Sygnaliści – przyjęcie procedury zgłoszeń wewnętrznych w JST

Organy jednostek samorządu terytorialnego są organami publicznymi w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów, Muszą zatem ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Podstawowym obowiązkiem wynikającym z ustawy o ochronie sygnalistów jest utworzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeń i procedur na potrzeby ich dokonywania. 

W przypadku podmiotów prawnych będących jednostkami samorządu terytorialnego (JST) obowiązki określone w rozdziale 3 ustawy o ochronie sygnalistów (dalej: u.o.s.) wykonują jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego (art. 23 ust. 4 u.o.s.). Oznacza to, że obowiązki gminy, powiatu i województwa realizują „jednostki organizacyjne” tych jednostek – czyli odpowiednio: 

• urząd gminy/miasta, 

• starostwo lub 

• urząd marszałkowski. 

W zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych JST mogą przyjąć wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ramach wspólnej obsługi, o której mowa w ustawach ustrojowych JST. Gmina, powiat i województwo mogą bowiem zapewnić wspólną obsługę (w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną) swoim jednostkom organizacyjnym zaliczanym do sektora finansów publicznych, instytucjom kultury, innym zaliczanym do sektora finansów publicznych osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego).

Podmioty zobowiązane

Podmioty zobowiązane do stosowania regulacji w zakresie zgłoszeń wewnętrznych zostały wymienione w art. 23 u.o.s. Wskazuje on, że przepisy rozdziału 3 stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. 

Zasadniczo w art. 23 u.o.s. chodzi m.in. o jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki sektora finansów publicznych. Od tej reguły ustawa wprowadza wyjątki. Pierwszy wyjątek dotyczy limitu zatrudnienia (50 osób) i odnosi się zarówno podmiotów publicznych, jak i prywatnych. Drugi dotyczy podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Trzeci adresowany jest do jednostek samorządu terytorialnego o liczbie mieszkańców mniejszej niż 10 tys. mieszkańców. Wskazane wyjątki nie muszą występować łącznie – co oznacza, że zarówno gmina zatrudniająca do 50 osób, jak i gmina licząca mniej niż 10 tys. mieszkańców będzie mogła skorzystać z wyłączenia zawartego w art. 23 u.o.s.

Ustalanie poziomu zatrudnienia

Liczbę osób zatrudnianych ustala się wliczając: 

• pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, w przeliczeniu na pełne etaty, 

• osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia (m.in. umowy-zlecenia, umowy o dzieło, B2B). 

Kroki przyjęcia procedury wewnętrznej

Postępowanie w sprawie przyjęcia w JST procedury przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest kilkuetapowe.

 KROK 1. Weryfikacja liczby osób zatrudnionych. Przekroczenie limitu 50 osób oznaczać będzie obowiązek wprowadzenia procedury.

KROK 2. Wybór kanałów zgłoszeń. Wybrane kanały powinny umożliwiać dokonanie zgłoszenia co najmniej ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

KROK 3. Zredagowanie treści procedury. Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest dokumentem, który reguluje zasady przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów w danej JST. Obowiązkowe i fakultatywne elementy treści procedury określa art. 23 u.o.s.

KROK 4. Konsultacje treści procedury ze stroną społeczną. JST ustala wewnętrzną procedurę zgłoszeń po konsultacji z: 

• zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo 

• przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa. 

Konsultacje dotyczące treści procedury powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia jej projektu stronie społecznej. Wyniki konsultacji nie są dla JST wiążące. Ostateczną decyzję co do treści wewnętrznej procedury zgłoszeń podejmuje podmiot prawny. Pominięcie tego elementu, tj. nieprzekazanie projektu procedury do konsultacji ze stroną społeczną, naraża kierujących jednostką na odpowiedzialność karną za wykroczenie z art. 58 u.o.s. – czyli za ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów wynikających z ustawy.

KROK 5. Podanie procedury do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w danej jednostce. Ogłoszenie może to nastąpić np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie jednostki, umieszczenie w systemie informatycznym (intranet), wysłanie elektroniczne za poświadczeniem odbioru itp. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości.

KROK 6. Upowszechnienie treści procedury. Ustawa o ochronie sygnalistów nakazuje, aby osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, pełnienia funkcji lub pełnienia służby podmiot prawny przekazał informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych, wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Outsourcing obsługi

Część obowiązków ustawowych związanych z obsługą zgłoszeń sygnalistów może zostać powierzona podmiotowi zewnętrznemu. Outsourcing obsługi zgłoszeń może obejmować: 

1) przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, 

2) potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia, 

3) przekazywanie informacji zwrotnej oraz 

4) dostarczanie informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych. 

Co do zasady prowadzenie postępowań wyjaśniających oraz podejmowanie działań następczych powinno dokonywać się wewnątrz podmiotu prawnego (w ramach struktury organizacyjnej), a nie na zewnątrz. Wyjątek dotyczy jednostek organizacyjnych w ramach samorządu terytorialnego, które mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń i mieć jeden wspólny zespół rozpatrujący zgłoszenia. Wewnętrzne prowadzenie postępowań wyjaśniających nie wyłącza możliwości korzystania z zewnętrznego wsparcia konsultacyjnego czy prawnego.

Oprócz procedury zgłoszeń wewnętrznych jednostka zobowiązana jest prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Jest ona także administratorem zgromadzonych w nim danych osobowych. Jednostka może jednak wyznaczyć do tego zadania osoby, komórki organizacyjne lub podmioty (wewnętrzne) wyznaczone uprzednio do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń lub także do prowadzenia działań następczych. Nie można powierzyć prowadzenia rejestru podmiotowi zewnętrznemu. Ustawa o ochronie sygnalistów określa dane i informacje, które należy zawrzeć w rejestrze.

Informacje są przechowywane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres trzech lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami (np. postępowań karnych, cywilnych, administracyjnych, dyscyplinarnych).

Adam Stasiak