Sprawozdanie finansowe za 2023 rok - kiedy konieczne są poprawki

Sprawozdanie finansowe to to jeden z ważniejszych dokumentów w firmie, który zawiera podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości sprawozdanie podlega zatwierdzeniu w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego tj. do 30 czerwca 2024 roku. Jeżeli po sporządzeniu sprawozdania, a przed jego zatwierdzeniem zostaną ujawnione błędy, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie należy wprowadzić poprawki. Jak skorygować istotne błędy oraz kiedy sprawozdanie nie wymaga korekty?

Harmonogram prac księgowych w 2024 r. związanych z zamknięciem 2023 r. >>>

Z jakich uproszczeń można skorzystać w rachunkowości >>>

Korekta sprawozdania finansowego - rodzaje błędów

Zgodnie z Krajowym Standardem Rachunkowości nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja” zdarzenia po dniu bilansowym dzielimy na:

• dostarczające dowodów na istnienie określonego stanu na dzień bilansowy,
• wskazujące na stan zaistniały po dniu bilansowym.

Zarówno przepisy ustawy o rachunkowości, jak i sugestie zawarte w KSR nr 7 oznaczają, że jeżeli jednostka w sporządzonym, ale niezatwierdzonym jeszcze sprawozdaniu finansowym otrzymała:

• informacje istotnie wpływające na sporządzone sprawozdanie finansowe – wówczas ich skutki musi uwzględnić w księgach rachunkowych i skorygować już sporządzone roczne sprawozdanie finansowe za rok obrotowy (oznacza to konieczność ponownego otwarcia wstępnie zamkniętych ksiąg rachunkowych, zaksięgowanie zdarzeń, jakie nastąpiły po dniu bilansowym, a które zmieniły wiedzę o stanie istniejącym na dzień bilansowy, by ponownie sporządzić sprawozdanie finansowe),

• informacje niewpływające istotnie na sporządzone sprawozdanie finansowe – wówczas ich skutki można ujmować na bieżąco w księgach rachunkowych; oznacza to, że nie wystąpi konieczność zmiany sporządzonego sprawozdania finansowego,

• informacje istotne, które nie dotyczą stanu istniejącego na dzień bilansowy – wówczas informacje takie (tj. wywierające istotny wpływ na bieżącą lub przyszłą sytuację jednostki, ale które nastąpiły po dniu bilansowym) należy ujawniać w dodatkowych informacjach i objaśnieniach; skutkuje to koniecznością ponownego sporządzenia sprawozdania finansowego.

Jak skorygować błąd istotny

Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed dniem jego zatwierdzenia, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, jakie nastąpiły po dniu bilansowym, które zmieniają jej wiedzę o stanie istniejącym na dzień bilansowy, a skutki tych zdarzeń istotnie wpływają na obraz sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego firmy za rok obrotowy, to skutki te odpowiednio uwzględnia w księgach rachunkowych i koryguje już sporządzone roczne sprawozdanie finansowe za rok obrotowy. Przykładowymi zdarzeniami wymagającymi skorygowania rocznego sprawozdania finansowego przed datą zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego mogą być:

• korekty przychodów ze sprzedaży wykazanych w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, polegające zarówno na zmianach kwot faktur, jak i anulowaniu sprzedaży, rozstrzygnięcie sprawy sądowej, które potwierdza lub zmienia wysokość wykazanej na dzień bilansowy rezerwy na zobowiązanie jednostki bądź powoduje powstanie zobowiązania, na które nie utworzono rezerwy,

• uzyskanie informacji o tym, że na dzień bilansowy wartość składnika aktywów na skutek utraty wartości była niższa od wykazanej w księgach rachunkowych jednostki,

• ustalenie ostatecznej ceny nabycia zakupionych przez jednostkę w roku sprawozdawczym (przed dniem bilansowym) aktywów,

• przychody ze sprzedanych po dniu bilansowym aktywów, pomniejszone o koszty sprzedaży, są niższe od wartości, w jakiej aktywa te figurują na dzień bilansowy w księgach rachunkowych,

• wykrycie błędów, w tym wywołanych oszustwami.

Zmiana sprawozdania a dotrzymanie terminu

Nowa wersja sprawozdania finansowego powinna być sporządzona w formie elektronicznej, z zachowaniem struktury i formatu, oraz podpisana zgodnie z przepisami.

Na sprawozdaniu pojawi się wówczas nowa data. Aby udowodnić, że sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w terminach wymaganych przepisami ustawy o rachunkowości, należy przechowywać również pierwotną wersję sprawozdania finansowego opatrzoną podpisami elektronicznymi złożonymi przed 31 marca.

Kiedy sprawozdanie nie wymaga korekty

Zgodnie z KSR nr 7 nie koryguje się sprawozdania finansowego o skutki ujawnionych zdarzeń o nieistotnym znaczeniu. Są one rozliczane w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach (na bieżąco) – rozlicza się je w księgach roku bieżącego. Należy jednak pamiętać, że przy ocenie istotności konieczne jest przy tym łączne rozpatrywanie skutków wszystkich wykrytych nieistotnych zdarzeń, ponieważ – chociaż każdy z nich z osobna może być nieistotny – łącznie mogą spowodować istotne zniekształcenie rocznego sprawozdania finansowego.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka