Aktualność

Data publikacji: 2024-03-13

Jak uniknąć błędów przy refakturowaniu - wskazówki dla podatników

Refakturowanie - mimo iż nie występuje w przepisach prawa podatkowego - jest dość częstą praktyką w obrocie gospodarczym. Podatnik odsprzedaje usługi nabyte we własnym imieniu, ale na rzecz osób trzecich. Z jednej strony podatnik otrzymuje wówczas fakturę potwierdzającą zakup usługi, a z drugiej strony spoczywa na nim obowiązek wystawienia faktury na tę usługę na rzecz podmiotu, który faktycznie z niej korzystał. Jak uniknąć błędów przy refakturowaniu?

Zobacz również: Kiedy rozliczać VAT od umów długoterminowych >>>

Do odsprzedaży usług dochodzi w przypadkach, o których mowa w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, a więc gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Gdy podatnik nabywa usługę we własnym imieniu, ale z usługi tej korzysta inny podmiot, uznaje się, że podatnik, który wystawia refakturę, najpierw kupił daną usługę, a później wykonał ją na rzecz podmiotu trzeciego.

Podatnicy, odsprzedając nabyte we własnym imieniu, ale na rzecz osób trzecich, usługi, powinni zwrócić uwagę na:

miejsce opodatkowania refakturowanej usługi,
stawkę podatku VAT (w przypadku gdy miejscem opodatkowania odsprzedawanych usług jest Polska) oraz
moment powstania obowiązku podatkowego dla refakturowanej usługi.

Miejsce opodatkowania refakturowanej usługi

Znaczna część błędów popełnianych przy refakturowaniu dotyczy pominięcia przez podatników kwestii miejsca opodatkowania odsprzedawanych świadczeń. Skutkować to może brakiem wykazania na refakturze krajowego podatku VAT i w konsekwencji powstaniem zaległości podatkowej.

Podatnik, który refakturuje usługę na potrzeby podatku VAT, traktowany jest tak, jakby sam wykonał daną usługę, dlatego też każdorazowo przy odsprzedaży usługi należy określić kraj, w którym refakturowana usługa podlega opodatkowaniu.

Przykład

Podmiot A posiadający siedzibę na terytorium Niemiec wykonał na rzecz podmiotu B z siedzibą w Polsce usługę doradczą. W odniesieniu do wskazanej usługi zastosowanie znalazła podstawowa zasada dotycząca miejsce opodatkowania usług, zgodnie z którą w przypadku gdy usługa świadczona jest na rzecz podatnika, miejscem jej opodatkowania jest kraj siedziby usługobiorcy. Tym samym krajem opodatkowania nabytej przez podmiot B usługi była Polska. W konsekwencji niemiecki usługodawca niemający obowiązku rejestracji w Polsce na potrzeby podatku VAT wystawił na rzecz podmiotu B fakturę bez kwoty i stawki podatku VAT. Z kolei na podmiocie B spoczywał obowiązek rozpoznania importu usług.

Ponieważ z rzeczonej usługi faktycznie korzystał podmiot C posiadający siedzibę w Polsce, podmiot B wystawił dla niego refakturę. Podmiot B, refakturując wskazaną usługę, analogicznie jak podmiot A nie wykazał na fakturze stawki i kwoty podatku VAT.

Podatnik B popełnił błąd, który skutkował powstaniem zaległości podatkowej. Nie wziął bowiem pod uwagę okoliczności, iż odsprzedawana usługa podlegała opodatkowaniu w kraju siedziby podmiotu C, czyli w Polsce. Podmiot B zobowiązany był na refakturze podać kwotę podatku VAT obliczając ją według stawki w wysokości 23%.

Ważne

W przypadku refakturowania usług każdorazowo należy ustalić miejsce opodatkowania odsprzedawanej usługi. Zasady ustalenia miejsca opodatkowania usług określają przepisy art. 28b–28n ustawy o VAT).

Stawka podatku na refakturze

Jeżeli miejscem opodatkowania refakturowanej usługi jest Polska, podatnik powinien ustalić właściwą dla odsprzedawanej usługi stawkę podatku VAT. Stawka zastosowana na fakturze pierwotnej nie jest wiążąca w odniesieniu do refaktury. Chociaż w praktyce najczęściej stawka na fakturze otrzymanej przez refakturującego oraz stawka na fakturze wystawionej przez niego się powielają.

Aby uniknąć błędu podatnik każdorazowo powinien samodzielnie ustalić właściwą dla odsprzedawanych usług stawkę podatku VAT. Dotyczy to również zwolnienia od podatku VAT.

Przykład

Podatnik A wystawił dla podmiotu B fakturę za usługę hotelową ze stawką podatku VAT 8%. Usługa ta została refakturowana przez podmiot B na rzecz podmiotu C (faktycznego beneficjenta świadczenia). Podatnik przy wystawianiu refaktury powziął wątpliwość, czy ma prawo do zastosowania obniżonej stawki podatku VAT.

Dla usług krótkotrwałego zakwaterowania właściwa jest stawka 8%. Wobec tego podatnik B na refakturze powinien zastosować tę właśnie stawkę podatku VAT.

Przykład

Podmiot A nabył od Poczty Polskiej usługi pocztowe korzystające ze zwolnione od VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT. Wartość usługi wykazana na fakturze to 150 zł. Podmiot A zamierza refakturować wskazane usługi na rzecz podmiotu B (usługi te nie stanowią elementu świadczenia o charakterze złożonym).

Podmiot A, wystawiając refakturę, musi uwzględnić przedmiotowo-podmiotowy charakter zwolnienia zastosowanego na pierwotnej fakturze. Jak wynika z art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT, zwolnieniu od podatku VAT podlegają powszechne usługi pocztowe świadczone przez operatora obowiązanego do świadczenia takich usług.

Podatnik A wprawdzie odsprzedaje usługi wskazane w przywołanej regulacji, ale nie jest operatorem zobowiązanym do świadczenia powszechnych usług pocztowych. Nie może zatem przy refakturowaniu zastosować zwolnienia od podatku VAT. Tym samym refakturując na rzecz podatnika B usługi pocztowe powinien zastosować podstawową stawkę podatku VAT, tj. stawkę 23%.

Ważne

Refakturowane towary i usługi są, co do zasady, opodatkowane według takich samych stawek VAT jak zastosowane przy ich zakupie. Należy jednak mieć na uwadze, że w odniesieniu do niektórych usług do stosowania obniżonej stawki lub zwolnienia od podatku uprawnione są tylko określone podmioty.

Obowiązek podatkowy przy refakturowaniu

Jednym z najczęściej popełnianych błędów w rozliczeniach podatku VAT jest deklarowanie w niewłaściwym okresie obowiązku podatkowego w tytułu odsprzedawanych usług. Nieprawidłowości te wynikają głównie z faktu, że podmiot dokonujący refakturowania nie wykonuje faktycznie jakiejkolwiek usługi. Błędom sprzyja również okoliczność, że działy księgowe otrzymują informację o konieczności wystawienia refaktury niejednokrotnie po kilku miesiącach od nabycia usługi.

W praktyce szczególnie problematyczne jest zdefiniowanie momentu wykonania odsprzedawanej usługi.

Przykład

Podatnik nabył w lipcu 2023 r. usługę doradztwa prawnego. Usługa została wykonana 31 lipca 2023 r. Fakturę usługodawca wystawił 15 sierpnia 2023 r. W październiku dział finansowy otrzymał informację, iż usługa ta dotyczyła działalności podmiotu powiązanego, który był beneficjentem omawianej usługi. Tym samym 20 października 2023 r. została wystawiona refaktura z tytułu odsprzedaży powyższej usługi. Na refakturze jako datę wykonania usługi wskazano 20 października 2023 r.

W rozpatrywanym przypadku usługa została wykonana 31 lipca 2023 r. Zatem właśnie tę datę podatnik powinien wskazać na fakturze jako datę sprzedaży.

Dokonywana przez refakturującego odsprzedaż usług stanowi de facto świadczenie usług. Moment wykonania refakturowanej usługi jest tożsamy z momentem wykonania tej usługi przez pierwotnego usługodawcę. Datą sprzedaży przy refakturowaniu jest zatem dzień, w którym została wykonana dana czynność, gdyż w tym przypadku nie mamy do czynienia z nowym momentem wykonania usługi.

Ważne

Usługę refakturowaną należy uznać za wykonaną w dacie, kiedy usługa została faktycznie zrealizowana przez pierwotnego usługodawcę.

Przepisy ustawy o VAT nie określają szczególnego momentu powstania obowiązku podatkowego przy refakturowaniu usług. Tym samym przyjmuje się, że w przypadku odsprzedaży usług obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, czyli z chwilą wykonania usługi.

Jeżeli dla danej usługi przepisy przewidują szczególny moment powstania obowiązku podatkowego, to znajduje on zastosowanie również do refakturowania.

Przykład

Podatnik nabył we własnym imieniu, ale na rzecz innego podmiotu, usługę marketingową. Usługa została wykonana 30 września 2023 r. Fakturę za usługę podatnik otrzymał w listopadzie 2023 r. Refaktura została wystawiona 15 listopada 2023 r. Obowiązek podatkowy podatnik rozpoznał w dacie wystawienia refaktury.

W rozpatrywanym przypadku usługa została wykonana we wrześniu 2023 r. W konsekwencji podmiot refakturujący zobligowany był rozpoznać obowiązek podatkowy we wrześniu 2023 r. Podatnik powinien zatem skorygować plik JPK_V7M za wrzesień 2023 r. i uregulować odsetki od zaległości podatkowej.

W praktyce refaktury dotyczą najczęściej tzw. mediów. Co istotne, w odniesieniu do mediów znajduje zastosowanie ogólna zasada określająca moment powstania obowiązku podatkowego.

Obowiązek podatkowy dla świadczenia usług polegających na dostawie wody, prądu, gazu, odprowadzenia ścieków, telekomunikacyjnych, ochrony, najmu powstaje z chwilą wystawienia faktury, pod warunkiem że faktura ta została wystawiona w ustawowym terminie (art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT).

Ważne

Obowiązek podatkowy dla refakturowanej usługi powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, czyli z chwilą wykonania usługi. Przy czym jeżeli dla danej usługi ustawodawca przewidział szczególny obowiązek podatkowym, to znajduje on zastosowanie również przy refakturowaniu.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka

Błędy w rozliczeniach VAT. Na czym polegają i jak ich uniknąć - PORADNIK GAZETY PRAWNEJ >>>