30 września mija termin na złożenie wniosku VAT-REF

Przedsiębiorca-podatnik VAT, który podróżuje służbowo do innych krajów UE może wystąpić o zwrot zagranicznego podatku VAT składając do US formularz VAT-REF. 30 września mija termin na złożenie wniosku o zwrot VAT od zakupów dokonanych za granicą w 2023 roku.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - rozliczenie krok po kroku >>>

Kiedy można ubiegać się o zwrot VAT

Przedsiębiorca, który dokonuje zakupów w innych krajach UE ma prawo ubiegać się o zwrot zagranicznego podatku VAT w ramach procedury VAT REFUND. Aby polscy podatnicy mogli wystąpić o zwrot VAT zapłaconego w innym kraju UE od dokonanych zakupów, nabyte towary i usługi muszą wykorzystywać w Polsce do działalności opodatkowanej, która daje prawo do odliczenia VAT (art. 89 ust. 1h ustawy o VAT).

O zwrot zagranicznego podatku VAT może ubiegać się polski przedsiębiorca, który:

• nie ma siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonał nabycia,
• jest czynnym podatnikiem podatku VAT,
• nie dokonuje wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT, ani nie korzysta ze zwolnienia VAT podmiotowego.

O zwrot VAT z innego państwa UE można starać się w przypadku:

• nabycia paliwa,
• wynajmu środków transportu,
• innych wydatków związanych ze środkami transportu,
• opłat drogowych i innych związanych z użytkowaniem dróg,
• kosztów podróży (opłaty za taksówki, transport publiczny),
• kosztów zakwaterowania,
• kosztów żywności, napojów i usług restauracyjnych,
• opłat za wstęp na targi i wystawy,
• wydatków na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne,
• inne (głównie narzędzia, części, naprawy, artykuły biurowe).

Każdy dokonany zakup ma wspólnotowy kod i musi być udokumentowany fakturą lub dokumentem importowym, które trzeba dołączyć do wniosku VAT-REF.

Wniosek VAT-REF do 30 września

Aby odzyskać podatek VAT zapłacony w innym kraju Unii Europejskiej należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego formularz VAT-REF. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą składa wniosek do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania. Wniosek składa się wyłącznie elektronicznie poprzez system e-Deklaracje. Wysłany wniosek VAT-REF uzyskuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a następnie zostaje przekazany do systemu VAT-REFUND.

W sytuacji, gdy państwo członkowskie zwrotu wymaga, aby do wniosku dołączyć faktury i dokumenty celne potwierdzające poniesione wydatki w okresie, którego dotyczy wniosek, należy je dołączyć w formie elektronicznej.

Po przekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu, wnioskodawca otrzyma potwierdzenie na adres e-mail. Jeżeli urząd skarbowy stwierdzi, że nie ma podstaw do ubiegania się o zwrot, wówczas naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu.

Państwo członkowskie powiadomi wnioskodawcę o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku. Termin powiadomienia wynosi od 4 do 8 miesięcy od otrzymania wniosku przez to państwo członkowskie – w przypadku gdy państwo zwrotu zażąda dodatkowych informacji. Zwrot realizowany jest nie później niż w terminie 10 dni roboczych od upływu powyższych terminów.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka