Interpretacja indywidualna z dnia 24 maja 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-2.4011.314.2024.3.MT

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie asygnaty, rachunku oraz paragonu.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Dnia 20 marca 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 15 marca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie asygnaty, rachunku oraz paragonu.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jest Pan czynnym podatnikiem od czerwca 2000 r., na podatku dochodowym PIT - podatek liniowy, oraz czynnym podatnikiem VAT. Pana przeważająca działalność gospodarcza to 49.41 Z. Ponadto 16.10.Z., 46.73.Z.

Z uwagi na niekorzystną sytuację ekonomiczną w transporcie drogowym, chciałby Pan sprzedawać drewno z drzew iglastych-liściastych (nieobrobione, nieprzerobione).

Kupowałby Pan to drewno między innymi z (...). Zakup ten byłby udokumentowany „Asygnatą”, która zawiera następujące dane:

• pieczątka sprzedawcy – Nadleśnictwo (...),
• Asygnata Nr (...),
• data,
• nabywca: imię i nazwisko,
• adres nabywcy,
• nazwa towaru WOD,
• ilość,
• cena,
• wartość netto i brutto,
• kwota do zapłaty,
• podpisy sprzedawcy i nabywcy.

Oprócz asygnaty jest rachunek:

• RACHUNEK Nr (...),
• data,
• kwota sprzedaży

oraz paragon fiskalny z kwotą brutto i netto, z podatkiem VAT 23% - co jest zgodne z kwotą na asygnacie i rachunku .

Uzupełnienie i doprecyzowanie zdarzenia przyszłego

Wskazał Pan, że:

1.Zgodnie z art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) ma Pan nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce.

2.Dla celów rozliczeń w podatku dochodowym od osób fizycznych prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów „PKPiR”.

3.Pana indywidualna działalność gospodarcza prowadzona jest na terenie kraju i aktualnie rozlicza się Pan według podatku liniowego oraz jako czynny podatnik VAT - Transport drogowy, sprzedaż drewna.

4.Z uwagi na niekorzystną sytuację ekonomiczną w transporcie drogowym, chciałby Pan nabywać drewno iglaste – liściaste w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

1.Czy ponoszone wydatki na zakup drewna udokumentowane asygnatą, rachunkiem oraz paragonem fiskalnym stanowią podstawę do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu?

2.Czy zakup drewna udokumentowany asygnatą, rachunkiem oraz paragonem fiskalnym może stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego VAT?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie oznaczone we wniosku Nr 1. W zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 2 zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pana stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Ad. 1

Wydatki udokumentowane asygnatą, rachunkiem oraz paragonem fiskalnym mogą stanowić podstawę do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, o czym stanowi pkt 3 § 11 „zapisy w księdze” Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544), którymi są:

1)Faktury, faktury VAT, rachunki lub

2)Dokumenty określające zmniejszenie kosztów lub zwiększenie kosztów, zawierające co najmniej:

a)datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania lub zwiększenia przychodów,

b)wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy lub innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c)wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

d)podpis osoby sporządzającej dokument.

Prawidłową fakturą, rachunkiem, dowodem nazywa się bowiem dokument, który przedstawia zdarzenie gospodarcze mające miejsce w rzeczywistości.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowo - skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym – związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2019 r. poz. 2544).

Stosownie do treści § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Natomiast § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi, że:

Zgodnie z § 11 ust. 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo -skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Z opisu sprawy wynika, że:

1.Prowadzi Pan indywidualną działalność gospodarczą , a przychody z tej działalności rozlicza Pan według podatku liniowego - Transport drogowy, sprzedaż drewna.

2.Dla celów rozliczeń w podatku dochodowym od osób fizycznych prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów „PKPiR”.

3.Chciałby Pan nabywać w ramach prowadzonej działalności gospodarczej drewno iglaste – liściaste.

4.Zakup drewna byłby udokumentowany „Asygnatą”, która zawiera następujące dane: pieczątka sprzedawcy – Nadleśnictwo (...), Asygnata Nr (...), data, nabywca: imię i nazwisko, adres nabywcy, nazwa towaru WOD, ilość, cena, wartość netto i brutto, kwota do zapłaty, podpisy sprzedawcy i nabywcy. Oprócz asygnaty jest rachunek: RACHUNEK Nr (...), data, kwota sprzedaży oraz paragon fiskalny.

Wątpliwość Pana budzi kwestia, czy ponoszone wydatki na zakup drewna udokumentowane asygnatą, rachunkiem oraz paragonem fiskalnym stanowią podstawę do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu.

Wydatki za zakupione towary i sprzedawane w ramach działalności gospodarczej, spełniają definicję kosztu uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Na podstawie zacytowanych przepisów stwierdzam, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być, co do zasady, faktura bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być również dokumenty, o których mowa w § 12, zawierające dane wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia.

Asygnata spełnia wymogi uznania jej za dowód księgowy zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zawiera bowiem: pieczątkę sprzedawcy – Nadleśnictwo (...), Asygnata Nr (...), datę, nabywcę: imię i nazwisko, adres nabywcy, nazwę towaru WOD, ilość, cena, wartość netto i brutto, kwotę do zapłaty, podpisy sprzedawcy i nabywcy. Zatem asygnatę należy uznać za dowód księgowy, na podstawie którego mogą być dokonywane zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Poza asygnatą będzie Pan również w posiadaniu innych dowodów wskazujących na poniesienie wydatku na zakup drewna, tj. rachunku: RACHUNEK Nr (...), data, kwota sprzedaży oraz paragonu fiskalnego

Należy stwierdzić, że wydatek poniesiony, spełniający przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy podatkowej udokumentowany w sposób wymagany odrębnymi przepisami może być zaliczony przez Pana do kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko Pana można więc uznać za prawidłowe, skoro wydatki wskazane we wniosku służą uzyskiwaniu przez Pana przychodów, jednakże z tym zastrzeżeniem, że to na Panu spoczywa obowiązek prawidłowego udokumentowania wydatku, który może zostać skontrolowany w ewentualnym postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Tym samym, jeżeli na gruncie odrębnych przepisów opisane przez Pana dowody potwierdzające poniesione przez Pana wydatki stanowią/będą stanowić dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, będą wystarczające również dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych.

Pana stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie zaznaczamy, że zaliczając określony wydatek do kosztów uzyskania przychodów, podatnik stosuje przepis prawa podatkowego o charakterze materialnoprawnym, tj. uznaje, że zaistniałe po jego stronie okoliczności wypełniają hipotezę określonej normy prawnej (mieszczą się w zakresie zastosowania danej normy prawnej/danego przepisu). Podejmując decyzję o zastosowaniu danego przepisu prawa podatkowego, podatnik musi liczyć się jednak z koniecznością przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość tej czynności, jaka może się pojawić na etapie ewentualnych postępowań podatkowych lub kontrolnych. Udowodnienie prawidłowości zaliczenia opisanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodów może zatem wymagać w szczególności udowodnienia: poniesienia wydatków, ich charakteru, w szczególności ich celowości, racjonalności działań podatnika, a w konsekwencji braku okoliczności uniemożliwiających uznanie przedmiotowych kosztów za koszty uzyskania przychodów. W ramach postępowania dowodowego może również zostać dokonana szczegółowa analiza związku ponoszonych wydatków z Pana przychodami.

Zasady udowadniania okoliczności faktycznych w postępowaniu podatkowym normuje ustawa – Ordynacja podatkowa. Na mocy ww. art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodami takimi mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (art. 181 Ordynacji podatkowej). Stosownie do art. 187 § 1 ww. aktu prawnego, organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Ocena kwestii udowodnienia danej okoliczności jest dokonywana na podstawie całości zgromadzonych dowodów (art. 191 tej ustawy).

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego w trybie art.14b Ordynacji podatkowej nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. Pełna weryfikacja prawidłowości zaliczenia poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy – Ordynacja podatkowa. Dokonując interpretacji indywidualnej organ interpretacyjny przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Innymi słowy, organ wydający interpretacje indywidualne opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, tj. okolicznościach przedstawionych przez Wnioskodawcę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Nie prowadzi natomiast postępowania dowodowego. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pana chroniła.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).