Kiedy pracodawca odpowiada za faktury sfałszowane przez pracownika

Odpowiedzialność podatników VAT za "puste" lub fałszywe faktury to wciąż gorący temat. W praktyce zdarzają się sytuacje gdy takie faktury wystawi pracownik, bez wiedzy i zgody pracodawcy. Pojawia się wówczas pytanie, kto w takich przypadkach obowiązany jest do zapłaty kwoty podatku wskazanej na fakturze - pracodawca czy pracownik?

Faktury 2024 - Poradnik Gazety Prawnej >>>

Dlaczego puste faktury to wciąż gorący temat >>>

Faktura bez zgody i wiedzy pracodawcy

Problematyka faktur wystawianych przez nieuczciwych pracowników, bez zgody i wiedzy pracodawcy, niejednokrotnie była przedmiotem sporów. Spór rozstrzygnął TSUE w wyroku z 30 stycznia 2024 r. w sprawie C- 442/22, orzekając, że:

Artykuł 203 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej należy interpretować w ten sposób, że: w sytuacji gdy pracownik podatnika podatku od wartości dodanej (VAT) wystawił fałszywą fakturę wykazującą VAT, posługując się tożsamością pracodawcy jako podatnika bez jego wiedzy i zgody, pracownika tego należy uznać za osobę wykazującą VAT w rozumieniu tego art. 203, chyba że podatnik ten nie dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań wspomnianego pracownika.

Trybunał nie orzekł wprost, iż każdy przypadek wystawienia faktury przez pracownika posługującego się danymi pracodawcy bez jego zgody i wiedzy skutkuje obciążeniem tegoż pracownika obowiązkiem zapłaty VAT wykazanego w fakturze. Nie można bowiem uznać za działającego w dobrej wierze pracodawcy niedochowującego należytej staranności wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika, który wykorzystuje jego dane identyfikacyjne do sporządzania fałszywych faktur, służących popełnieniu oszustwa.

Jeżeli tak nie jest, to podatnik będzie zobowiązany do zapłaty VAT wykazanego w fakturach wystawionych przez tego pracownika. 

Odpowiednia procedura może uchronić pracodawcę

Po wyroku TSUE, o którym mowa powyżej, zastosowanie norm art. 108 ust. 1 ustawy o VAT bezpośrednio do nieuczciwego pracownika wystawiającego fakturę jest już w określonych sytuacjach w pełni uzasadnione. Oczywiście każdorazowo wymagane będzie wykazanie dochowania należytej staranności w kontrolowaniu działań swoich pracowników. 

Organy podatkowe nie mogą jednak stwierdzać całkowitej odpowiedzialności pracodawcy za nierzetelne faktury wystawione bez jego wiedzy i zgody przez nieuczciwego pracownika bez całościowej analizy okoliczności towarzyszących tym czynnościom. NSA w wyroku z 3 września 2024 r. (sygn. akt I FSK 1212/18) uznał, że nie można mówić o dochowaniu należytej staranności gdy proceder trwał dłuższy czas(ponad trzy lata).

Warto doprecyzować wszystkie procedury wewnętrzne, określające zasady wystawiania faktur przez pracowników i ich odpowiedzialność w tym zakresie. Odpowiednie procedury, regulujące te kwestie w firmie, będą pomocne w zapobieganiu podobnym przypadkom, a w razie ich wystąpienia mogą uchronić przedsiębiorcę przed skutkami działań nieuczciwych pracowników. Przy wykazaniu dochowania należytej staranności w nadzorowaniu pracowników normy art. 108 ust. 1 ustawy o VAT nie obejmą bowiem pracodawcy, na którego danego wystawiono „puste” faktury, lecz pracownika dopuszczającego się oszustwa podatkowego.