Interpretacja indywidualna z dnia 8 marca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.946.2023.2.IR

Obowiązek płatnika z tytułu wypłacanego pracownikom miesięcznego ryczałtu w związku z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 grudnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika. Pismem złożonym 6 marca 2024 r. uzupełniono wniosek.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Urząd Gminy w ... jest jednostką działającą w formie jednostki budżetowej i jest Pracodawcą w rozumieniu przepisów o pracownikach samorządowych. W Urzędzie Gminy ... jest zatrudniony Wójt i Zastępca Wójta. Z Wójtem i Zastępcą Wójta jest także zawarta umowa w sprawie używania samochodu osobowego stanowiącego własność pracowników do celów służbowych. Umowa ta zawiera m.in. następujące postanowienia:

1.Pracownicy oświadczają, że są właścicielami samochodów osobowych marka (tu marka samochodu i nr rejestracyjny) o pojemności silnika,

2.Przedmiotem niniejszej umowy jest używanie przez Pracowników samochodów osobowych do celów służbowych w jazdach lokalnych na terenie gminy ... w ramach ustalonego miesięcznego limitu w wysokości 300 km,

3.Za używanie pojazdu pracownikom będzie przysługiwał miesięczny ryczałt po złożeniu pisemnego oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu wg stawek określonych w przepisie o którym mowa w pkt 4,

4.W sprawach nieuregulowanych w umowie stosuje się przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U 2002 Nr 27 poz. 271 ze zm.),

5.Umowa zostaje zawarta na czas określony i wygasa z mocy prawa z dniem zaprzestania używania przez pracowników pojazdu dla celów służbowych lub z dniem cofnięcia przez Pracodawcę limitu kilometrów.

Zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu następuje po złożeniu przez pracowników pisemnego oświadczenia o używaniu w danym miesiącu własnego samochodu do celów służbowych. Kwota ustalonego ryczałtu ulega zmniejszeniu o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności w pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Pracodawca wypłacał tym pracownikom w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnych samochodów według warunków wskazanych w umowie wg maksymalnej stawki wynikającej z rozporządzenia wskazanego w pkt 4 umowy, uznawał i rozliczał jako przychód u pracownika z tytułu pracy, obliczał, pobierał i wpłacał zaliczki na podatek dochodowy (świadczenia te są przychodem). Świadczenie wypłacane ww. osobom nie podlegało zwolnieniu od podatku dochodowego przewidzianego w art. 21 ust.1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że wyjazdy te nie spełniają definicji podróży służbowych.

Pytanie

Czy wypłacany pracownikom w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnych samochodów do celów służbowych, według warunków wskazanych w umowie, Pracodawca jest obowiązany rozliczać jako przychód u pracowników z tytułu pracy, obliczać, pobierać i wpłacać zaliczki na podatek dochodowy? Jak poprawnie powinien rozliczać ww. ryczałt?

Państwa stanowisko w sprawie

Urząd Gminy w ... stoi na stanowisku, że wypłaty pracownikom w formie miesięcznego ryczałtu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych, według warunków wskazanych w umowie, nie będą stanowić przychodu ze stosunku pracy.

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Urzędu Gminy, świadczenia te nie stanowią dla pracownika korzyści majątkowej, a przez to przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy z 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są one wyrównaniem w formie miesięcznego ryczałtu wydatków, które ponosi pracownik w interesie Urzędu Gminy. Dlatego w ocenie Urzędu Gminy, nie jest On obowiązany rozliczać je jako przychód u pracownika z tytułu pracy, obliczać, pobierać i wpłacać zaliczki na podatek dochodowy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):

Z uwagi na powyższe na płatniku ciążą trzy podstawowe obowiązki, tj.:

·obliczenie,

·pobranie,

·wpłacenie

– podatku, zaliczki.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Jak stanowi art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Według art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Z kolei art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:

W świetle art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do treści art. 38 ust. 1 ww. ustawy:

Z opisu stanu faktycznego wynika, że w Urzędzie Gminy jest zatrudniony Wójt i Zastępca Wójta. Z Wójtem i Zastępcą Wójta jest także zawarta umowa w sprawie używania samochodu osobowego stanowiącego własność pracowników do celów służbowych. Zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu następuje po złożeniu przez pracowników pisemnego oświadczenia o używaniu w danym miesiącu własnego samochodu do celów służbowych. Pracodawca wypłacał tym pracownikom w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnych samochodów według warunków wskazanych w umowie wg maksymalnej stawki wynikającej z rozporządzenia. Wyjazdy te nie spełniają definicji podróży służbowych.

Stosownie do art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2201 ze zm.):

Jak wynika z 34a ust. 2 ww. ustawy:

Zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.):

Uwzględniając powyższe stwierdzić należy, że kwota przedmiotowego zwrotu wydatków za jazdy lokalne stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy. Obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają bowiem na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi ww. wydatku, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej – zgodnie z art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), który stanowi, że:

To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika, musiałby je pokryć on z własnych środków. Zatem, przyjęcie dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku jaki musiałby ostatecznie ponieść, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 6 października 2023 r., sygn. akt: II FSK 294/21 stwierdził, że:

Przedstawione stanowisko zostało podzielone przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyrokach z 1 lutego 2023 r., sygn. akt II FSK 1153/21; 5 lipca 2022 r., sygn. akt II FSK 3036/19; 12 maja 2021 r., sygn. akt II FSK 434/20; 10 listopada 2020 r., sygn. akt II FSK 1863/18.

Przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy, stwierdzić należy, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika tytułem wykorzystywania, na podstawie właściwej umowy, samochodu prywatnego do celów służbowych celem wykonywania zleconych zadań – stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający opodatkowaniu.

Zatem, ciążą na Państwu obowiązki płatnika, o których mowa w art. 32 ust. 1 i art. 38 ust. 1 ww. ustawy, w związku z wypłatą ww. świadczenia obliczenia, poboru i przekazania zaliczki na podatek dochodowy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).