Interpretacja indywidualna z dnia 8 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.619.2023.ESZ

Brak opodatkowania czynności udostępniania pracownikom strojów służbowych z logo.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług (pytanie nr 1) jest prawidłowe

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 października 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 października 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy uznania, że udostępnienie ubrań–strojów służbowych Pracownikom nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 7 ust. 1 i ust. 2 lub art. 8 ustawy o podatku od towarów i usług.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 20 grudnia 2023 r. (wpływ 22 grudnia 2023 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca - spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (zwana dalej: „Spółką” lub „Wnioskodawcą”) planuje w przyszłości podjąć działalność w zakresie produkcji i sprzedaży ubrań.

Spółka planuje, aby pracownicy oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (zwani dalej łącznie „Pracownikami”), które zostaną w przyszłości zatrudnione w sklepach odzieżowych i w biurze byli zobowiązani do noszenia ubrań z aktualnej kolekcji ubrań sprzedawanej przez Spółkę.

W Spółce będzie obowiązywał regulamin/procedura przydziału i gospodarowania odzieżą służbową. Zgodnie z regulaminem każdy pracownik otrzyma 3 ubrania z aktualnej kolekcji raz na kwartał. Pracownicy będą zobowiązani do noszenia ubrań z kolekcji dostępnej w sprzedaży.

W regulaminie zostanie zapisany zakaz używania przekazanych ubrań do celów prywatnych. Może się jednak zdarzyć, że pracownicy będą wykorzystywali stroje także poza godzinami pracy (np. w drodze do pracy).

Ubrania te nie będą stanowiły własności pracownika/zleceniobiorcy, tj. nie zostaną przekazane pracownikowi na własność a jedynie do używania w trakcie wykonywania czynności służbowych.

Właścicielem ubrań przez cały czas będzie Spółka. Procedura ta ma służyć promowaniu i reklamie kolekcji. Chodzi również o to, aby Pracownicy wykonujący pracę nie używali ubrań konkurencyjnych marek (co mogłoby wpłynąć niekorzystnie na postrzeganie przez klientów Spółki).

Spółka będzie odliczała podatek naliczony przy nabyciu/produkcji ubrań przekazywanych pracownikom. Jednocześnie, w razie rozwiązania stosunku pracy/rozwiązania umowy cywilnoprawnej Pracownik zobowiązany będzie zwrócić otrzymaną odzież służbową. Po okresie używalności ubrań, ubrania będą utylizowane przez Spółkę.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

Spółka używając w pytaniach pojęcia „Pracownicy” ma na myśli zarówno osoby wykonujące pracę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu Kodeksu pracy, jak i osoby wykonujące pracę na podstawie umów zlecenia. W opisie stanu faktycznego wskazano, że „pracownicy oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych” są „zwani dalej [we wnioskuj łącznie „Pracownikami”].

Spółka oświadcza, że „zleceniobiorcy”, to także „Pracownicy”, o których mowa we wniosku i potwierdza, że wszystkie informacje w opisie sprawy odnoszące się do „Pracowników”, odnoszą się także do zleceniobiorców. W rozumieniu wniosku, „zleceniobiorca”, to też „Pracownik” wskazany w pytaniu.

Ubrania z aktualnej kolekcji będą zawierały logo firmy na metce, czyli w niewidocznym, na pierwszy rzut oka, miejscu.

Odzież wydaną przez Spółkę, którą będą nosili Pracownicy (zleceniobiorcy) sklepów, będzie też dostępna w samym sklepie do sprzedaży.

Sklepy prowadzone przez Spółkę nie są duże, ilość asortymentu jest nieduża (w tym zakresie Spółka stawia na minimalizm i przejrzystość) i bez trudu można zauważyć, że obsługa jest ubrana w stroje będące w sprzedaży. Ponadto odzież produkowaną przez Spółkę wyróżniają kroje i jakość materiałów, stąd będzie można je powiązać z produktami Spółki.

Co więcej, w trakcie wykonywania obowiązków Pracownicy (zleceniobiorcy) na ewentualne zapytania klientów/kontrahentów będą odpowiadali, że sami noszą odzież produkowaną przez Spółkę. Jest to przestrzeń do rozmowy z klientem/kontrahentem i przekonania do wysokiej jakości produktów Spółki, a tym samym do zachęcenia do zakupu ubrań.

Pracownicy (zleceniobiorcy) będą promowali ubrania z aktualnej kolekcji przez noszenie tych ubrań, tj. będzie miało miejsce prezentowanie konkretnych modeli ubrań na „żywej osobie”. Klient będzie bardziej skory do zakupu towaru, jeśli go zobaczy nie tylko na wieszaku/manekinie, ale także wtedy, kiedy zobaczy, jak ubranie wygląda na konkretnej osobie przy wykonywaniu codziennych czynności.

Wydawanie Pracownikom (zleceniobiorcom) odzieży służbowej Spółki będzie miało związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, bowiem będzie służyło promowaniu przez Pracowników ubrań z najnowszej kolekcji Spółki, co będzie miało przełożenia na sprzedaż. Ponadto Pracownicy (zleceniobiorcy), korzystając z ubrań służbowych, nie będą promowali odzieży konkurencyjnych marek, co mogłoby osłabić wizerunek Spółki w oczach klientów i kontrahentów. Co więcej używanie odzieży służbowej Spółki pozwoli klientowi na łatwą identyfikację obsługi sklepu, gdyż Pracownicy będą ubrani w odzież spójną ze stylem bieżącej kolekcji.

Pytanie w zakresie podatku VAT oznaczone we wniosku nr 1 (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu)

Czy w powyższych okolicznościach faktycznych udostępnienie ubrań Pracownikom (przez których rozumie się osoby wykonujące pracę na podstawie umowy o pracę, jak i zleceniobiorców) stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 7 ust. 1 i ust 2 lub art. 8 ustawy o podatku od towarów i usług?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku VAT (doprecyzowane w uzupełnieniu)

W ocenie Wnioskodawcy czynność udostępnienia do używania Pracownikom, tj. osobom wykonującym pracę na podstawie umowy o pracę, jak i zleceniobiorcom ubrań, które to ubrania zatrudnieni mają wykorzystywać przy wykonywaniu czynności służbowych, nie stanowi transakcji podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 cyt. ustawy wynika, że przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).

W myśl art. 8 ust. 1 ustawy przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (...).

Z powołanych wyżej przepisów jednoznacznie wynika, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania podlegają wszelkie transakcje, których przedmiotem jest dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem, że są one realizowane przez podatników w rozumieniu ustawy i wykonywane w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy.

Z treści powołanego wyżej przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług, co do zasady podlegają opodatkowaniu VAT jedynie wówczas, gdy czynności te są wykonywane odpłatnie.

Ustawodawca jednakże przewidział od powyższej reguły wyjątki, które zostały zawarte - w przypadku dostawy towarów - w art. 7 ust. 2 oraz w przypadku świadczenia usług - w art. 8 ust. 2 ustawy.

Do czynności traktowanych na równi z dostawą towarów, w myśl art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, przez dostawę towarów, o której mowa w art 5 ust 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1.przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2.wszelkie inne darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Z uwagi na powyższe regulacje należy wskazać, że co do zasady, opodatkowaniu podatkiem VAT podlega odpłatna dostawa towarów (przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel), a także wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia (w szczególności darowizny), pod warunkiem, że podatnikowi przysługiwało przy ich nabyciu, imporcie lub wytworzeniu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jeżeli natomiast podatnik nie miał prawa do odliczenia podatku naliczonego, to nieodpłatne przekazanie tych towarów pozostaje neutralne podatkowo (podatnik nie musi dokonać ich opodatkowania).

Opodatkowaniu podlega również zużycie towarów należących do przedsiębiorstwa na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Z kolei na mocy art. 8 ust. 2 ustawy, za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

1.użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych,

2.nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Z powyższego przepisu wynika, że aby nieodpłatne świadczenie usług podlegało opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, muszą być spełnione określone warunki:

·w przypadku użycia towarów stanowiących część przedsiębiorstwa - użycie ich do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika oraz istnienie prawa podatnika do odliczenia - w całości lub w części - podatku naliczonego przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tych towarów lub ich części składowych (warunki te muszą być spełnione łącznie),

·w przypadku świadczenia usług - świadczenie ich do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Za usługi świadczone do celów innych niż działalność gospodarcza należy uznać wszelkie usługi, których świadczenie odbyło się bez związku z potrzebami prowadzonej działalności gospodarczej. Niedopełnienie któregokolwiek z warunków określonych w art. 8 ust. 2 ustawy, jest podstawą do traktowania nieodpłatnej usługi jako niepodlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Należy zauważyć, że istotą dostawy towarów jest przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Mowa jest tu o tego rodzaju czynności, która daje otrzymującemu towar prawo do postępowania z nim jak właściciel. Definicja ta wskazuje, że istotny jest przede wszystkim ekonomiczny, a nie prawny aspekt transakcji, gdyż w przypadku tym nie musi nastąpić przeniesienie własności towarów w rozumieniu prawa cywilnego.

Spośród czynności „przeniesienia prawa rozporządzenia towarami jak właściciel” można wymienić takie czynności jak: sprzedaż, zamianę oraz każdą inną transakcję, która w aspekcie ekonomicznym będzie prowadziła do podobnego rezultatu, tj. nie tylko uprawnienia do korzystania z nabytych towarów, ale i obciążenia oraz wyzbycia się własności.

Tym samym w przedmiotowej sprawie nie znajdzie zastosowania art. 7 ust. 1 ustawy o VAT.

Natomiast analiza powołanego wyżej art. 7 ust. 2 ustawy o VAT wskazuje wyraźnie, że ustawodawca rozróżnia czynność przekazania od czynności zużycia towarów. Zatem, opodatkowaniu podlega, zgodnie z pkt 1, przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste ściśle wymienionych osób, a na mocy pkt 2 tego przepisu, wszelkie inne darowizny.

W przedmiotowej sprawie nie można mówić o jakimkolwiek zużyciu lub przekazaniu towarów na cele osobiste Wnioskodawcy czy jego Pracowników, gdyż towary (ubrania - stroje służbowe) wykorzystane zostaną w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy, tj. w biurze i w sklepach, w których będą noszone przez Pracowników.

Wprawdzie przepisy ustawy nie definiują pojęcia „celi osobistych”, jednak za słownikiem języka polskiego uznać należy, że „celami osobistymi” są takie potrzeby, które „dotyczą danej osoby” i które są jej potrzebami „prywatnymi”, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika, czy pełnioną funkcją.

Zatem można przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a zatem potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych, np.: przepisów Kodeksu pracy, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, regulaminów pracy itp.

W związku z tym należy stwierdzić, że przekazanie ubrań Pracownikom (w tym zleceniobiorcom) nie będzie nosiło znamion zużycia na cele osobiste, prywatne tych osób. Osoby te należą co prawda do kręgu podmiotów wymienionych w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, lecz ubrania, które Wnioskodawca przekaże swoim Pracownikom, nie będą służyły celom prywatnym tych osób, gdyż ich wykorzystanie związane będzie niewątpliwie z reklamą i promocją marki firmy Wnioskodawcy i będzie miało użycie zasadniczo w godzinach pracy.

Ponadto w ramach udostępnienia nie dochodzi do dostawy ubrań, gdyż przez cały okres wyposażania pracowników/zleceniobiorców pozostają one własnością Wnioskodawcy.

Zatem czynności udostępnienia pracownikom/zleceniobiorcom strojów służbowych nie można uznać za czynności, które podlegają opodatkowaniu w rozumieniu art. 7 ust. 2 cyt. ustawy o VAT.

Powyższego udostępniania strojów służbowych nie można również uznać za podlegające opodatkowaniu świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.

Aby uznać dane świadczenie za zrównane z odpłatnym świadczeniem usług muszą być spełnione następujące warunki:

• towary muszą być częścią przedsiębiorstwa podatnika;
• towary muszą być użyte do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika;
• podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Tylko łączne zaistnienie wszystkich ww. przesłanek umożliwia objęcie zakresem opodatkowania VAT usług świadczonych nieodpłatnie. Jeśli jeden z tych warunków nie jest spełniony Spółka nie powinna opodatkowywać takiego nieodpłatnego świadczenia.

W tym zakresie szczególnie istotne jest ustalenie celu takiego świadczenia. Jeżeli nieodpłatne świadczenie będzie się wpisywało w cel prowadzonej działalności gospodarczej (pkt b), wtedy przesłanka uznania takiej nieodpłatnej czynności za odpłatne świadczenie usług, podlegające opodatkowaniu nie zostanie spełniona.

Jak wskazano wyżej udostępnienie Pracownikom ubrań jest niewątpliwie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ubrania te będą wykorzystywane przez Pracowników praktycznie wyłącznie podczas pracy w sklepie i biurze i zgodnie z polityką Spółki stanowić będą formę reklamy i promocję marki. Stroje służbowe nie będą użyte do innych celów niż działalność gospodarcza. W Spółce będzie obowiązywał regulamin/procedura przydziału i gospodarowania odzieżą służbową. W rezultacie Pracownicy będą zobowiązani do noszenia kolekcji dostępnej w sprzedaży Spółki.

Ubrania będą wykorzystywane głównie podczas pełnienia obowiązków służbowych i wykonywania zadań przez konkretne osoby, stanowią formę promocji i reklamy najnowszej kolekcji ubrań. Udostępnianie strojów służbowych Pracownikom wpisuje się w ogólną strategię biznesową i reklamową Spółki, skutkiem czego ma służyć zwiększeniu rozpoznawalności marki Wnioskodawcy, a tym samym wzrostowi sprzedaży jego produktów.

Zatem nie można uznać, że udostępnienie ubrań będzie miało cel osobisty (prywatny) Pracownika niezwiązany z działalnością Spółki.

W rezultacie, biorąc pod uwagę, że głównym celem przekazania ubrań Pracownikom będzie promowanie marki firmy, wykorzystanie przedmiotowych strojów służbowych do celów prywatnych praktycznie nie będzie miało miejsca.

Zatem czynności udostępnienia Pracownikom (w tym zleceniobiorcom) ubrań nie można uznać za czynności, które podlegają opodatkowaniu w rozumieniu art. 8 ust. 2 cyt. ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług (pytanie nr 1) jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 8 ust. 1 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów jednoznacznie wynika, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania podlegają wszelkie transakcje, których przedmiotem jest dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem, że są one realizowane przez podatników w rozumieniu ustawy i wykonywane w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy.

Z treści powołanego wyżej przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług, co do zasady podlegają opodatkowaniu VAT jedynie wówczas, gdy czynności te są wykonywane odpłatnie.

Ustawodawca jednakże przewidział od powyższej reguły wyjątki, które zostały zawarte – w przypadku dostawy towarów – w art. 7 ust. 2 oraz w przypadku świadczenia usług – w art. 8 ust. 2 ustawy.

W myśl art. 7 ust. 2 ustawy:

Zgodnie z art. 7 ust. 3 ww. ustawy:

Z powyższych uregulowań wynika, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega generalnie każde nieodpłatne przekazanie towaru należącego do przedsiębiorstwa, z którym wiąże się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, o ile podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tego towaru lub ich części składowych, z wyjątkiem przekazania towarów stanowiących prezenty o małej wartości lub próbki. Jeżeli natomiast podatnik nie miał prawa do odliczenia podatku naliczonego, to nieodpłatne przekazanie tych towarów pozostaje neutralne podatkowo (podatnik nie musi dokonać ich opodatkowania).

Opodatkowaniu podlega również zużycie towarów należących do przedsiębiorstwa na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Z kolei, na mocy art. 8 ust. 2 ustawy:

Z powyższego przepisu wynika, że aby nieodpłatne świadczenie usług podlegało opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, muszą być spełnione określone warunki:

• w przypadku użycia towarów stanowiących część przedsiębiorstwa – użycie ich do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika oraz istnienie prawa podatnika do odliczenia - w całości lub w części - podatku naliczonego przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tych towarów lub ich części składowych (warunki te muszą być spełnione łącznie),
• w przypadku świadczenia usług – świadczenie ich do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Za usługi świadczone do celów innych niż działalność gospodarcza należy uznać wszelkie usługi, których świadczenie odbyło się bez związku z potrzebami prowadzonej działalności gospodarczej. Niedopełnienie któregokolwiek z warunków określonych w art. 8 ust. 2 ustawy, jest podstawą do traktowania nieodpłatnej usługi jako niepodlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Z wniosku wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT i w przyszłości podejmie działalność w zakresie produkcji i sprzedaży ubrań. Spółka planuje, aby jej Pracownicy, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umów o pracę i zleceniobiorcy, którzy zostaną w przyszłości zatrudnieni w sklepach odzieżowych i w biurze byli zobowiązani do noszenia ubrań z aktualnej kolekcji ubrań sprzedawanej przez Spółkę.

W Spółce będzie obowiązywał regulamin/procedura przydziału i gospodarowania odzieżą służbową, zgodnie z którym każdy Pracownik otrzyma 3 ubrania z aktualnej kolekcji raz na kwartał. Pracownicy będą zobowiązani do noszenia ubrań z kolekcji dostępnej w sprzedaży. W regulaminie zawierającym zasady przydziału i gospodarowania odzieżą służbową zostanie zapisany zakaz używania przekazanych ubrań do celów prywatnych. Stroje służbowe nie będą użyte do innych celów niż działalność gospodarcza.

Ubrania te nie będą stanowiły własności Pracownika, tj. nie zostaną przekazane Pracownikowi na własność, a jedynie do używania w trakcie wykonywania czynności służbowych. Właścicielem ubrań przez cały czas będzie Spółka. Procedura ta ma służyć promowaniu i reklamie kolekcji. W razie rozwiązania stosunku pracy/rozwiązania umowy cywilnoprawnej Pracownik zobowiązany będzie zwrócić otrzymaną odzież służbową. Po okresie używalności ubrań, ubrania będą utylizowane przez Spółkę. Spółka będzie odliczała podatek naliczony przy nabyciu/produkcji ubrań przekazywanych Pracownikom.

Ubrania z aktualnej kolekcji będą zawierały logo firmy na metce, czyli w niewidoczny, na pierwszy rzut oka, miejscu. Odzież wydaną przez Spółkę, którą będą nosili Pracownicy (w tym zleceniobiorcy) sklepów, będzie też dostępna w samym sklepie do sprzedaży. Ponieważ sklepy prowadzone przez Spółkę nie są duże i ilość asortymentu jest nieduża (w tym zakresie Spółka stawia na minimalizm i przejrzystość), to bez trudu klient zauważy, że obsługa sklepu jest ubrana w stroje będące w bieżącej sprzedaży. Ponadto odzież produkowaną przez Spółkę wyróżniają kroje i jakość materiałów, stąd będzie można je powiązać z produktami Spółki. Używanie odzieży służbowej Spółki pozwoli klientowi na łatwą identyfikację obsługi sklepu, gdyż Pracownicy będą ubrani w odzież spójną ze stylem bieżącej kolekcji.

Co więcej, w trakcie wykonywania obowiązków Pracownicy (zleceniobiorcy) na ewentualne zapytania klientów/kontrahentów będą odpowiadali, że sami noszą odzież produkowaną przez Spółkę. Jest to przestrzeń do rozmowy z klientem/kontrahentem i przekonania do wysokiej jakości produktów Spółki, a tym samym do zachęcenia do zakupu ubrań.

Pracownicy (zleceniobiorcy) będą promowali ubrania z aktualnej kolekcji przez noszenie tych ubrań, tj. będzie miało miejsce prezentowanie konkretnych modeli ubrań na „żywej osobie”. Klient będzie bardziej skory do zakupu towaru, jeśli go zobaczy nie tylko na wieszaku/manekinie, ale także wtedy, kiedy zobaczy, jak ubranie wygląda na konkretnej osobie przy wykonywaniu codziennych czynności.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest to, czy udostępnienie ubrań Pracownikom stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 7 ust. 1 i ust. 2 lub art. 8 ustawy o podatku od towarów i usług.

Należy zauważyć, że istotą dostawy towarów jest przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Mowa jest tu o tego rodzaju czynności, która daje otrzymującemu towar prawo do postępowania z nim jak właściciel. Definicja ta wskazuje, że istotny jest przede wszystkim ekonomiczny, a nie prawny aspekt transakcji, gdyż w przypadku tym nie musi nastąpić przeniesienie własności towarów w rozumieniu prawa cywilnego.

Spośród czynności „przeniesienia prawa rozporządzenia towarami jak właściciel” można wymienić takie czynności jak: sprzedaż, zamianę oraz każdą inną transakcję, która w aspekcie ekonomicznym będzie prowadziła do podobnego rezultatu, tj. nie tylko uprawnienia do korzystania z nabytych towarów, ale i obciążenia oraz wyzbycia się własności.

W przedmiotowej sprawie nie mamy w ogóle do czynienia z przeniesieniem prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, gdyż Spółka nie przekaże nabytych towarów innemu podmiotowi (Spółka cały czas pozostanie właścicielem ubrań) lecz wykorzysta, zużyje przedmiotowe towary na potrzeby własnej działalności gospodarczej, tj. ubrania będą udostępniane Pracownikom (w tym zleceniobiorcom) w celu wykorzystania wyłącznie podczas pełnienia obowiązków służbowych.

Tym samym nie znajdzie tu zastosowania art. 7 ust. 1 ustawy.

Ponadto, analiza powołanego wyżej art. 7 ust. 2 ustawy wskazuje wyraźnie, że ustawodawca rozróżnia czynność przekazania od czynności zużycia towarów. Zatem, opodatkowaniu podlega, zgodnie z pkt 1, przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste ściśle wymienionych osób, a na mocy pkt 2 tego przepisu, wszelkie inne darowizny.

Skutkiem tak sformułowanych norm prawnych jest przyjęcie, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w trybie art. 7 ust. 2 ustawy, podlega wszelkie przekazanie towarów, natomiast zużycie – tylko na rzecz podmiotów wymienionych w pkt 1 tego przepisu, tj. podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia.

W niniejszej sprawie nie można mówić o jakimkolwiek zużyciu lub przekazaniu towarów na cele osobiste Spółki czy jej Pracowników (w tym zleceniobiorców), gdyż towary (ubrania - stroje służbowe) wykorzystane zostaną w przedsiębiorstwie Spółki, tj. w biurze i w sklepach, w których będą noszone przez Pracowników.

Wprawdzie przepisy ustawy nie definiują pojęcia „celu osobistego”, jednak za słownikiem języka polskiego uznać należy, że „celami osobistymi” są takie potrzeby, które „dotyczą danej osoby” i które są jej potrzebami „prywatnymi”, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika, czy pełnioną funkcją. Zatem można przyjąć, że celami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a zatem cele osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych, np.: przepisów Kodeksu pracy, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, regulaminów pracy itp.

W związku z tym należy stwierdzić, że przekazanie ubrań - strojów służbowych Pracownikom nie będzie nosiło znamion zużycia na cele osobiste, prywatne tych osób. Osoby te należą co prawda do kręgu podmiotów wymienionych w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy, tj. pracowników, lecz wykorzystanie ubrań – strojów służbowych z logo firmy umieszczonym na metce, które Spółka przekaże Pracownikom, nie będą służyły celom prywatnym tych osób, gdyż ich wykorzystanie związane będzie niewątpliwie z reklamą i promocją marki Państwa firmy i będzie miało użycie zasadniczo wyłącznie w godzinach pracy. Ponadto w ramach udostępnienia nie dochodzi do dostawy ubrań, gdyż przez cały okres wyposażania Pracowników pozostają one własnością Spółki.

Zatem czynności udostępnienia Pracownikom (w tym zleceniobiorcom) ubrań - strojów służbowych nie można uznać za czynność, która podlega opodatkowaniu w rozumieniu art. 7 ust. 2 cyt. ustawy.

Udostępniania ubrań - strojów służbowych nie można również uznać za podlegające opodatkowaniu świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy.

Aby uznać dane świadczenie za zrównane z odpłatnym świadczeniem usług muszą być spełnione następujące warunki:

• towary muszą być częścią przedsiębiorstwa podatnika;
• towary muszą być użyte do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika;
• podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Tylko łączne zaistnienie wszystkich ww. przesłanek umożliwia objęcie zakresem opodatkowania VAT usług świadczonych nieodpłatnie. Jeśli jeden z tych warunków nie jest spełniony Spółka nie powinna opodatkowywać takiego nieodpłatnego świadczenia.

W tym zakresie szczególnie istotne jest ustalenie celu takiego świadczenia. Jeżeli nieodpłatne świadczenie będzie się wpisywało w cel prowadzonej działalności gospodarczej, wtedy przesłanka uznania takiej nieodpłatnej czynności za odpłatne świadczenie usług, podlegające opodatkowaniu nie zostanie spełniona.

Jak wskazano wyżej udostępnienie ubrań - strojów służbowych z logo firmy umieszczonym na metce Pracownikom jest niewątpliwie związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, bowiem będzie służyło promowaniu przez Pracowników ubrań z najnowszej kolekcji Spółki. Co prawda logo będzie umieszczone na metce, a więc w miejscu niewidocznym dla klienta, jednakże klient bez trudu zauważy, że obsługa sklepu jest ubrana w stroje będące w bieżącej sprzedaży. Wynikać to będzie z faktu, że sklepy Spółki będą nieduże i ilość asortymentu też będzie nieduża, a ubrania, których będą używali Pracownicy w czasie wykonywania pracy, będą spójne z bieżącą kolekcją dostępną w sklepie. Wskazali Państwo, że odzież produkowaną przez Spółkę i noszoną przez Pracowników wyróżniają kroje i jakość materiałów, stąd będzie można ją powiązać z produktami Spółki. Pracownicy (w tym zleceniobiorcy) będą promowali ubrania z aktualnej kolekcji przez noszenie tych ubrań, tj. będzie miało miejsce prezentowanie konkretnych modeli ubrań na „żywej osobie”. Klient będzie bardziej skory do zakupu towaru, jeśli go zobaczy nie tylko na wieszaku/manekinie, ale także wtedy, kiedy zobaczy, jak ubranie wygląda na konkretnej osobie przy wykonywaniu codziennych czynności. Ponadto, w trakcie wykonywania obowiązków Pracownicy (zleceniobiorcy) na ewentualne zapytania klientów/kontrahentów będą odpowiadali, że sami noszą odzież produkowaną przez Spółkę, co może zachęcić klienta do zakupu ubrań.

Korzyść jaką osiągnie Spółka to reklama ubrań Spółki, a tym samym zwiększenie sprzedaży.Ponadto Pracownicy (w tym zleceniobiorcy), korzystając z ubrań służbowych, nie będą promowali odzieży konkurencyjnych marek, co mogłoby osłabić wizerunek Spółki w oczach klientów i kontrahentów. Ubrania będą wykorzystywane przez Pracowników wyłącznie podczas pracy w sklepach i biurze, podczas pełnienia obowiązków służbowych. Udostępnianie strojów służbowych Pracownikom wpisuje się w ogólną strategię biznesową i reklamową Spółki, skutkiem czego ma służyć zwiększeniu rozpoznawalności marki Spółki, a tym samym wzrostowi sprzedaży jej produktów.

Zatem nie można uznać, że udostępnienie ubrań-strojów służbowych będzie miało cel osobisty (prywatny) Pracownika niezwiązany z działalnością Spółki, gdyż głównym celem będzie promowanie marki firmy i zwiększenie sprzedaży jej produktów.

Tym samym czynności udostępnienia Pracownikom (w tym zleceniobiorcom) ubrań-strojów służbowych nie można uznać za czynność, która podlega opodatkowaniu w rozumieniu art. 8 ust. 2 cyt. ustawy.

Oceniając Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1, zgodnie z którym czynność udostępnienia do używania Pracownikom (w tym zleceniobiorcom) ubrań-strojów służbowych, które to ubrania zatrudnieni mają wykorzystywać przy wykonywaniu czynności służbowych, nie stanowi transakcji podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług, którego dotyczy pytanie nr 1. W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, którego dotyczy pytanie nr 2 zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywało się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).