Zwrot opłaty za zagubiony pasek basenowy – zasady dokumentowania

Jesteśmy jednostką budżetową podległą gminie. Jednym z naszych obiektów jest kryta pływalnia. W przypadku zgubienia paska basenowego klient uiszcza opłatę zgodnie z cennikiem. Zdarza się, że po pewnym czasie paski zostają znalezione na obiekcie lub przez klienta. Planujemy wprowadzić do regulaminu zapis, że w przypadku odnalezienia i zwrócenia paska w ciągu 7 dni przysługuje zwrot uiszczonej opłaty. Czy w takim przypadku klient musi zwrócić nam oryginał paragonu, czy wystarczy nam kserokopia paragonu (na paragonie fiskalnym są również inne pozycje sprzedaży)? Czy powinien zostać sporządzony dodatkowy dokument, np. potwierdzenie zwrotu, protokół przyjęcia zwrotu? Czy kwoty, które uprzednio zostały przez jednostkę zafiskalizowane, zmniejszają sprzedaż jednostki w miesiącu otrzymania zwrotu paska, jeśli: 

• klient zapłacił gotówką; 
• klient zapłacił kartą; 
• do paragonu została wystawiona faktura na osobę fizyczną; 
• została wystawiona faktura z VAT (nie faktura uproszczona)?