Przedsiębiorcy mają czas do 31 stycznia na złożenie informacji ZUS IWA

31 stycznia upłynie ważny dla przedsiębiorców - płatników składek termin. Przedsiębiorcy, którzy w 2023 roku zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób, powinni złożyć do ZUS informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe (ZUS IWA) do końca stycznia. Przekazane dane posłużą do wyliczenia przez ZUS wysokości stopy procentowej składki wypadkowej dla tych płatników, którzy byli zobowiązani składać ZUS IWA przez 3 kolejne lata (a więc za 2021 r., 2022 r. i 2023 r.). Pozostali płatnicy stopę procentową składki wypadkowej będą musieli ustalić we własnym zakresie.

Przewodnik po zmianach w prawie pracy i ZUS >>>

Rozliczenia podatkowe za 2023 r. O czym powinni pamiętać w styczniu pracodawcy >>>

ZUS IWA jest to informacja, którą należy przekazać do ZUS w celu ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na najbliższy rok składkowy. Dokument ten składają płatnicy składek za okres roku kalendarzowego, a więc raz na rok, w terminie do 31 stycznia danego roku za rok poprzedni.

Kto ma obowiązek złożenia ZUS IWA

Informację ZUS IWA za dany rok kalendarzowy składają płatnicy składek, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA, i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku (art. 31 ust. 7 ustawy wypadkowej),

• w roku, za który jest składana informacja ZUS IWA, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,

• podlegają wpisowi do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej – REGON – w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA.

Warunek nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS jako płatnik składek, o którym mowa w art. 31 ust. 7 ustawy wypadkowej, będzie spełniony wtedy, gdy w każdym z miesięcy roku, za który jest składany ZUS IWA, przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu co najmniej przez jeden dzień. Formularza ZUS IWA nie będzie składać płatnik, który przynajmniej w jednym miesiącu danego roku nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego żadnej osoby.

Przedsiębiorca, który rozpoczął działalność np. w lutym 2023 r. i w tym miesiącu zgłosił do ubezpieczenia wypadkowego zatrudnione osoby, nie będzie miał obowiązku składania informacji ZUS IWA za 2023 r., nawet gdyby zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego średniomiesięcznie w tej części roku ponad 10 osób.

Ustalenie liczby ubezpieczonych

Liczbę ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w ZUS co najmniej jeden dzień (art. 28 ust. 3 ustawy wypadkowej). Ze względu na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia płatnika składek sumę wszystkich ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego w ciągu danego roku zawsze należy podzielić przez 12 miesięcy.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych warunkującej powstanie obowiązku złożenia formularza ZUS IWA płatnicy składek nie powinni uwzględniać osób:

• które podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu (np. osób wykonujących pracę nakładczą),

• przebywających przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierających zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,

• wykazywanych w dokumentach rozliczeniowych przekazywanych za dany miesiąc po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. w miesiącu, za który jest składany imienny raport miesięczny za daną osobę, która nie podlegała już ubezpieczeniom w tym miesiącu).

Przekazanie informacji do ZUS

Formularz ZUS IWA płatnik składek powinien przekazać w takiej samej formie, jaka obowiązuje go przy przekazywaniu dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS.

Płatnicy składek rozliczający składki za ponad 5 osób są zobowiązani przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego, korzystając m.in. z:

• aplikacji e-Płatnik udostępnionej na www.pue.zus.pl albo

• aktualnej wersji programu Płatnik (dostępnej na www.zus.pl) lub

• innego oprogramowania interfejsowego zgodnego z wymaganiami zdefiniowanymi przez ZUS.

Natomiast płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej.

Zobacz również: Jakie składki ZUS zapłacą przedsiębiorcy w 2024 r. >>>

Ustalanie stopy procentowej składki wypadkowej

Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe jest ustalana przez ZUS lub przez płatnika składek. ZUS ustala stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, gdy płatnik składek przekaże do ZUS informację ZUS IWA za ostatnie 3 lata kalendarzowe przed danym rokiem składkowym, na podstawie danych zawartych w ZUS IWA.

W sytuacji gdy płatnik składek nie ma obowiązku przekazywania do ZUS informacji ZUS IWA, stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe płatnik składek ustala samodzielnie.

Jak wypełnić informację ZUS IWA przeczytasz w najnowszym wydaniu Monitora Prawa Pracy i Ubezpieczeń Nr 1/2024 r.

Termin na złożenie informacji ZUS IWA za 2023 r. upływa 31 stycznia 2024 r. >>>