Podpisywanie sprawozdania finansowego – wybrane wątpliwości

Chociaż sprawozdania finansowe już od 2018 r. składane są wyłącznie w formie elektronicznej i podpisywane za pomocą podpisu elektronicznego, to nadal występują wątpliwości dotyczące tych czynności. Przedstawiamy te najczęściej się pojawiające.

Jaką datę należy uznać za datę sporządzenia sprawozdania, jeśli podpisy składane są w różnych dniach

Problem

Sprawozdanie finansowe za 2023 r. będzie podpisane z różnymi datami do końca marca 2024 r. Którą datę uznać za datę sporządzenia sprawozdania finansowego?

Rada

Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów za datę sporządzenia sprawozdania finansowego należy uznać datę, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie.

Uzasadnienie

Kierownik jednostki ma zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku jednostek, których rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym, sprawozdanie finansowe za 2023 r. należy przygotować, nadać elektroniczną formę i podpisać najpóźniej do 31 marca 2024 r. W strukturze logicznej oraz formacie, określonych dla sprawozdań finansowych i udostępnionych w BIP MF, przewidziano, że data sporządzenia sprawozdania finansowego wpisana jest w odrębnym polu formularza sprawozdania finansowego. Data ta jest traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, wg stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, obowiązuje wszystkie osoby wchodzące w skład organu będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego – np. późniejszego – terminu złożenia wymaganego podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby. Oznacza to, że data sporządzenia sprawozdania w sprawozdaniu finansowym w postaci elektronicznej, to data, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie.