Jak wystawiać faktury VAT po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF

Począwszy od lipca 2024 r. polscy podatnicy VAT czynni będą zobligowani do stosowania faktur ustrukturyzowanych. Związane z tym wyzwania to nie tylko konieczność posługiwania się zaktualizowanym oprogramowaniem czy nowymi procedurami. Podatnicy będą musieli zmienić część swoich dotychczasowych przyzwyczajeń, w szczególności tych związanych z doręczaniem faktur. Będzie to dotyczyło zarówno podatników wystawiających faktury, jak i je otrzymujących. 

W założeniu dość długi okres fakultatywnego stosowania faktur ustrukturyzowanych miał przygotować podatników, ale i administrację skarbową do miękkiego, bezkonfliktowego wejścia w obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również jako KSeF). KSeF jako rozwiązanie dobrowolne jednak nie zyskał uznania podatników. Niewielu z nich zdecydowało się na dobrowolne stosowanie KSeF. Oznacza to, że dla podatników VAT po obu stronach transakcji, to, jak zadziała system KSeF od 1 lipca 2024 r., jest de facto niewiadomą. 

Z dniem 1 lipca 2024 r. okaże się, z czym ta największa grupa podatników będzie się musiała zmierzyć w zakresie obowiązkowego wystawiania (i otrzymywania) faktur ustrukturyzowanych. Co prawda w pierwszym półroczu stosowania obowiązkowego KSeF podatnicy mają nie być karani za niewystawianie faktur ustrukturyzowanych, ale nie oznacza to, że można i warto „przedłużyć sobie” czas wdrożenia KSeF. Paradoksalnie brak sankcji może się okazać pułapką dla tych podatników, którzy uznają, że „nie muszą” stosować obowiązkowo KSeF przez te pół roku, skoro sankcje im za to nie grożą. Zdecydowanie lepiej jest wdrożyć nowe rozwiązania i stosować je już od 1 lipca 2024 r. W niniejszym opracowaniu wskazujemy, z czym muszą się liczyć podatnicy w związku z obowiązkowym KSeF oraz jak system KSeF wpłynie na zasady fakturowania w porównaniu z aktualnym stanem prawnym. 

Jakie zasady fakturowania obowiązują do końca czerwca 2024 r.

W stanie prawnym obowiązującym do końca czerwca 2024 r. funkcjonuje unijna zasada, według której fakturą jest każdy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Można przy tym stwierdzić, że regułą jest, iż faktury są wystawiane w formie papierowej, a pewnego rodzaju odstępstwem jest stosowanie faktur elektronicznych oraz faktur ustrukturyzowanych.