Interpretacja indywidualna z dnia 25 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.436.2023.3.LK

W zakresie możliwości przechowywania faktur i innych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu przechowywania dokumentów na prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 sierpnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 2 sierpnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości przechowywania faktur i innych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu przechowywania dokumentów na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Uzupełnili go Państwo pismem z 16 października 2023 r. (wpływ 23 października 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka komandytowo-akcyjna jest spółką prawa handlowego, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług, zobowiązaną do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2021 r., poz. 217 ze zm.). Spółka wystawia faktury jako sprzedawca. W ramach prowadzonej działalności nabywa towary (w tym materiały do produkcji) oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. W ciągu miesiąca Spółka otrzymuje dużą liczbę faktur, które przechowywane są w ich oryginalnej formie - papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Spółka zleciła prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu. Proces archiwizacji i księgowania odbywa się w biurze rachunkowym, w ramach świadczonych przez ten podmiot usług księgowych na rzecz Spółki oraz u Spółki.

Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) oraz faktur korygujących - ogólnie wszelkich faktur zakupowych. Zmiana ta dotyczyłaby również innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku, które Spółka otrzymywałaby w formie papierowej, tzn. dokumentów celnych (papierowych), decyzji określających kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów, itd.

Rozważana zmiana polegałaby na przechowywaniu tych faktur i dokumentów w formie elektronicznej. Dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania.

W tym celu planowane jest utworzenie archiwum elektronicznego. Faktury zostałyby zeskanowane i przechowywane w postaci elektronicznej (w formacie PDF) na serwerze w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji żadnych danych), czytelność tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie. Dokumenty przechowywane w opisanym archiwum nie będą mogły zostać zmodyfikowane, dostęp do nich będą miały tylko wyznaczone osoby. Powyższe umożliwi zapewnienie organom podatkowym lub organom kontroli dostępu do dokumentów znajdujących się na serwerze. Zakłada się, że po wgraniu na serwer skanów otrzymanych faktur papierowych dokumenty papierowe będą niszczone zgodnie z polityką przechowywania dokumentów przyjętą w Spółce. Przechowywanie dużej ilości dokumentów w formie papierowej generuje wysokie koszty związane z urządzeniem odpowiednich pomieszczeń, zakupem materiałów biurowych, czy też personalną obsługą dokumentacji. Ponadto przechowywanie faktur w formie papierowej rodzi także ryzyko związane z możliwością ich utracenia, np. wskutek pożaru czy zalania. Archiwizowanie otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w formie elektronicznej wyklucza takie ryzyko oraz ma wymierny wpływ na wysokość kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przedmiotowe rozwiązanie wpisuje się także w trend wzrostu ilości dokumentów przetwarzanych wyłącznie elektronicznie. Wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający udostępnienie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, bądź też na odpowiednich nośnikach danych zapewniających dostęp do tych faktur.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Spółka w opisanym we wniosku modelu zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, faktur korygujących i innych dokumentów z nimi zrównanych. Otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi fakturami. Kontrola i weryfikacja autentyczności dokumentów obejmować będzie weryfikację kontrahenta w ogólnodostępnych publicznych rejestrach w tym w szczególności CEIDG, KRS, Biała lista podatników VAT, CRBR, oraz w wewnętrznych rejestrach Spółki.

Spółka będzie przyjmowała dokumenty z zaufanych (przekazanych przez kontrahentów) adresów e-mail, bądź z systemów elektronicznych umożliwiających samodzielne pobranie dokumentów udostępnionych przez kontrahentów. Integralność dokumentów oraz czytelność faktur będzie weryfikowana każdorazowo przez pracowników Spółki w momencie pobrania dokumentu, zatwierdzenia dokumentu, przekazania do płatności oraz akceptacji do ujęcia w księgach rachunkowych, poprzez sprawdzenie kompletności oraz poprawności merytorycznej, formalnej i rachunkowej faktur bądź innych dokumentów. W przypadku dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym weryfikacji podlegała będzie dodatkowo ważność złożonego podpisu.

Faktury w formie elektronicznej będą przechowywane tylko na terytorium kraju.

Nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami - przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych - będą służyły jedynie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Pytania

1.Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie papierowych oryginałów?

2.W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, wskazanymi w opisie zdarzenia przyszłego, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

W ocenie Spółki w świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

Ad 2

Spółka stoi na stanowisku, iż zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku wdrożenia opisanej procedury - przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, otrzymanych w formie papierowej.

UZASADNIENIE:

Ad 1

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. 2020 r. poz. 106 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:

• przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
• przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Wskazuje się, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie "kontrole biznesowe" należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z powyższego, warunki określone w obowiązujących przepisach prawnych w zakresie przechowywania faktur ograniczają się do konieczności przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Warunki te zostaną spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym. Jak wskazano powyżej, wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Spółka nadal będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający udostępnienie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, tych faktur (w formie skanów oryginalnej wersji papierowej).

W związku z powyższym, w ocenie Spółki, z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci (ustawodawca nie ograniczył formy przechowywania faktur, pomimo, iż miał taką możliwość na podstawie art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/ WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej). Odnosząc się do dokumentów niestanowiących faktury w rozumieniu art. 106a ustawy o VAT, dających prawo do odliczenia, które Spółka otrzymywałaby w formie papierowej, np. dokumentów celnych (papierowych), decyzji określających kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów, należy wskazać, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie. Wobec powyższego z punktu widzenia przepisów ustawy o VAT nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Reasumując, zdaniem Spółki dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. To samo dotyczy innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura czy inny dokument w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT nie zostaje naruszona.

Ad 2

Spółka stoi na stanowisku, iż zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku wdrożenia opisanej procedury - przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, otrzymanych w formie papierowej. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. faktura została otrzymana, odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych oraz nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.

Powyższe warunki będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Forma przechowywania faktur nie jest warunkiem posiadania, realizacji ani też pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych dokumentów tzn. dokumentów celnych (papierowych) decyzji określających kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów, itd., należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Nawiązując do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z przechowywanych dokumentów - faktur otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane w wyżej opisanej formie elektronicznej, należy zauważyć, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych - podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Obowiązujące przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Należy zatem stwierdzić, że faktury zakupowe i inne dokumenty, z których wynika kwota podatku naliczonego do odliczenia - przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego. Warunkami, które muszą być spełnione, aby to obniżenie było dopuszczalne jest po pierwsze - zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, po drugie - nabyte towary i usługi będą wykorzystywane - przez czynnego zarejestrowanego podatnika podatku VAT - do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w takich samych stanach faktycznych, które konsekwentnie wskazują, iż przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje: Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNr; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS; Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-768/15/ASz; Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 września 2019 r., nr 0112-KDIL1-3 4012.320.2019.2.KS., Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 września 2019 r. nr 0112-KDIL4.4012.542.2019.1.EB., Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 grudnia 2020 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.636.2020.2.MAZ, Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 kwietnia 2021 r. nr 0113-KDIPT1-2.4012.54.2021.3.AM.

Jak wskazano w tych interpretacjach, przepisy nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania faktur, w tym faktur dokumentujących dokonane przez podatnika zakupy, w takiej samej formie, w jakiej zostały one wysłane lub udostępnione. Ustawodawca, regulując obowiązek przechowywania faktur, nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres przechowywania faktur. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Jeżeli otrzymane przez podatnika faktury w formie papierowej, przechowywane w formie elektronicznej (skanów), będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych, to będą dawały prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”,

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy,

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy,

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy,

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Spółkę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy,

Stosownie do art. 106m ust. 1-4 ustawy,

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy,

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy,

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy,

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy,

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy,

Stosownie do art. 112aa. ust. 1 i 2 ustawy,

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że w Spółka w ramach prowadzonej działalności nabywa towary (w tym materiały do produkcji) oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. W ciągu miesiąca Spółka otrzymuje dużą liczbę faktur, które przechowywane są w ich oryginalnej formie - papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) oraz faktur korygujących - ogólnie wszelkich faktur zakupowych. Zmiana ta dotyczyłaby również innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku, które Spółka otrzymywałaby w formie papierowej, tzn. dokumentów celnych (papierowych), decyzji określających kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów, itd.

Rozważana zmiana polegałaby na przechowywaniu tych faktur i dokumentów w formie elektronicznej. Dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania.

W tym celu planowane jest utworzenie archiwum elektronicznego. Faktury zostałyby zeskanowane i przechowywane w postaci elektronicznej (w formacie PDF) na serwerze w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji żadnych danych), czytelność tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie. Dokumenty przechowywane w opisanym archiwum nie będą mogły zostać zmodyfikowane, dostęp do nich będą miały tylko wyznaczone osoby. Powyższe umożliwi zapewnienie organom podatkowym lub organom kontroli dostępu do dokumentów znajdujących się na serwerze. Zakłada się, że po wgraniu na serwer skanów otrzymanych faktur papierowych dokumenty papierowe będą niszczone zgodnie z polityką przechowywania dokumentów przyjętą w Spółce. Wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający udostępnienie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, bądź też na odpowiednich nośnikach danych zapewniających dostęp do tych faktur.

Spółka w opisanym we wniosku modelu zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, faktur korygujących i innych dokumentów z nimi zrównanych. Otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi fakturami. Kontrola i weryfikacja autentyczności dokumentów obejmować będzie weryfikację kontrahenta w ogólnodostępnych publicznych rejestrach w tym w szczególności CEIDG, KRS, Biała lista podatników VAT, CRBR, oraz w wewnętrznych rejestrach Spółki.

Spółka będzie przyjmowała dokumenty z zaufanych (przekazanych przez kontrahentów) adresów e-mail, bądź z systemów elektronicznych umożliwiających samodzielne pobranie dokumentów udostępnionych przez kontrahentów. Integralność dokumentów oraz czytelność faktur będzie weryfikowana każdorazowo przez pracowników Spółki w momencie pobrania dokumentu, zatwierdzenia dokumentu, przekazania do płatności oraz akceptacji do ujęcia w księgach rachunkowych, poprzez sprawdzenie kompletności oraz poprawności merytorycznej, formalnej i rachunkowej faktur bądź innych dokumentów. W przypadku dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym weryfikacji podlegała będzie dodatkowo ważność złożonego podpisu. Faktury w formie elektronicznej będą przechowywane tylko na terytorium kraju.

Nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami - przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych - będą służyły jedynie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych od kontrahenta w formie papierowej faktur zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym oraz czy zachowacie Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli ww. Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Z przedstawionych okoliczności wynika, że w przypadku otrzymywanych papierowych faktur, które będą następnie archiwizowane wyłącznie w formacie elektronicznym, zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Przy tym Spółka, od strony technicznej, uniemożliwia ingerencję użytkownika oraz administratora systemu księgowego w treść zeskanowanych dokumentów. Spółka wdrożyła również stałe kontrole biznesowe o których mowa w art. 106m ust. 4 ustawy.

Ponadto ww. Dokumenty, będą przechowywane w sposób umożliwiający łatwą ich identyfikację, odszukanie i odtworzenie obrazu, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zapewni dostęp do zarchiwizowanych w systemach Spółki Dokumentów, pracownikom organów podatkowych. Przyjęte rozwiązania umożliwią dostęp do Dokumentów odpowiednim organom Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie skierowane do Spółki.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami dającymi prawo do odliczenia, otrzymywanych przez Państwa, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi wyżej przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m 1-4, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury lub dokumentów zrównanych z fakturami dokumentów księgowych, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku VAT art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że,

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy,

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Państwo, czynny podatnik podatku od towarów i usług będziecie wykorzystywać nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Podsumowując, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej bez zachowania ich papierowych wersji. Jednocześnie Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami (zrównanych z fakturami) dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia pozostałych przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym. Ponosicie Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwo w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług odnośnie pytania nr 1 i 2. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwa do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).