Analiza należności w celu ustalenia odpisu aktualizującego

Należności w trakcie roku obrotowego należy ujmować w księgach rachunkowych w wartości nominalnej, czyli faktycznie należnej od kontrahenta. Na koniec roku obrotowego jednostki są jednak zobowiązane do ustalenia stanu należności w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności, czyli pomniejszonej o ewentualne odpisy aktualizujące tę należność. Wskazujemy, jak powinno się analizować należności w celu ustalenia prawidłowych ich sald, ze szczególnym uwzględnieniem wiekowania należności.

Na dzień bilansowy stan należności obejmuje zazwyczaj trzy ich kategorie:

1. należności pewne: To kwoty należności, których termin płatności jeszcze nie upłynął lub są nieznacznie przeterminowane, ale ich spłata nie jest zagrożona. Są to stabilne należności, które nie generują obaw związanych z ich uregulowaniem.
2. należności, co do których mogą powstać obawy związane z ich uregulowaniem: Obejmują przeterminowane zobowiązania od stałych kontrahentów, którzy napotkali przejściowe trudności w spłacie zobowiązań. W ich przypadku toczą się rozmowy w sprawie formy i terminów spłaty. Kwalifikowanie tych należności jako należności pewne lub wątpliwe zależy od obecnej sytuacji jednostki i postępów negocjacji.
3. To kwoty przeterminowane od kontrahentów, z którymi zazwyczaj jednostka nie utrzymuje stałej współpracy lub nie planuje współpracować w przyszłości. Są to należności uznawane za wątpliwe, ponieważ ich odzyskanie wiąże się z większym ryzykiem i wysiłkiem. W celu odzyskania jak największej części należności jednostka podejmuje różne działania, takie jak ich windykacja, odsprzedawanie wierzytelności firmom windykacyjnym, żądanie od ubezpieczyciela odszkodowania lub skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.