Świadectwo pracy - w jakim terminie powinno zostać wydane pracownikowi?
Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie pracownikowi świadectwa pracy. Dokument ten zawiera określone w przepisach informacje dotyczące zatrudnienia pracownika, a w szczególności służy kolejnemu pracodawcy do prawidłowego ustalenia uprawnień pracownika. Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł. W jakim terminie powinno zostać wydane pracownikowi świadectwo pracy? - praktyczny komentarz do Kodeksu pracy 2024 r.
Art. 97. § 1. W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896, 1933 i 2042) albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.
§ 11. W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.
§ 12. W przypadku, o którym mowa w § 11, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.
§ 13. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie pracownikowi świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy w dniu zakończenia stosunku pracy.
Jednak pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa pracy, gdy zamierza nawiązać z nim kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Dotyczy to wszystkich rodzajów umów o pracę: umowy na okres próbny, umowy na czas określony i umowy na czas nieokreślony.
W przypadku gdy pracodawca nie zamierza dalej zatrudniać pracownika, wydawane świadectwo pracy powinno obejmować okres lub okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.
Umowa o pracę zawarta z pracownikiem na czas określony 1 marca 2021 r. rozwiązała się 31 marca 2023 r. Kolejna umowa o pracę z tym pracownikiem – także na czas określony – została zawarta 10 kwietnia 2023 r. (i w tym dniu pracownik rozpoczął pracę). W takim przypadku pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy za okres zatrudnienia od 1 marca 2021 r. do 31 marca 2023 r.
Umowa o pracę zawarta z pracownikiem na okres próbny 1 grudnia 2022 r. rozwiązała się 28 lutego 2023 r. Kolejna umowa o pracę – na czas nieokreślony – z tym pracownikiem została zawarta 2 marca 2023 r. (był to też pierwszy dzień pracy pracownika). W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku niezwłocznego wydania pracownikowi świadectwa pracy za okres zatrudnienia od 1 grudnia 2022 r. do 28 lutego 2023 r.
Nie zawsze jednak stosunek pracy nawiązuje się w dacie zawarcia umowy o pracę (aczkolwiek w praktyce tak jest najczęściej). Trzeba zwrócić uwagę, że stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy (art. 26 Kodeksu pracy).
Umowa o pracę zawarta z pracownikiem na czas określony 1 marca 2022 r. rozwiązała się 31 marca 2023 r. Kolejna umowa o pracę z tym pracownikiem – także na czas określony – została zawarta 3 kwietnia 2023 r., jednak z dniem rozpoczęcia pracy 10 kwietnia 2023 r. W takim przypadku pracodawca musiał wydać pracownikowi świadectwo pracy za okres zatrudnienia od 1 marca 2022 r. do 31 marca 2023 r., ponieważ do nawiązania kolejnego stosunku pracy między tymi stronami doszło dopiero 10 kwietnia 2023 r. Zatem przerwa między okresami zatrudnienia wyniosła ponad 7 dni.
W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek. Pracownik może złożyć taki wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy obejmującego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy – według wyboru pracownika. Jeżeli pracownik zażąda wydania mu świadectwa pracy, to pracodawca jest zobowiązany wydać je w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.
Umowa o pracę z pracownikiem zawarta 1 lutego 2021 r. rozwiązała się 31 marca 2023 r. Kolejna umowa o pracę z tym pracownikiem – na czas nieokreślony – została zawarta od 3 kwietnia 2023 r. (i w tym dniu pracownik rozpoczął pracę). W takim przypadku pracodawca nie musiał wydawać pracownikowi świadectwa pracy za okres zatrudnienia od 1 lutego 2021 r. do 31 marca 2023 r. Ma obowiązek to zrobić tylko wówczas, gdy pracownik złoży wniosek w tej sprawie. Jeżeli pracownik nie złoży takiego wniosku, to otrzyma świadectwo pracy obejmujące ten okres zatrudnienia dopiero w momencie, gdy definitywnie zakończy pracę u tego pracodawcy, np. po rozwiązaniu umowy o pracę zawartej 3 kwietnia 2023 r., gdy strony nie będą zamierzały nawiązać kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Z drugiej strony pracownik może złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy za ten okres np. w kwietniu 2023 r.
Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej świadectwa pracy bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca dostarcza je pracownikowi lub tej osobie w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy za pośrednictwem poczty lub w inny sposób.
Często zdarza się, że pracodawcy błędnie interpretują te zapisy, uważając, iż każdorazowo mają 7-dniowy termin na wydanie pracownikowi świadectwa pracy. Tymczasem pracodawca musi już w dniu ustania stosunku pracy z pracownikiem mieć przygotowane świadectwo pracy i być gotowy do jego wydania pracownikowi. Odwlekanie sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy, mimo że np. pracownik zgłasza się do pracodawcy w celu odbioru takiego świadectwa, jest niezgodne z obowiązującymi przepisami. Jeśli pracownik nie zgłosił się do pracodawcy po odbiór świadectwa pracy i pracodawca nie posiada aktualnego adresu zamieszkania pracownika, nie ma on obowiązku ustalania tego adresu. Powinien jedynie zatrzymać świadectwo w aktach osobowych pracownika, tak aby jego wydanie było możliwe w każdej chwili.
Kodeks Pracy 2024 - praktyczny komentarz z przykładami - NOWA PUBLIKACJA INFORLEX
Kodeks pracy 2024. Praktyczny komentarz z przykładami
POTRZEBUJESZ POMOCY?