UWAGA!
Ministerstwo Finansów zdecydowało, że obowiązkowy KSeF wejdzie w życie w dwóch nowych terminach: 1 lutego 2026 r. – dla podatników (czynnych i zwolnionych), którzy w roku 2025 przekroczą obroty (w rozumieniu ustawy o VAT) w wysokości 200 mln i 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.

W tym odcinku szkolenia ekspertka odpowiada na następujące pytania dotyczące fakturowania w KSeF:

1. Chciałam zapytać, czy księgowi, którzy do tej pory wystawiali faktury za klientów będą nadal to robić po wprowadzeniu systemu KSeF. Jak to u Państwa będzie wyglądało? Czy nadal będziecie wystawiać faktury za klientów, czy jednak zrezygnujecie z tej opcji. Co sądzicie na ten temat?
1. Czyli potrzebuję posiadać zgody na elektroniczne faktury od każdego odbiorcy, który pobierze fakturę z KSeF oraz mój dostawca musi posiadać moją zgodę? 2. Uprawnienie do wystawiania faktur dla os. fizycznej (pracownik) – odpowiedzialność za błędnie wystawioną fakturę – przykład „pusta faktura”.
2. Czy wystawiane faktur trzeba będzie wystawiać w KSeF i ściągać do programów księgowych, czy będzie może wystawiać faktury i wysyłać do KSeF?
3. A jeżeli podatnik wystawia tylko faktury dla podatników z UE (za usługi transportowe), to jak je wystawia?
4. Spółka zarejestrowana w KRS, która ma siedzibę w Polsce (wirtualny adres polski wpisany do KRS). Świadczy usługi marketingowe – właściciele nie przebywają w Polsce na stałe, a z racji rodzaju usług mogą je świadczyć z każdego miejsca na świecie, i tak też robią. Spółka wystawia faktury dla osób zagranicznych prywatnych i firm zagranicznych. Czy spółka ma obowiązek wystawiać faktury przez KSeF (z racji świadczenia usług w różnych miejscach)? A jeśli tak, to rozumiem, że dla osób prywatnych nie wystawia przez KSeF, a dla firm tak?
5. Faktura z polskim VAT dla podmiotu zagranicznego, który nie ma siedziby w Polsce, ale jest zarejestrowany w Polsce na potrzeby VAT) – czy powinna być wysłana przez KSEF?
6. Sprzedajemy towar w ramach OSS/WSTO i export, dla klientów indywidualnych nieprowadzących działalności gospodarczej = nie wystawiamy faktur w KSeF?
7. Sprzedajemy usługę w ramach SPTK z oznaczeniem odwrotne obciążenie dla firmy z UE z NIP UE = wystawiamy fakturę w KSeF?
8. Sprzedajemy towar WDT dla firmy w UE z NIP UE = wystawiamy fakturę w KSeF?
9. Wystawiam fakturę dla Austriaka – rozumiem, że ustrukturyzowaną, a Austriakowi ją wizualizuję?
10. Czy jest możliwość wizualizowania każdej faktury?
11. Podatnik zwolniony z VAT też wystawia faktury ustrukturyzowane?
12. Czy faktury zakupowe i sprzedażowe będzie można wydrukować z KSeF?
13. Czy paragony z NIP do 450 zł nadal pozostają, czy też będzie trzeba wystawić fakturę ustrukturyzowaną?
14. Czyli nie będziemy mogli wysłać faktury z naszego systemu, ponieważ nie będzie na niej kodu QR?
15. Którą datę uwzględniamy w trakcie księgowania? Datę wystawienia generowaną przez KSeF, czy datę wystawienia fizycznie przez nas?
16. Fakturę za towar wystawiam 1.10, przesyłam do KSeF 1.11. Czy zatem, ja mam VAT należny w październiku, a klient naliczony w listopadzie?
17. Czy datą wystawienia faktury w KSeF jest data przesłania do KSeF, czy data kiedy zostanie jej przydzielony numer KSeF?
18. Czy dla faktur zakupowych będziemy widzieć datę przesłania ich do KSeF?
19. Jeśli program fakturowy wygeneruje nam faktury w XML, to czy będzie można podłączyć jako dodaj w systemie KSeF? Tak jak jest to np. w e-sprawozdaniach?
20. Jeżeli w firmie istnieje kilka rejestrów sprzedaży i faktury mają rożną numerację w zależności od działu, jak to wygląda w KSeF? Czy nie ma rozgraniczenia w KSeF?
21. Jeżeli program sprzedażowy jest inny niż program księgowy, to stworzenie XML z programu sprzedażowego musi być dokładnie dopasowane do schemy?
22. Czy KSEF sprawdzać będzie dane nabywcy wg GUS po przesłaniu do systemu, czy pozostaną dane takie jakie są wpisane w naszym programie do wystawiania faktur?
23. Czy w pole tekstowe można dodać link dostępu do załącznika?
24. A co jak nie mamy numeru NIP (faktura dla osoby prywatnej)?
25. A co z GTU?
26. Czy ma Pani jakiś pomysł na faktury do rozliczeń pracowników? Czy jest pole, aby wstawić dane pracownika?
27. Czy reprezentant w trakcie działalności spółki może edytować uprawnienia dla pozostałych pracowników?
28. Czy jeżeli wystawiam FV sprzedażową dla takiego podmiotu, który ma identyfikator wewnętrzny i wystawię FV bez takiego numeru, to czy taka faktura będzie niepoprawna?
29. Jak biuro rachunkowe może pobierać faktury sprzedaży i faktury zakupu klienta?
30. Jak spółka ma potraktować fakturę otrzymaną po 01/07 poza KSEF, wystawioną poza KSEF, przez podatnika VAT posiadającego siedzibę w Polsce?
31. Czy paragon z NIP będzie podlegał wysłaniu do KSeF?
32. Czyli w tej sytuacji pojawi nam się luka w numeracji faktur, skoro nie wszystkie faktury muszą być ustrukturyzowane.
33. Sprzedaż z użyciem kasy fiskalnej a paragon z NIP? Jak w tej sytuacji z KSeF?
34. A faktury za świadczenia zdrowotne np. do NFZ z KSeF?
35. A paragony z NIP do 450 zł?
36. Czy to oznacza, że nie będziemy mogli drukować faktur w PDF dla polskich nabywców lub wysyłać mailem?
37. A czy te uzgodnienia sposobu przekazania faktury z nabywcą spoza Polski muszą mieć jakąś specjalną formę? Czy wystarczy oświadczenie o e-fakturach, które teraz obecnie stosujemy?
38. Podatnik wystawia faktury dla podmiotów gospodarczych oraz dla osób fizycznych. Czy faktura z usługą wykonaną na rzecz osoby fizycznej, ale wystawiona np. na fundację – czy musi być fakturą ustrukturyzowaną?
39. Wysyłamy faktury z naszego systemu automatem przez EDI. Czy oznacza to, że nie będziemy mogli ich przesłać do naszch klientów krajowych i zagranicznych, ponieważ nie będzie kodu QR? Faktury trzeba będzie wysłać z KSeF?
40. Jeśli odbiorca jeszcze nie musi wystawiać faktur ustrukturyzowanych, a wystawca tak, to czy odbiorca musi odbierać faktury w KSeF czy z kodem QR?
41. Czy jeśli wystawiam faktury dla klienta prowadzącego działalność jako jednoosobowa działalność gospodarcza niebędącego czynnym podatnikiem VAT, czy faktura musi być ustrukturyzowana i mieć numer KSeF?
42. A firma z siedzibą w Unii, ale zarejestrowana do VAT w Polsce – czy wystawia faktury ustrukturyzowane z tej części objętej polskim VAT?
43. Podatnik zwolniony z VAT z kasą fiskalną online ma wystawić fakturę dla podatnika VAT w KSeF?
44. Wynajmuję prywatne mieszkanie na firmę, na jej działalność, ale jestem zwolniony z VAT ze względu na limit przychodów 200 000 zł – czy mam faktury wystawiać przez KSeF?
45. Czy dobrze zrozumiałam, że jeszcze ustawodawca nie przewidział, jak osoba prywatna ma wystawić fakturę dla firmy, której wynajmuje mieszkanie pod siedzibę?
46. Czy nawet jeśli będzie 50 zł na paragonie, to dla rozliczeń księgowych będzie potrzebna normalna faktura?
47. To znaczy, że od stycznia 2025 nie będzie już faktur uproszczonych?
48. Czy wizualizacja jest możliwa w KSEF?
49. Czy można wizualizować fakturę z kodem QR przed przesłaniem do KSeF?
50. Czy KSeF będzie powiązany z białą księgą w zakresie sprawdzania rejestracji podatników?
51. A co z fakturami RR na rolnika?
52. Czy faktury RR również będą wystawiane w KSeF?
53. Zakup od rolnika ryczałtowego, czy jest obowiązek wystawiania faktury RR w KSeF?
54. Ale w przypadku podatnika RR to nabywca wystawia faktury za rolnika.
55. A co z wystawieniem faktur RR?
56. Faktura RR jest wystawiana przez nabywcę nie sprzedawcę (sprzedawcą jest rolnik ryczałtowy), gdzie nabywcą jest podatnik VAT, dlatego pytanie, czy ten podatnik ma obowiązek wystawienia tej faktury w formie ustrukturyzowanej?
57. Czy faktura RR wystawiana przez nabywcę towarów (owoce) dla rolnika ryczałtowego, będzie ustrukturyzowana?
58. Co z fakturami RR?
59. Czy mogę wydrukować fakturę zakupową?
60. Kwestia wyszukiwania faktur: czy dowolna osoba będzie mogła odnaleźć fakturę w aplikacji po podaniu numeru KSeF lub numeru "tradycyjnego" (nadawanego przez wewnętrzny system w firmie) faktury?
61. W przypadku ujemnych korekt moment podatkowy powstaje w dacie wystawienia (gdy mamy uzgodnienie). Czyli jak wystawię 30.10 korektę, a wyślę ją do KSeF 01.11, to moment podatkowy jest 01.11?
62. Czy na wizualizacji faktury jest wskazana data wysłania do KSeF?
63. Ile mamy czasu, żeby przesłać fakturę do KSeF?
64. Termin ustawowy na wystawienie faktury jest do 15. dnia następnego miesiąca po dostawie lub terminie płatności, ja wystawię fakturę 14. dnia miesiąca, wskoczy 15. do KSeF jest ok, czyli data wystawienia 14. A co jak „wskoczy” do KSeF 16. dnia miesiąca? Przekroczę ustawowy termin na wystawienie faktury, mimo że ja ją wystawiłem fizycznie 14.
65. Czy do JPK będziemy używać naszego numeru faktur, czy numeru KSeF?
66. Nie jestem vatowcem, ale wynajmuję lokal dla firmy. Czy muszę wystawić fakturę ustrukturyzowaną?
67. KPiR: jeśli data wystawienia usługi 30.06, a wysłana do KSeF 11.07, to kiedy do przychodu? W czerwcu czy w lipcu?
68. Czy zalogowanie do KSeF jest jednoznaczne z przystąpieniem do niego?
69. Czy wysyłając faktury z systemu księgowego do KSeF np. dzień później, to będzie ta adnotacja w systemie jako data wystawienia, czy tylko w KSeF będzie ta informacja?
70. To od której daty mamy liczyć termin płatności?
71. Obawiam się, że może pojawić się problem z prawem do odliczenia, jeżeli dostaniemy dokument od kontrahenta np. ostatniego dnia miesiąca, a on do KSeF prześle to w kolejnym miesiącu – jak uznać VAT?
72. Faktura w walucie – kursy.
73. Jeżeli wyślę do KSeF fakturę później, niż ją wystawiono, a od daty wystawienia zależy kurs walutowy, według którego było rozliczenie na fakturze – czy muszę korygować tę fakturę?
74. Czy będzie można pobrać faktury zakupu nie z aplikacji, tylko ze swojego programu f-k?
75. Sprzedaż towaru dokonana 30 października, a wystawienie faktury do 15. dnia miesiąca i wysyłka do KSeF też w listopadzie. Kiedy podatek?
76. Czy widać w systemie, które faktury zostały pobrane?
77. Co Państwo rozumieją przez pojęcie "przesłanie faktury do KSeF”? Jakie jest prawidłowe udokumentowanie "przesłania faktury"?
78. Czy na fakturach zaciągniętych z KSeF do systemu f-k będziemy widzieć czy jest to faktura za usługę czy za towar? Czy będą widoczne numery rejestracyjne samochodu?
79. Czy proformy też są wystawiane w KSeF?
80. Czy na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej dla klienta będzie już widoczny numer identyfikacyjny nadany przez KSeF?
81. W biurze rachunkowym data księgowania to ostatni dzień miesiąca, czyli 31 października będę księgowała faktury, które w KSeF będą 15 listopada.
82. Co w sytuacji, gdy wystawiamy faktury dla kontrahentów UE w języku angielskim? Jak wygenerować taką fakturę z KSeF? (w języku angielskim)
83. Jeśli faktura z wz-kami, to wysyłamy tylko fakturę?
84. Czy numer KSeF będziemy podawać w JPK?
85. Czy w tych fakturach będzie miejsce na wpisanie innego odbiorcy niż nabywca?
86. Czy do programu księgowego wpisujemy numer faktury czy numer nadany z KSeF?
87. Powiedziała Pani, że datą wystawienia jest data przesłania do KSeF. A co, jeśli jest awaria KSeF i ta faktura nie przejdzie lub jest jakiś błąd i faktura zostanie odrzucona?
88. Czy to oznacza, że wystawiam fakturę w moim programie do wystawiania faktur oraz po raz drugi tę samą fakturę w systemie KSeF?
89. Czy na stałe będzie można wpisać np. numer konta bankowego, aby nie wpisywać go za każdym razem do faktury?
90. Gdzie zaznaczyć, że faktura jest MPP?
91. Czy na wizualizacji faktury będzie też widoczny numer z KSeF?
92. A czy przy płatnościach numer KSeF nie będzie potrzebny?
93. Z jakimi rozwiązaniami na przesyłanie załączników spotkała się Pani (oprócz wysłania mailem)? Na przykład przy fakturach za energię elektryczną załączniki są konieczne.
94. Numer KSeF będzie potrzebny do przelewów, więc nie można go całkiem zignorować.
95. Co z RODO?
96. Czy wystawiane faktur trzeba będzie wystawiać w KSeF i ściągać do programów księgowych, czy będzie można wystawiać faktury i wysyłać do KSeF?
97. A gdzie wpisać numer rejestracyjny samochodu?
98. Niewatowiec zwolniony z kasy fiskalnej na podstawie zwolnienia przedmiotowego, bo dostarcza swoje towary osobom fizycznym w systemie wysyłkowym i zawsze otrzymuje przedpłatę na konto bankowe, lub inny niewatowiec świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej otrzymuje całość zapłaty na konto bankowe. Czy oni muszą wystawiać teraz faktury w KSeF? – nie prowadzą sprzedaży dla firm.
99. Jak w KPIR będą ujmowane faktury zakupu wielopozycyjne? Wszystkie pozycje czy będzie możliwość "dekretowania" jedną, kilkoma pozycjami?
100. A co z fakturami do paragonu?
101. Pytanie o kod QR. Dlaczego wystawiając fakturę WDT musi na niej znaleźć się kod QR kiedy udostępniam ją kontrahentowi zagranicznemu? Co daje ten kod QR na fakturze?
102. Podatnik zwolniony z VAT ze względu na limit 200 tys. zł sprzedaje towar i usługę tylko dla osób fizycznych, nie ma też kasy fiskalnej, ponieważ każda wpłata wpływa na konto bankowe – przedpłaty, wysyłka pocztą polską lub kurierem. Rozumiem, że nie ma obowiązku KSeF, skoro nie wystawia ani paragonów ani faktur – nic się u niego nie zmieni (zwolnienie jest do 31.12.2023, zobaczymy co dalej, ale teoretycznie).
103. Czy zaznacza się jakoś mechanizm podzielonej płatności na fakturze?
104. Czy dobrze zrozumiałem, że wysłanie faktury w pdf. do klienta będzie możliwe dopiero po wysłaniu faktury do KSeF? Czy na takiej fakturze (pdf) będzie widoczny numer KSeF?
105. Czy po przesłaniu faktury do KSeF i jej wydrukowaniu będzie na niej widoczny numer KSeF, czy tylko kod QR?
106. Wszystkie faktury WDT wystawiamy w walucie EUR – jaki kurs powinniśmy użyć? Obowiązuje nas kurs w dacie sprzed dnia wystawienia faktury. Czy to oznacza, że jeśli wystawimy fakturę np. z datą 30.10, a wyślemy do KSeF w dniu następnym, to kurs będzie nieprawidłowy?
107. Czy jedna faktura może mieć dwa różne kody QR?
108. Jak ustalić kurs waluty na fakturze walutowej, np. wystawiłam ją 31.10, a KSeF przyjął 01.11?
109. Co z fakturami, które przeoczymy w KSeF (jako nabywca)? Rozumiem, że nie będzie duplikatów.