Pracodawcy mają czas do 17 maja na dostosowanie stanowisk pracy

Do 17 maja 2024 r. pracodawcy powinni dostosować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe do nowych przepisów w zakresie bhp i ergonomii. Co to oznacza w praktyce i jakie obowiązki w zakresie organizacji stanowiska pracy zdalnej mają pracodawcy?

17 listopada 2023 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. 2023 poz. 2367). Nowe przepisy mają w pełni zastosowanie do nowo tworzonych stanowisk pracy, natomiast stanowiska istniejące przed 17 listopada 2023 r. powinny zostać dostosowane do określonych w rozporządzeniu wymagań bhp i ergonomii w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie zmian, tj. do 17 maja 2024 r.

Do 17 maja 2024 r. trzeba dostosować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe do nowych wymogów bhp >>>

Najważniejsze zmiany wprowadzone w rozporządzeniu od 17 listopada 2023 r.

• zmiana definicji stanowiska pracy

• uchylenie definicji systemu komputerowego,

• dookreślenie, że przepisów rozporządzenia nie stosuje się do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,

• dodanie obowiązku zapewnienia pracownikom także szkieł kontaktowych zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (dotychczas rozporządzenie obejmowało obowiązek zapewnienia wyłącznie okularów korekcyjnych).

Nowe wymagania bhp dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe – praktyczny poradnik >>>

Systemy przenośne - praca przy laptopach

Co prawda przepisy rozporządzenia nie definiują w żaden sposób tego pojęcia, jednak bez żadnych wątpliwości można uznać, że dotyczą one m.in. pracy przy laptopach.

Ze względu na powszechność stosowania laptopów (szczególnie po wprowadzeniu pracy zdalnej) niezbędne było odniesienie się do tych kwestii w przepisach powszechnie obowiązujących.

Dla dużej części pracodawców dostosowanie stanowisk pracy do regulacji nowego rozporządzenia będzie się wiązało z dodatkowymi kosztami, wynikającymi z konieczności zakupu uzupełniającego wyposażenia stanowisk pracy.

Mogą jednak pojawić się wątpliwości, na jakiej podstawie powinno się dokonywać takiego wyboru i oceny. Wydaje się bowiem, że założeniem wprowadzonych przepisów powinna być wyłącznie poprawa warunków pracy przy systemach przenośnych, z uwzględnieniem zasad ergonomii. Natomiast pozostawienie alternatywy pracodawcom może spowodować, że część z nich przy dokonywaniu wyboru uwzględni jedynie swój interes ekonomiczny. Dokonując oceny wprowadzonych regulacji, można również dostrzec potrzebę dookreślenia kwestii wyposażenia stanowiska z systemem przenośnym w dodatkową klawiaturę i mysz.

Z brzmienia omawianego przepisu nie wynika bowiem, że taki obowiązek dotyczy jedynie sytuacji, gdy pracownikowi zostanie zapewniony monitor stacjonarny. Zakładając jednak racjonalność ustawodawcy, nie wydaje się konieczne zaopatrzenie pracownika w taki sprzęt przy wyborze jedynie podstawki pod laptopa - ocenia PIP.

Okulary oraz szkła kontaktowe dla pracownika - rozliczenia podatkowe i rachunkowe >>>

Okulary i soczewki kontaktowe dla pracownika

Istotną zmianą wprowadzoną rozporządzeniem z 18 października 2023 r. jest również zobowiązanie pracodawcy do zapewnienia pracownikom nie tylko okularów korygujących wzrok, ale również soczewek kontaktowych, jeżeli badania przeprowadzone przez lekarza w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. W praktyce przed tą zmianą przepisów część pracodawców korzystała już z możliwości zapewnienia pracownikom soczewek zamiast okularów, jeśli to wynikało z zalecenia lekarza medycyny pracy i potrzeb pracownika oraz wewnętrznych uregulowań w tym obszarze. Budziło to jednak wątpliwości, w szczególności w zakresie spełnienia wymagań uprzednio obowiązującego rozporządzenia, ale także np. pod względem podatkowym.

W nowych przepisach nie doprecyzowano zasad ustalania wysokości partycypowania pracodawców w kosztach ponoszonych przez pracowników na zakup sprzętu korygującego wzrok. W ocenie PIP, zasadne byłoby określenie sposobu wyliczania kosztów ponoszonych przez pracodawcę w tym zakresie, ewentualnie ustalenie kwoty minimalnej tych kosztów, czy wskazanie, jaki procent kwoty wydatkowanej przez pracownika powinien mu zostać zwrócony. Zasadne byłoby także określenie częstotliwości ponoszenia przez pracodawców takich kosztów oraz dopuszczenie możliwości kierowania pracowników na dodatkowe profilaktyczne badania lekarskie w przypadku, gdy stan zdrowia pracowników w tym obszarze w trakcie wykonywanej pracy się pogorszy (np. pracownik zgłosi pogorszenie wzroku).

Przepisy dyrektywy nr 90/270/EWG w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe (Dz.U.UE.L.1990.156.14), wprost wskazują na to, że pracownicy są uprawnieni do odpowiedniego badania oczu i wzroku, przeprowadzanego przez osoby o niezbędnych kwalifikacjach: przed przystąpieniem do pracy z monitorem ekranowym, następnie w regularnych odstępach czasu i w przypadku wystąpienia zaburzeń wzroku, które mogą być spowodowane pracą z monitorem ekranowym. Wielu pracodawców stosuje w tym zakresie tzw. dobre praktyki i w razie zgłoszenia przez pracowników problemów zdrowotnych, na ich wniosek, zapewnia im dodatkową opiekę zdrowotną. Niemniej byłoby dobrze, gdyby przepisy powszechnie obowiązujące przewidziały taką instytucję.

Zgodnie z nowymi przepisami w tym obszarze należy ograniczyć olśnienie bezpośrednie od opraw, okien, przezroczystych lub półprzezroczystych ścian albo jasnych płaszczyzn pomieszczenia, a także olśnienie odbiciowe od monitora ekranowego, w szczególności przez stosowanie odpowiednich opraw oświetleniowych, instalowanie urządzeń eliminujących nadmierne operowanie promieni słonecznych padających na stanowisko pracy.

Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami >>>

Kontrole PIP w zakresie pracy zdalnej i weryfikacji trzeźwości pracowników >>>

Stanowisko pracy przy pracy zdalnej

Zgodnie z przepisem art. 67³¹ k.p. pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, określone w dziale dziesiątym, z wyłączeniem jednak obowiązków określonych w art. 208 § 1, art. 2091 , art. 212 pkt 1 i 4, art. 213, art. 214, art. 232 i art. 233 k.p. Wskazanemu wyłączeniu podlega m.in. obowiązek osoby kierującej pracownikami organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem, określony w art. 212 pkt 1 oraz pkt 4 k.p.

Zgodnie z przepisem art. 67²⁴ § 1 k.p. to pracodawca jest zobowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniach, regulaminie albo poleceniu,

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

W związku z powyższym pojawia się problem, w jakim zakresie strony stosunku pracy będą zobowiązane do dostosowania stanowiska pracy zdalnej do nowych wymogów bhp.

Strony mogą ustalić między sobą, że pracodawca pokryje koszty związane z zapewnieniem pracownikowi wykonującemu pracę zdalną w miejscu wykonywania tej pracy np. biurka i krzesła. Jeżeli zobowiązanie to znajdzie się w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą i organizacjami związkowymi, regulaminie, poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem – wówczas stanie się obligatoryjne.

Dyskusyjna w tym zakresie pozostaje jednak kwestia wyposażenia stanowiska pracy zdalnej z systemem przenośnym (laptopem) w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę oraz dodatkową klawiaturę i mysz, gdy pracownik świadczy pracę na takim stanowisku co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

W pierwszej kolejności należałoby tu rozstrzygnąć, czy wskazane elementy stanowią materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania pracy, czy jedynie dodatkowe wyposażenie stanowiska pracy, decydujące o jego ergonomii. Wydaje się, że skoro laptop jest wyposażony w monitor ekranowy, klawiaturę i touchpada, stanowiące jego integralną część, pracodawca, zaopatrując w niego stanowisko pracy, zapewnia pracownikowi techniczną możliwość wykonywania pracy, tj. narzędzie pracy. Z drugiej strony jednak ustawodawca wskazał, że elementy te stanowią obecnie integralną część stanowiska pracy przy laptopie. Dlatego istnieją także podstawy do tego, aby uznać stacjonarny monitor ekranowy, podstawę, przenośną klawiaturę i mysz za wymagane narzędzia pracy.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy

Opracowanie: Katarzyna Bogucka