Interpretacja indywidualna z dnia 18 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.674.2023.1.LM

Możliwość archiwizowania faktur i innych dokumentów, uprawniających do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 grudnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 listopada 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości archiwizowania faktur i innych dokumentów, uprawniających do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podatnikiem podatku VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT.

Spółka otrzymuje dużą liczbę faktur zakupu od dostawców, m.in. w wyniku tego, że Spółka zatrudnia bardzo dużą liczbę pracowników, z których część realizuje obowiązki pracownicze poza siedzibą Spółki (np. pracownicy uczestniczący w projektach na wyznaczonych terytoriach w kraju, pracownicy w podróży służbowej na tychże wyznaczonych terytoriach w kraju, pracownicy dojeżdżający do klienta niebędący w podróży służbowej, pracownicy dokonujący różnych zakupów od podmiotów zagranicznych, z których część dokumentuje zakupy będące importem usług lub wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów itd.). Innymi słowy, w toku swojej pracy, w związku z powierzonymi zadaniami służbowymi, pracownicy dokonują różnego rodzaju zakupów dla Spółki.

Zakupy dokonywane przez pracowników są najczęściej dokumentowane fakturami „papierowymi” wystawionymi przez dostawcę na rzecz Spółki, czasami paragonami fiskalnymi (z reguły na drobniejsze kwoty), oraz fakturami wystawionymi, w różnych formach, przez podmioty zagraniczne, z którymi - zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi - są związane określone obowiązki wynikające z Ustawy o VAT (np. rozpoznania obowiązku podatkowego z tytułu importu usług lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów).

Zgodnie z obecnym procesem rozliczania kosztów zakupów dokonywanych na rzecz Spółki przez jej pracowników:

• Pracownik zakupuje usługę/towar na rzecz Spółki przekazując dostawcy dane Spółki do faktury/paragonu.
• Pracownik otrzymuje od dostawcy fakturę w postaci papierowej.
• Pracownik zobowiązany jest do przygotowania rozliczenia w systemie informatycznym o nazwie C. stosowanym w Spółce poprzez wpisanie wszystkich poniesionych wydatków wraz ze zdjęciem/skanem faktury lub paragonu.
• Przełożony (Manager) pracownika weryfikuje przesłane w systemie C. wydatki, które następnie akceptuje lub odrzuca w ramach poszczególnych pozycji.
• Po akceptacji wydatków przez Managera, pracownik niezwłocznie dostarcza do siedziby Spółki rozliczenie wydatków służbowych w postaci wydrukowanego z systemu C. raportu dołączając do niego papierowe faktury i paragony. Faktury elektroniczne nie są przez pracownika drukowane, są jedynie załączane do systemu informatycznego w oryginalnym formacie PDF.
• Otrzymany przez Spółkę plik dokumentów papierowych jest archiwizowany przez Spółkę przez okres minimum 20 lat na serwerach, do których dostęp ma Spółka.

Obecnie proces zbierania dokumentów w formie papierowej i ich archiwizowania jest bardzo kosztowny, z uwagi na dużą liczbę pracowników oraz ogromną liczbę ponoszonych przez nich indywidualnych wydatków, często na relatywnie niewielkie kwoty.

Dlatego, celem uzyskania oszczędności Spółka rozważa zmianę tego procesu w sposób następujący:

• pracownik dokonujący zakupu, samodzielnie przetwarzałby fakturę „papierową” uzyskaną od sprzedawcy (ewentualnie paragon) na formę elektronicznego skanu/ zdjęcia o jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku. Przetworzenie na format elektroniczny nastąpi do formatu elektronicznego typu PDF. JPG. BMP czy inne podobne formaty plików zwyczajowo stosowanych w tym celu.
• następnie, pracownik dokonując rozliczenia w systemie informatycznym służącym do rozliczenia wydatków załącza wersje elektroniczne otrzymanych przez siebie dokumentów.
• upoważnione osoby (zwykle przełożeni pracowników) będą dokonywać kontroli merytorycznej i formalnej dokumentów załączonych przez pracownika, w szczególności czy dokument (faktura/paragon) zawiera wszystkie dane wymagane zgodnie z Ustawą o VAT dla uznania ich za faktury w rozumieniu Ustawy.
• będą istnieć w Spółce kontrole biznesowe zapewniające wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług,
• na podstawie elektronicznej wersji dokumentu, dokonywana będzie weryfikacja księgowa i podatkowa danego wydatku oraz dokonywane księgowanie w systemie finansowo-księgowym Spółki.
• po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków, pracownik będzie mógł zniszczyć papierowe oryginały dokumentów; należy podkreślić, że faktury otrzymane w formie papierowej będą mogły być niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu poprawności, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu,
• system informatyczny Spółki będzie archiwizował wersje elektroniczne dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (generalnie łatwiejsze i szybsze niż w obecnym systemie papierowym), integralność treści oraz czytelność (dokument elektroniczny nie zmienia swoich właściwości z upływem czasu, np. w porównaniu do paragonów, które blakną), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki.
• Taki, system będzie umożliwiał szybki dostęp do przechowywanych faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami) oraz będzie można dokonać poboru tych faktur i dokumentów z nimi zrównanych oraz analizy danych w nich zawartych.
• W ocenie Spółki, z uwagi na ogromną liczbę dokumentów, których dotyczy wniosek, wykorzystanie elektronicznego systemu, o którym mowa we wniosku zapewni znacznie szybsze (praktycznie natychmiastowe) odszukanie żądanych dokumentów i ich przekazanie do analizy organom podatkowym oraz innym uprawnionym organom, w porównaniu do obecnego systemu tradycyjnego, gdzie dokumenty są przechowywane i przetwarzane przez Spółkę w postaci papierowej.

Tym samym, dokumenty zakupowe (faktury/paragony) uzyskane od dostawców krajowych i zagranicznych przez pracowników będą przetwarzane i archiwizowane w formie elektronicznej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż obecny system, w którym przeważająca liczba dokumentów ma formę papierową. Istotne jest też to, że dostawcy zagraniczny będą wystawiać Spółce dokumenty w formach innych niż KSeF (system ten będzie obejmował tylko dostawców polskich)

Dodatkowo, nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych będą służyły czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT oraz nie będą one dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Pragniemy również dodać, że faktury w formie elektronicznej będą przechowywane w systemie zlokalizowanym na serwerach, które znajdują się na terytorium Polski, jak również poza terytorium. Niemniej, w każdym przypadku Spółka zapewni natychmiastowy dostęp elektroniczny do tych faktur, w tym bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej oraz innym organom podatkowym.

Pytanie

Czy Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków dokumentowanych przez pracownika fakturami/paragonami/innymi dokumentami uzyskanymi w formie papierowej, ale później przetworzonymi na formę elektroniczną i w takowej formie przechowywane przez Spółkę (tj. gdy Spółka po prawidłowym przetworzeniu dokumentu papierowego na formę elektroniczną, nie będzie już przechowywać wersji papierowej)?

Państwa stanowisko w sprawie

Stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Art. 20 ust. 2 cyt. ustawy o rachunkowości, stwierdza, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:

• zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
• zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości treść dowodów księgowych, z pewnymi wyjątkami, może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów. Wyjątki opisane w tym przepisie nie wystąpią w sytuacji opisanej w niniejszym wniosku (dotyczą bowiem kwestii znacznych, w tym przeniesienia praw do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów).

Warunki, w jakich należy przechowywać dowody księgowe zostały określone w art. 71-73 ustawy o rachunkowości. Aby jednostka mogła przechowywać dokumenty w formie elektronicznej konieczne są:

• przechowywanie dokumentów w należyty sposób (m in. chronologia, właściwy opis, łatwość odszukania);
• ochrona dokumentów przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem oraz zniszczeniem;
• stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych;
• dobór stosownych środków ochrony zewnętrznej;
• systematyczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania dokumentów księgowych;
• zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Dodatkowo jednostka musi posiadać urządzenie pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku.

W nowym systemie rozważanym przez Spółkę, przyjęte rozwiązania informatyczne oraz procedury kontroli finansowej i informatycznej zapewnia, że wszystkie wyliczone powyżej warunki z ustawy o rachunkowości będą spełnione.

Z kolei według art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych itd. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Brak papierowego dokumentu źródłowego nie oznacza zatem automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem za „nieudokumentowany”.

Innymi słowy, w świetle przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, rozważany elektroniczny system archiwizowania dokumentów, uprawnia do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny w postaci skanów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej tym samym, dla potrzeb dokumentowania wydatków, wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwia Państwu wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii dokumentu jest identyczna z treścią otrzymanej kopii dokumentu w formie papierowej otrzymanej od kontrahenta.

Państwa stanowisko znajduje potwierdzenie w indywidualnych interpretacjach władz skarbowych. Przykładowo, w interpretacji z 19 stycznia 2016 r. (IBPB-1-3/4510-541/15/SK) Izba Skarbowa w Katowicach uznała, że: ‘dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu.”

Również w interpretacji z 12 marca 2015 r. (IBPBI/2/423-1433/14/KP) Izba Skarbowa w Katowicach przytacza art. 180 ordynacji podatkowej i informuje, że katalog dowodów księgowych jest otwarty, co oznacza, że podatnik powinien być w posiadaniu wszelkich dowodów przechowywanych w dowolnej formie, które będą mogły potwierdzić zaistnienie zdarzenia gospodarczego. Wynika z tego, że do dokumentacji wydatku może posłużyć np. skan faktury otrzymanej w wersji papierowej.

Ponadto, od 1 stycznia 2014 r. do ustawy o VAT został wprowadzony art. 112a precyzujący wymogi w kwestii przechowywania dokumentów. Zgodnie z nim zarówno faktury wystawione przez podatnika, jak i otrzymane przez niego powinny być przechowywane:

• w podziale na okresy rozliczeniowe,
• w sposób zapewniający:

a)łatwe ich odszukanie,

b)autentyczność pochodzenia, przez którą rozumie się pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usług albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT),

c)integralność treści, przez którą rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT),

d)czytelność;

e)od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W przypadku rozważanym przez Spółkę, taka kontrola biznesowa będzie prowadzona w momencie akceptacji rozliczenia wydatków danego pracownika przez osoby upoważnione w Spółce.

Co istotne, z treści Ustawy o VAT wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT) Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4) ustawy o VAT.

Z przepisów ustawy o VAT wynika zatem wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.

W szczególności, w interpretacji podatkowej z 28 marca 2023 roku, 0114-KDIP1-3.4012.44.2023.2.LK wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, podkreśla się, że „Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, ze muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.”

Ponadto, w świetle podejmowanych przez Ministerstwo Finansów licznych działań zmierzających do wdrożenia nowych narzędzi informacyjnych (raportowanie w systemie JPK, kontrole elektroniczne, system KSeF itp ), elektroniczny system archiwizacji faktur pozwoli potencjalnie także na znaczące zwiększenie elastyczności i skuteczności kontroli prowadzonych w Spółce.

Dodatkowo Państwo pragną wskazać, że kwestie związane z archiwizacją faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej jako: „Dyrektywa VAT”). W myśl art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217- 240). Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy VAT, podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT). Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił jednak od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie, polski ustawodawca pozostawił w tym zakresie podatnikowi pewną dowolność - podatnik może każdorazowo wybierać pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych.

Zgodnie z wypracowaną dotychczas wykładnią przepisów podatnikom przysługuje prawo do pomniejszenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego udokumentowanego fakturami przechowywanymi zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Stanowisko to potwierdza interpretacja z 29 stycznia 2016 r. (IPPP3/4512-1069/15-2/RD) wydana przez Izbę Skarbową w Warszawie, według której organy nie uzależniają prawa do odliczenia VAT naliczonego od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej jest przechowywana, pod warunkiem że spełnione są wymogi art. 112a ustawy o VAT przedstawione powyżej.

Ponadto, zarówno w przytoczonej już interpretacji z 29 stycznia 2016 r. (IPPP3/4512-1069/15-2/RD), a także w innych, w tym z 26 stycznia 2016 r. (IPPP2/4512-1101/15-2/MAO) wydanej przez Izbę Skarbową w Warszawie, organy podatkowe dopuszczają możliwość niszczenia oryginałów faktur otrzymanych w formie papierowej, które zostały zarchiwizowane w wersji elektronicznej, bez pozbawiania podatnika prawa do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na tych fakturach.

Również, w piśmie z 7 lutego 2022 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ, organ podatkowy stwierdza, że „Wnioskodawca zachowa (wykorzystując nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami, których dotyczy wniosek, oraz gdy nie zaistnieją przesłanki negatywne, wymienione w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w niniejszej sprawie. Bez wpływu na prawo do odliczenia pozostaje okoliczność zniszczenia przez Spółkę opisanych we wniosku faktur otrzymanych w oryginalnej wersji papierowej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej - otrzymanych w formie papierowej - w ramach przedstawionej w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawca zachowa, na ogólnych zasadach, wykorzystując nabywane towary i usługi do czynności opodatkowanych, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, także po zniszczeniu papierowych (oryginalnych) wersji faktur.”

Zdaniem Spółki jest zatem możliwe korzystanie przez Spółkę z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur papierowych przetworzonych do formy elektronicznej, nawet jeśli pierwotna faktura papierowa zostanie zniszczona po jej przetworzeniu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument księgowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przepisy dotyczące określenia tych pojęć zostały uregulowane w art. 106m ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z opisu sprawy wynika, Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podatnikiem podatku VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT.

Spółka otrzymuje dużą liczbę faktur zakupu od dostawców, m.in. w wyniku tego, że Spółka zatrudnia bardzo dużą liczbę pracowników, z których część realizuje obowiązki pracownicze poza siedzibą Spółki.

Zakupy dokonywane przez pracowników Spółki są najczęściej dokumentowane fakturami „papierowymi” wystawionymi przez dostawcę na rzecz Spółki, czasami paragonami fiskalnymi oraz fakturami wystawionymi, w różnych formach, przez podmioty zagraniczne.

Obecnie proces zbierania dokumentów w formie papierowej i ich archiwizowania jest bardzo kosztowny. Celem uzyskania oszczędności Spółka rozważa zmianę tego procesu w sposób następujący:

• pracownik dokonujący zakupu, samodzielnie przetwarzałby fakturę „papierową” uzyskaną od sprzedawcy (ewentualnie paragon) na formę elektronicznego skanu/ zdjęcia o jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku. Przetworzenie na format elektroniczny nastąpi do formatu elektronicznego typu PDF. JPG. BMP czy inne podobne formaty plików zwyczajowo stosowanych w tym celu,
• następnie, pracownik dokonując rozliczenia w systemie informatycznym służącym do rozliczenia wydatków załącza wersje elektroniczne otrzymanych przez siebie dokumentów,
• upoważnione osoby będą dokonywać kontroli merytorycznej i formalnej dokumentów załączonych przez pracownika, w szczególności czy dokument (faktura/paragon) zawiera wszystkie dane wymagane zgodnie z Ustawą o VAT dla uznania ich za faktury w rozumieniu Ustawy,
• będą istnieć w Spółce kontrole biznesowe zapewniające wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług,
• na podstawie elektronicznej wersji dokumentu, dokonywana będzie weryfikacja księgowa i podatkowa danego wydatku oraz dokonywane księgowanie w systemie finansowo-księgowym Spółki,
• po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków, pracownik będzie mógł zniszczyć papierowe oryginały dokumentów; należy podkreślić, że faktury otrzymane w formie papierowej będą mogły być niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu poprawności, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu,
• system informatyczny Spółki będzie archiwizował wersje elektroniczne dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (generalnie łatwiejsze i szybsze niż w obecnym systemie papierowym), integralność treści oraz czytelność (dokument elektroniczny nie zmienia swoich właściwości z upływem czasu, np. w porównaniu do paragonów, które blakną), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki.

Faktury w formie elektronicznej będą przechowywane w systemie zlokalizowanym na serwerach, które znajdują się na terytorium Polski, jak również poza terytorium. Niemniej, w każdym przypadku Spółka zapewni natychmiastowy dostęp elektroniczny do tych faktur, w tym bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej oraz innym organom podatkowym.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków dokumentowanych przez pracownika fakturami/paragonami/innymi dokumentami uzyskanymi w formie papierowej, ale później przetworzonymi na formę elektroniczną i w takowej formie przechowywane przez Spółkę (tj. gdy Spółka po prawidłowym przetworzeniu dokumentu papierowego na formę elektroniczną, nie będzie już przechowywać wersji papierowej).

Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości należy wstępnie wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także niezależnie od miejsca przechowywania ww. faktur, w sytuacji gdy umożliwią Państwo za pomocą środków elektronicznych naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłocznych ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych - jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania dokumentów, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3, 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Podsumowując należy stwierdzić, że na gruncie ustawy dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i następne niszczenie dokumentów w formie papierowej po ich uprzednim przetworzeniu na formę elektroniczną w sposób opisany we wniosku.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych będą służyły czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT oraz nie będą one dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Mając na uwadze powołane przepisy w odniesieniu do opisu sprawy należy wskazać, że Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (bez zachowania ich wersji papierowej) zgodnie z opisaną procedurą.

Tym samym Pana stanowisko uznaję za prawidłowe.

Jednocześnie należy wskazać że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, w związku z tym przepisy ustawy o rachunkowości nie były przedmiotem analizy.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).