Interpretacja indywidualna z dnia 3 lipca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.314.2024.1.MR1

Zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zaniechane prace nad Systemami IT.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia czy:

• Spółka może zakwalifikować wydatki poniesione na Nieukończone Systemy IT jako koszty uzyskania przychodu (dalej: „KUP”) w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT – jest prawidłowe;
• momentem zaliczenia przez Wnioskodawcę do KUP wydatków na Nieukończone Systemy IT będzie moment zaksięgowania w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych wartości poniesionych nakładów na Nieukończone Systemy IT na podstawie podjętej Uchwały – jest prawidłowe;
• w celu ujęcia wydatków na Nieukończone Systemy IT w kosztach podatkowych, wymagane jest aby dokumentacja potwierdzająca poniesienie nakładów na prace informatyczne została fizycznie zlikwidowana – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej 

11 czerwca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 13 maja 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zaniechane prace nad Systemami IT.

Zainteresowani, którzy wystąpili z wnioskiem

1)Zainteresowany będący stroną postępowania:

A.

reprezentowana przez:

B. Sp. z o.o.

2)Zainteresowany niebędący stroną postępowania:

C. Sp. z o.o.

Treść wniosku jest następująca :

Opis stanu faktycznego

W dniu (…) r. w drodze decyzji Naczelnika (…) Urzędu Skarbowego (...) z dnia (…) . (znak: (…)) została zarejestrowana podatkowa grupa kapitałowa, tj. Wnioskodawca.

Okres funkcjonowania PGK został przedłużony na okres pięciu lat podatkowych, tj. na okres od (…) r. do (…) r. w drodze decyzji Naczelnika (…) Urzędu Skarbowego wydanej (…) r. (znak: (…)).

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”).

W skład PGK wchodzi m.in. spółka z ograniczoną odpowiedzialną, której przedmiotem działalności jest świadczenie usług w zakresie prowadzenia księgowości oraz dokonywania rozliczeń wynagrodzeń pracowników (dalej: „Spółka"). Dodatkowo, Spółka prowadzi działalność związaną z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi, jak również działalność w zakresie technologii informatycznych i komputerowych. W praktyce, Spółka od lat tworzy rozwiązania informatyczne na potrzeby spółek z PGK, które następnie są im odpłatnie udostępnianie.

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT i posiada siedzibę oraz zarząd na terytorium Polski.

W toku prowadzonej działalności Spółka ponosiła wydatki w związku z tworzeniem rozwiązań informatycznych na potrzeby spółek wchodzących w skład PGK (dalej: „Systemy IT”). Wydatki obejmowały m.in. zakup licencji oraz subskrypcji, wynagrodzenia firm informatycznych tworzących poszczególne Systemy IT, wynagrodzenia kierowników projektów, nabycie usług doradczych i usług wsparcia przy realizacji projektów. Przy tym katalog powyższych kosztów kształtował się różnie w przypadku poszczególnych Systemów IT.

Modelowo, utworzony System IT był oddawany do używania w Spółce, a następnie udostępniany innym spółkom wchodzącym w skład PGK w drodze umowy. Spółki wchodzące w skład PGK, korzystające z Systemów IT udostępnianych przez Spółkę, dokonywały z tego tytułu miesięcznych lub kwartalnych płatności na jej rzecz, na podstawie faktur wystawianych z tego tytułu przez Spółkę.

W dniu (…) r. spółki wchodzące w skład PGK dołączyły do grupy kapitałowej (…) (dalej: „Grupa”). W ramach Grupy funkcjonuje oddzielny podmiot odpowiadający za udostępnianie systemów IT na rzecz innych spółek z Grupy (dalej: „Dedykowany Podmiot”). Mając na uwadze powyższe, Spółka zrealizowała wewnętrzny audyt nieukończonych projektów Systemów IT (dalej: „Nieukończone Systemy IT”). W jego efekcie, zidentyfikowano projekty, które: nie spełniają stawianych im oczekiwań funkcjonalnych, ich realizacja stała się bezcelowa z uwagi na zastosowane technologie lub posiadających charakterystykę pokrywającą się całkowicie lub częściowo z innymi systemami IT będącymi w posiadaniu Dedykowanego Podmiotu. Stąd też Spółka podjęła decyzję, że część nieukończonych projektów nie będzie kontynuowana. Tym samym, z uwagi na okoliczności biznesowe, wdrożenie niektórych Systemów IT nie doszło do skutku, a prace nad nimi zostały zaniechane. Jednocześnie efekt poniesionych nakładów zrealizowanych dotychczas nie będzie wykorzystywany w przyszłości.

Uwzględniając zaistniałe okoliczności, Spółka planuje podjąć uchwałę w której Zarząd Spółki wyrazi zgodę na trwałe zaniechanie prac nad Nieukończonymi Systemami IT (dalej: „Uchwała”).

Z perspektywy księgowej, na podstawie Uchwały, nakłady poniesione dotychczas na Nieukończone Systemy IT będą przeksięgowane w pozostałe koszty operacyjne.

Pytania

1.Czy Spółka może zakwalifikować wydatki poniesione na Nieukończone Systemy IT jako koszty uzyskania przychodu (dalej: „KUP”) w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

2.W przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1, czy prawidłowym momentem zaliczenia przez Wnioskodawcę do KUP wydatków na Nieukończone Systemy IT będzie moment zaksięgowania w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych wartości poniesionych nakładów na Nieukończone Systemy IT na podstawie podjętej Uchwały?

3.Czy w celu ujęcia wydatków na Nieukończone Systemy IT w kosztach podatkowych, wymagane jest aby dokumentacja potwierdzająca poniesienie nakładów na prace informatyczne została fizycznie zlikwidowana?

Państwa stanowisko w sprawie

1.Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione na Nieukończone Systemy IT stanowią KUP na podstawie ogólnych zasad wyrażonych w ustawie o CIT.

2.Wydatki poniesione na Nieukończone Systemy IT powinny zostać ujęte jako KUP w dacie ujęcia w księgach rachunkowych kosztów z tytułu poniesionych nakładów na Nieukończone Systemy IT na podstawie podjętej Uchwały.

3.Spółka nie jest zobowiązana do fizycznej likwidacji dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków na Nieukończone Systemy IT aby móc zakwalifikować je jako KUP.

Przepisy dotyczące kosztów zaniechanych inwestycji. 

Zgodnie z ustawą o CIT, poprzez inwestycje należy rozumieć środki trwałe w budowie w rozumieniu ustawy o rachunkowości (art. 4a pkt 1 ustawy o CIT). Jednocześnie, koszty zaniechanych inwestycji są potrącalne w dacie zbycia inwestycji lub ich likwidacji (art. 15 ust. 4f ustawy o CIT).

Środkami trwałymi w budowie są zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego (art. 3 ust. 1 pkt 16 ustawy o rachunkowości).

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że ponoszone nakłady na Nieukończone Systemy IT nie stanowią środków trwałych w budowie w rozumieniu ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r. (t.j. Dz.U.2023.120 ze zm., dalej:„ustawa o rachunkowości"). Ponoszone koszty dotyczące Nieukończonych Systemów IT nie dotyczyły bowiem budowy lub ulepszenia środków trwałych, dotyczyły wartości niematerialnych i prawnych.

Nie sposób uznać ich zatem za środki trwałe w budowie w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Biorąc pod uwagę powyższe, nakłady poniesione na Nieukończone Systemy IT nie spełniają definicji inwestycji w rozumieniu ustawy CIT. W praktyce oznacza to, że w przedmiotowej sprawie nie znajdą zastosowania przepisy dotyczące zaniechanych inwestycji.

Zdaniem Wnioskodawcy, analiza podatkowa w zakresie możliwości ujęcia wydatków na projekty informatyczne powinna zostać przeprowadzona w oparciu o ogólne zasady rozpoznawania kosztów w wyniku podatkowym.

Wydatki poniesione na Nieukończone Systemy IT jako KUP — odpowiedź w zakresie pytania nr 1

KUP są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

W praktyce, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego KUP, konieczne jest spełnienie szeregu warunków, tj. wydatek powinien:

• zostać poniesiony przez podatnika, tj. być pokrytym z jego zasobów majątkowych;
• być definitywny, tj. wartość poniesionego wydatku nie może być podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
• pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• być poniesiony w celu uzyskania, zachowania albo zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
• zostać właściwie udokumentowany.

Dodatkowo, wydatek nie może znajdować się w grupie wydatków, które zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za KUP.

Zgodnie z utrwaloną praktyką interpretacyjną, w celu dokonania kwalifikacji danego wydatku jako KUP, istotne jest zbadanie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem wydatku a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. W rezultacie, podatnik podczas kwalifikacji danego wydatku jako KUP powinien przeprowadzić analizę w zakresie celowości oraz istnienia związku przyczynowego z uzyskanym przez niego przychodem. Taka konkluzja znajduje poparcie w orzecznictwie - m.in. w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: „NSA”) z 19 stycznia 2023 r. sygn. II FSK 1342/20, wyroku NSA z 4 listopada 2022 r. sygn. II FSK 604/20.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Spółkę na Nieukończone Systemy IT spełniają wyżej wymienione kryteria, tj.

• wydatki na Nieukończone Systemy IT zostały poniesione przez Spółkę z własnych zasobów majątkowych oraz nie zostały jej w żaden sposób zwrócone,
• wydatki pozostają w ścisłym związku z profilem działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę (tzn. działalności w zakresie technologii informatycznych i komputerowych),
• wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodów - w momencie podejmowania decyzji o ponoszeniu wydatków na projekty informatyczne, Spółka miała na celu udostępnianie Nieukończonych Systemów IT innym spółkom z PGK oraz pobieranie z tego tytułu wynagrodzenia. Następnie, w wyniku okoliczności niezależnych od Spółki, podjęta została decyzja o zaprzestaniu prac. Przyczyną odstąpienia od realizacji prac były okoliczności biznesowe, w szczególności projekty nie spełniały stawianych im oczekiwań funkcjonalnych, jak również ich realizacja stała się bezcelowa z uwagi na zastosowane technologie lub posiadających charakterystykę pokrywającą się całkowicie lub częściowo z innymi systemami IT będącymi w posiadaniu Dedykowanego Podmiotu.
• Spółka posiada dowody poniesienia wydatków na Systemy IT — zgromadzony materiał dowodowy obejmuje faktury VAT za wykonane prace, korespondencje z zewnętrznymi dostawcami, raporty z przeprowadzonych analiz informatycznych.
• Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wydatki poniesione na Nieukończone Systemy IT powinny zostać zakwalifikowane jako KUP na podstawie ogólnych zasad określonych w ustawie o CIT. Konkluzja ta jest podparta zarówno literalnym brzmieniem wyżej wskazanych przepisów, jak również znajduje odzwierciedlenie w praktyce interpretacyjnej organów podatkowych (por. indywidualna interpretacja wydana 9 października 2020 r. przez Dyrektora Krajowej informacji Skarbowej sygn. 0111-KDIB1-1.4010.233.2020.4.AW).

Moment ujęcia wydatków na Systemy IT w KUP - odpowiedź w zakresie pytania nr 2

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody (art. 15 ust. 4 ustawy o CIT).

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia (art. 15 ust. 4d ustawy o CIT).

Za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT).

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione na Nieukończone Systemy IT powinny zostać skategoryzowane jako koszty pośrednio związane z przychodami z uwagi na brak możliwości przyporządkowania im konkretnego przychodu.

Jak wskazano powyżej, prace nad projektami informatycznymi zostały finalnie zaniechane oraz w konsekwencji, nie przełożyły się na powstanie przychodu po stronie Spółki. Nie zmienia to okoliczności, że poniesienie tychże wydatków było racjonalne i uzasadnione — Spółka inwestowała w projekty informatyczne by w przyszłości móc udostępniać je odpłatnie spółkom z PGK.

Zdaniem Wnioskodawcy, momentem zaliczenia wydatków poniesionych na Nieukończone Systemy IT jest data zaksięgowania w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych wartości poniesionych nakładów na Nieukończone Systemy IT na podstawie podjętej Uchwały.

Powyższe wnioski zostały potwierdzone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji wydanej 9 października 2020 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.233.2020.4.AW.

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie nakładów na Systemy IT — odpowiedź w zakresie pytania nr 3

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że Spółka nie jest zobowiązana do fizycznej likwidacji dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków na Nieukończone Systemy IT.

Jak wskazano powyżej, aby dany wydatek mógł zostać zakwalifikowany jako KUP konieczne jest spełnienie szeregu wymogów, tym właściwe udokumentowanie. W rezultacie, zniszczenie dokumentacji potwierdzającej poniesienie nakładów na Nieukończone Systemy IT byłoby działaniem nieracjonalnym, ponieważ pozbawiłoby Spółkę możliwości udowodnienia rzeczywistego poniesienia KUP.

W konsekwencji, Spółka unicestwiłaby de facto dowód na to, że wydatki na Systemy IT zostały poniesione. Takie postępowanie skutkowałoby brakiem możliwości ujęcia KUP na podstawie art. 15 ustawy o CIT.

Jak wskazano powyżej, wydatki na Nieukończone Systemy IT będą stanowić KUP w oparciu o ogólne przesłanki ujmowania KUP w dacie podjęcia decyzji o zaniechaniu prac, tj. podjęcia stosownej Uchwały.

Dla kompletności Wnioskodawca wskazuje, że likwidacja nakładów mających formę niematerialną jest przedmiotem interpretacji oraz orzeczeń sądów administracyjnych w zakresie zaniechanych inwestycji w rozumieniu ustawy o CIT. W tym aspekcie organy interpretacyjne wskazują, że w stosunku do tego typu nakładów nie jest wymagana fizyczna likwidacja z uwagi na to, że pozbawiłoby to podatnika możliwości udowodnienia rzeczywistego poniesienia kosztu w celu osiągnięcia przychodów. Jednocześnie wydatki te powinni zostać udokumentowane w sposób bezsporny i kompletny, a przede wszystkim w sposób zgodny z przepisami prawa (por. wyrok NSA z 13 grudnia 2017 r. sygn. II FSK 3046/15, indywidualna interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 września 2023 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.436.2023.1 .MR1).

Podsumowanie

Mając na względzie powyższe, Wnioskodawca podtrzymuje swoje stanowisko dotyczące stosowania przepisów art. 15 ust. 1 oraz ust. 4d ustawy o CIT przedstawione w pkt III niniejszego wniosku.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm. „updop”, „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem, bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na jego działalność przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania albo zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami. Dla ustalenia momentu zaliczenia wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania koszty podatkowe można podzielić na:

• bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód),
• inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatki na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych co do zasady nie są jednorazowo zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. b ww. ustawy,

Z uwagi na fakt, że składniki majątku wykorzystywane są przez podatników w dłuższym okresie czasu, a nie tylko w roku ich nabycia, ustawodawca przyjął zasadę, że wydatki te zalicza się do kosztów sukcesywnie, w miarę ich zużycia.

Stosownie bowiem do art. 15 ust. 6 updop:

Zgodnie z art. 16b updop:

Z powyższych przepisów wynika zatem, iż aby wymienione w cytowanych wyżej art. 16b składniki majątku (wartości niematerialne i prawne) podlegały amortyzacji podatkowej, powinny spełniać następujące warunki:

• powinny być nabyte i nadawać się do gospodarczego wykorzystania,
• przewidywany okres ich używania powinien być dłuższy niż rok,
• powinny być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Wskazać również należy, że zgodnie z art. 15 ust. 4f updop:

Zatem, wydatki poniesione na niedokończoną inwestycję mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dwóch sytuacjach:

• sprzedaży niedokończonej inwestycji,
• zlikwidowania zaniechanej inwestycji.

Analizując istotę likwidacji jako procesu gospodarczego należy przyjąć, że powinna być ona działaniem nieodwracalnym i trwałym.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika m.in., że w toku prowadzonej działalności Spółka ponosiła wydatki w związku z tworzeniem rozwiązań informatycznych na potrzeby spółek wchodzących w skład PGK (Systemy IT). Wydatki obejmowały m.in. zakup licencji oraz subskrypcji, wynagrodzenia firm informatycznych tworzących poszczególne Systemy IT, wynagrodzenia kierowników projektów, nabycie usług doradczych i usług wsparcia przy realizacji projektów. Modelowo, utworzony System IT był oddawany do używania w Spółce, a następnie udostępniany innym spółkom wchodzącym w skład PGK w drodze umowy. Spółki wchodzące w skład PGK, korzystające z Systemów IT udostępnianych przez Spółkę, dokonywały z tego tytułu miesięcznych lub kwartalnych płatności na jej rzecz, na podstawie faktur wystawianych z tego tytułu przez Spółkę.

W dniu (…) r. spółki wchodzące w skład PGK dołączyły do grupy kapitałowej (…). W ramach Grupy funkcjonuje oddzielny podmiot odpowiadający za udostępnianie systemów IT na rzecz innych spółek z Grupy. Mając na uwadze powyższe, Spółka zrealizowała wewnętrzny audyt nieukończonych projektów Systemów IT. W jego efekcie, zidentyfikowano projekty, które: nie spełniają stawianych im oczekiwań funkcjonalnych, ich realizacja stała się bezcelowa z uwagi na zastosowane technologie lub posiadających charakterystykę pokrywającą się całkowicie lub częściowo z innymi systemami IT będącymi w posiadaniu Dedykowanego Podmiotu. Stąd też Spółka podjęła decyzję, że część nieukończonych projektów nie będzie kontynuowana. Tym samym, z uwagi na okoliczności biznesowe, wdrożenie niektórych Systemów IT nie doszło do skutku, a prace nad nimi zostały zaniechane. Jednocześnie efekt poniesionych nakładów zrealizowanych dotychczas nie będzie wykorzystywany w przyszłości.

Uwzględniając zaistniałe okoliczności, Spółka planuje podjąć uchwałę w której Zarząd Spółki wyrazi zgodę na trwałe zaniechanie prac nad Nieukończonymi Systemami IT.

Z perspektywy księgowej, na podstawie Uchwały, nakłady poniesione dotychczas na Nieukończone Systemy IT będą przeksięgowane w pozostałe koszty operacyjne.

Ad.1

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 1 dotyczą ustalenia czy Spółka może zakwalifikować wydatki poniesione na Nieukończone Systemy IT jako koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Uwzględniając powyższe, w pierwszej kolejności należy wskazać, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie wymieniają wprost kosztów prac zaniechanych wartości niematerialnych i prawnych (Oprogramowania), jako kosztów uzyskania przychodów, lecz również ich nie wykluczają.

W przedmiotowej sprawie nie będzie miał zastosowania przepis art. 15 ust. 4f ww. ustawy, który stanowi, że koszty zaniechanych inwestycji są potrącalne w dacie zbycia inwestycji lub ich likwidacji. Ustawodawca mówi w nim bowiem o „inwestycjach” a za takie na podstawie definicji zawartej w art. 4a pkt 1 ustawy należy uznać środki trwałe w budowie w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2023 r., poz. 120 z późń. zm.).

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy:

Zaś zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości:

Biorąc pod uwagę powyższe, skutki podatkowe, związane z ponoszeniem wydatków w związku z tworzeniem rozwiązań informatycznych na potrzeby spółek wchodzących w skład PGK (Systemy IT), należy przede wszystkim wiązać z ogólną zasadą wynikającą z przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. zastosowaniem zasady związku przyczynowo-skutkowego ponoszonych wydatków z osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Innymi słowy, Spółka przy kwalifikacji kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę przede wszystkim przeznaczenie wydatku (jego celowość, racjonalność, zasadność, niezbędność) oraz możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Z przedmiotowej sprawy wynika, że wydatki poniesione w związku z tworzeniem rozwiązań informatycznych (Systemy IT) były związane z uzyskaniem przychodów. Jak wskazano we wniosku w momencie podejmowania decyzji o ponoszeniu wydatków na projekty informatyczne, Spółka miała na celu udostępnianie Nieukończonych Systemów IT innym spółkom z PGK oraz pobieranie z tego tytułu wynagrodzenia. Następnie, w wyniku okoliczności niezależnych od Spółki, podjęta została decyzja o zaprzestaniu prac. Przyczyną odstąpienia od realizacji prac były okoliczności biznesowe, w szczególności projekty nie spełniały stawianych im oczekiwań funkcjonalnych, jak również ich realizacja stała się bezcelowa z uwagi na zastosowane technologie lub posiadających charakterystykę pokrywającą się całkowicie lub częściowo z innymi systemami IT będącymi w posiadaniu Dedykowanego Podmiotu.

Kosztami uzyskania przychodów z danego źródła przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie danego źródła przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a) „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b) „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c) „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Zatem, wydatki poniesione na Nieukończone Systemy IT mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Ad. 2

Natomiast, odnosząc się do Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 2 odnoście momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na Nieukończone Systemy IT, należy stwierdzić, że do ustalenia momentu zaliczenia wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania koszty podatkowe można podzielić na:

1.bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód),

2.inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Za koszty bezpośrednie związane z uzyskaniem przychodu uznaje się te koszty, których poniesienie można wprost powiązać z konkretnym przychodem uzyskanym przez podatnika (koszty najczęściej stanowiące element kalkulacji ceny konkretnego produktu).

Natomiast, pośrednie koszty uzyskania przychodów to takie wydatki, których nie da się przypisać wprost do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia. Nie pozostają one w uchwytnym związku z konkretnymi przysporzeniami podatnika - brak jest możliwości ustalenia, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Do tego rodzaju kosztów zalicza się m.in. koszty ogólnego zarządu, koszty administracyjne, wydatki na utrzymanie obiektów, obsługę prawną, ubezpieczenia, świadczenia na rzecz pracowników. Każdy z ww. wydatków jest związany z działalnością prowadzoną przez podatnika i przyczynia się w sposób ogólny do osiągania przez niego przychodów. Nie można jednak ustalić, uzyskaniu jakiego konkretnego przychodu dany wydatek służy.

Mając na uwadze zróżnicowany charakter ww. kategorii kosztów ustawodawca zróżnicował zasady ich potrącalności.

Stosownie do art. 15 ust. 4 updop:

Zgodnie z art. 15 ust. 4d updop:

W myśl art. 15 ust. 4e updop:

Ponadto jak już wyżej wskazano w przedmiotowej sprawie nie będzie miał zastosowania przepis art. 15 ust. 4f ww. ustawy, który nie może zostać bezpośrednio odniesiony do przedsięwzięć innych niż inwestycje w rozumieniu art. 4a pkt 1 ustawy o CIT.

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego wynika, że w toku prowadzonej działalności Spółka ponosiła wydatki w związku z tworzeniem rozwiązań informatycznych na potrzeby spółek wchodzących w skład PGK („Systemy IT”). Wydatki obejmowały m.in. zakup licencji oraz subskrypcji, wynagrodzenia firm informatycznych tworzących poszczególne Systemy IT, wynagrodzenia kierowników projektów, nabycie usług doradczych i usług wsparcia przy realizacji projektów. Przy tym katalog powyższych kosztów kształtował się różnie w przypadku poszczególnych Systemów IT.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać ww. wydatki jako koszty pośrednie, gdyż nie można przypisać ich do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia i związane w sposób ogólny z działalnością gospodarczą Spółki. Koszty te powinny być zatem rozpoznane dla celów podatkowych w momencie ich poniesienia.

W tym miejscu ponownie wskazać należy że zgodnie z art. 15 ust. 4d updop, koszty pośrednie potrąca się, co do zasady, w dacie ich poniesienia. Natomiast, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, bez względu na sposób ujęcia tego kosztu dla celów rachunkowych (bilansowych), tj. bez względu na to, czy dany wydatek ujęto w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na koncie kosztowym czy też nie.

Zapisy dokonywane w księgach nie mogą tworzyć, ani też modyfikować materialnego prawa podatkowego. Przepisy ustawy o rachunkowości określają jedynie sposób prowadzenia ksiąg i jako takie nie mogą rozstrzygać o tym, co jest, a co nie jest kosztem uzyskania przychodów. Księgi rachunkowe służą ustaleniu wysokości dochodu (straty) podatkowego, nie mają zaś charakteru podatkotwórczego (wyrok TK z 4 lutego 1994 r. sygn. akt U 2/90).

W świetle powyższego należy uznać, że data ujęcia danego wydatku „jako koszt” w księgach rachunkowych (ujęcie wydatku na koncie kosztowym) nie może zmieniać kwalifikacji danego wydatku i wpływać na moment zaliczenia go jako kosztu uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 4e updop, bowiem, jak wyżej wskazano, przez poniesienie kosztu w świetle ww. przepisu należy rozumieć ujęcie wydatku w księgach rachunkowych, bez względu na rodzaj konta na którym go ujęto.

Mając powyższe na względzie wydatki na Nieukończone Systemy IT powinny zostać zaliczone jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, w oparciu o art. 15 ust. 4d i 4e ustawy o CIT, tj. w dniu, w którym koszty te zostaną ujęte na dowolnym koncie w księgach rachunkowych Spółki na podstawie podjętej Uchwały, w której Zarząd Spółki wyrazi zgodę na trwałe zaniechanie prac nad Nieukończonymi systemami IT.

Dzień podjęcia Uchwały będzie dniem, w którym w sposób formalny dojdzie do zaniechania dalszych nakładów. Jednocześnie jak wskazano w opisie stanu faktycznego efekt poniesionych nakładów zrealizowanych dotychczas nie będzie wykorzystywany w przyszłości. Na podstawie Uchwały, nakłady poniesione dotychczas na Nieukończone systemy IT będą przeksięgowane w pozostałe koszty operacyjne, co spełniać będzie dyspozycję przepisu art. 15 ust. 4e ustawy o CIT.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznające poniesienie Wydatków na Nieukończone Systemy IT jako koszty uzyskania przychodu w dacie ujęcia w księgach rachunkowych kosztów z tytułu poniesionych nakładów na Nieukończone Systemy IT na podstawie podjętej uchwały – jest prawidłowe.

Ad. 3

Państwa wątpliwość w zakresie pytania nr 3 dotyczy ustalenia czy Spółka nie jest zobowiązana do fizycznej likwidacji dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków na Nieukończone Systemy IT aby móc zakwalifikować je jako KUP.

Jak już wyżej wskazano aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na jego działalność przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania albo zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 Ustawy o CIT, w myśl którego:

Z powyższego wynika, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik powinien dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W tym kontekście szczególnie istotne są zalecenia zawarte w Ustawie o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 Ustawy o rachunkowości:

Stosownie do art. 20 ust. 2 Ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 Ustawy o rachunkowości

Ponadto w art. 21 Ustawy o rachunkowości wskazano elementy, jakie obligatoryjnie powinien zawierać dokument, żeby uznać go za dowód księgowy.

Podsumowując powyższe, przepis art. 20 Ustawy o rachunkowości wskazuje, jakie dokumenty mogą stanowić podstawę dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Z kolei art. 21 Ustawy o rachunkowości zawiera katalog niezbędnych elementów dowodu księgowego. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):

Zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej:

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Rekomendowane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Odnosząc powyższy stan prawny do opisanego stanu faktycznego należy stwierdzić, że skoro Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, iż podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta, to dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatków na Nieukończone Systemy IT stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

W przypadku zaniechania prac nad Systemami IT i nie wykorzystania w przyszłości poniesionych nakładów dotychczas zrealizowanych, Spółka nie jest zobowiązana do fizycznej likwidacji dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków na Nieukończone Systemy IT aby móc zakwalifikować je jako koszt uzyskania przychodów. Definitywna likwidacja dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków na Nieukończone Systemy IT rozumiana byłaby jako działanie nieracjonalne, gdyż fizyczna likwidacja ww. dokumentacji, oznaczałaby jej zniszczenie, co w konsekwencji pozbawiłoby Spółkę możliwości udowodnienia rzeczywistego poniesienia kosztu w celu osiągnięcia przychodów. Koszt Nieukończonych Systemów IT winien być bowiem udokumentowany w sposób bezsporny i kompletny, a przede wszystkim zgodny z przepisami prawa, tak jak każdy inny koszt podatkowy, na co wskazuje przepis art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3, zgodnie z którym Spółka nie jest zobowiązana do fizycznej likwidacji dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków na Nieukończone Systemy IT aby móc zakwalifikować je jako koszt uzyskania przychodu – jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

• Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, że zostały wydane w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla Organu wydającego przedmiotową interpretację. Powołane interpretacje nie stanowią źródła prawa, wiążą strony w konkretnej indywidualnej sprawie, więc zawartych w nich stanowisk organów podatkowych nie można wprost przenosić na grunt innej sprawy. Każdą sprawę tut. Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy Ordynacja podatkowa. Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i/lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

A. (Zainteresowany będący stroną postępowania – art. 14r § 2 Ordynacji podatkowej) ma prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).