Faktura do paragonu - kiedy można ją wystawić?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami wystawienie faktury do paragonu jest możliwe pod warunkiem, że na paragonie znajduje się NIP nabywcy. Wystawienie faktury z NIP-em nabywcy do paragonu, który takiego numeru nie zawiera może wywołać poważne konsekwencje finansowe dla przedsiębiorcy. Czy w przypadku błędnego NIP na paragonie można wystawić fakturę?

kasa fiskalna, kasa rejestrująca, paragon, sprzedaż

Praktyczny leksykon VAT 2024. Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT >>>

Jak wystawiać faktury do paragonów i biletów >>>

Faktura zamiast paragonu

Przedsiębiorców obowiązuje zakaz wystawiania faktur do paragonów bez NIP. Jednocześnie, paragony do 450 zł, zawierające NIP kupującego, to faktury uproszczone. Stanowią one podstawę do odliczenia z nich VAT.

Nawet na żądanie klienta nie powinna być wystawiana tzw. normalna faktura, gdyż sprzedawca ryzykuje obowiązkiem zapłaty VAT z obu dokumentów na podstawie art. 108a ustawy o VAT. MF w wydanych 16 października 2020 r. objaśnieniach potwierdziło zakaz wystawiania „normalnych” faktur do paragonów z NIP nabywcy do 450 zł. Kupujący, który chce otrzymać taką fakturę, musi to zgłosić sprzedawcy przed rozpoczęciem ewidencjonowania na kasie.

Paragony z NIP nabywcy do 450 zł należy ewidencjonować zbiorczo w JPK_V7 na podstawie raportów kasowych. Nie trzeba wpisywać odrębnie każdego paragonu.

Błędny NIP na paragonie

W przypadku paragonu fiskalnego do kwoty 450 zł zawierającego numer NIP nabywcy z błędem, może być wystawiona przez nabywcę nota korygująca lub przez podatnika faktura korygująca z prawidłowym numerem NIP. Nie można dokonać korekty w przypadku, gdy na paragonie fiskalnym nie umieszczono numeru NIP nabywcy, ponieważ paragon bez numeru NIP nabywcy nie może być uznany za fakturę uproszczoną. Nie mają wtedy zastosowania przepisy dotyczące korekt faktur uproszczonych.

Wystawiona (przez nabywcę) nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury/faktury uproszczonej.

Korekty w NIP można dokonać, gdy błąd był niezamierzony. Niezamierzony błąd w numerze NIP nabywcy oznacza oczywistą pomyłkę, tj. m.in.:

• brak jednej cyfry,
• przestawienie cyfr bądź
• pomyłkę w jednej cyfrze,

i nie może być utożsamiany z uzupełnieniem brakującego numeru NIP na paragonie fiskalnym czy zmianą widniejącego na paragonie numeru NIP na numer NIP innego podatnika.

Faktura do paragonu fiskalnego na kwotę powyżej 450 zł zawierającego numer NIP z błędem powinna być wystawiona z takim samym błędnym numerem NIP i następnie do tej faktury może być wystawiona przez nabywcę nota korygującą z prawidłowym numerem NIP lub przez podatnika faktura korygująca z prawidłowym numerem NIP.

Zasady przechowywania paragonów do których wystawiono fakturę

W ustawie o VAT zostały uregulowane zasady przechowywania elektronicznych paragonów, do których wystawiono fakturę. Z art. 106h ustawy o VAT wynika, że w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

1. do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo

2. pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Natomiast w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji:

1. paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę albo

2. numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.