Jak obciążyć pracownika kosztami naprawy uszkodzonego przez niego laptopa

Pracownik spółki uszkodził powierzony mu do używania laptop. Spółka przekazała laptop do naprawy firmie zewnętrznej i za wykonaną usługę otrzymała fakturę. Pracownik zostanie obciążony kosztami naprawy. Czy w takiej sytuacji należy wystawić notę obciążeniową, jednocześnie nie odliczając podatku naliczonego z faktury dotyczącej naprawy, czy też refakturę z wykazanym VAT należnym?

Jeżeli przed oddaniem laptopa do naprawy spółka uzgodniła z pracownikiem, że obciąży go kosztami naprawy, wówczas dojdzie do świadczenia (odsprzedaży) na rzecz pracownika opodatkowanej 23% VAT usługi naprawy laptopa. Świadczenie takiej usługi może zostać udokumentowane refakturą z VAT, jak również wykazane w ewidencji VAT oraz w pliku JPK_V7 bez wystawiania refaktury, na podstawie dowodu wewnętrznego (wykazywanego z oznaczeniem WEW).

W przeciwnym razie, tj. w przypadku zlecenia naprawy laptopa bez uzgodnienia z pracownikiem, obciążenie go należy uznać za odszkodowanie, które nie podlega VAT. Obciążenia pracownika można wówczas dokonać wystawiając notę obciążeniową bez VAT.

W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi (art. 8 ust. 2a ustawy o VAT). Dochodzi wówczas do tzw. odsprzedaży usług.

Zwrócić należy uwagę, że warunkiem stosowania art. 8 ust. 2a ustawy o VAT jest, aby podatnik nabywał usługi działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej. Jest to możliwe wyłącznie w przypadkach, gdy w momencie nabywania tych usług istnieje stosowne porozumienie z osobą trzecią, na rzecz której usługi te mają zostać nabyte. W konsekwencji nie dochodzi do odsprzedaży usług, jeżeli porozumienie w kwestii obciążenia poniesionymi kosztami jest zawierane później.

Uzgodnienie z pracownikiem warunków obciążenia kosztami naprawy

Zatem w pierwszej kolejności należy odpowiedzieć na pytanie, czy przed oddaniem laptopa do naprawy spółka uzgodniła z pracownikiem, że obciąży go kosztami tej naprawy. Jeżeli tak, wówczas usługę naprawy laptopa spółka nabyła we własnym imieniu, ale na rzecz pracownika. W takim wypadku dochodzi do świadczenia (odsprzedaży) na rzecz pracownika opodatkowanej VAT według stawki 23% usługi naprawy laptopa. Świadczenie takiej usługi może zostać udokumentowane fakturą (refakturą) z VAT obliczonym według stawki 23%, ale wystawianie takiej refaktury nie jest konieczne. Równie dobrze świadczenie (odsprzedaż) usługi może zostać przez spółkę wykazane w ewidencji VAT oraz w pliku JPK_V7 bez wystawiania refaktury na podstawie dowodu wewnętrznego (wykazywanego z oznaczeniem WEW).

Brak uzgodnienia z pracownikiem warunków obciążenia go kosztami naprawy

W przypadku zlecenia naprawy laptopa bez wcześniejszego uzgodnienia warunków z pracownikiem obciążenie go kosztami naprawy stanowi dla podatnika odszkodowanie. 

Natomiast w związku z nakładaniem i otrzymywaniem odszkodowań i kar umownych najczęściej nie dochodzi do dokonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Jest to ugruntowane stanowisko organów podatkowych, które znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach podatkowych (zob. przykładowo interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: z 12 grudnia 2017 r., sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.761.2017.1.MW, z 31 sierpnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP4-1.4012.268.2020.1.RMA, oraz z 10 stycznia 2023 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.836.2022.1.KO).

Zważywszy, iż nakładanie i otrzymywanie odszkodowań i kar umownych najczęściej nie podlega opodatkowaniu VAT, obciążenie pracownika również nie podlega opodatkowaniu VAT. Obciążenia pracownika kosztami naprawy laptopa można wówczas dokonać np. wystawiając notę obciążeniową (bez VAT).

Prawo do odliczenia VAT z faktury za naprawę laptopa przez spółkę 

Niezależnie od tego, który ze wskazanych scenariuszy ma miejsce, spółka jest uprawniona do odliczenia VAT z faktury za naprawę laptopa, jeśli jej działalność jest opodatkowana VAT. Jest tak również w przypadku drugiego scenariusza, tj. gdy mamy do czynienia z odszkodowaniem. W związku z tym kwota obciążenia pracownika powinna być w takim przypadku kwotą netto wynikającą z faktury zakupu usługi naprawy laptopa, gdyż kwota ta – po uwzględnieniu odliczenia VAT – odpowiada poniesionej przez spółkę szkodzie. Otrzymanie niepodlegającego opodatkowaniu VAT odszkodowania nie zmienia bowiem faktu, że zakup usługi naprawy laptopa był zakupem usługi pośrednio wykorzystanej przez spółkę na potrzeby wykonywanych czynności opodatkowanych. Na podobnej zasadzie podatnicy otrzymujący odszkodowanie wypadkowe z zakładu ubezpieczeń mogą odliczać VAT z faktur dokumentujących naprawy samochodów.

Powołane interpretacje organów podatkowych:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 grudnia 2017 r. (sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.761.2017.1.MW) 
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 sierpnia 2020 r. (sygn. 0114-KDIP4-1.4012.268.2020.1.RMA)
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 stycznia 2023 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.836.2022.1.KO)

Tomasz Krywan

doradca podatkowy