Interpretacja indywidualna z dnia 6 czerwca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-2.4011.298.2024.2.KP

Skutki podatkowe podróży służbowych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:

-nieprawidłowe – w odniesieniu podróży odbywanych w obrębie tej samej miejscowości co siedziba Pani firmy,

-prawidłowe – w pozostałej części.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Dnia 28 marca 2024 r. wpłynął Pani wniosek z 28 marca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełniła go Pani –  w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 4 czerwca 2024 r. (wpływ 4 czerwca 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą, zarejestrowaną w CEIDG, której głównym przedmiotem jest świadczenie usług związanych z administracyjną obsługą biura oraz działalność w zakresie usług rachunkowo-księgowych (PKD 82.11.Z oraz PKD 69.20.Z). Rozlicza się Pani podatkowo na zasadach ogólnych, prowadząc Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. Siedzibą działalności jest Pani adres zamieszkania, użytkowany na podstawie umowy użyczenia lokalu. Pod adresem siedziby przechowywana jest dokumentacja księgowa prowadzonej działalności, środki trwałe i wyposażenie firmy. Usługi świadczone są obecnie dla kilku stałych podmiotów gospodarczych, posiadających siedziby w innych lokalizacjach. Usługi wykonywane są z dojazdem do stałego miejsca świadczenia usługi (obiekt hotelowy oddalony o 40 km od siedziby firmy i biuro rachunkowe oddalone o 4 km, położone w obrębie tej samej miejscowości), kilka razy w tygodniu. Wyjazdy z siedziby działalności w celu realizacji zlecenia trwają jednorazowo od 7 do 26 godzin. Obecnie nie uwzględnia Pani w kosztach uzyskania przychodów wartości należności za czas podróży służbowej. Chciałaby Pani zaliczać do kosztów uzyskania przychodu wartości diet  z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom. Diety naliczane będą na podstawie oświadczenia dotyczącego podróży służbowej dla każdego wyjazdu z określonymi datami i godzinami rozpoczęcia oraz zakończenia wyjazdu. Wyjazd rozumie Pani jako wyjazd w celu realizacji przyjętego zlecenia na wykonanie usługi.

W piśmie stanowiącym uzupełnienie wniosku udzieliła Pani odpowiedzi na następujące pytania:

Co oznacza użyte przez Panią sformułowanie, że „Usługi świadczone są obecnie dla kilku stałych podmiotów gospodarczych, posiadających siedziby w innych lokalizacjach” – w szczególności prosimy wyjaśnić, czy siedziby tych podmiotów znajdują się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Pani jednoosobowej działalności gospodarczej?

Jeden podmiot gospodarczy (biuro rachunkowe) znajduje się w tej samej miejscowości co siedziba Pani firmy, drugi podmiot gospodarczy (obiekt hotelowy) znajduje się poza miejscowością siedziby Pani firmy.

Co oznacza sformułowanie, że „Usługi wykonywane są z dojazdem do stałego miejsca świadczenia usługi (obiekt hotelowy oddalony o 40 km od siedziby firmy i biuro rachunkowe oddalone o 4 km, położone w obrębie tej samej miejscowości), kilka razy w tygodniu”; w szczególności prosimy wyjaśnić:

a)czy określenie „stałe miejsce świadczenia usług” wskazuje na miejsce, w którym Pani stale świadczy usługi w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej (tj. Pani biuro rachunkowe) czy na miejsce stałego świadczenia usług przez Pani klienta/klientów – ich biuro/biura;

b)czy obiekt hotelowy znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Pani działalności gospodarczej;

c)od czego jest oddalone biuro rachunkowe o 4 km;

d)czy biuro rachunkowe jest położone w obrębie tej samej miejscowości co obiekt hotelowy;

e)do kogo należy to biuro rachunkowe – do Pani czy do Pani klienta/klientów?

Wskazała Pani, że:

a)określenie „stałe miejsce świadczenia usług” wskazuje na miejsce stałego świadczenia usług przez Pani klientów – ich biura,

b)obiekt hotelowy znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Pani działalności gospodarczej (odległość około 40 km),

c)biuro rachunkowe (siedziba Pani klienta) jest oddalone o 4 km od siedziby Pani firmy,

d)nie, biuro rachunkowe (siedziba Pani klienta) i obiekt hotelowy (siedziba Pani klienta) są położone w obrębie innych miejscowości,

e)biuro rachunkowe nie należy do Pani, jest to biuro Pani klienta.

Czy w siedzibie Pani firmy wykonuje Pani usługi będące przedmiotem Pani działalności gospodarczej – administracyjna obsługa biura oraz działalność w zakresie usług rachunkowych – czy może usługi te wykonuje Pani tylko w „stałym miejscu świadczenia usługi”?

W siedzibie Pani firmy nie wykonuje Pani usług będących przedmiotem Pani działalności gospodarczej – administracyjna obsługa biura oraz działalność w zakresie usług rachunkowych – wykonuje Pani te usługi mobilnie – w siedzibie klienta.

Czy okoliczność, że usługi wykonuje Pani „z dojazdem do stałego miejsca świadczenia usługi” wynika z umów zawartych z klientami; jeśli nie – proszę wskazać czym to jest spowodowane?

Z klientami jest zawarta umowa – usługi są wykonywane w siedzibie klienta.

Pytanie

Czy jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (właściciel firmy), świadczący usługi związane z administracyjną obsługą biura oraz księgowe, osobiście na rzecz innego podmiotu, odbywając w związku z wykonywaniem tych usług krajowe podróże służbowe, ma Pani prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej wartości diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom?

Pani stanowisko w sprawie

Uważa Pani, że zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Artykuł 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety  z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie zaś samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.  W związku z powyższym uważa Pani, że może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu odbywanych podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest:

-nieprawidłowe – w odniesieniu podróży odbywanych w obrębie tej samej miejscowości co siedziba Pani firmy,

-prawidłowe – w pozostałej części.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.

Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 omawianej ustawy podatkowej.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odrębnymi przepisami, o których mowa w tej regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 ze zm.).

Wskazuję przy tym, że przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia  26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465).

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy:

Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Zasadniczą przesłanką decydującą o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej jest jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą poza miejscowością, w której znajduje się siedziba jego firmy, lub stałe miejsce wykonywania działalności.

Z powołanego powyżej przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika również, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Zakresem omawianego unormowania zostały więc objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych.

W szczególności przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ani też nie rozróżnia wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usługi w wykonywaniu zawartej umowy. Jedyne ograniczenie ustanowione tym przepisem odnosi się do limitu wartości, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca wyłącza bowiem z kosztów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pani działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług związanych z administracyjną obsługą biura oraz działalnością w zakresie usług rachunkowo-księgowych. Świadczy Pani usługi dla kilku stałych podmiotów gospodarczych posiadających siedziby w innych lokalizacjach, tj. na rzecz biura rachunkowego należącego do Pani klienta oraz na rzecz obiektu hotelowego. Usługi wykonywane są z dojazdem do ww. podmiotów gospodarczych kilka razy w tygodniu. Wyjazdy trwają jednorazowo od 7 do 26 godzin. Wskazała Pani także, że jeden podmiot gospodarczy (biuro rachunkowe) znajduje się w tej samej miejscowości, co siedziba Pani firmy, natomiast drugi podmiot gospodarczy (obiekt hotelowy) znajduje się poza miejscowością siedziby Pani firmy. Jednocześnie wskazała Pani, że w siedzibie swojej firmy nie wykonuje Pani usług będących przedmiotem Pani działalności – usługi te wykonuje Pani mobilnie, w siedzibie klienta.

Pani wątpliwość dotyczy kwestii, czy będzie miała Pani prawo do zaliczenia do podatkowych kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom.

Na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy stwierdzam, że w związku z Pani wyjazdami do biura rachunkowego, które znajduje się w tej samej miejscowości co siedziba Pani firmy, nie realizuje Pani podróży służbowych w rozumieniu powołanych przepisów. Jak wskazano, podróżą służbową jest wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, lub poza stałym miejscem pracy. Natomiast Pani nie świadczy usług na rzecz wskazanego biura rachunkowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Pani firmy, ani też nie świadczy Pani tych usług poza stałym miejscem pracy. To natomiast oznacza, że nie może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu tych wyjazdów.

Natomiast w przypadku realizowanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wyjazdów do podmiotu gospodarczego, jakim jest obiekt hotelowy położony w innej miejscowości niż siedziba Pani firmy, może Pani zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu odbywanych w związku z tym podróży, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach. W tym przypadku – w związku z wyjazdem realizowanym w ramach działalności gospodarczej, który to wyjazd odbywa się poza miejscowość, w której znajduje się siedziba Pani firmy – realizuje Pani podróż służbową.

Podsumowanie:

W związku z realizowanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wyjazdami do podmiotu gospodarczego, jakim jest obiekt hotelowy położony w innej miejscowości niż siedziba Pani firmy, ma Pani prawo zaliczyć do kosztów uzyskania wartość diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom,określonej w odrębnych przepisach.

Taka możliwość nie przysługuje Pani w związku z wyjazdami do biura rachunkowego, które znajduje się w tej samej miejscowości co siedziba Pani firmy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).