Interpretacja indywidualna z dnia 25 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.449.2023.2.MK

Wyłączenie z opodatkowania podatkiem od towarów i usług czynności sporządzania kserokopii akt.

Interpretacja indywidualna  – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 lipca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 19 lipca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy wyłączenia z opodatkowania podatkiem od towarów i usług czynności sporządzania kserokopii akt. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 20 września 2023 r. (data wpływu 20 września 2023 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Powiat .... jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Zgodnie z art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, strona postępowania ma prawo do wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania.

Z treści art. 73 § 1 k.p.a. wynika, że strona ma prawo do wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów.

Przy czym, co do zasady strona powinna samodzielnie realizować wskazane czynności, jednakże wyłącznie w lokalu organu administracji publicznej, przy obecności pracownika organu w lokalu.

Oczywistym jest, że takie sformułowanie art. 73 § 1a wyklucza możliwość wypożyczenia akt cele wykonania kopii za pośrednictwem podmiotu trzeciego (punktu kserograficznego) albo samodzielnie sporządzenie kopii za pomocą urządzeń posiadanych przez stronę. Spór w orzecznictwie sądów administracyjnych co do zasadności kopiowania akt sprawy został rozstrzygnięty przez Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z dnia 8 października 2018 r. (syg.akt I OPS 1/18), w której stwierdził, że "W ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 1257 z późn. zm.) mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy."

Uwzględniając powyższe to na organie ciąży obowiązek stworzenia warunków gwarantujących stronie realną możliwość zapoznania się z materiałem dowodowym, tak sporządzenie i doręczenie kserokopii dokumentów przez organ może być warunkowane poniesieniem kosztów przez stronę. Podstawą prawną do ponoszenia kosztów sporządzenia kserokopii powinien być art. 262 § 1 pkt 2 k.p.a., który stanowi, że stronę obciążają te koszty postępowania, które zostały poniesione w interesie lub na żądanie strony, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie. Na taką podstawę wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z dnia 8 października 2018 r. Argumentacja podniesiona w uchwale została podzielona przez NSA w wyroku z dnia 30 kwietnia 2020r. (syg. akt I OSK 4323/18), gdzie wskazano, że "Przepis art. 262 § 1 pkt 2 k.p.a. stanowi podstawę do obciążenia strony kosztami sporządzenia kopii dokumentacji, gdyż mieszczą się one w kosztach postępowania administracyjnego poniesionych na jej żądanie. Koszty te nie pozostają bowiem w bezpośrednim związku z rozstrzygnięciem sprawy."

Wobec powyższego, koszty sporządzenia i doręczenia kserokopii sporządzonych przez organ ustalane winny być w postanowieniu wydawanym na podstawie art. 264 § 1 k.p.a. W treści postanowienia wskazuje się wysokość kosztów postępowania, osoby zobowiązane do ich poniesienia oraz termin i sposób ich uiszczenia.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że akta (dokumenty z akt) których kserokopie są sporządzane przez organ w trybie art 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego, dotyczą szeroko pojętych postępowań administracyjnych prowadzonych przez powiat (organy powiatu), tj. takich których zwieńczeniem jest wydanie decyzji administracyjnej - np. decyzji o pozwoleniu na budowę.

Obowiązki prowadzenia spraw (postępowań administracyjnych), w których sporządzane są kserokopie dokumentów, wynikają z przepisów nakładających na organy powiatu, obowiązek ich prowadzenia. I tak np. w przypadku wydawania pozwoleń na budowę podstawą prawną jest art. 28 ust 1a w zw. z art. 82 ust 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku prawo budowlane. Z treści art. 28 ust 1a prawa budowlanego wynika, że organy administracji architektoniczno-budowlanej wydają decyzję o pozwoleniu na budowę.

Z kolei art 82 ust 2 ww. ustawy definiuje starostę (organ wykonawczy powiatu będącego organem administracji publicznej) jako organ administracji architektoniczno-budowlanej w pierwszej instancji.

Wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę poprzedzone jest koniecznością przeprowadzenia postępowania administracyjnego, w którym gromadzone są dokumenty w tym m.in. wielostronicowe projekty budowlane. Często strony postępowania o wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę wnoszą o udostępnienie dokumentów z akt sprawy np. projektów budowlanych w formie kserokopii.

Pytanie

Czy czynności wykonywane przez pracowników Starostwa Powiatowego (urząd obsługujący organ władzy publicznej, w ramach zadań nałożonych odrębnymi przepisami,) polegające na kserowaniu stronie akt sprawy nie będą opodatkowane podatkiem od towarów i usług, co oznacza, że będą to czynności niepodlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?

Państwa stanowisko w sprawie

Zarząd Powiatu, na podstawie obowiązujących przepisów prawnych uważa, że należność ustalona w tym trybie nie będzie opodatkowana podatkiem od towarów i usług, zatem będą to czynności niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. Jak wynika z art. 15 ust. 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Opodatkowanie podatkiem od towarów i usług kosztów postępowania administracyjnego było przedmiotem rozstrzygnięcia dokonanego przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu z dnia 16 lutego 2017 r.(sygn. akt I SA/Po 994/16). W wyroku sąd wskazał, że "Prowadzenie postępowania administracyjnego i ustalenie jego kosztów jest typową działalnością wykonywaną przez gminę w charakterze organu władzy publicznej, i jako takie, zgodnie z art. 15 ust. 6 u.p.t.u., pozostaje poza zakresem objętych VAT czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych."

Ponadto warto wskazać, że istnieją procedury karne i podatkowe zawierające postanowienia dotyczące kosztów sporządzania kserokopii dokumentów z akt.

Zgodnie z art. 156 § 1 zd. 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym udostępnia się akta sprawy sądowej oraz daje możność sporządzenia z nich odpisów lub kopii. Z kolei § 6 tego przepisu zawiera delegację udzieloną Ministrowi Sprawiedliwości do określenia, w drodze rozporządzenia, wysokość opłaty za wydanie kopii dokumentów. Kwestię tę reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 września 2015 r. w sprawie wysokości opłaty za wydanie kopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy. Podobne rozwiązanie zawarte jest w art. 270b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Na podstawie tego przepisu Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 18 grudnia 2015 r. w sprawie wysokości opłaty za sporządzenie kopii oraz odpisu dokumentów.

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości, w § 2 określa wysokość opłaty Za wydanie kopii dokumentów z akt sprawy w wysokości 1 zł za każdą stronę kopii. Natomiast zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Finansów:

opłata za sporządzenie przez organ podatkowy kopii lub odpisu dokumentu wynosi:

1) 0,60 zł -za jedną stronę w przypadku kopii lub odpisu jednostronnego w formacie A4;

2) 0,80 zł -za dwie strony w przypadku kopii lub odpisu dwustronnego w formacie A4;

3) 0,90 zł -za jedną stronę w przypadku kopii lub odpisu jednostronnego w formacie A3;

4) 1,20 zł -za dwie strony w przypadku kopii lub odpisu dwustronnego w formacie A3;

5) 0,40 zł -za jedną stronę zeskanowanego dokumentu papierowego.

Oczywiście nie ma możliwości zastosowania wyżej wskazanych rozporządzeń wprost do postanowień wydawanych w trybie art. 262 § 1 pkt 2 k.p.a.

Art. 267 § 1 o. p. stanowi odpowiednik art. 262 § 1 k.p.a., a tym samym można odpowiednio zastosować tezy wyrażone przez sąd administracyjny w postępowaniu podatkowym do procedury administracyjnej.

Na tym tle należy zwrócić uwagę na wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 20 stycznia 2009 r., w którym wskazano, że "Koszty nie objęte przepisami regulującymi ich wysokość powinny być ustalone w kwocie odpowiadającej rzeczywistym wydatkom poniesionym przez organ podatkowy w toku postępowania. Nie wyklucza to jednak sytuacji, aby organ określił w wewnętrznym zarządzeniu sposób ustalania takich kosztów. Ważne jest jedynie to, aby koszty ustalane w taki sposób odpowiadały kosztom rzeczywistym. Dla oceny, czy obliczony koszt sporządzenia kopii jest kosztem rzeczywistym nie ma decydującego znaczenia fakt, że w innej jednostce Skarbu Państwa ten koszt jest inny."

Wskazane wyżej stanowisko zostało utrwalone w orzeczeniach Naczelnego Sądu Administracyjnego, sankcjonując praktykę ustalania wysokości kosztów sporządzania kserokopii akt w drodze wewnętrznego zarządzenia. Taka praktyka jest powszechna do dnia dzisiejszego zarówno w administracji samorządowej, jak i rządowej.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że w związku z doprecyzowaniem opisu sprawy brak jest podstaw do zmiany zaprezentowanego stanowiska odnośnie oceny prawnej dotyczącej sformułowanego we wniosku o interpretację pytania.

Podtrzymują Państwo w pełni zaprezentowane w treści wniosku stanowisko. Uzupełniająco dodać jedynie należy, że prowadzenie postępowania administracyjnego którym jest np. postępowania w sprawie wydanie pozwolenia na budowę i ustalenie jego kosztów jest działalnością wykonywaną przez Powiat reprezentowany przez Starostę (działających w charakterze organu administracji publicznej) i jako takie, w naszej ocenie, w myśl art. 15 ust 6 u.p.t.u. pozostaje poza zakresem objętych VAT czynności wykonywanych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej ustawą:

W myśl art. 2 pkt 6 ustawy:

W świetle art. 7 ust. 1 ustawy:

Z kolei, stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy:

Należy zauważyć, że w myśl art. 15 ust. 6 ustawy:

Powyższy zapis jest odzwierciedleniem art. 13 obowiązującej od dnia 1 stycznia 2007 r. Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej – (Dz. Urz. UE.L. Nr 347 z 11.12.2006 s. 1, z późn. zm.), zgodnie z którym:

Oznacza to, że organ będzie uznany za podatnika podatku od towarów i usług w dwóch przypadkach, tj. gdy wykonuje czynności inne niż te, które mieszczą się w ramach jego zadań oraz, gdy wykonuje czynności mieszczące się w ramach jego zadań, ale czyni to na podstawie umów cywilnoprawnych.

Jak wynika z powyższego, wyłączenie organów władzy publicznej z kategorii podatnika ma charakter podmiotowo-przedmiotowy.

W świetle wskazanych unormowań jednostki samorządu terytorialnego na gruncie podatku od towarów i usług występować mogą w dwojakim charakterze:

-podmiotów niebędących podatnikami, gdy realizują zadania nałożone na nich odrębnymi przepisami prawa, oraz

-podatników podatku od towarów i usług, gdy wykonują czynności na podstawie umów cywilnoprawnych.

Kryterium podziału stanowi charakter wykonywanych czynności: czynności o charakterze publicznoprawnym wyłączają te podmioty z kategorii podatników, natomiast czynności o charakterze cywilnoprawnym skutkują uznaniem tych podmiotów za podatników podatku od towarów i usług, a realizowane przez nie odpłatne dostawy towarów i świadczenie usług podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Zatem, jednostki samorządu terytorialnego są podatnikami podatku od towarów i usług jedynie w zakresie wszelkich czynności, które mają charakter cywilnoprawny, tzn. są przez nie realizowane na podstawie umów cywilnoprawnych. Tylko bowiem w tym zakresie ich czynności mają charakter działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy.

Stosownie do przepisu art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1526 ze zm.):

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym:

Stosownie do art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. prawo budowlane (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 682 ze zm.):

Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy prawo budowlane:

Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Wnioskodawca wykonuje zadania jako organ administracji samorządowej nałożone odrębnymi przepisami. Prowadzi postępowania administracyjne w oparciu o Kodeks postępowania administracyjnego, których zwieńczeniem jest wydanie decyzji administracyjnej - np. decyzji o pozwoleniu na budowę. Obowiązki prowadzenia spraw (postępowań administracyjnych), w których sporządzane są kserokopie dokumentów, wynikają z przepisów nakładających na organy powiatu, obowiązek ich prowadzenia. Wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę poprzedzone jest koniecznością przeprowadzenia postępowania administracyjnego, w którym gromadzone są dokumenty w tym m.in. wielostronicowe projekty budowlane. Często strony postępowania o wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę wnoszą o udostępnienie dokumentów z akt sprawy np. projektów budowlanych w formie kserokopii. Kopie mogą być wykonane przez organ w jego siedzibie na dostępnych tam kserokopiarkach. W związku z tym faktem organ pobiera opłatę za każdą tak sporządzoną kopię.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii wyłączenia z opodatkowania podatkiem od towarów i usług czynności sporządzania kserokopii akt.

Zgodnie z art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.),

Stosownie do art. 73 § 1a ustawy kodeks postępowania administracyjnego

W świetle przywołanych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że czynności wykonywane przez Urząd, polegające na sporządzaniu kopii akt mieszczą się w zadaniach z zakresu administracji samorządowej, a zostały uregulowane wprost w ustawie kodeks postępowania administracyjnego. Wnioskodawca, jako organ władzy samorządowej, w zakresie, w jakim realizuje zadania z zakresu administracji samorządowej, nałożone odrębnymi przepisami prawa, jest objęty regulacją przepisu art. 15 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług, a zatem ww. czynności polegające na kserowaniu stronie akt sprawy nie podlegają przepisom tej ustawy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze zdarzeniem przyszłym przedstawionym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. 2023 r. poz.1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).