Interpretacja indywidualna z dnia 12 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-1.4011.712.2022.2023.10.AK

Czy wprowadzenie elektronicznego systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów w ramach Procedury umożliwi Wnioskodawcy, po spełnieniu niezbędnych warunków wynikających z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, rozpoznanie Wydatków jako kosztów uzyskania przychodów w PIT?

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

1)ponownie rozpatruję sprawę Pana wniosku z 22 lipca 2022 r. (data wpływu 22 lipca 2022 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 6 lipca 2023 r., sygn. akt III SA/Wa 416/23 (data wpływu prawomocnego orzeczenia 15 listopada 2023 r.); i

2)stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 lipca 2022 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z pismem z 22 września 2022 r (data wpływu 22 września 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(„Wnioskodawca” lub „Podatnik”) jest obywatelem polskim i polskim rezydentem podatkowym. Wnioskodawca ma miejsce zamieszkania w Polsce i prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, zarejestrowaną w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wnioskodawca w 2022 r. kontynuuje opodatkowanie podatkiem dochodowym od osób fizycznych („PIT”) zgodnie z art. 30c ustawy o PIT, jest również zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług („VAT”). Podatnik prowadzi działalność m.in. w zakresie „Pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych i komputerowych” (PKD 62.09.Z). Wnioskodawca rozlicza się z PIT na podstawie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.; „UOR”).

Zdecydowaną większość wydatków Wnioskodawcy („Wydatki”) udokumentowane jest fakturami. Faktury zakupowe otrzymywane są w formie tradycyjnej (papierowej) oraz elektronicznej. Faktury sprzedaży wystawiane są także w formie papierowej i elektronicznej.

Wnioskodawca archiwizuje dokumenty przez okres wskazany w przepisach prawa podatkowego. Niemniej jednak, z uwagi na znaczną ilość dokumentów, spotyka się z wysokim obciążeniem finansowym i organizacyjnym. Podatnik rozważa zatem prowadzenie ewidencji podatkowej wyłącznie w oparciu o dokumenty (w tym faktury, faktury korygujące, noty księgowe) zarchiwizowane w formie elektronicznej. Innymi słowy, dokumenty w formie papierowej zostaną zeskanowane i zapisane na dysku komputerowym a następnie zniszczone.

Podatnik wprowadzi wewnętrzną procedurę zabezpieczającą zniszczenie dokumentów w formie elektronicznej lub utratę albo zmianę danych z nich wynikających („Procedura”). Wprowadzona Procedura zapewni:

a)autentyczność pochodzenia, ze względu na okoliczność, że archiwum będą miały wyłącznie osoby posiadające uprawnienie w określonym i niezbędnym zakresie, a ponadto dokumenty podlegające zarchiwizowaniu będą wystawiane oraz wprowadzane przez upoważnionych pracowników Podatnika,

b)integralność treści, ponieważ zarchiwizowane dokumenty będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dokonanie zmiany treści dokumentu,

c)czytelność przechowywanych dokumentów, ponieważ dokumenty w postaci elektronicznej będą czytelne, a skany dokumentów będą dokonywane w odpowiedniej jakości.

Ponadto, Wnioskodawca wskazuje, że:

a)dokumenty (obrazy dokumentów) będą przechowywane u Podatnika przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca zapewni odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, przechowywanych w formie elektronicznej jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych;

b)w odniesieniu do dokumentów (w tym faktur) przechowywanych w formie elektronicznej Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wdrożone kontrole biznesowe zapewnią audyt dokumentów pod kątem pochodzenia, wiarygodności kontrahenta, zachowania niezmienności oraz czytelności danych. Kontrole biznesowe będą również weryfikowały dokumentowanie zdarzeń gospodarczych pod kątem potencjalnego ryzyka podatkowego (dotyczy to np. sprawdzania czy kontrahenci figurują w rejestrze czynnych podatników VAT, KRS czy CEIDG). Kontroli dokumentów będą dokonywały min.2 wyznaczone osoby poza osobą archiwizującą dane.

c)dokumenty (w tym faktury) w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku PIT i VAT.

Uzupełnienie oraz doprecyzowanie zdarzenia przyszłego

Dokumenty (faktury) przedstawione we wniosku będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju. Jeśli w przyszłości Wnioskodawca  zdecyduje się na przechowywanie dokumentów (faktur) poza granicami kraju to umożliwi za pomocą środków elektronicznych dostęp on-line, pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych wszystkim organom upoważnionym do kontroli dokumentów. Nabywane towary i usługi będą miały związek z czynnościami opodatkowanymi VAT.

Pytanie

Czy wprowadzenie elektronicznego systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów w ramach Procedury umożliwi Wnioskodawcy, po spełnieniu niezbędnych warunków wynikających z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, rozpoznanie Wydatków jako kosztów uzyskania przychodów w PIT?

Pana stanowisko w sprawie

Wprowadzenie elektronicznego systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów w ramach Procedury umożliwi Wnioskodawcy, po spełnieniu niezbędnych warunków wynikających z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o  podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1128 ze zm., dalej ”PIT”) rozpoznanie Wydatków jako kosztów uzyskania przychodów w PIT.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Zgodnie z powyższymi przepisami co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wskazanych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami, jak również służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Ponadto, uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodu wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy jedynymi przesłankami, które uniemożliwiają ujęcie poniesionego wydatku w kosztach uzyskania przychodów w wyniku podatkowym w PIT są:

a) wydatek ten nie jest związany z przychodem podlegającym opodatkowaniu (zgodnie z art. 22 ustawy o PIT), bądź

b) wydatek ten spełnia powyższy warunek, lecz został wymieniony przez ustawodawcę w enumeratywnym katalogu art. 23 ust. 1 ustawy o PIT jako wydatek niestanowiący kosztu uzyskania przychodu.

Ustawa o PIT nie stanowi zatem żadnych regulacji związanych z formalnymi wymogami odnośnie dokumentacji poniesionych kosztów. W konsekwencji każdy wydatek, który został udokumentowany w sposób, który pozwala na zweryfikowanie przesłanek z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT być przez podatnika zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższych ustaleń, mając na uwadze powołane powyżej przepisy oraz stanowiska organów podatkowych, kosztem uzyskania przychodów w PIT będzie wydatek spełniający łącznie następujące warunki:

a)został poniesiony przez podatnika,

b)jest definitywny (rzeczywisty),

c)pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

d)został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

e)został właściwie udokumentowany,

f)nie został wymieniony w art. 23 ustawy o PIT.

W konsekwencji, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, bez znaczenia pozostaje więc forma dowodu uzasadniającego poniesienie danego wydatku.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 UOR do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przepisy art. 20 UOR wskazują, jakie dokumenty mogą być podstawą do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Jednocześnie, art. 21 UOR zawiera wyliczenie podstawowych, niezbędnych elementów dowodu księgowego - dopiero dokument spełniający wskazane w tym przepisie warunki, stanowił będzie dowód księgowy w rozumieniu UoR. Należy uznać, że dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

W świetle powyższych ustaleń, żadne przepisy UOR nie przewidują ograniczeń dla dokumentów papierowych, by nie mogły zostać w odpowiedni sposób zarchiwizowane w formie elektronicznej. Jeżeli zatem Wnioskodawca wprowadzi stosowną procedurę archiwizowania i zapisywania dokumentów, to dokumenty w ten sposób zarchiwizowane oraz zapisywane będą spełniały wymogi stawiane przez UOR. W konsekwencji, zdaniem Spółki, dokumenty te można przechowywać w dowolnej formie.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy nie ma żadnych przeszkód, by Wnioskodawca mógł wprowadzić elektroniczny system do przechowywania i archiwizowania dokumentów w ramach Procedury, co umożliwi Wnioskodawcy, po spełnieniu niezbędnych warunków wynikających z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, rozpoznanie Wydatków jako kosztów uzyskania przychodów w PIT. Skoro bowiem podatkowa księgi rachunkowe mogą być prowadzone w formie elektronicznej, to nie ma przeszkód, by uznać, że dokumenty źródłowe stanowiące podstawę zapisów w księgach również mogą zostać zapisane oraz zostać archiwizowane w formie elektronicznej.

Stanowisko Wnioskodawcy o możliwości zapisywania oraz archiwizowania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej dla potrzeb podatku dochodowego i ksiąg rachunkowych potwierdzają następujące interpretacje indywidualne:

1.interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 18 listopada 2016 r., sygn. 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB;

2.interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 stycznia 2016 r., sygn. IBPB-1-3/4510-46/16/SK;

3.interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 października 2015 r., sygn. IBPB-1-3/4510-271/15/PC.

Podsumowując, wprowadzenie elektronicznego systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów w ramach Procedury umożliwi Wnioskodawcy, po spełnieniu niezbędnych warunków wynikających z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, rozpoznanie Wydatków jako kosztów uzyskania przychodów w PIT.

Pozostawienie o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie Pana wniosku

29 września 2022 r. wydałem postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania z Pana wniosku – znak 0114-KDIP3-1.4011.712.2022.3.AK . Uznałem, że Pana wniosek i pismo z 22 września 2022 r. nie pozwalają na merytoryczne rozpatrzenie Pana sprawy.  

Wniósł Pan zażalenie na to postanowienie.

Postanowieniem z 8 grudnia 2022 r. znak 0114-KDIP3-1.4011.712.2022.3.AK/EC utrzymałem w mocy skarżone postanowienie I instancji.

Skarga na postanowienie

11 stycznia 2023 r. (11 stycznia 2023r. data wpływu) złożył Pan skargę na postanowienie II instancji do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Wniósł Pan o uchylenie wydanego postanowienia i rozpatrzenie Pana wniosku.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wyrokiem z dnia 6 lipca 2023 r. sygn. akt III SA/Wa 416/23 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie z 29 września 2022 r. znak 0114-KDIP3-1.4011.712.2022.3.AK (wpływ prawomocnego orzeczenia 15 listopada 2023 r.).

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.):

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

• uwzględniam wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w ww. wyroku;
• ponownie rozpatruję Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej – stwierdzam, że Pana stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 14c § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.), odstąpiono od uzasadnienia prawnego oceny Pana stanowiska.

Dodatkowe informacje

Przedmiotowa interpretacja nie rozstrzyga i nie kwalifikuje, czy poniesione przez Pana wydatki udokumentowane stosownymi dokumentami, a które będą przechowywane i archiwizowane w formie elektronicznej stanowią i czy mogą być uznane za koszt podatkowy w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wniesienia wniosku.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Jednocześnie zaznaczenia wymaga, że niniejszą interpretację wydano w oparciu o opis okoliczności faktycznych przedstawionych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Organ nie prowadzi postępowania dowodowego, ograniczając się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyraża swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez Wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania kontrolnego organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pana chroniła.

W odniesieniu zaś do powołanych przez Pana interpretacji organów podatkowych organ informuje, że rozstrzygnięcia w nich zawarte dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA) albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.