Interpretacja indywidualna z dnia 13 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT2.4011.384.2023.2.KC

Skutki podatkowe przekazania przez pracodawcę przedpłaconych kart, celem wywiązywania się z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów, dla pracowników wykonujących pracę w warunkach szczególnie uciążliwych.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 sierpnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 4 sierpnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 22 września 2023 r. (data wpływu 2 października 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A SA jako Wnioskodawca jest przedsiębiorcą zatrudniającym pracowników wykonujących pracę w warunkach szczególnie uciążliwych, którym zobowiązany jest na podstawie art. 232 ustawy Kodeks pracy (dalej „Kodeks pracy”) i rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków oraz napojów (dalej: „Rozporządzenie”) nieodpłatnie zapewnić posiłki wydawane ze względów profilaktycznych w formie jednego dania gorącego oraz napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy (dalej łącznie: „Posiłki Profilaktyczne”).

Ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracowników pracy (praca zmianowa w różnych lokalizacjach) i ze względów organizacyjnych (brak odpowiedniego zaplecza, tj. stołówki oraz pomieszczenia do przygotowywania posiłków spełniających właściwe normy sanitarne), Wnioskodawca nie ma możliwości wydawania pracownikom Posiłków Profilaktycznych w formie jednego dania gorącego i napojów. Wnioskodawca nie może również zapewnić możliwości skorzystania z posiłków profilaktycznych w punktach gastronomicznych ani przyrządzania posiłków przez pracowników we własnym zakresie z dostarczonych im przez Wnioskodawcę składników.

W związku z tym, Wnioskodawca planuje zapewnić pracownikom możliwość spożycia posiłku w czasie pracy poprzez przekazanie im specjalnych przedpłaconych kart umożliwiających nabywanie Posiłków Profilaktycznych (dalej „Karta” lub „Karty”). Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać Posiłki Profilaktyczne oraz szczegółowe zasady ich wydawania oraz warunki uzasadniające zapewnienie Posiłków Profilaktycznych poprzez przekazanie pracownikom Kart, Wnioskodawca ustali z przedstawicielami pracowników na zasadach wynikających z § 5 Rozporządzenia. W celu przekazania uprawnionym pracownikom Kart, Wnioskodawca nawiąże współpracę z zewnętrznym podmiotem, który będzie dostarczał i obsługiwał Karty (dalej: „Dostawca”). Dostawca, na podstawie umowy zawartej z Wnioskodawcą przekaże Karty, które będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę zgodnie z regulaminem określającym warunki korzystania z Kart (dalej: „Regulamin”).

Wnioskodawca udostępni Karty wyłącznie tym pracownikom, którym ma - zgodnie z Kodeksem pracy i Rozporządzeniem - obowiązek zapewnić Posiłki Profilaktyczne (dalej: „Użytkownicy”).

Korzystając z Kart, Użytkownicy są zobowiązani do przestrzegania Regulaminu oraz zasad korzystania z Kart.

Zgodnie z Regulaminem i zasadami korzystania z Kart:

1)każda Karta będzie kartą przedpłaconą typu ... Na Karcie będzie znajdowała się data ważności;

2)każda Karta uprawnia wyłącznie do nabycia posiłków profilaktycznych rozumianych jako gotowe posiłki, artykuły spożywcze (umożliwiające przygotowanie posiłku we własnym zakresie) i napoje bezalkoholowe;

3)Kartą nie można nabywać produktów i usług innych niż wspomniane powyżej gotowe posiłki, artykuły spożywcze i napoje bezalkoholowe (w szczególności, Kartą nie można nabywać artykułów przemysłowych, wyrobów tytoniowych, alkoholu czy jakichkolwiek innych artykułów niemających związku z realizacją obowiązku zapewnienia Użytkownikom Posiłków Profilaktycznych);

4)Karta nie podlega wymianie na gotówkę ani nie umożliwia Użytkownikowi wypłaty zgromadzonych na niej środków pieniężnych w banku, w bankomacie, w ramach usługi cash-back ani jakiejkolwiek innej formie;

5)Karta posiada z góry określony termin ważności, po upływie którego nie można wykorzystać zgromadzonych na niej środków pieniężnych;

6)z Karty może korzystać wyłącznie Użytkownik, któremu została ona przyznana;

7)Karta nie daje Użytkownikom możliwości swobodnego dysponowania zgromadzonymi na niej środkami pieniężnymi. Karta jest honorowana wyłącznie w punktach handlowo-usługowych o określonym kodzie branżowym MCC (ang. Merchant Category Code). Kody branżowe akceptowane przez Kartę będą ograniczały się jedynie do podmiotów działających w obrębie spożywczym lub gastronomicznym. Użytkownicy nie będą mogli nabywać towarów ani korzystać z usług nieobjętych akceptowanymi kodami MCC. Karty będą udostępniane Użytkownikom indywidualnie co oznacza, że Wnioskodawca nie będzie mógł udostępnić karty jednego Użytkownika innemu Użytkownikowi ani pracownikowi nieuprawnionemu do otrzymywania Posiłków Profilaktycznych.

Wnioskodawca będzie cyklicznie doładowywał Karty własnymi środkami pieniężnymi, każdorazowo weryfikując grono Użytkowników Kart, którym Wnioskodawca jest zobowiązany nieodpłatnie zapewnić Posiłki Profilaktyczne. Wnioskodawca będzie doładowywał Karty wyłącznie tych Użytkowników, którym jest zobowiązany nieodpłatnie zapewnić Posiłki Profilaktyczne.

System ograniczeń oparty o wybiórcze honorowanie Karty na podstawie kodów branżowych MCC nie będzie dawał Wnioskodawcy możliwości weryfikacji szczegółów transakcji dokonywanych przez Użytkowników. Oznacza to, iż Wnioskodawca będzie posiadał wiedzę jedynie w zakresie rodzaju miejsca, w którym Użytkownik dokonał transakcji oraz rodzaju przedmiotu lub usługi, których transakcja dotyczyła. Nie będzie on jednak w stanie ocenić jakie dokładnie produkty lub usługi zostały przez Użytkownika nabyte.

W związku z powyższym, Wnioskodawca wprowadzi procedurę zobowiązującą Użytkowników do nabywania z wykorzystaniem Kart wyłącznie posiłków, produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie oraz napojów, spełniających normy określone w Rozporządzeniu. Użytkownicy Kart będą składali Wnioskodawcy oświadczenie, zgodnie z którym zobowiązują się do wykorzystywania Kart wyłącznie do dokonywania zakupów gotowych posiłków profilaktycznych, napojów bezalkoholowych i artykułów spożywczych przeznaczonych do celów profilaktycznych i regeneracji sił, spełniających normy określone w Rozporządzeniu.

Stosując powyższe środki, Wnioskodawca zamierza zapewnić sobie potwierdzenie, że środki z Kart będą wydatkowane wyłącznie w celu dokonywania zakupów gotowych posiłków profilaktycznych, napojów bezalkoholowych i artykułów spożywczych przeznaczonych do celów profilaktycznych i regeneracji sił, spełniających normy określone w Rozporządzeniu.

Pytanie

Czy przekazane pracownikom, celem wywiązywania się przez Wnioskodawcę z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów, Karty mogą być traktowane, jako inne dowody uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych określone w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, a tym samym wartość finansowanych przez Wnioskodawcę Kart będzie stanowić przychód pracownika zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczania, pobierania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, przekazywane pracownikom, celem wywiązania się z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów, Karty mogą być traktowane, jako inne dowody uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych określone w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, a tym samym wartość finansowanych przez Wnioskodawcę Kart będzie stanowić przychód pracownika zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczania, pobierania oraz wypłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Pracodawca, zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy, jest zobowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Wnioskodawca z mocy prawa jest zobowiązany uprawnionym pracownikom zapewnić nieodpłatnie posiłki profilaktyczne i napoje.

Jednocześnie, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych pracodawca nie ma możliwości wydawania pracownikom posiłku w formie jednego dania gorącego, to zamiast tego, zgodnie z § 2 ust. 2 Rozporządzenia, może on zapewnić pracownikom możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku.

Zgodnie z § 5 Rozporządzenia, stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki profilaktyczne i napoje ustala Wnioskodawca w porozumieniu z organizacjami związkowymi i ma to swoje odzwierciedlenie w wewnętrznych regulacjach obowiązujących u Wnioskodawcy. Uzgodnienia dotyczą również sytuacji szczególnych, tj. przypadku, gdy pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych. I tak w przypadkach, gdy Wnioskodawca nie ma możliwości wydawania posiłków to Wnioskodawca, co miesiąc wydaje uprawnionym pracownikom papierowe dowody uprawniające pracownika do otrzymania na ich podstawie posiłków profilaktycznych (posiłków lub artykułów spożywczych) oraz napojów bezalkoholowych.

Wnioskodawca rozważa wprowadzenie zmian do dotychczasowych zasad wywiązywania się z obowiązków zapewnienia uprawnionym pracownikom posiłków profilaktycznych i napojów. Wnioskodawca chciałby, aby uprawnieni do otrzymywania posiłków profilaktycznych i napojów pracownicy Spółki otrzymywali jednorazowo Karty, które będą okresowo zasilane pracownikom uprawnionym do otrzymania posiłków profilaktycznych i napojów. Uprawniony pracownik będzie mógł w ten sposób nabyć posiłek profilaktyczny lub napoje w punktach handlowych, których główną działalnością jest sprzedaż ogólnospożywcza oraz w punktach gastronomicznych lub cateringowych.

Odnosząc powyższe do przepisów ustawy o PIT, należy wskazać, iż zgodnie z art. 11 ust. 1 tej ustawy, przychodami, z pewnymi wyjątkami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z kolei w myśl art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wnioskodawca, zgodnie z art. 31 ustawy o PIT, jest obowiązany, jako płatnik obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od niego przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez Wnioskodawcę.

Z kolei, zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy o PIT, Wnioskodawca przekazuje, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według siedziby Wnioskodawcy wykonuje swoje zadania. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a. Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. A zatem warunkiem skorzystania ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, w opisywanym zdarzeniu przyszłym, jest otrzymywanie przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych.

Zdaniem Wnioskodawcy opisywana we wniosku Karta nie mieści się w definicji bonu, talonu lub kuponu, jednak może zostać uznana za inny dowód uprawniający do otrzymania na jej podstawie posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych.

Zdaniem Wnioskodawcy, zastosowanie w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT otwartego katalogu dowodów, uprawniających do otrzymania napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych wynika między innymi ze świadomości ustawodawcy, z dynamiki postępu technologicznego i zmieniających się warunków gospodarczo-biznesowych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie treścią ww. przepisu:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie zaś do treści art. 11 ust. 1 tej ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno w postaci pieniężnej, jak i w postaci niepieniężnej, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyte w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sformułowanie „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy właściwie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się zatem każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą.

Jednocześnie stosowanie do art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

W tym miejscu należy pokreślić, że korzystanie z każdej preferencji podatkowej, w tym zwolnienia od podatku, jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy spełnione są wszelkie przesłanki określone w przepisie stanowiącym podstawę prawną danej preferencji. Wszelkie zwolnienia podatkowe są bowiem odstępstwem od zasady powszechności opodatkowania, a przepisy dotyczące zwolnień podatkowych powinny być interpretowane ściśle, zgodnie przede wszystkim z ich wykładnią językową. Wykluczone jest w tym wypadku stosowanie wykładni rozszerzającej jak i zawężającej.

W przedmiocie stosowania wszelkiego rodzaju ulg podatkowych trzeba mieć na względzie także art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.), zgodnie z którym każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów świadczeń publicznych, w tym podatków, określonych w ustawie. Nakładanie podatków, innych danin publicznych, określanie podmiotów, przedmiotów opodatkowania i stawek podatkowych, a także zasad przyznawania ulg i umorzeń oraz kategorii podmiotów zwolnionych od podatków następuje w drodze ustawy, co wynika z art. 217 Konstytucji. Tym samym, każdy wyjątek od zasady powszechności opodatkowania (w tym także ulga podatkowa) nie może być interpretowany dowolnie, ani uzupełniany w drodze interpretacji o treść, której nie zawiera.

Idąc dalej, prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników reguluje ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 1465 ze zm.).

Obowiązek pracodawcy zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w szczególnie uciążliwych warunkach odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych wynika z art. 232 Kodeksu pracy.

Zgodnie z ww. przepisem:

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.

Natomiast rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, które powinny spełnić, a także przypadki i warunki ich wydawania określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DZ. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 279 ze zm.).

Zgodnie z § 1 tego rozporządzenia:

Pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:

1)posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, zwane dalej „posiłkami”, w formie jednego dania gorącego, z zastrzeżeniem § 2 ust. 2,

2)napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Na podstawie § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Pracodawca zapewnia pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie.

Z kolei § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia stanowi, że:

Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:

1)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8374 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,

2)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10^○ C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25^○ C,

3)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,

4)pod ziemią.

Jak wynika z § 4 omawianego rozporządzenia:

1.Pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym:

1)w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25^○ C,

2)w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCl) powyżej 1000,

3)przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10^○ C lub powyżej 25^○ C,

4)przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,

5)na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28^○ C.

2.Pracodawca zapewnia pracownikom napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 - napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy.

Stosownie do § 5 ww. rozporządzenia:

Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w sposób, o którym mowa w § 2 ust. 2, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.

Na podstawie § 8 rozporządzenia:

Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje.

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Na mocy art. 38 ust. 1 ww. ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

Z opisu zdarzenia w szczególności wynika, że Wnioskodawca jest przedsiębiorcą zatrudniającym pracowników wykonujących pracę w warunkach szczególnie uciążliwych, którym zobowiązany jest na podstawie art. 232 Kodeksu pracy i rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków oraz napojów nieodpłatnie zapewnić posiłki wydawane ze względów profilaktycznych w formie jednego dania gorącego oraz napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy (dalej łącznie: „Posiłki Profilaktyczne”). Wnioskodawca planuje zapewnić pracownikom możliwość spożycia posiłku w czasie pracy poprzez przekazanie im specjalnych przedpłaconych kart umożliwiających nabywanie Posiłków Profilaktycznych. Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać Posiłki Profilaktyczne oraz szczegółowe zasady ich wydawania oraz warunki uzasadniające zapewnienie Posiłków Profilaktycznych poprzez przekazanie pracownikom Kart, Wnioskodawca ustali z przedstawicielami pracowników na zasadach wynikających z § 5 Rozporządzenia. Wnioskodawca udostępni Karty wyłącznie tym pracownikom, którym ma - zgodnie z Kodeksem pracy i Rozporządzeniem - obowiązek zapewnić Posiłki Profilaktyczne. Korzystając z Kart są zobowiązani do przestrzegania Regulaminu oraz zasad korzystania z Kart. Zgodnie z Regulaminem i zasadami korzystania z Kart:

1)każda Karta będzie kartą przedpłaconą typu ... Na Karcie będzie znajdowała się data ważności;

2)każda Karta uprawnia wyłącznie do nabycia posiłków profilaktycznych rozumianych jako gotowe posiłki, artykuły spożywcze (umożliwiające przygotowanie posiłku we własnym zakresie) i napoje bezalkoholowe;

3)Kartą nie można nabywać produktów i usług innych niż wspomniane powyżej gotowe posiłki, artykuły spożywcze i napoje bezalkoholowe (w szczególności, Kartą nie można nabywać artykułów przemysłowych, wyrobów tytoniowych, alkoholu czy jakichkolwiek innych artykułów niemających związku z realizacją obowiązku zapewnienia Użytkownikom Posiłków Profilaktycznych);

4)Karta nie podlega wymianie na gotówkę ani nie umożliwia Użytkownikowi wypłaty zgromadzonych na niej środków pieniężnych w banku, w bankomacie, w ramach usługi cash-back ani jakiejkolwiek innej formie;

5)Karta posiada z góry określony termin ważności, po upływie którego nie można wykorzystać zgromadzonych na niej środków pieniężnych;

6)z Karty może korzystać wyłącznie Użytkownik, któremu została ona przyznana;

7)Karta nie daje Użytkownikom możliwości swobodnego dysponowania zgromadzonymi na niej środkami pieniężnymi. Karta jest honorowana wyłącznie w punktach handlowo-usługowych o określonym kodzie branżowym MCC (ang. Merchant Category Code). Kody branżowe akceptowane przez Kartę będą ograniczały się jedynie do podmiotów działających w obrębie spożywczym lub gastronomicznym. Użytkownicy nie będą mogli nabywać towarów ani korzystać z usług nieobjętych akceptowanymi kodami MCC. Karty będą udostępniane Użytkownikom indywidualnie co oznacza, że Wnioskodawca nie będzie mógł udostępnić karty jednego Użytkownika innemu Użytkownikowi ani pracownikowi nieuprawnionemu do otrzymywania Posiłków Profilaktycznych.

Wnioskodawca będzie cyklicznie doładowywał Karty własnymi środkami pieniężnymi, każdorazowo weryfikując grono Użytkowników Kart, którym Wnioskodawca jest zobowiązany nieodpłatnie zapewnić Posiłki Profilaktyczne. System ograniczeń oparty o wybiórcze honorowanie Karty na podstawie kodów branżowych MCC nie będzie dawał Wnioskodawcy możliwości weryfikacji szczegółów transakcji dokonywanych przez Użytkowników. Oznacza to, iż Wnioskodawca będzie posiadał wiedzę jedynie w zakresie rodzaju miejsca, w którym Użytkownik dokonał transakcji oraz rodzaju przedmiotu lub usługi, których transakcja dotyczyła. Nie będzie on jednak w stanie ocenić jakie dokładnie produkty lub usługi zostały przez Użytkownika nabyte. W związku z powyższym, Wnioskodawca wprowadzi procedurę zobowiązującą Użytkowników do nabywania z wykorzystaniem Kart wyłącznie posiłków, produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie oraz napojów, spełniających normy określone w Rozporządzeniu. Użytkownicy Kart będą składali Wnioskodawcy oświadczenie, zgodnie z którym zobowiązują się do wykorzystywania Kart wyłącznie do dokonywania zakupów gotowych posiłków profilaktycznych, napojów bezalkoholowych i artykułów spożywczych przeznaczonych do celów profilaktycznych i regeneracji sił, spełniających normy określone w Rozporządzeniu.

Zauważyć należy, że z literalnego brzmienia przepisu art. 21 ust. 11b ustawy PIT nie wynika, aby na pracodawcę nałożony został dodatkowy obowiązek polegający na weryfikacji sposobu realizacji bonu, kuponu, lub innego dowodu uprawniającego pracownika do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych, lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości ich wydania pracownikom.

W świetle powyższego – w opisanym zdarzeniu przyszłym – Karty przedpłacone przekazane uprawnionym do posiłków i napojów profilaktycznych pracownikom Spółki, umożliwiające nabywanie przez ww. pracowników posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych mogą zostać uznane jako inne dowody wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wartość przekazanych pracownikom przedmiotowych Kart będzie stanowiła zatem dla pracowników Spółki przychód ze stosunku pracy, który będzie korzystał ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji, w związku z planowanym przekazaniem ww. kart przedpłaconych uprawnionym pracownikom, Spółka – jako płatnik – nie będzie zobowiązana do obliczenia, pobrania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

•Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).