Interpretacja indywidualna z dnia 6 listopada 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.525.2024.1.MF

Dotyczy ustalenia, czy w związku z udostępnieniem samochodu pracownicy przebywającej obecnie na urlopie macierzyńskim (a kolejno na urlopie rodzicielskim) Wnioskodawcy przysługuje prawo do zastosowania kosztów uzyskania przychodów związanych z ponoszonymi wydatkami jak opłata leasingowa, ubezpieczenie AC a także wydatki związane z eksploatacją tego samochodu na zasadach określonych w art. 15 oraz art. 16 ust. 1 pkt 49, 49a, 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja indywidualna

 – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 września 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 10 września 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy w związku z udostępnieniem samochodu pracownicy przebywającej obecnie na urlopie macierzyńskim (a kolejno na urlopie rodzicielskim) Wnioskodawcy przysługuje prawo do zastosowania kosztów uzyskania przychodów związanych z ponoszonymi wydatkami jak opłata leasingowa, ubezpieczenie AC a także wydatki związane z eksploatacją tego samochodu na zasadach określonych w art. 15 oraz art. 16 ust. 1 pkt 49, 49a, 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest (…), który podlega opodatkowaniu w Polsce od całości uzyskiwanych dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Wnioskodawca opodatkowuje uzyskane dochody na zasadach ogólnych. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca zatrudnia pracowników na podstawie stosunku pracy zgodnie z przepisami ustawy Kodeks pracy. W związku z wykonywaniem przez nich obowiązków Wnioskodawca udostępnia swoim pracownikom, pracujących na stanowisku kierowniczym samochody na podstawie umowy o powierzeniu samochodu służbowego. Samochody służbowe stanowią własność Wnioskodawcy bądź też są przez niego użytkowane na podstawie umów leasingu. W przypadku samochodów stanowiących własność Wnioskodawcy dla celów podatkowych dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, z kolei w przypadku samochodów leasingowanych Wnioskodawca pomniejsza koszty uzyskania przychodów o opłaty leasingowe. W obu przypadkach Wnioskodawca stosuje ograniczenia wynikające z przepisów art. 16 ust. 1 pkt 4 u.p.d.o.p. (ograniczenia kosztów przy amortyzacji), pkt 49, pkt 49a (ograniczenia kosztów w odniesieniu do opłat leasingowych). Samochody udostępniane są pracownikom na podstawie umowy w celu realizowania obowiązków służbowych przy czym pracownicy są uprawnieni do korzystania z samochodów służbowych również dla celów prywatnych. Pracownik korzysta z samochodu służbowego nieodpłatnie. W związku z tym Wnioskodawca opodatkowuje przychód uzyskiwany przez pracowników z tytułu nieodpłatnego korzystania z samochodu służbowego dla celów prywatnych zgodnie z postanowieniami art. 12 ust. 2a i k. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2024 r. poz. 226 ze zm.). Jak wynika z umowy o powierzeniu samochodu służbowego pracownik zobowiązany jest parkować samochód w miejscu swojego zamieszkania (bądź w bliskiej odległości) dbając o jego należyte zabezpieczenie; w czasie pracy parkować samochód w miejscu pracy oraz zwrotu samochodu na każde żądanie Wnioskodawcy. W trakcie trwania umowy pracownik jest odpowiedzialny za powierzony samochód. Wszystkie koszty związane z korzystaniem z samochodu ponosi Wnioskodawca (za wyjątkiem mandatów, kosztów holowania).

Do samochodów wydawana jest karta paliwowa, którą pracownicy są zobowiązani dokonywać opłat za paliwo. Dodatkowo w firmie Wnioskodawcy obowiązuje dokument w postaci Polityki Samochodowej dot. zasad zarządzania i użytkowania samochodów służbowych. Każdy pracownik użytkujący samochód służbowy jest zobowiązany do przestrzegania postanowień ww. dokumentu. W polityce uregulowane są kwestie związane z przydziałem samochodów, sposobu korzystania czy też zakazów związanych np. z zakazem palenia papierosów w samochodzie czy prowadzenia samochodu pod wpływem alkoholu; zgłoszenia wypadku itp. Polityka nie określa zasad związanych z użytkowaniem samochodu dla celów prywatnych, jedynie zezwala na taki użytek zgodnie z zawartą umową powierzenia samochodu służbowego. Wnioskodawca nie prowadzi i nie będzie prowadził w odniesieniu do samochodów udostępnianych pracownikom również na cele prywatne ewidencji dla potrzeb podatku VAT oraz będzie odliczał kwotę podatku naliczonego od wydatków związanych ze wskazanymi pojazdami samochodowymi w wysokości 50%. Samochody są użytkowane w celach mieszanych.Wnioskodawca na podstawie umowy powierzenia przydzielił samochód służbowy pracownicy, która obecnie przebywa na urlopie macierzyńskim. Przydzielenie samochodu służbowego nastąpiło w czasie gdy pracownica nie przebywała jeszcze na urlopie macierzyńskim. Wnioskodawca jak do tej pory nie podjął decyzji o zwrocie samochodu. Samochód jest przedmiotem umowy leasingu i z tego tytułu Wnioskodawca ponosi comiesięczne koszty opłat leasingowych. W trakcie urlopu macierzyńskiego, a następnie rodzicielskiego pracownica nie wykonuje/nie będzie wykonywała obowiązków służbowych. Pracownica korzysta w tym czasie (tj. urlopu macierzyńskiego/ rodzicielskiego) z samochodu jedynie dla celów prywatnych ale formalnie nadal pozostaje pracownikiem Wnioskodawcy. Pracownica ponosi samodzielnie koszty zakupu paliwa w tym czasie (nie korzysta z firmowej karty paliwowej). Okres urlopu macierzyńskiego/urlopu rodzicielskiego jest wliczany do stażu pracy. Wnioskodawca nalicza pracownicy przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia zgodnie z art. 12 ust. 2a i k. u.p.d.o.p. Wnioskodawcy zależy na tworzeniu dobrych warunków pracy a w przypadku kobiet, które decydują się na dziecko ułatwiać im pogodzenie pracy i macierzyństwa. Kobiety przebywające na urlopie macierzyńskim/rodzicielskim mogą liczyć na wsparcie ze strony pracodawcy (wnioskodawcy). Niewątpliwie wpływa to na pozytywny wizerunek Wnioskodawcy na rynku jako pracodawcy, działa zachęcająco na potencjalne kandydatki do pracy a także wpisuje się w realizowaną koncepcję społecznej odpowiedzialności biznesu. Biorąc pod uwagę trudności w rekrutacji pracowników i konkurencyjność pracodawców Wnioskodawca musi działać odpowiedzialnie i przyszłościowo, dlatego też zapewnienie pracownikom samochodu służbowego, również podczas usprawiedliwionej nieobecności w pracy jest czynnikiem wpływającym na decyzję potencjalnych pracowników o podjęciu pracy u Wnioskodawcy. Nadto zapewnienie takich udogodnień pracownicom zwiększa prawdopodobieństwa zatrudnienia kobiet w zakładzie pracy Wnioskodawcy, których aktywizacja leży w interesie ogółu społeczeństwa. Zgodnie z dostępnymi danymi z Powiatowego Urzędu Pracy w (…) w powiecie (…) stopa bezrobocia wynosiła na początku 2024 r.- (…) %. Jak wynika z raportu (…) za lipiec 2024 r. (raport sporządzany na podstawie art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej) w powiecie (…) większość bezrobotnych (dot. osób zarejestrowanych) to właśnie kobiety ((…) kobiet i (…) mężczyzn), przy czym większość z Pań pozostaje bez pracy przez okres powyżej 24 miesięcy. Ponadto, aż (…) osób wśród bezrobotnych to kobiety w wieku od 25-34 lat, (…) kobiet w wieku 35-44. Zatem większość bezrobotnych kobiet w regionie to kobiety, które mogą zdecydować się na posiadanie bądź to pierwszego bądź kolejnego dziecka (nadto faktem jest, że kobiety obecnie decyzję o zajściu w ciążę przesuwają na czas po 30 r. ż.). Z pewnością zatem przy wyborze pracodawcy jednym z czynników będzie to w jaki sposób pracodawca wspiera kobiety w realizowaniu się w roli matek. Wnioskodawca zatrudnia w sumie (…) z czego (…) to kobiety.

Pytanie

Czy w związku z udostępnieniem samochodu pracownicy przebywającej obecnie na urlopie macierzyńskim (a kolejno na urlopie rodzicielskim) Wnioskodawcy przysługuje prawo do zastosowania kosztów uzyskania przychodów związanych z ponoszonymi wydatkami jak opłata leasingowa, ubezpieczenie AC a także wydatki związane z eksploatacją tego samochodu na zasadach określonych w art. 15 oraz art. 16 ust. 1 pkt 49, 49a, 51 ustawy o podatku dochodowy od osób prawnych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, przysługuje mu prawo do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów w odniesieniu do ponoszonych wydatków: opłaty leasingowej, ubezpieczenie AC oraz wydatków eksploatacyjnych od samochodu, który został udostępniony pracownicy przebywającej na urlopie macierzyńskim (a następnie rodzicielskim).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.

W świetle powołanej regulacji, wszelkie wydatki związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, które potencjalnie zmierzają do uzyskania, zwiększenia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów podatnika, prawidłowo udokumentowane z zasady powinny być uwzględniane przy ustalaniu podstawy opodatkowania jako koszty uzyskania przychodów. Warunkiem jest również, aby dany wydatek miał charakter definitywny i nie był wprost wyłączony z katalogu kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.

Przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł - obiektywnie oceniając - oczekiwać takiego efektu.

Nie zawsze istnieje możliwość zaliczenia kosztów używania samochodów osobowych do kosztów podatkowych w całości. W tym zakresie należy wyróżnić samochody osobowe wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą oraz pozostałe samochody osobowe. Zgodnie regulacjami ustawy o CIT obowiązującymi od 1 stycznia 2019 r. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów m.in. kosztów dot. samochodów osobowych opłat wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy. Limitowaniu podlegają również koszty ubezpieczenia samochodów (art. 16 ust. 1 pkt 49 u.p.d.o.p.). Ponadto w ramach kosztów uzyskania przychodów nie można uwzględnić 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika (art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p.).

Zgodnie z art. 16 ust. 5f ustawy o CIT, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika kolei w przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.; dalej: „ustawa o VAT”).

Z uwagi na powyższe, wymogiem uznania samochodów osobowych za wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą jest zasadniczo prowadzenie przez podatnika ewidencji przebiegu, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT.

Jednakże w myśl art. 16 ust. 5g ustawy o CIT, przepisu ust. 5f nie stosuje się, jeżeli podatnik na podstawie przepisów ustawy o VAT nie jest obowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem przypadku, gdy brak tego obowiązku wynika z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a ustawy o VAT.

Zgodnie natomiast z art. 16 ust. 5a ustawy o CIT, poniesione wydatki, o których mowa w ust. 1 pkt 51, oraz kwota, o której mowa w ust. 1 pkt 49a, obejmują także podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.

W przypadku samochodu osobowego oddanego do używania na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1, ograniczenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 49a, stosuje się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu osobowego (art. 16 ust. 5c u.p.d.o.p.).

Wnioskodawca uważa, że w niniejszym przypadku prawo do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów związanych z poszczególnymi wydatkami związanymi z używaniem samochodu osobowego oddanego do używania pracownicy, przebywającej na urlopie macierzyńskim (potem rodzicielskim) jest uzasadnione, przy czym wydatki te podlegają limitowaniu zgodnie z treścią art. 16 ust. 1 pkt 49, 49a czy 51 u.p.d.o.p.

Należy wskazać, że przedmiotowe wydatki spełniają ogólną definicję kosztów uzyskania wskazaną w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Nie ulega bowiem wątpliwości, że w dzisiejszych czasach wydatki ponoszone na pracowników, dbałość o ich dobrostan przynosi wymierne skutki w sferze prowadzonej działalności i przyczynia się do osiągania przychodów przez Wnioskodawcę. Niezbędnym warunkiem prowadzenia działalności przez Wnioskodawcę jest posiadanie odpowiedniego kapitału ludzkiego. Wnioskodawca realizując cele polityki ukierunkowanej na wsparcie pracowników zapewnia ochronę tych zasobów. Działanie Wnioskodawcy jest więc racjonalne i ma na celu zachowanie źródła przychodów. Wnioskodawca zwraca także uwagę na niedawny wyrok WSA w Gliwicach z dnia 11 lipca 2024r. (sygn. akt I SA/GI 343/24) w którym czytamy: „Związek kosztu z przychodem musi być badany przez pryzmat społecznej odpowiedzialności biznesu. Przedsiębiorstwa mogą budować długoterminowe zaufanie pracowników, konsumentów i obywateli, tworząc podstawę pod zrównoważone modele biznesowe. Większe zaufanie z kolei przyczynia się do tworzenia otoczenia, w którym przedsiębiorstwa mogą podejmować inicjatywy innowacyjne i rozwijać się. Odpowiedzialność przedsiębiorcy za społeczeństwo oznacza, co sam przyznał organ, inwestowanie w zasoby ludzkie, w ochronę środowiska, relacje z otoczeniem firmy i informowanie o tych działaniach, co jednocześnie przyczynia się do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa i kształtowania zrównoważonego rozwoju społecznego i ekonomicznego”. W ocenie Wnioskodawcy z dokładnie taką samą sytuacją mamy do czynienia w niniejszej sprawie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami i inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Z powyższego wynika zatem, że aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów należy oceniać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą podmiotu.

Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów – w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

W większości przypadków związek kosztu z przychodem nie nasuwa żadnych wątpliwości. Są jednak sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest tak jednoznaczny. Wszystkie te sytuacje należy zatem rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku. Należy w tym miejscu podkreślić, że koszt uzyskania przychodów jest kosztem działalności gospodarczej, która ze swej istoty zmierza do osiągnięcia przychodów.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie: „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”, „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Związek ten może być bezpośredni lub pośredni. Koszty pośrednio związane z osiąganymi przychodami są to takie koszty, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. Nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodów i jako taki podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania. Skoro ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z określonym celem, to musi być on widoczny. Ponoszone koszty winny ten cel realizować lub co najmniej zakładać go jako realny.

Zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu, względnie zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Obowiązkiem podatnika jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu. Drugi z elementów zawarty w art. 15 ust. 1 omawianej ustawy stanowi przesłankę negatywną, zgodnie z którą, ponoszony wydatek nie może być ujęty w zawartym w art. 16 ust. 1 katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (…).

Z kolei art. 16 ust. 1 pkt 49a ustawy o CIT, stanowi, że:

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT:

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT:

Stosownie do art. 16 ust. 5a ustawy o CIT:

Na podstawie art. 16 ust. 5c ustawy o CIT:

Z treści art. 16 ust. 5d ustawy o CIT:

Zgodnie z art. 17a pkt 1 ustawy o CIT:

Z kolei art. 17a pkt 2 ustawy o CIT stanowi, że:

Stosownie do treści art. 17b ust. 1 ustawy o CIT:

Natomiast w myśl art. 17b ust. 2 ustawy o CIT:

Z przedstawionego stanu faktycznego m.in. wynika, iż Państwo na podstawie umowy powierzenia przydzielili samochód służbowy pracownicy, która obecnie przebywa na urlopie macierzyńskim. Przydzielenie samochodu służbowego nastąpiło w czasie gdy pracownica nie przebywała jeszcze na urlopie macierzyńskim. Państwo do tej pory nie podjęli decyzji o zwrocie samochodu. Samochód jest przedmiotem umowy leasingu i z tego tytułu ponosicie Państwo comiesięczne koszty opłat leasingowych. W trakcie urlopu macierzyńskiego, a następnie rodzicielskiego pracownica nie wykonuje/nie będzie wykonywała obowiązków służbowych. Pracownica korzysta w tym czasie (tj. urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego) z samochodu jedynie dla celów prywatnych ale formalnie nadal pozostaje Państwa pracownikiem.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w związku z udostępnieniem samochodu pracownicy przebywającej obecnie na urlopie macierzyńskim (a kolejno na urlopie rodzicielskim) przysługuje Państwu prawo do zastosowania kosztów uzyskania przychodów związanych z ponoszonymi wydatkami jak opłata leasingowa, ubezpieczenie AC a także wydatki związane z eksploatacją tego samochodu na zasadach określonych w art. 15 oraz art. 16 ust. 1 pkt 49, 49a, 51 ustawy o CIT

Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać należy, iż zgodnie z utrwalonym poglądem judykatury: „Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia”.

Należy mieć na uwadze, że celowość kosztu oznacza jego nakierowanie na osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu. Przy czym za celowe można uznać jedynie takie wydatki, które oceniane przez pryzmat całokształtu okoliczności faktycznych pozwalają na przyjęcie, że zamiarem Państwa w momencie poniesienia wydatku było właśnie albo osiągniecie przychodu albo ewentualnie jego zachowanie, czy też zabezpieczenie. Badanie całokształtu okoliczności faktycznych ma w sprawie kluczowe znaczenie, albowiem kategoria „kosztu podatkowego” nie ma charakteru czysto obiektywnego, rozumianego w sposób formalistyczny, lecz zakłada istnienie elementów subiektywnych zależnych od oceny tych okoliczności.

Mając na uwadze całokształt ocenianej sprawy, nie sposób zgodzić się z Państwa stanowiskiem, w myśl którego prawo do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów związanych z poszczególnymi wydatkami związanymi z używaniem samochodu osobowego oddanego do używania pracownicy, przebywającej na urlopie macierzyńskim (potem rodzicielskim) jest uzasadnione, przy czym wydatki te podlegają limitowaniu zgodnie z treścią art. 16 ust. 1 pkt 49, 49a czy 51 u.p.d.o.p. oraz że przedmiotowe wydatki spełniają ogólną definicję kosztów uzyskania wskazaną w art. 15 ust. 1 u.p.d.o p.

Odnosząc się do powyższego wskazać należy, iż wydatków związanych z udostępnieniem samochodu pracownicy przebywającej obecnie na urlopie macierzyńskim (a kolejno na urlopie rodzicielskim) nie mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, gdyż wskazany przez Państwa związek z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów jest niewystarczający. Samochód, o którym mowa we wniosku udostępniony pracownicy przebywającej na urlopie macierzyńskim, a następnie rodzicielskim nie będzie wykorzystywany w Państwa działalności gospodarczej. Z opisu sprawy bowiem wynika, że w trakcie urlopu macierzyńskiego, a następnie rodzicielskiego pracownica nie wykonuje/nie będzie wykonywała obowiązków służbowych. Pracownica korzysta w tym czasie (tj. w czasie urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego) z samochodu jedynie dla celów prywatnych. Zatem poniesiony przez Państwa wydatek, o którym mowa we wniosku nie jest związany z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą, nie przyczynia się do osiągnięcia przychodu, nie służy zachowaniu lub zabezpieczeniu Państwa źródła przychodów.

Tym samym, nie wykazali Państwo racjonalnego związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy tymi wydatkami, a prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą, a jedynie odwołali się Państwo, iż udostępnienie samochodu pracownicy przebywającej na urlopie macierzyńskim, a następnie rodzicielskim, wpływa na pozytywny Państwa wizerunek na rynku jako pracodawcy, działa zachęcająco na potencjalne kandydatki do pracy a także wpisuje się w realizowaną koncepcję społecznej odpowiedzialności biznesu.

Nie jest to wystarczająca przesłanka, aby można było uznać ww. wydatki związane z samochodem osobowym, który nie jest użytkowany w działalności gospodarczej Państwa Spółki, lecz na cele prywatne pracownicy w czasie, w którym przebywa ona na urlopie macierzyńskim a następnie na urlopie rodzicielskim, za koszt uzyskania przychodu. Wykazany w tym zakresie związek jest zbyt daleko odbiegający od realizacji głównego celu wynikającego z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a więc uzyskania przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła tego przychodu. Pracodawca nie ma pewności, że w związku z udostępnieniem pracownicy przebywającej na urlopie macierzyńskim/rodzicielskim ww. samochodu pracownica wróci do pracy po zakończonym urlopie i będzie efektywnie pracowała lub wróci na krótko a następnie zmieni pracę, albo zmieni wymiar etatu, co spowoduje, że będzie mniej dyspozycyjna i efektywna. Ponadto skoro Państwa Spółka zatrudnia (…) kobiet, to trudno sobie wyobrazić, że taką politykę propracowniczą stosujecie Państwo do każdej pracownicy, która korzysta lub mogłaby korzystać z urlopu macierzyńskiego czy rodzicielskiego i w tym czasie użytkowałaby samochód służbowy wyłącznie dla celów prywatnych. Takie działanie na pewno byłoby nieracjonalne pod względem ekonomicznym i z pewnością nie przyniosłoby oczekiwanych efektów w postaci zysku Spółki, w stosunku do kosztów jakie musieliby Państwo ponieść na zakup samochodów, które zamiast służyć realizacji celów służbowych Państwa Spółki, służyłyby wyłącznie celom prywatnym pracowników. Prowadzenie działalności gospodarczej ze swej istoty jest nakierowane na osiągnięcie dochodów oraz opiera się na racjonalnym działaniu, aby ten dochód osiągnąć, a nie na generowaniu kosztów w postaci utrzymywania floty samochodów wyłącznie dla celów prywatnych pracowników, tylko po to aby zachęcić ich do pracy w Państwa Spółce. Jest to działanie nieracjonalne i nie spełniające przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zatem ponoszone przez Państwa ww. wydatki związane z samochodem wykorzystywanym przez pracownicę w czasie urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego wyłącznie na cele prywatne, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Tym samym, odniesienie się do ograniczenia w zaliczaniu ww. wydatków do kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 49, 49a i 51 stało się niezasadne.

Mając powyższe na uwadze, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy w związku z udostępnieniem samochodu pracownicy przebywającej obecnie na urlopie macierzyńskim (a kolejno na urlopie rodzicielskim) przysługuje Państwu prawo do zastosowania kosztów uzyskania przychodów związanych z ponoszonymi wydatkami jak opłata leasingowa, ubezpieczenie AC a także wydatki związane z eksploatacją tego samochodu nazasadach określonych w art. 15 oraz art. 16 ust. 1 pkt 49, 49a, 51 ustawy o CIT, należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będący przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 2383).