Interpretacja indywidualna z dnia 4 grudnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.548.2023.3.AMA

Przechowywanie faktur elektronicznych w folderach i w programie, w świetle art. 112a ustawy.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 września 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 27 września 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawidłowości przechowywania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanych ku temu folderach (stan faktyczny) oraz w dedykowanym ku temu Programie (zdarzenie przyszłe) i zachowania przez Państwa prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z ww. faktur. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 23 listopada 2023 r. (data wpływu 23 listopada 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Jako A. Spółka Akcyjna są Państwo spółką kapitałową prowadzącą elektroniczny rynek skarbowych papierów wartościowych B., posiadający status alternatywnego systemu obrotu, a także rynek regulowany i alternatywny system obrotu funkcjonujące w ramach, organizowanego wspólnie z (…) S.A., systemu rynków obligacji (...).

Ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności oraz ilość otrzymywanych przez siebie faktur zakupowych - od dłuższego czasu wyrażają Państwo zgodę na otrzymywanie faktur oraz innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z treścią art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Przez dokumenty księgowe rozumieją Państwo przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są koszty ponoszone przez Państwa. Dalej wszystkie te dokumenty nazywane będą zbiorczo „fakturami zakupu”.

Obecnie nie posiadają Państwo dedykowanego programu, w którym przechowywane byłyby faktury zakupu w formie elektronicznej. Faktury zakupu w formie elektronicznej przechowywane są przez Państwa w wyznaczonych ku temu folderach. Proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania danej faktury zakupu opisany został poniżej.

Otrzymują Państwo faktury zakupu za pomocą środków komunikacji elektronicznej w formacie pdf. na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail, który wskazywany jest kontrahentom w zawieranych z nimi umowach lub aneksach do umów, jeżeli pierwotna umowa nie przewidywała możliwości doręczania faktur zakupu w formie elektronicznej. Faktury zakupu otrzymywane od kontrahentów, każdorazowo weryfikują Państwo pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz opisują Państwo w sposób ułatwiający ich proste odszukanie.

Po otrzymaniu faktury weryfikują Państwo czy dana faktura:

• przesłana została zgodnie z ustalonymi między Państwem a kontrahentem kanałami komunikacji,
• jest czytelna, w szczególności zaś czy możliwe jest otworzenie odpowiedniego pliku oraz czy dane na niej zawarte są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików pdf.
• została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

Po pozytywnym wyniku analizy, o którym mowa w akapicie powyższym oraz dokonania odpowiednich zapisów księgowych faktury te umieszczane są w odpowiednio oznaczonych folderach w specjalnie przeznaczonym do tego dysku sieciowym, do których dostęp mają jedynie wyznaczeni pracownicy.

Folder, w którym przechowują Państwo faktury zakupu, podzielony jest według następującej metodyki. Folder zbiorczy, w którym przechowywane są faktury zakupu, dzielony jest na poszczególne lata kalendarzowe. Następnie foldery „roczne”, dzielone są na foldery miesięczne. Każda faktura otrzymywana i przechowywana przez Państwa przechowywana jest w folderze „miesięcznym”.

Każda opisana faktura zakupu trafia do jednego z folderów dzielonych na miesiące, co zapewnia Państwu łatwe odszukanie konkretnego dokumentu w przypisaniu do odpowiedniego miesięcznego okresu rozliczeniowego. Po zakończeniu powyższych czynności dokonują Państwo weryfikacji merytorycznej faktury, w szczególności czy zawiera ona komplet informacji wymaganych przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Rozważają Państwo jednocześnie - przejście na odpowiednie rozwiązanie informatyczne (dalej: „Program”), który dodatkowo uprości obieg faktur zakupowych oraz ich przechowywanie i jednoczesną rezygnację z przechowywania nowo wpływających faktur na dedykowanych ku temu folderach w sposób opisany powyżej.

W przypadku wdrożenia Programu, wszelkie otrzymane faktury - po przeprowadzeniu ich analizy pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści oraz czytelności zamieszczane będą w Programie, gdzie będą poddawane następnie analizie merytorycznej. Program - w ramach dostępnych w nim funkcjonalności - umożliwiał będzie sortowanie otrzymanych i wgranych przez Państwa do sytemu faktur.

Program, nie tylko ułatwi odszukiwanie poszczególnych faktur otrzymanych przez Państwa, ale umożliwia również sortowanie m.in. z podziałem na okresy rozliczeniowe czy danego kontrahenta.

Powyższe rozwiązania zapewniają (i zapewnią) nie tylko zachowanie integralności oraz pewności pochodzenia faktury, ale pozwalają również na stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Państwa, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej.

Doprecyzowanie i uzupełnienie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz dokumenty z nimi zrównane będące przedmiotem Państwa wniosku, mogą być przechowywane w formie elektronicznej zarówno na terytorium kraju, jak również poza terytorium kraju w zależności od faktycznego miejsca położenia serwera, ale dostęp do nich zawsze będzie możliwy bezpośrednio z kraju.

Niezależnie od miejsca przechowywania ww. faktur, umożliwią Państwo za pomocą środków elektronicznych naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przechowywali i będą Państwo przechowywać wszelkie faktury zakupu noty księgowe, faktury korygujące oraz dokumenty z nimi zrównane do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.

Występują u Państwa zdarzenia gospodarcze, które są przedmiotem opodatkowania, jak i są również zwolnione z podatku VAT. Mogą również występować transakcje, które są poza przedmiotem opodatkowania podatkiem VAT i dokumentowane są wyłącznie notami obciążeniowymi. Niezależnie od tego czy dokumenty dotyczyć będą czynności opodatkowanych podatkiem VAT, czy też nie, mają Państwo zamiar przechowywać wszystkie dokumenty w formie elektronicznej.

Pytania nr 1 i nr 2 wniosku (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku)

1.Czy w świetle art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług prawidłowe jest Państwa stanowisko, zgodnie z którym przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób przechowywania dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanych ku temu folderach pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym zachowują Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego?

2.Czy w świetle art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług prawidłowe jest Państwa stanowisko, zgodnie z którym przedstawiony w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanym ku temu Programie pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego?

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku)

Ad 1

Państwa zdaniem, wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT są przez Państwa spełniane w przypadku przechowywania faktur w dedykowanych ku temu folderach, tak jak zostało to przedstawione w opisie stanu faktycznego. W związku z powyższym przechowywanie przez Państwa dokumentów księgowych (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostanie, zdaniem Państwa, zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Ad 2

Państwa zdaniem, wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT zostaną przez Państwa spełnione w przypadku przechowywania faktur w dedykowanym ku temu Programie, tak jak zostało to przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego. W związku z powyższym przechowywanie przez Państwa dokumentów księgowych (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostanie, zdaniem Państwa, zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Uzasadnienie:

Ad 1 oraz Ad 2 - część wspólna

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”), podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody.

Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

• sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
• wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT;
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT;
• otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o VAT, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT,
• dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT.

Na podstawie art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

• wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
• otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak zostało wskazane w art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przy czym zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisów powyższego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Dodatkowo, jak wynika z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższe przepisy dopuszczają przechowywanie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym konieczne jest spełnienie odpowiednich warunków, tj.:

• zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
• przechowywać faktury w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• przechowywać faktury w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,
• zapewniać integralność treści faktur,
• zapewniać czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• zapewnić odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Warunki te muszą być spełnione - z pewnymi odrębnościami - wynikającymi ze sposobu przechowywania faktur. Przepisy nie nakładają jednak obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej w przypadku przechowywania ich w formie elektronicznej ani przechowywania faktur w formie elektronicznej, gdy są one przechowywane w formie papierowej.

Możliwość przechowywania dokumentów księgowych, w tym szczególności faktur, w formie elektronicznej znajduje odzwierciedlenie w ugruntowanej linii orzeczniczej zarówno organów administracji podatkowej jak i sądów administracyjnych. Jak wskazano w wyroku z 3 listopada 2009 r. Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. I FSK 1169/08), który wydany został jeszcze przed wprowadzeniem art. 112a ustawy o VAT: „Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z 1993 r. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji, gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r.” i dalej: „Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.”

Podobne stanowisko Naczelny Sąd Administracyjny zajmował również w późniejszych wyrokach (por. wyrok z 28 września 2011 r., sygn. akt I FSK 1283/10; wyrok z 6 października 2011 r., sygn. akt I FSK 1682/10; wyrok z 24 listopada 2011 r., I FSK 49/11), w których jednolicie wskazywano, że „przyjęto przede wszystkim, że przepisy Dyrektywy 112 nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysłane, ale pozostawiają państwom członkowskim decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur.”

Wraz z nowelizacją przepisów ustawy o VAT i wprowadzeniem 1 stycznia 2014 r. art. 112a do ustawy o VAT, prawo do przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej nie powinno budzić najmniejszych wątpliwości, co znajduje również potwierdzenie w bieżących stanowiskach wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Przykładowo należy wskazać chociażby na interpretacje indywidualne wydane w ubiegłym roku, w których zajmowane jest jednolite stanowisko w zakresie braku obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej, gdy zapewnione zostają warunki wynikające z ustawy o VAT, o których mowa była we wcześniejszej części wniosku.

I tak, w interpretacji indywidualnej z 13 października 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.534.2022.2.JS) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT). Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego, w jakim formacie zostały sporządzone i dostarczone oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.”

Jednocześnie, w interpretacji indywidualnej z 28 września 2022 roku (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.355.2022.5.KP) wskazano, że: „obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. [...] Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.”

Dodatkowo w interpretacji indywidualnej z 13 lipca 2022 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.207.2022.1.LK) odnosząc się do kwestii zapewnienia autentyczności pochodzenia, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, wskazał, że: „zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.”

Ad 1

Państwa zdaniem, wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT są przez Państwa spełnione w przypadku przechowywania faktur w dedykowanych ku temu folderach, tak jak zostało to przedstawione w opisie stanu faktycznego. W związku z powyższym przechowywanie przez Państwa dokumentów księgowych (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje, Państwa zdaniem, zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym zachowują Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Przede wszystkim - w tak zakreślonym stanie faktycznym - nie powinno budzić wątpliwości, że sposób opisu i zapisywania faktur w odpowiednich, dedykowanych ku temu folderach, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie. Przyjęta metodologia archiwizacji dokumentów ma na celu zapewnienie dostępu do dokumentów księgowych z uwzględnieniem okresu rozliczeniowego, z którego pochodzą w sposób nie rodzący dodatkowych problemów czy to po Państwa stronie czy też organów podatkowych w ramach potencjalnej kontroli. Jednocześnie podejmują Państwo działania niezbędne do weryfikacji autentyczności pochodzenia otrzymywanych faktur. Dodatkowo, faktury otrzymywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z dyspozycją art. 106n ustawy o VAT, uniemożliwiają ich edycję, co zapewnia integralność faktur od momentu ich wystawienia aż do momentu upływu momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przetrzymywanie faktur w sposób elektroniczny zapewnia również czytelność faktur od chwili ich wystawienia, przy czym ryzyko utraty tej cechy jest znacznie niższe niż w przypadku przechowywania ich w formie drukowanej. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej minimalizuje ryzyko ich przypadkowego utracenia lub utraty przez nie czytelności (np. na skutek kradzieży czy pożaru). Dodatkowo takie rozwiązanie zapewnia bezzwłoczny dostęp do faktur.

Biorąc pod uwagę tak przedstawiony stan faktyczny oraz prawny, uznać należy, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Nie istnieje bowiem ustawowy obowiązek drukowania faktur zakupowych, w celu sprostania obowiązkom ustawowym w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej, jeżeli przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej spełnia wszystkie warunki wynikające z art. 112-112a ustawy o VAT.

Przy czym ponownego podkreślenia wymaga, że wszystkie te warunki, tj.:

• zapewnienie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
• przechowywanie faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,
• zapewnienie integralności treści faktur,
• zapewnienie czytelności faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• zapewnienie odpowiednim organom na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

- zostały, w Państwa opinii, przez Państwa spełnione, a więc Państwa stanowisko przedstawione w niniejszym wniosku, należy według Państwa uznać za prawidłowe, a przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym zachowują Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Ad 2

Państwa zdaniem, wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT zostaną przez Państwa spełnione w przypadku przechowywania faktur w dedykowanym ku temu Programie, tak jak zostało to przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego. W związku z powyższym przechowywanie przez Państwa dokumentów księgowych (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostanie, Państwa zdaniem, zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Przede wszystkim - przy tak przedstawionym opisie zdarzenia przyszłego - nie powinno budzić wątpliwości, że posługiwanie się przez Państwa dedykowanym ku przechowywaniu dokumentów Programem, zapewni przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie. Zaawansowane programy - w tym Program, który planują Państwo wdrożyć - zawierają odpowiednie narzędzia, które pozwalają na wybieranie i dostęp do dokumentów księgowych z uwzględnieniem okresu rozliczeniowego, z którego pochodzą w sposób nie rodzący dodatkowych problemów czy to po Państwa stronie czy też organów podatkowych w ramach potencjalnej kontroli. Jednocześnie podejmują Państwo działania niezbędne do weryfikacji autentyczności pochodzenia otrzymywanych faktur. Dodatkowo, faktury otrzymywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z dyspozycją art. 106n ustawy o VAT, uniemożliwiają ich edycję, co zapewnia integralność faktur od momentu ich wystawienia aż do momentu upływu momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przetrzymywanie faktur w sposób elektroniczny zapewnia również czytelność faktur od chwili ich wystawienia, przy czym ryzyko utraty tej cechy jest znacznie niższe niż w przypadku przechowywania ich w formie drukowanej. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej minimalizuje ryzyko ich przypadkowego utracenia lub utraty przez nie czytelności (np. na skutek kradzieży czy pożaru). Dodatkowo takie rozwiązanie zapewnia bezzwłoczny dostęp do faktur.

Biorąc pod uwagę tak przedstawiony opis zdarzenia przyszłego oraz stany prawny, uznać należy, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Nie istnieje bowiem ustawowy obowiązek drukowania faktur zakupowych, w celu sprostania obowiązkom ustawowym w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej, jeżeli przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej spełnia wszystkie warunki wynikające z art. 112-112a ustawy o VAT.

Przy czym ponownego podkreślenia wymaga, że wszystkie te warunki, tj.:

• zapewnienie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
• przechowywanie faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,
• zapewnienie integralności treści faktur,
• zapewnienie czytelności faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• zapewnienie odpowiednim organom na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

- zostaną, w Państwa opinii, przez Państwa spełnione, a więc Państwa stanowisko przedstawione w niniejszym wniosku, należy według Państwa uznać za prawidłowe, a przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy:

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Jak wyżej wskazano, stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli więc otrzymywany przez Państwa dokument księgowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przepisy dotyczące określenia tych pojęć zostały uregulowane w art. 106m ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1)kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2)elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3)Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W tym miejscu należy również wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Z okoliczności sprawy wynika, że ze względu na zakres prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej oraz ilość otrzymywanych przez Państwa faktur zakupowych - od dłuższego czasu wyrażają Państwo zgodę na otrzymywanie faktur oraz innych dokumentów księgowych tj. noty księgowe, faktury korygujące oraz dokumenty zrównane z fakturami, wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z treścią art. 106n ustawy.

Przedmiotowe faktury zakupu mogą być przechowywane w formie elektronicznej zarówno na terytorium kraju, jak również poza terytorium kraju w zależności od faktycznego miejsca położenia serwera, ale dostęp do nich zawsze będzie możliwy bezpośrednio z kraju. Niezależnie jednak od miejsca ich przechowywania, umożliwią Państwo - za pomocą środków elektronicznych - naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą kwestii czy przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób przechowywania dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanych ku temu folderach pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami ustawy, w związku z czym zachowują Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z ww. faktur.

Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości, należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego, faktury zakupu otrzymują Państwo za pomocą środków komunikacji elektronicznej w formacie pdf na specjalnie dedykowany do tego adres e-mail, który wskazywany jest kontrahentom w zawieranych umowach lub aneksach do umów. Faktury każdorazowo weryfikowane są przez Państwa pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności, w szczególności, czy możliwe jest otworzenie pliku i czy dane na niej zawarte są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików pdf. Faktury opisane są przez Państwa w sposób ułatwiających ich proste odszukanie. Weryfikują Państwo również, czy faktura została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

Po pozytywnym wyniku ww. analizy oraz dokonaniu odpowiednich zapisów księgowych faktury te umieszczane są w odpowiednio oznaczonych folderach w specjalnie przeznaczonym do tego dysku sieciowym, do których dostęp mają jedynie wyznaczeni pracownicy. Obecnie nie posiadają Państwo bowiem dedykowanego programu, w którym przechowywane byłyby faktury zakupu w formie elektronicznej. Faktury zakupu w formie elektronicznej przechowywane są przez Państwa w wyznaczonych ku temu folderach.

Folder, w którym przechowują Państwo faktury zakupu, podzielony jest według następującej metodyki. Folder zbiorczy, w którym przechowywane są faktury zakupu, dzielony jest na poszczególne lata kalendarzowe. Następnie foldery „roczne”, dzielone są na foldery miesięczne. Każda faktura otrzymywana i przechowywana przez Państwa przechowywana jest w folderze „miesięcznym”. Każda opisana faktura zakupu trafia do jednego z folderów dzielonych na miesiące, co zapewnia Państwu łatwe odszukanie konkretnego dokumentu w przypisaniu do odpowiedniego miesięcznego okresu rozliczeniowego. Po zakończeniu powyższych czynności dokonują Państwo weryfikacji merytorycznej faktury, w szczególności czy zawiera ona komplet informacji wymaganych przepisami ustawy. Powyższe rozwiązanie pozwala na stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Państwa, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej.

Wszelkie faktury zakupu, faktury korygujące oraz dokumenty z nimi zrównane przechowują Państwo do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.

Jak już wspomniano powyżej, prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do faktur zakupowych, faktur korygujących oraz innych dokumentów z fakturami zrównanych przechowywanych w dedykowanych ku temu folderach na zasadach opisanych powyżej, zapewnione zostają autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwiony zostaje dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy założeniu, że zachowają Państwo odpowiednie kontrole biznesowe, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, to opisany sposób ich przechowywania pozostaje zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostają warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Państwa wątpliwości dotyczą także kwestii czy przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanym ku temu Programie jest zgodny z obowiązującymi przepisami ustawy, w związku z czym zachowują Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Odnosząc się więc do Państwa wątpliwości, również w tym przypadku należy w pierwszej kolejności dokonać analizy, czy sposób przechowywania faktur zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy.

Nawiązując do opisu zdarzenia przyszłego, rozważają Państwo jednocześnie - przejście na odpowiednie rozwiązanie informatyczne (Program), który dodatkowo uprości obieg faktur zakupowych oraz ich przechowywanie i jednoczesną rezygnację z przechowywania nowo wpływających faktur na dedykowanych ku temu folderach.

W przypadku wdrożenia przez Państwa Programu, wszelkie otrzymane faktury - po przeprowadzeniu ich analizy pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści oraz czytelności zamieszczane będą w Programie, gdzie będą poddawane następnie analizie merytorycznej. Program - w ramach dostępnych w nim funkcjonalności - umożliwiał będzie sortowanie otrzymanych i wgranych przez Państwa do sytemu faktur.

Program ułatwi Państwu odszukiwanie poszczególnych faktur zakupowych oraz umożliwi sortowanie m.in. z podziałem na okresy rozliczeniowe czy danego kontrahenta.

Powyższe rozwiązanie zapewni nie tylko zachowanie integralności oraz pewności pochodzenia faktury, ale pozwoli również na stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Państwa, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej.

Wszelkie faktury zakupu, faktury korygujące oraz dokumenty z nimi zrównane będą Państwo przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.

Ponownie wskazać należy, że prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do faktur zakupowych, faktur korygujących oraz innych dokumentów z fakturami zrównanych, które będą przechowywanie w dedykowanym ku temu Programowi na zasadach opisanych powyżej, zapewnione zostają autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwiony zostaje dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy założeniu, że zachowają Państwo odpowiednie kontrole biznesowe, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, to opisany sposób ich przechowywania pozostanie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostają warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się do kwestii zachowania prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w opisany wyżej sposób należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)nabycia towarów i usług,

b)dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Wyrażoną w cytowanym art. 86 ust. 1 ustawy generalną zasadę uprawniającą do odliczenia podatku naliczonego, uzupełniają regulacje zawarte w art. 86 ust. 2a-2h ustawy.

Na mocy art. 86 ust. 2a ustawy:

W przypadku nabycia towarów i usług wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, z wyjątkiem celów osobistych, do których ma zastosowanie art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2, oraz celów, o których mowa w art. 8 ust. 5 - w przypadku, o którym mowa w tym przepisie, gdy przypisanie tych towarów i usług w całości do działalności gospodarczej podatnika nie jest możliwe, kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej, zwanym dalej „sposobem określenia proporcji”. Sposób określenia proporcji powinien najbardziej odpowiadać specyfice wykonywanej przez podatnika działalności i dokonywanych przez niego nabyć.

Ponadto należy zauważyć, że w przypadku wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych z opodatkowania tym podatkiem, należy mieć na uwadze także uregulowania zawarte w art. 90 ustawy.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy:

W stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

W myśl art. 90 ust. 2 ustawy:

Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 10.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajdują się w Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika, że w ramach prowadzonej działalności otrzymują Państwo faktury zakupu, faktury korygujące oraz dokumenty z nimi zrównane. Otrzymane przez Państwa ww. faktury wykorzystywane są i będą m.in. do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, zwolnionych lub pozostających poza podatkiem VAT. Niezależnie od tego czy ww. dokumenty dotyczyć będą czynności opodatkowanych podatkiem VAT, czy też nie, mają Państwo zamiar przechowywać wszystkie dokumenty w formie elektronicznej.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że w celu odliczenia podatku naliczonego, w pierwszej kolejności podatnik powinien przyporządkować ponoszone wydatki do poszczególnych rodzajów działalności (opodatkowanej podatkiem VAT, zwolnionej i niepodlegającej opodatkowaniu tym podatkiem). W przypadku zakupów bezpośrednio związanych z czynnościami opodatkowanymi, podatnik, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, odlicza podatek naliczony w całości. Natomiast w sytuacji, gdy takie przyporządkowanie nie jest możliwe, a wydatki służą zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, podatnik powinien ustalić proporcję, o której mowa w art. 86 ust. 2a ustawy oraz, w przypadku wystąpienia także czynności zwolnionych od podatku, o której mowa w art. 90 ustawy.

Mając na uwadze powołane przepisy w odniesieniu do opisu sprawy wskazać należy, że zachowają Państwo, przy spełnieniu warunków wynikających z ww. przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych, faktur korygujących oraz innych dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych zarówno w dedykowanych ku temu folderach, jak też w dedykowanym ku temu Programie, w ramach przedstawionych w opisie stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego procedur, potwierdzających ponoszone przez Państwa wydatki.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa faktury oraz inne dokumenty spełniające definicję faktury, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 1 i nr 2 wniosku uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Organ jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym i zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja rozstrzyga Państwa wątpliwości wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług tj. w zakresie pytań nr 1 i nr 2 wniosku. Natomiast w zakresie pytań nr 3 i nr 4 wniosku, dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych, zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego oraz zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).