Podpisanie sprawozdania finansowego za 2023 rok - jak uniknąć błędów

Sprawozdanie finansowe to jeden z ważniejszych dokumentów w firmie, który zawiera podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Jeżeli rok obrotowy w firmie pokrywa się z rokiem kalendarzowym termin na sporządzenie sprawozdania za 2023 rok to 31 marca 2024 roku. Jak prawidłowo podpisać sprawozdanie oraz złożyć odmowy podpisu? Jak dotrzymać terminu gdy sprawozdanie wymaga poprawienia?

Sprawozdanie finansowe 2023 - Poradnik Gazety Prawnej >>>

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe, zgodnie z art. 45 ust. 1f oraz art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości zobowiązana jest do:

• sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej

• opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez:
  – osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy), kierownika jednostki.

Data sporządzenia sprawozdania

Kierownik jednostki ma zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

W strukturze logicznej oraz formacie, określonych dla sprawozdań finansowych i udostępnionych w BIP MF, przewidziano, że data sporządzenia sprawozdania finansowego wpisana jest w odrębnym polu formularza sprawozdania finansowego. Data ta jest traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, wg stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, obowiązuje wszystkie osoby wchodzące w skład organu będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego – np. późniejszego – terminu złożenia wymaganego podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby.

Zmiana sprawozdania a dotrzymanie terminu

Jeśli po sporządzeniu sprawozdania pojawią się istotne zdarzenia mające wpływ na dane finansowe lub na dalsze funkcjonowanie firmy, konieczne jest poprawienie sprawozdania.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, jeśli takie zdarzenia mają miejsce przed zatwierdzeniem sprawozdania, firma musi je uwzględnić w nowej wersji dokumentu oraz w księgach rachunkowych. Biegły rewident, który bada sprawozdanie, również musi zostać poinformowany o tych zmianach. Nowa wersja sprawozdania finansowego powinna być sporządzona w formie elektronicznej, z zachowaniem struktury i formatu, oraz podpisana zgodnie z przepisami.

Na sprawozdaniu pojawi się wówczas nowa data. Aby udowodnić, że sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w terminach wymaganych przepisami ustawy o rachunkowości, należy przechowywać również pierwotną wersję sprawozdania finansowego opatrzoną podpisami elektronicznymi złożonymi przed 31 marca. 

Uproszczony sposób podpisywania

Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Wcześniej jednak pozostałe osoby, które wchodzą w skład tego organu, muszą złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, albo odmówić złożenia takich oświadczeń.

Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.

Odmowę podpisu sprawozdania finansowego, oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem.

Elektroniczny podpis osoby wchodzącej w skład organu wieloosobowego (jako zintegrowany element sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej) stanowi potwierdzenie, że wszystkie wymagane oświadczenia/odmowy zostały w stosunku do dokumentu sprawozdania finansowego sporządzone.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka

Więcej na ten temat przeczytasz w publikacjach Monitora księgowego:

Podpisywanie sprawozdania finansowego – wybrane wątpliwości >>>

Jak przygotować, podpisać i złożyć e-sprawozdanie finansowe >>>