektów, przyczyniają się do ich zakończenia (wykonania zleconych Spółce zadań) co umożliwia osiągnięcie przychodu (potocznie mówiąc, daje prawo do zafakturowania klienta za wykonaną pracę).

Spotkania Personelu związane ze strategią, planami są spotkaniami o charakterze zachowania źródła przychodów. Personel składa się bowiem z osób, które swoją pracą, wiedzą, doświadczeniem przyczyniają się do realizacji przez Spółkę usług. Spółka - jako osoba prawna – nie byłaby przecież w stanie samodzielnie świadczyć usługi. Spotkania te mają pokazać Personelowi, że Spółka jest organizacją, która ma określony plan biznesowy, konsekwentnie go realizuje i pozwala na zapewnienie długofalowej współpracy i rozwoju. W ocenie Spółki spotkania takie są niezwykle cenne jako „źródło retencji pracowników”.

W ocenie Spółki ponoszone w czasie tych spotkań Wydatki 1 nie są wydatkami o luksusowym charakterze. Nie zapewniają Personelowi całodziennego wyżywienia, raczej mają na celu stworzenie przyjaznej atmosfery i uniknięcie sytuacji, w której Personel z uwagi na potrzeby osobiste nie skupiałby się czy dążył do przedwczesnego zakończenia spotkania, co niewątpliwie wpływałoby na jakość i efektywność spotkania.

Ad. 2

Wydatki 2 Monitoring i obsługa zgłoszeń serwisowych

Wydatki nr 2 - jak wskazano w stanie faktycznym – mają na celu zachęcenie Personelu do wykonywania zadań w niestandardowych godzinach, często pod duża presją czasową. Chcąc wykazać się dbałością o Personel w takich warunkach pracy Spółka zdecydowała się ułatwić wykonywanie zadań i ponosić Wydatki 2. Gdyby Spółka nie posiadała Personelu gotowego do wykonywania zadań np. w czasie wydarzeń skupiających wielu użytkowników platformy (…), miałaby utrudnione możliwości świadczenia usług serwisowych wobec swoich klientów w ramach (…), co w konsekwencji mogłoby wpływać na naliczenie kar umownych o dużej wartości, a także utratę klientów – niezabezpieczenie przychodów.

Ad. 3

Wydatki 3 CSR

Zdaniem Spółki podatnicy powinni mieć prawo zaliczać całość Wydatków nr 3 związanych z CSR do kosztów uzyskania przychodów (za wyjątkiem wskazanych w stanie faktycznym Wydatków 3 wskazanych w punkcie d), których nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów). Tylko takie podejście zachęci biznes do tego, by w nie skupiać się wyłącznie na działaniach przynoszących zysk ale także podejmować inne działania, ukierunkowane na społeczeństwo czy środowisko.

W przypadku działań Spółki, których dotyczy niniejszy wniosek Spółka pragnie wskazać, że podejmowania działania CSR zmierzają do polepszenia jej sytuacji biznesowej. Przykładowo kształtując wśród UoP zdrowe nawyki żywieniowe czy finansując aktywności sportowe Spółka jednocześnie działa na rzecz ograniczenia absencji. A to w sposób bezpośredni wpływa na efektywność, sprawność działania czy jakość świadczonych klientom usług co w dalszej kolejności przedkłada się nie tylko na bieżące ale i przyszłe przychody.

Podejmując zaś działania mające na celu upowszechnianie tradycji - np. Dzień Informatyka /Programisty Spółka upowszechnia, promuje rangę zawodu; świętując Dzień Kobiet ma możliwość zwrócenia uwagi na rolę kobiet w branży. Działania te wpisane są w długofalową strategię Spółki i po części wynikają także z zasad zrównoważonego rozwoju.

Ad. 4

Wydatki 4Spotkania projektowe z kontrahentami

Spotkania te mają na celu realizację bieżących umów, które generują przychody. Często także w czasie takich spotkań dochodzi do zdiagnozowania potrzeb klienta i zaoferowania mu nowej usługi, która na jego rzecz nie była dotychczas świadczona. Efektem takich spotkań może być także pomysł i opracowanie usługi, z którą Spółka wyjdzie do innych klientów.

Spotkania projektowe mają na celu także zachowanie źródła przychodów. Klient bowiem widząc zaangażowanie Spółki (poprzez Personel), dążenie do jak najsprawniejszego rozwiązywania jego problemów, adresowanie potrzeb biznesowych itp. będzie zdecydowanie bardziej zainteresowany dalszą, długofalową, współpracą ze Spółką. Innymi słowy w spotkaniach projektowych Spółka dostrzega nie tylko cel bieżącego osiągania przychodów ale i zachowania czy zabezpieczenia źródła przychodów.

Wydatki nr 4 są typowymi wydatkami ponoszonymi w czasie takich spotkań. W kulturze organizacyjnej większości firm typowym zachowaniem jest poczęstowanie klientów - w zależności od długości i rangi spotkania – bądź to samymi napojami, bądź zaserwowanie drobnego posiłku. Nie są to wydatki o charakterze reprezentacyjnym czy luksusowym.

Ad. 5

Wydatki 5 Spotkania reprezentacyjne z kontrahentami

Z uwagi na treść art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT zdaniem Spółki Wydatki 5 na spotkania reprezentacyjne nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Przepis ten odnosi się m.in. do żywności oraz napojów, przy czym należy zaznaczyć, że ww. regulacja nie wyklucza z kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków na żywność i napoje, a tylko takie z nich, które stanowią tzw. koszty reprezentacji, przez które rozumie się wydatki służące wytworzeniu pozytywnego wizerunku podatnika, rozumianego jako wizerunek zewnętrzy o wystawnym charakterze. Taki zaś charakter, w ocenie Spółki, mają Wydatki 5.

Ad. 6

Wydatki 6Targi branżowe i konferencje z kontrahentami

W ocenie Spółki Wydatki 5 są typowymi, wręcz przykładowymi wydatkami, które mają na celu osiągnięcie przychodów. Są to wydatki reklamowe, informujące o Spółce i jej produktach/usługach, pozwalające także zbudować stoisko Spółki na określonych eventach (zwłaszcza te z pkt e).

Celem udziału w targach czy branżowych wydarzeniach jest nie tylko bezpośrednie reklamowanie Spółki ale i zdobywanie fachowej wiedzy przez uczestniczący w nich Personel, co przekłada się na jakość świadczonych przez Spółkę usług, i osiągane przychody.

Na zdecydowanej większości targów branżowych oraz konferencji powszechnym jest, że na stoiskach firmowych oferowane są drobne przekąski czy napoje. Jest to aktualny zwyczaj, nie mający nic wspólnego z reprezentacją czy budową wizerunku.

Za wydatek o charakterze reprezentacyjnym, wyłączony z kosztów uzyskania przychodów, Spółka uznaje jedynie Wydatek 6 pkt g) - alkohol.

Ad. 7

Wydatki 7Szkolenia dla Personelu

Spółka aby generować przychody musi posiadać wykształcony Personel, przy czym nie chodzi tu tyle o wykształcenie kierunkowe ale działania mające na celu aktualizację czy zwiększenie umiejętności w zakresie wykonywanych zadań.

Dynamika i charakterystyka branży wymusza wręcz na Personelu nieustanne podnoszenie kwalifikacji, zaś Spółkę obliguje do zapewniania Personelowi dokształcania.

Wszystko zaś finalnie ma na celu posiadania takiego Personelu, który zapewni Spółce wysoką jakość świadczenia usług dla jej klientów oraz będzie w stanie tworzyć, kreować nowe usługi.

O ile w przypadku UOP Spółka ma wręcz obowiązek umożliwiać tym osobom dokształcanie (co wynika z przepisów Kodeksu Pracy) co uzasadnia Wydatki 7 jako koszt uzyskania przychodu, to w przypadku UCP czy B2B obowiązek ten może wynikać z umowy lub z okoliczności. Bez szkoleń dla Personelu (w tym UCP, B2B) w ramach projektów, które mają być oparte na najnowszych technologiach dla kontrahentów realizacja tych projektów mogłaby być utrudniona, przebiegać mniej sprawnie, a nawet być niemożliwa do wykonania, co wiąże się z wyższymi kosztami po stronie Spółki. Kontrahent mógłby nie zaakceptować lub nie zlecić projektu albo ograniczyć jego funkcje, co w konsekwencji wiąże się z nieosiągnięciem przez Spółkę przychodów.

W odniesieniu do B2B często też przeszkolenie Personelu powoduje, że Spółka finalnie może ponieść niższe koszty funkcjonowania. Nie musi bowiem korzystać z usług innych podwykonawców, znających określone technologie (których dotyczy określone szkolenie) i oczekujących w związku z tym wyższego wynagrodzenia, z którymi jednak rozpoczęcie współpracy oznaczałoby konieczność ich wdrożenia w specyfikę świadczonych usług. W praktyce mogłoby to opóźniać realizację projektu dla danego klienta i wiązać się np. z ryzykiem poniesienia kar umownych.

Ad. 8

Wydatki 8 Integracja

Takie wydatki mają na celu zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą. Przyczynia się to do poprawy atmosfery pracy, wzrostu motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych, a to z kolei wpływa na większą motywację do pracy oraz głębszą i silniejszą integrację zespołu.

W ocenie Spółki zintegrowany Personel pracuje efektywniej i wydajniej. Jest bardziej zmotywowany osiągnięciem wspólnego celu (co dodatkowo umacniają w Personelu spotkania opisane w pkt 1 Spotkania wewnętrzne). Skutkiem tego Spółka jest w stanie realizować więcej projektów dla klientów i osiągać przychody.

W ocenie Spółki Wydatki 8 w części przypadającej na UCP oraz B2B, mimo iż związane są z prowadzoną działalnością Spółki, mają wpływ na jej przychody, to jednak jako stanowiące wydatek na reprezentację – nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu.

Niezależnie od powyższych argumentów Spółka pragnie wskazać, że poniesienie przedmiotowych Wydatków wiąże się z powstaniem, zwiększeniem przychodu albo zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu, bowiem ma na celu:

• zbudowanie pozytywnej opinii na temat Spółki jako przyjaznego i zdrowego środowiska pracy, utrzymanie statusu konkurencyjnego miejsca pracy, co z kolei ma zwiększyć atrakcyjność Wnioskodawcy jako miejsca pracy i przyciągnąć do Spółki nowe osoby oraz zmniejszyć ilość odejść aktualnych i w konsekwencji utrzymać wykwalifikowany, doświadczony personel, którego praca ma realnie wpływ na generowanie zysków Spółki;
• zwiększenie efektywności i wysokiej jakości świadczonej pracy, czy usług poprzez zachowanie pozytywnej atmosfery w Spółce;
• podwyższenie morale panujących wśród Personelu, zapewnienie integracji między ww. osobami;
• utrzymanie motywacji do należytego wykonywania obowiązków i odpowiedniego poziomu satysfakcji z pracy oraz zachęcenie do wykonywania pracy w siedzibie Spółki;
• zmniejszenie absencji UoP wywołanych chorobami i tym samym zabezpieczenie ciągłej działalności Spółki poprzez zminimalizowanie ryzyka nagłej, a także długotrwałej nieobecności, mniejszą liczbę godzin przepracowanych w Spółce w danym okresie, co wiąże się z uszczuplonym zyskiem Spółki
• reklama świadczonych przez Spółkę usług.

Z uwagi na powyższe Spółka wnosi o uznanie jej stanowiska za prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, odnośnie pytań nr 1, 2, 3, 5 w części dotyczącej biletów wstępu na wydarzenia sportowe i kulturalne dla kontrahentów, 6, 7, 8 które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe a w części nieprawidłowe.

Natomiast odnośnie pytania nr 5 w części dotyczącej usług gastronomicznych oraz pytania nr 4 zostanie wydane odrębne rozstrzygniecie.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2023 r., poz. 2805 ze zm., dalej: „updop”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych:

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Podatnik kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien zatem kierować się podstawową zasadą zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu, albowiem to na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że poniesienie wydatku ma (lub może mieć) wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 updop.

Z powyższego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Zgodnie z ugruntowanym poglądem, do kategorii wydatków mających na celu osiągnięcie przychodów zalicza się między innymi koszty reklamy. Wydatki poniesione na reklamę, jako niewymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w pełnej wysokości mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem, że wydatki te spełniają kryteria określone w art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Przez reklamę rozumie się działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Jednocześnie zauważyć należy, że można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy).

Kosztami podatkowymi mogą być także co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Koszty uzyskania przychodów mogą stanowić więc wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz pracowników w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 dalej: Kodeks pracy ) zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Art. 2 ustawy Kodeks pracy stanowi, że :

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy, o którym mowa powyżej, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28 tego przepisu – koszty reprezentacji.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT:

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami).

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że ,,reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Tym samym za koszty reprezentacji uważa się wydatki ponoszone na budowanie określonego wizerunku Spółki w oczach jej potencjalnych lub obecnych kontrahentów. Pracownicy nie są klientami Spółki. Wobec tego, stwierdzić należy, że wyłączenie, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie odnosi się do wydatków przeznaczonych przez Spółkę na rzecz własnych pracowników.

Ad 1 oraz 2

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 1 oraz 2 dotyczą ustalenia czy Wydatki 1 poniesione w związku z realizacją Spotkania informacyjnego / wewnętrznego z udziałem Personelu oraz Wydatki 2 poniesione w związku z Monitoringiem i obsługą zgłoszeń serwisowych z udziałem Personelu są kosztem uzyskania przychodu.

Jak Państwo wskazują we wniosku Spółka w celu profesjonalnego świadczenia usług na rzecz swoich kontrahentów:

• zatrudnia pracowników na umowę o pracę (UOP),
• współpracuje z wykonawcami na podstawie różnego rodzaju umów cywilno-prawnych (UCP)
• współpracuje z innymi jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi na podstawie kontraktów (B2B).

Wskazani wyżej pracownicy i współpracownicy są określani jako "Personel".

Spółka regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki, w związku z realizacją Spotkania informacyjnego/wewnętrznego z udziałem Personelu.

Wydatki 1 stanowią:

a) podstawowe artykuły spożywcze – woda, kawa, herbata, mleka, itp.

b) inne artykuły spożywcze - soki, owoce i warzywa, ciastka, batoniki, itp.

c) catering, usługi gastronomiczne – np. przekąski, sushi, kanapki, pizza, itp.

Poza Wydatkami 1 z pkt a) Wydatki z pkt b) i c) nie są ponoszone każdorazowo. Dotyczą one raczej spotkań dłuższych, ważniejszych, a nie codziennych spotkań projektowych.

Spółka również regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki (Wydatki 2), w związku z Monitoringiem i obsługą zgłoszeń serwisowych z udziałem Personelu, są to:

a) podstawowe artykuły spożywcze – woda, kawa, herbata, mleka, itp.

b) inne artykuły spożywcze - soki, owoce i warzywa, ciastka, batoniki, itp.

c) catering, usługi gastronomiczne – np. przekąski, sushi, kanapki, pizza, itp.

Poza wskazanymi we wniosku celami tych spotkań (tj. przybliżenie Personelowi strategii i planów Spółki, omówienie bieżących działań (projektów) i zaplanowanie prac w określonym czasie lub usunięciu problemów technicznych) celem spotkań jest także:

• wymiana wiedzy i informacji między działami (szczególnie między działami technologicznymi a sprzedażowymi),
• identyfikacja możliwości biznesowych,
• identyfikacja zagrożeń, definiowanie sposobów ich mitygacji.

Celem Wydatków 1 jest z jednej strony dbałość o Personel a z drugiej wykorzystanie przez Spółkę wiedzy o podstawowych zasadach psychologii i fizjologii. Jeśli w czasie spotkania uczestnicy nie mogą się skupić, bo są głodni, chce im się pić albo dekoncentrują się w czasie dłuższej przerwy związanej z wychodzeniem na lunch to spotkanie albo nie przyniesie oczekiwanych efektów albo znacznie się przedłuży (co w dłuższej perspektywie może negatywnie wpłynąć na działalność Spółki i generowane przychody). Jednocześnie w trakcie wspólnego spożywania posiłków podczas spotkań Spółka tworzy warunki do lepszej dyskusji, wymiany wiedzy.

Spółka ponosi więc Wydatki 1 po to, by sprzyjały efektywnemu przebiegowi spotkań wewnętrznych, a efekty tych spotkań mogły zostać wykorzystane w działalności Spółki poprzez opracowanie pomysłu na nową usługę (w celu jej sprzedaży), usprawnienie świadczenia usług dla aktualnych klientów (w celu ich utrzymania, przekonania do dalszej współpracy), związanie Personelu ze Spółką poprzez przedstawienie długofalowych planów i strategii (uniknięcie kosztów rekrutacji, posiadanie doświadczonego zespołu, który będzie w stanie świadczyć skomplikowane ale generujące przychód usługi).

W odniesieniu do Wydatków 2 związanych z monitoringiem i obsługą zgłoszeń serwisowych, jak wskazano we wniosku o interpretację, spotkania te często odbywają się poza standardowymi godzinami pracy. Dotyczą one obsługi awarii systemów i infrastruktury, które wymagają obecności Personelu, oraz monitorowania stanu systemów i infrastruktury podczas ważnych transmisji (np. mecze reprezentacji, wieczór wyborczy), również wymagających obecności Personelu na miejscu. ,,Wydatki 2’’ mają na celu – pośrednio – skłonienie Personelu do pracy w niestandardowych godzinach.

Świadczenie ww. usług wymaga od Spółki podjęcia szeregu działań organizacyjnych. Aby realizacja kontraktów z klientami przebiegała w sposób niezakłócony i aby klienci byli zainteresowani dalszą współpracą (generującą dla Spółki przychody).

Związek ,,Wydatków 2’’ z działalnością Spółki przejawia się zatem w ten sposób, że umożliwiają one sprawniejsze świadczenie usług serwisowych co przekłada się na możliwość generowania przychodów.

Spółka zapewnia Pracownikom i Współpracownikom obok odpowiednio skalkulowanego wynagrodzenia również odpowiednie warunki pracy. Stąd gwarantuje im stały dostęp do artykułów spożywczych czy cateringu. Brak zapewnienia produktów spożywczych znacząco utrudnia pozyskanie nowego Personelu oraz zatrzymanie dotychczasowego. Zapewnienie Personelowi artykułów spożywczych oraz cateringu ma na celu między innymi zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy u Wnioskodawcy i prowadzi do zmniejszeniem rotacji Personelu co bez wątpienia przyczynia się do zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów.

Odnosząc powyższe rozważania do opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku stwierdzić należy, że Spółka ma prawo zaliczyć poniesione Wydatki 1 oraz Wydatki 2 na artykuły spożywcze udostępniane/podawane Personelowi podczas spotkań i pracy do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji, o których w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Ad. 3

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 3 dotyczą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z Inicjatywami CSR.

Jak już wskazano powyżej zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W myśl art. 15 ust. 1 updop:

W świetle powyższego przepisu, ocena prawna konkretnego wydatku poniesionego przez podatnika wymaga odniesienia się do kryterium celowości jego poniesienia oraz uwzględnienia wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 16 ust. 1 updop. Odnosząc się do przesłanki celowości wydatku należy podkreślić, że kosztem uzyskania przychodów są zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. W każdym przypadku konieczne jest jednak zaistnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem, a uzyskiwaniem, bądź też szansą uzyskiwania przychodów przez podmiot ponoszący ten koszt.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 updop.

Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 updop:

Za wydatki na reprezentację należy bez wątpienia uznać te koszty, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy (czy działalności, etc.), a zatem, wykreowanie pozytywnych relacji z obecnymi czy też potencjalnymi kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu.

Słowo „reprezentacja”, w rozumieniu omawianego przepisu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu, jego reputacji. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie  ma żadnego znaczenia.

Istotne znaczenie ma również okoliczność ustalenia, czy wydatki, o których mowa we wniosku ponoszone przez Państwa w ramach programu CSR nie są darowizną wyłączoną z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 14 updop zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju, z wyjątkiem wpłat na rzecz Polskiej Organizacji Turystycznej, z tym że kosztem uzyskania przychodów są koszty wytworzenia lub cena nabycia produktów spożywczych, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku od towarów i usług, przekazanych na rzecz organizacji pożytku publicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z przeznaczeniem wyłącznie na cele działalności charytatywnej prowadzonej przez te organizacje.

CSR to strategia zarządzania, której założeniem jest uwzględnianie interesów społecznych, relacji z podmiotami zewnętrznymi (otoczeniem firmy - grupami interesariuszy, społecznościami lokalnymi) czy branie pod uwagę kwestii ochrony środowiska. CSR w Państwa Spółce ukierunkowany jest na tworzenie trwałych i pozytywnych relacji z partnerami społecznymi i biznesowymi, co przyczynia się do wzrostu konkurencyjności Spółki jako podmiotu mającego pozytywny wpływ na kształtowanie zrównoważonego rozwoju i budowanie lepszego jutra. Spółka chętnie dzieli się doświadczeniami oraz dobrymi praktykami, popularyzując ideę społecznej odpowiedzialność biznesu.

Zauważyć należy, że nie istnieje uniwersalna definicja zjawiska społecznej odpowiedzialności biznesu, dlatego można odwołać się do działań wskazanych w Komunikacie Komisji Europejskiej z dnia 25 października 2011 r. skierowanej do Parlamentu Europejskiego, Rady Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów – „Odnowiona strategia UE na lata 2011-2014 dotycząca społecznej odpowiedzialności przedsiębiorstw”.

We wskazanym dokumencie zostało wprost stwierdzone, że: „Strategiczne podejście  do CSR ma coraz większe znaczenie dla konkurencyjności przedsiębiorstw. Może przynieść korzyści w zakresie zarządzania ryzykiem, oszczędności kosztów, dostępu do kapitału, relacji z klientami, zarządzania zasobami ludzkimi i potencjału innowacyjnego. Ponieważ CSR wymaga zaangażowania zainteresowanych stron wewnątrz przedsiębiorstwa i poza nim, umożliwia to przedsiębiorstwom lepsze prognozowanie i wykorzystanie szybko zmieniających się oczekiwań ze strony społeczeństwa i warunków prowadzenia działalności, CSR może zatem stymulować rozwój nowych rynków i sprzyja tworzeniu nowych możliwości wzrostu gospodarczego. Zajmując się kwestiami odpowiedzialności społecznej, przedsiębiorstwa mogą budować długoterminowe zaufanie pracowników, konsumentów i obywateli, tworząc podstawę pod zrównoważone modele biznesowe. Większe zaufanie z kolei przyczynia się do tworzenia otoczenia, w którym przedsiębiorstwa mogą podejmować inicjatywy innowacyjne i rozwijać się”.

Aktualną definicją społecznej odpowiedzialności biznesu (ang. Corporate Social Responsibility CSR) jest definicja zawarta w normie PN-ISO 26 000 odpowiedzialność organizacji za wpływ jej decyzji i działań (produkty, serwis, procesy) na społeczeństwo i środowisko, poprzez przejrzyste i etyczne zachowanie, które:

• przyczynia się do zrównoważonego rozwoju, zdrowia i dobrobytu społeczeństwa;
• bierze pod uwagę oczekiwania interesariuszy;
• jest zgodne z obowiązującym prawem i spójne z międzynarodowymi normami zachowania;
• jest spójne z organizacją i praktykowane w jej relacjach.

Społeczna odpowiedzialność biznesu to strategia zarządzania, zgodnie z którą przedsiębiorstwa w swoich działaniach dobrowolnie uwzględniają interesy społeczne, aspekty środowiskowe, czy relacje z różnymi grupami interesariuszy, w szczególności z pracownikami. Bycie społecznie odpowiedzialnym oznacza inwestowanie w zasoby ludzkie, w ochronę środowiska, relacje z otoczeniem firmy i informowanie o tych działaniach, co przyczynia się do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa i kształtowania warunków dla zrównoważonego rozwoju społecznego i ekonomicznego.

Należy zwrócić uwagę na aspekt świadomości działań podatnika oraz przyjętą przez niego strategię ich realizacji. CSR ma na celu budowanie pozytywnego odbioru danego podmiotu w społeczeństwie. Zaufanie konsumentów, obywateli ma w przyszłości przełożyć się na osiągnięcie celów finansowych, a więc powiększenie przychodów. Realizacja celów CSR nie następuje zatem przez sam wydatek ale przez zbudowanie wizerunku podmiotu, który przełoży się na skutki finansowe. Świadome inwestowanie w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu wymaga informowania o tych działaniach. Takie działania powinny wynikać z wcześniejszej strategii i planu działania, na które podatnik może powołać się w przypadku wątpliwości kategoryzacji wydatku na podstawie art. 15 ust. 1 updop.

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego wynika, że w ramach prowadzonej działalności związanej z oprogramowaniem angażują się Państwo w projekty z zakresu CSR.

W ramach funkcjonującego w Spółce CSR wskazali Państwo następujące obszary i działania podejmowane w ramach tych obszarów wydarzenia dotyczące promowania zdrowia i aktywności sportowej Personelu w Spółce, np.: spotkania ze specjalistami w zakresie profilaktyki zdrowotnej, nauka pierwszej pomocy, udział w biegach, itp., wydarzenia w związku z kultywowaniem tradycji branżowych i lokalnych (np. „Tłusty czwartek”, „Dzień Kobiet”, „Dzień Programisty”, itp.).

Wskazali Państwo, że działania te z jednej strony pozycjonują Spółkę jako odpowiedzialnego i świadomego uczestnika życia gospodarczo-społecznego, który promuje określone wartości wśród Personelu a z drugiej mają na celu dążenie do tego, by np. ograniczyć potencjalne nieobecności Personelu. Inicjatywy CSR w sposób pośredni mogą także mieć wpływ na integrację Personelu, przy czym nie są to typowe spotkania integracyjne.

W tym celu Spółka regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki, które są określane dalej jako

a.podstawowe artykuły spożywcze – woda, kawa, herbata, mleka, napoje,

b.inne artykuły spożywcze - soki, owoce i warzywa, ciastka, batoniki, ,,zdrowe słodycze’’

c. catering, usługi gastronomiczne – np.: drobne przekąski, zakup pączków na „Tłusty Czwartek”;

d.pozostałe wydatki – spotkania z sanitariuszami w zakresie pierwszej pomocy, konsultacje z trenerem personalnym, spotkania z pielęgniarką (mierzenie ciśnienia i cukru), spotkania z instruktorami zajęć sportowych, opłaty startowe na biegi, koszulki i inne gadżety z logo firmy (pod kątem aktywności sportowych – udziału w biegach), dyplomy, symboliczne nagrody (puchary).

Spółka we wniosku wskazała także, że podejmowane działania CSR zmierzają do polepszenia jej sytuacji biznesowej. Przykładowo kształtując wśród UoP zdrowe nawyki żywieniowe czy finansując aktywności sportowe Spółka jednocześnie działa na rzecz ograniczenia absencji. A to w sposób bezpośredni wpływa na efektywność, sprawność działania czy jakość świadczonych klientom usług co w dalszej kolejności przedkłada się nie tylko na bieżące ale i przyszłe przychody.

Podejmując zaś działania mające na celu upowszechnianie tradycji - np. Dzień Informatyka /Programisty Spółka upowszechnia, promuje rangę zawodu; świętując Dzień Kobiet ma możliwość zwrócenia uwagi na rolę kobiet w branży. Działania te wpisane są w długofalową strategię Spółki i po części wynikają także z zasad zrównoważonego rozwoju.

Należy w tym miejscu podkreślić, że CSR ma na celu budowanie pozytywnego odbioru danego podmiotu w społeczeństwie. Zaufanie konsumentów, obywateli ma w przyszłości przełożyć się na osiągnięcie celów finansowych, a więc powiększenie przychodów. Realizacja celów CSR nie następuje zatem przez sam wydatek, ale przez zbudowanie wizerunku podmiotu, który przełoży się na skutki finansowe. Nie można w tym zakresie przyjąć, że każdy wydatek jest realizacją CSR. Świadome inwestowanie w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu wymaga informowania o tych działaniach. Takie działania powinny wynikać z wcześniejszej strategii i planu działania, na które podatnik może powołać się w przypadku wątpliwości kategoryzacji wydatku na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W uzupełnieniu wskazaliście Państwo, że podejmujecie działania, które wpisują się w definicję społecznej odpowiedzialności biznesu, jednak Spółka nie posiada spisanej polityki w tym zakresie.

Spółka wskazała również, że :

• Podejmowane Inicjatywy CSR nie wynikają bezpośrednio z polityki obowiązującej w Spółce.
• W przypadku podejmowanych przez Spółkę Inicjatyw grupę interesariuszy stanowił Personel.
• Podejmowane przez Spółce Inicjatywy stanowią rozwiązania dobrowolne i nie wynikają z obowiązujących Spółkę przepisów.
• głównymi interesariuszami Inicjatyw CSR są członkowie Personelu
• są to działania wewnątrz firmy i nie są podejmowane w celu budowania wizerunku względem klientów.

Powyższe przesłanki nie są zatem wystarczające, aby stwierdzić, że wydatki poniesione na wydatki opisane w ramach punktu 3 wpisują się w realizację strategii CSR w Państwa Spółce.

Tym samym, przedmiotowe działania nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów jako element polityki CSR, ponieważ z wniosku nie wynika, żeby taka była przez Spółkę prowadzona, a samo powołanie się na społeczną odpowiedzialność biznesu nie jest wystarczające do uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów.

Zatem nie można zgodzić się z Państwa stanowiskiem, że wydatki poniesione na pokrycie ww. kosztów stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

W konsekwencji Państwa stanowisko należało uznać zanieprawidłowe.

Ad. 5

Państwa wątpliwości w części pytania nr 5 dotyczą ustalenia czy wydatki na bilety wstępu na atrakcje sportowe (mecze, rozgrywki sportowe), wydarzenia kulturalne (teatr, koncert, muzeum, festiwale)związane ze spotkaniami reprezentacyjnymi z kontrahentami mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.

Reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku podatnika jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy (J. Marciniuk, Podatek dochodowy od osób prawnych, Rok 2007, Komentarz, Wyd. C.H. Beck, Warszawa 2007, teza 438 do art. 16, s. 568).

Imprezy o charakterze sportowym, artystycznym same w sobie nie oznaczają wydarzenia marketingowego–promocyjnego.

Jak Państwo sami wskazują na Spotkaniach reprezentacyjnych z kontrahentami tj. z potencjalnymi i obecnymi klientami budowane są relacje biznesowe.

Wyżej wskazanych wydatków nie można więc uznać za działania reklamowe mające na celu zachęcenie klientów/przyszłych klientów do nabycia Państwa usług/produktów.

Przedmiotowe wydatki budują wizerunek Państwa firmy jako podmiotu gospodarczego.

Tym samym wydatki poniesione na bilety wstępu na atrakcje sportowe (mecze, rozgrywki sportowe), wydarzenia kulturalne (teatr, koncert, muzeum, festiwale) uznać należy za koszty reprezentacji objęte wyłączeniem z kosztów uzyskania przychodu określonym w art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy.

Zatem Państwa stanowisko w tym zakresie należy uznać za prawidłowe.

Ad. 6

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 6 dotyczą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na targi branżowe i konferencje z kontrahentami.

Spotkania te odbywają się poza siedzibą Spółki, na terenie targów lub miejsca odbywania się konferencji. Udział w tego typu wydarzeniach ma na celu m.in. promocję i reklamę Spółki oraz rozpowszechnienie wiedzy o świadczonych przez nią usługach.

W tym celu Spółka ponosi różnego rodzaju wydatki, są to:

a) podstawowe artykuły spożywcze - woda, kawa, herbata, mleka, itp.

b) inne artykuły spożywcze - soki , owoce i warzywa, ciastka, batoniki, chipsy, krakersy, cukierki, itp.

c) poczęstunek dla kontrahentów – w tym są kanapki, wędliny, oscypki, itp.

d) catering, usługi gastronomiczne – np. przekąski, sushi, pizza, obiady, itp.

e) wydatki organizacyjne - najem sali, miejsca ekspozycyjnego, usługi przewozu osób, usługa hotelowa, bilety wstępu na targi, media, usługi fotograficzne, wynajem sprzętu – drukarki, wynajem mebli, koszty związane z przygotowaniem rollup-ów, usługi wynajmu sprzętu nagłaśniającego, itp.

f) pozostałe wydatki – koszule i koszulki z logo firmy oraz inne gadżety z logo firmy, itp.

g) alkohol

Spółka w uzupełnieniu wskazała, że koszty usługi przewozu osób, usługi hotelowej, bilety wstępu na targi są ponoszone na rzecz Personelu i nie są ponoszone na rzecz kontrahentów.

Spółka doprecyzowała również jakie dokładnie wydatki stanowią punkt e) i f) :

Pkt e)

• najem sali,
• miejsca ekspozycyjnego,
• usługi przewozu osób i wyposażenia stoiska,
• usługa hotelowa,
• bilety wstępu na targi,
• opłaty za media,
• usługi fotograficzne i video,
• wynajem sprzętu do obsługi stoiska,
• koszty związane z przygotowaniem rollup-ów,
• koszty związane z przygotowaniem/budową/zaprojektowaniem stoiska,
• usługi wynajmu sprzętu nagłaśniającego

Pkt f)

• koszule i koszulki z logo firmy
• gadżety reklamowe z logo firmy

Koszulki z logo firmy wydawane są członkom Personelu – po to, by uczestnicy targów czy konferencji w łatwy sposób mogli zidentyfikować przedstawicieli Spółki.

Natomiast gadżety są (w celach reklamowych) wydawane uczestnikom targów i konferencji.

Spółka w ramach Targów branżowych i konferencji z kontrahentami prezentuje oferowane przez nią produkty i usługi, informuje o wynikach prowadzonych prac badawczych, zachęca potencjalnych kontrahentów do nawiązania współpracy oraz poznaje zapotrzebowanie rynkowe na produkty i usługi w branży w której działa.

Zwykle targi, w których Spółka bierze udział są wydarzeniami dużymi, na których jest wielu dostawców. Według Spółki „zatrzymanie” zwiedzających przy drobnym posiłku jest typowym działaniem marketingowym. Działania marketingowe natomiast mają na celu pozyskanie nowych klientów, a tym samym wzrost przychodów.

Wydatki 6 litera d) ponoszone są głównie na rzecz Personelu, który aby uczestniczyć w targach poza stałym miejscem pracy/zamieszkania musi udać się podróż służbową. Ich ponoszenie ułatwia Personelowi obsługę stoiska czy udział w konferencji.

Spółka wskazała w uzupełnieniu, że zdarza się, że Wydatki 6 litera d) są ponoszone także na rzecz potencjalnych kontrahentów. Dzieje się tak przykładowo w sytuacji, kiedy kontrahent jest zainteresowany usługami Spółki a duża liczba zwiedzających czy krótki czas do zamknięcia targów nie pozwala na pełne omówienie oferowanych przez Spółkę produktów. Wydatki te są ponoszone wówczas w celu pozyskania nowego klienta, a tym samym w celu wygenerowania przychodu.

Mając na uwadze powyższe należy wskazać, że ww. koszty, oprócz kosztów z punktu g) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Zorganizowanie poczęstunku na stoisku targowym pozwala na „zatrzymanie” zwiedzających na dłuższą chwilę, która może być wykorzystana jako pretekst do rozmowy o produktach Spółki, zaprezentowanie jej rozwiązań, zachęcenie do zapoznania się z ofertą, co potencjalnie może przełożyć się na przyszłe przychody Spółki. Dzięki udziałom w targach czy wydarzeniach branżowych Spółka nie tylko reklamuje swoje produkty, ale również celem Spółki jest zdobywanie fachowej wiedzy przez uczestniczący w nich Personel co może przełożyć się na jakość świadczonych przez Spółkę usług i osiągane przychody. Ponadto w trakcie wyjazdów Spółka musi zapewnić Personelowi wyżywienie (pokryć jego koszty).

Natomiast w części dotyczącej wydatku na alkohol Spółka trafnie wskazała, że powinien on być wyłączony z kosztów uzyskania przychodów. Ww. wydatek nie wykazuje związku z uzyskaniem przychodu oraz z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu. Nie ma też wpływu na reklamę produktów/usług Spółki.

Jako argument potwierdzający ww. stanowisko należy także wskazać na art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 165), który stanowi, że zadania w zakresie przeciwdziałania alkoholizmowi wykonuje się przez odpowiednie kształtowanie polityki społecznej, w szczególności tworzenie warunków sprzyjających realizacji potrzeb, których zaspokajanie motywuje powstrzymywanie się od spożywania alkoholu.

Biorąc pod uwagę powyższe uregulowania i przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, stwierdzić należy, że wydatki poniesione w związku z targami branżowymi i konferencjami z kontrahentami (poza wydatkami na alkohol) mogą stanowić dla Państwa koszty uzyskania przychodów. Wydatki te pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Prawidłowo też Państwo wskazują, że wydatków na alkohol nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Tym samym Państwa stanowisko w tym zakresie należy uznać za prawidłowe.

Ad. 7

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 7 dotyczą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych ze szkoleniem Personelu.

Z wniosku wynika, że szkolenia realizowane są w siedzibie lub poza siedzibą firmy, prowadzone przez zewnętrzną firmę (szkolenia zewnętrzne) lub Personel Spółki (szkolenia wewnętrzne). Celem organizacji ww. szkoleń jest przede wszystkim podniesienie produktywności i efektywności w ramach świadczonych usług, podnoszące pozycję konkurencyjną Spółki na rynku.

W tym celu Spółka regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki, są to :

a) podstawowe artykuły spożywcze – woda, kawa, herbata, mleka, itp.

b) inne artykuły spożywcze - soki, owoce i warzywa, ciastka, batoniki, itp.

c) catering, usługi gastronomiczne – np. przekąski, sushi, kanapki, pizza, itp.

d) usługi szkoleniowe

Spółka w uzupełnieniu wskazała, że przez wydatki w punkcie d) należy rozumieć jako koszt uczestnictwa oraz wynagrodzenie wykładowcy (bez noclegów, dojazdu).

Szkolenie nie jest połączone z wypoczynkiem i/lub atrakcjami, np. turystycznymi a przedmiotem wniosku nie są szkolenia, w których biorą udział udziałowcy/Wspólnicy Spółki.

Szkolenia są co do zasady nabywane przez Spółkę a jeśli są nabywane przez osoby zatrudnione na podstawie umowy B2B to ich koszt jest na Spółkę refakturowany. Refaktura wymaga zgody Spółki i jest uzależniona od tego, czy dane szkolenie jest związane z zakresem świadczonych usług. Spółka pokrywa koszt szkoleń, które w jej ocenie są dla niej przydatne biznesowo.

Udział w szkoleniach jest warunkowanych jego specyfiką i wymogami Spółki, a w praktyce klientów. Nie jest tak, że każdy członek Personelu może uczestniczyć w każdym szkoleniu. To Spółka decyduje o tym, w jakim szkoleniu weźmie udział określony członek Personelu, tak aby poniesione koszty i zdobyta wiedza była jak najlepiej wykorzystana w tworzeniu nowych usług czy unowocześnianiu już świadczonych lub odpowiadała potrzebom rynku.

Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku ze szkoleniami, z których korzysta Personel, biorąc pod uwagę przytoczone powyżej wyjaśnienia, stwierdzić należy, że wydatki dotyczące szkoleń stanowić mogą dla Państwa koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Jak wynika z opisu sprawy usługi Spółki wymagają wykorzystywania zróżnicowanej technologii. Szkolenia mają na celu podnoszenie kwalifikacji, wiedzy i kompetencji Personelu, mają pozytywny wpływ na ich zaangażowanie i motywację w świadczeniu usług na rzecz Spółki oraz na budowę/umacnianie pozycji rynkowej Spółki (poprzez zwiększenie jakości świadczonych usług, poprawę wydajności i organizacji pracy, dysponowaniem wyszkolonym zespołem posiadającym odpowiednie kompetencje do realizacji swoich zadań w kontekście zleceń od klientów). Posiadanie kompetentnego zespołu Personelu jest kluczowe dla sprawnego działania każdego przedsiębiorcy. To ich praca bowiem i jej efekty pozwalają de facto na funkcjonowanie tego podmiotu i prowadzenie przez niego działalności gospodarczej.

Dużo bardziej opłacalne i efektywne kosztowo jest dla Spółki przeszkolenie tych osób niż rekrutowanie nowych specjalistów w danej dziedzinie. Celem Spółki jest bowiem jak najmniejsza rotacja Personelu. Posiadanie zespołu znającego klientów pozwala na szybkie odczytywanie jego potrzeb, lepszą współpracę a w efekcie na przywiązanie klienta do Spółki (co w dalszej kolejności przekłada się na przychody).

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 7 należy uznać za prawidłowe.

Ad. 8

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr. 8 dotyczą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na integrację.

Spółka organizuje w szczególności wspólne wyjazdy integracyjne, wyjścia do restauracji, wigilie pracownicze.

W tym celu Spółka regularnie ponosi różnego rodzaju wydatki :

e)usługi gastronomiczne,

f)wydatki związane z a aktywnościami dodatkowymi w ramach spotkań - DJ, bilety wstępu, koszty animacji,

g)wydatki organizacyjne - najem sali , usługi przewozu osób , usługa hotelowa, usługi fotograficzne, usługi wynajmu sprzętu nagłaśniającego,

h)pozostałe wydatki – koszulki i inne gadżety reklamowe z logo firmy.

Spółka sporządza listę uczestników i w sytuacji, jeśli dane wynikające z faktury/zamówienia dokumentującego poniesiony Wydatek 8 nie wskazują kosztu jednostkowego (np. koszt za nocleg jednej osoby, czy koszt jednego biletu) dokonuje przyporządkowania poniesionych wydatków na poszczególnych członków Personelu kluczem procentowym np. dzieląc wydatek na liczbę uczestników i mnożąc następnie koszt osobowy przez liczbę uczestników z danej grupy (UOP/UCP lub B2B).

Dokonując oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku z uczestnictwem we wskazanych we wniosku spotkaniach integracyjnych Personelu oraz mając na uwadze przytoczone powyżej wyjaśnienia, stwierdzić należy, że wydatki te w części dotyczącej pracowników zatrudnionych na umowę o pracę będą stanowić koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak już wskazano kosztami podatkowymi – co do zasady – są tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują nie tylko wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie, ale i diety, inne należności za czas podróży służbowej, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, świadczenia medyczne oraz inne wydatki na rzecz pracowników, pod warunkiem spełnienia przesłanki wynikającej z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Jak wynika z analizowanej sprawy, celem organizacji przez Państwa ww. spotkań dla Personelu jest przede wszystkim zbudowanie więzi między poszczególnymi członkami Personelu, otwarcie ich na potrzeby innych zespołów, lepsze zrozumienie wykonywanych zadań. Spółka podejmuje takie działania po to by zbudować pracujący w sposób wydajny zespół, a jednocześnie by był to zespół trwały, zachęcony do pracy czy świadczenia usług na rzecz Spółki w dłuższej perspektywie czasowej. Posiadanie takie zespołu umożliwia Spółce świadczenie usług dla klientów, daje istotną przewagą konkurencyjną, np. dzięki temu że określone prace są wykonywane sprawniej, szybciej i bezusterkowo.

Tym samym w ocenie Organu istnieje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków ponoszonych przez Państwa na spotkania integracyjne dotyczące pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

Odnosząc się natomiast do imprez/spotkań integracyjnych dla Współpracowników, stwierdzić należy, że wydatki związane z tymi spotkaniami nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop. W ocenie Organu, w odniesieniu do tych wydatków zastosowanie znajdzie powołany wcześniej art. 16 ust. 1 pkt 28 updop.

Jak wynika z wniosku, spotkania/imprezy integracyjne dla Współpracowników dotyczą osób współpracujących ze Spółką w ramach stosunku b2b oraz umów cywilnoprawnych. Wskazać należy, że umowa cywilnoprawna (umowa współpracy) zakłada równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego. Reprezentacja to poprawa lub utrwalenie wizerunku przedsiębiorcy, którą może realizować w stosunku do osób trzecich, a za takie należy uznać m.in. zleceniobiorców czy podwykonawców (współpracowników). W ocenie Organu wydatki, o których mowa we wniosku w tej części w jakiej dotyczą imprez, spotkań o charakterze integracyjnym w odniesieniu do współpracowników, stanowią wydatki na reprezentację, ponieważ ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących Państwa pracownikami. Takie wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Mając zatem powyższe na względzie stwierdzić należy, że wydatki dotyczące organizacji imprez, wyjść integracyjnych w zakresie dotyczącym Współpracowników (osoby współpracujące ze Spółką w ramach stosunku b2b oraz w ramach umowy cywilnoprawnej) noszą znamiona reprezentacji, mają na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach Współpracowników, uwypuklenie zasobności i profesjonalizmu Spółki, czyli stworzenie oczekiwanego wizerunku Wnioskodawcy.

Spółka prawidłowo stwierdziła, że w stosunku do pracowników zatrudnionych na UCP oraz B2B wskazane wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów jako stanowiące wydatek na reprezentację.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 8 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

• Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy Ordynacja podatkowa. Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i/lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).