Ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – zasady przyznawania i rozliczania

Pracodawca może wykorzystać w jazdach lokalnych pojazdy niebędące jego własnością. Jednym z rozwiązań w tym zakresie jest uzgodnienie z pracownikiem używania jego pojazdu do celów służbowych. Ustalenia dotyczące wykorzystywania takiego pojazdu, w tym określające zasady zwrotu kosztów, powinna zawierać umowa cywilnoprawna zawarta między stronami stosunku pracy. W zależności od rodzaju przejazdów zwrot może mieć formę tzw. kilometrówki lub ryczałtu. 

Przepisy rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przewidują zwolnienie z tych składek zwrotu kosztów wykorzystywania przez pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, bez względu na formę tego zwrotu – kilometrówka i ryczałt. Natomiast pod względem podatkowym zwolnieniu podlegają wyłącznie te koszty jazd lokalnych, których obowiązek ponoszenia przez pracodawcę albo możliwość przyznania prawa do tego zwrotu wynikają wprost z przepisów innych ustaw. Oznacza to uzyskanie przez pracownika zwolnienia z podatku zwrotu kosztów za jazdy lokalne jedynie w niewielu przypadkach. 

Umowa o używanie pojazdu do celów służbowych w jazdach lokalnych