Interpretacja indywidualna z dnia 12 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.436.2023.1.SG

Ustalenia, czy wydatki poniesione przez Spółkę w związku z organizacją spotkania jubileuszowego, tj.: - koszty związane z organizacją spotkania jubileuszowego, tj. noclegi dla uczestników, wynajem pomieszczeń, w których zostanie zorganizowane spotkanie, usługa przygotowania posiłków, koszt obsługi kelnerskiej, - koszty związane z przygotowaniem zaproszeń i innych materiałów drukowanych, wystrojem pomieszczeń, w których odbędą się obchody jubileuszu, obsługa fotograficzna wydarzenia, - koszty związane z występem artystycznym oraz prelekcjami zaproszonych wykładowców, - koszt obsługi technicznej spotkania, oprawy muzycznej oraz nagłośnienia, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 sierpnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 9 sierpnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy wydatki poniesione przez Spółkę w związku z organizacją spotkania jubileuszowego, tj.:

-koszty związane z organizacją spotkania jubileuszowego, tj. noclegi dla uczestników, wynajem pomieszczeń, w których zostanie zorganizowane spotkanie, usługa przygotowania posiłków, koszt obsługi kelnerskiej,

-koszty związane z przygotowaniem zaproszeń i innych materiałów drukowanych, wystrojem pomieszczeń, w których odbędą się obchody jubileuszu, obsługa fotograficzna wydarzenia,

-koszty związane z występem artystycznym oraz prelekcjami zaproszonych wykładowców,

-koszt obsługi technicznej spotkania, oprawy muzycznej oraz nagłośnienia,

mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X. Spółka z o.o. prowadzi działalność, której przeważającym przedmiotem jest (…).

Z okazji (...) istnienia Firmy, Spółka zamierza zorganizować obchody tego jubileuszu.

Wśród zaproszonych gości znajdą się:

-Pracownicy wraz z osobami towarzyszącymi (zarówno członkowie rodzin, jak i osoby towarzyszące niebędące członkami rodzin pracowników),

-Przedstawiciele właściciela Spółki wraz z osobami towarzyszącymi,

-Rada Nadzorcza wraz z osobami towarzyszącymi,

-Przedstawiciele samorządu terytorialnego - na terenie którego działa Spółka - wraz z osobami towarzyszącymi,

-Wybrani przedstawiciele Spółek (…) działających na terenie Polski wraz z osobami towarzyszącymi,

-Przedstawiciele kontrahentów i partnerów biznesowych Spółki (osoby decyzyjne) wraz z osobami towarzyszącymi.

Spotkanie jubileuszowe odbywać się będzie w wynajętych na ten cel pomieszczeniach Domu Kultury oraz terenie wokół niego.

Obchody jubileuszu mają się rozpocząć branżową konferencją naukowo-techniczną, w ramach której odbędzie się wystąpienie Prezesa Zarządu Spółki prezentującego strategię Spółki, panel dyskusyjny dotyczący zagadnień branżowych z przedstawicielami branży (…) (prezesi spółek (…)) oraz prezentacje firm sponsorskich (filmy reklamowe przedstawiające produkty i usługi przez nie oferowane oraz prezentacje pojazdów, sprzętu i produktów na stoiskach firmowych oraz na zewnątrz budynku). W części oficjalnej przewiduje się prezentację historyczną „ (…)”, ceremonię wręczenia odznaczeń i wyróżnień dla wieloletnich pracowników spółki, występ artystyczny oraz poczęstunek.

W czasie wolnym od zorganizowanych oficjalnych spotkań Jubileuszowych przewidziano również możliwość prowadzenia szczegółowych rozmów i dyskusji z kontrahentami, na temat oferowanych przez nich usług oraz przyszłych realizacji.

Głównym celem spotkania jubileuszowego ma być integracja pracowników, poprawa atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych, umocnienie poczucia lojalności i przynależności do firmy. Spotkanie ma przyczynić się do poprawy osiąganych przez Wnioskodawcę wyników gospodarczo-ekonomicznych dzięki wzrostowi zaangażowania w wykonywaną pracę wśród pracowników ale również ma na celu - poprzez szeroki zasięg medialny - zwiększenie świadomości lokalnej społeczności problematyką dotyczącą branży (…), wyzwań jakie stoją w obecnych czasach przed branżą oraz zagrożeń, z którymi w przyszłości Spółka może się zmierzyć.

Istotnym elementem organizacyjnym jest również fakt, iż znacząca część środków z których Spółka zamierza sfinansować jubileusz będzie pochodzić z wpłat dokonywanych przez Sponsorów (około 70%), na podstawie zawartych umów sponsorskich z firmami na co dzień współpracujących ze Spółką. Przychód z powyższego tytułu będzie dla Spółki przychodem z działalności gospodarczej i zostanie opodatkowany zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych. W ramach powyższych umów Spółka (sponsorowany) wyświadczy na rzecz sponsorów określone usługi, które zakresem obejmą przede wszystkim emisję reklamowe na nośnikach reklamowych (banerach, spotach reklamowych, poprzez stronę internetową itp.) oraz możliwość skorzystania z przestrzeni wystawowej w zamian za wynagrodzenie. Umowy mają charakter ekwiwalentny.

Spółka w związku z organizacją spotkania jubileuszowego poniesie wydatki takie jak:

-koszty związane z organizacją spotkania jubileuszowego, tj. noclegi dla uczestników, wynajem pomieszczeń, w których zostanie zorganizowane spotkanie, usługa przygotowania posiłków, koszt obsługi kelnerskiej,

-koszty związane z przygotowaniem zaproszeń i innych materiałów drukowanych, wystrojem pomieszczeń, w których odbędą się obchody jubileuszu, obsługa fotograficzna wydarzenia,

-koszty związane z występem artystycznym oraz prelekcjami zaproszonych wykładowców,

-koszt obsługi technicznej spotkania, oprawy muzycznej oraz nagłośnienia.

W związku z powyższym Spółka analizuje możliwość zakwalifikowania poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Pytanie

Czy wydatki poniesione przez Spółkę w związku z organizacją spotkania jubileuszowego, tj.:

-koszty związane z organizacją spotkania jubileuszowego, tj. noclegi dla uczestników, wynajem pomieszczeń, w których zostanie zorganizowane spotkanie, usługa przygotowania posiłków, koszt obsługi kelnerskiej,

-koszty związane z przygotowaniem zaproszeń i innych materiałów drukowanych, wystrojem pomieszczeń, w których odbędą się obchody jubileuszu, obsługa fotograficzna wydarzenia,

-koszty związane z występem artystycznym oraz prelekcjami zaproszonych wykładowców,

-koszt obsługi technicznej spotkania, oprawy muzycznej oraz nagłośnienia,

mogą stanowić koszty uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione w związku z organizacją spotkania jubileuszowego wymienione powyżej (z wyłączeniem kosztów z art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), będą stanowić koszty uzyskania przychodów w wysokości:

-w proporcji w jakiej zostaną sfinansowane wpłatami Sponsorów (około 70%) - w pełnej wysokości,

-pozostała wartość (około 30%) zgodnie z proporcją, którą stanowi udział w jubileuszu pracowników i ich rodzin oraz przedstawicieli samorządów, kontrahentów i partnerów biznesowych. Kosztów uzyskania przychodów z wartości 30% nie będą stanowić wydatki poniesione zgodnie z proporcją , która stanowi udział w jubileuszu przedstawicieli właściciela i Rady Nadzorczej z osobami towarzyszącymi.

Spółka zamierza - zgodnie z powyższymi proporcjami - dokonać analizy poniesionych wydatków oraz przypisania ich do wydatków:

a)sfinansowanych wpłatami sponsorskimi (około 70% ogółu kosztów),

b)sfinansowanych środkami własnymi (około 30% ogółu kosztów) w tym (b):

-związanych bezpośrednio z wydatkami dotyczącymi pracowników i ich osób towarzyszących, przedstawicieli samorządów, kontrahentów i partnerów biznesowych (uczestniczących w obchodach w szerszym zakresie niż pozostali uczestnicy),

-związanych z udziałem przedstawicieli właściciela i Rady Nadzorczej.

W związku z brakiem możliwości zweryfikowania faktycznej liczby uczestników biorących udział w spotkaniu jubileuszowym Spółka zamierza dokonać podziału kosztów jej organizacji na podstawie wstępnych deklaracji potencjalnych uczestników - jako iloraz kosztu zorganizowania jubileuszu finansowanego środkami własnymi Spółki (ok. 30%) i liczby potencjalnych uczestników.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wśród wyłączeń wymienionych w art. 16 ustawy o CIT znajdują się m.in. wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników, oraz wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, zatem koszt obliczony w sposób opisany powyżej, dotyczący Udziałowców oraz przedstawicieli rady nadzorczej wraz z osobami towarzyszącymi Spółka zamierza wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na zakup napojów alkoholowych. Zgodnie z tym wyłączeniem Spółka zamierza wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów koszty zakupionych napojów alkoholowych.

Zdaniem Spółki, wydatki związane z organizacją obchodów jubileuszu, tj. noclegi dla uczestników, wynajem pomieszczeń, w których zostanie zorganizowane spotkanie, usługa przygotowania posiłków, obsługa kelnerska, przygotowanie zaproszeń, wystrój pomieszczeń, w których odbędą się obchody jubileuszu, obsługa fotograficzna wydarzenia, wydatki związane z występami artystycznymi oraz prelekcjami zaproszonych wykładowców, obsługa techniczna spotkania, oprawa muzyczna oraz nagłośnienie, stanowią koszty uzyskania przychodów, ponieważ są związane z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, zostaną poniesione przez podatnika w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów, lub mogą mieć wpływ na ich wielkość oraz mają charakter definitywny.

Odnośnie wydatków związanych bezpośrednio z pracownikami i ich osobami towarzyszącymi (zarówno członkowie ich rodzin, jak i osoby spoza rodzin pracowników) Wnioskodawca zamierza uznać wydatki za koszty uzyskania przychodów, uzasadniając swoje stanowisko przekonaniem o pozytywnym wpływie na motywację, efektywność wykonywanej pracy, pogłębienie więzi łączącej pracownika z pracodawcą. Pracodawca zamierza podczas obchodów jubileuszu wyróżnić pracowników za wkład włożony w wykonywaną pracę, wskazać na ich wpływ na osiągane przychody, a zarazem zachęcić i zmotywować do podejmowania wspólnych działań mających zapewnić ciągły rozwój Spółki niemożliwy do zrealizowania bez zaangażowania ze strony pracowników. Spółka zwraca również uwagę na udział osób towarzyszących (zarówno będących rodzinami jak i osobami niebędącymi członkami ich rodzin) w motywowaniu i zachęcaniu do wzrostu zaangażowania w wykonywanie obowiązków pracowniczych. Spółka ma świadomość, iż pracownicy motywowani przez swoich bliskich chętniej wykonują swoje obowiązki, zatem udział osób towarzyszących pracownikom w obchodach jubileuszu Spółki ma na celu wzrost motywacji i efektywności wykonywanej pracy, co przyczynia się do wzrostu przychodów Spółki.

W zakresie wydatków poniesionych na rzecz uczestników będących przedstawicielami kontrahentów oraz partnerów biznesowych Spółki oraz przedstawicieli samorządów wraz z ich osobami towarzyszącymi wykazać należy, iż wydatki te mają na celu przede wszystkim reklamę oferowanych usług i produktów. W związku z powyższym Spółka uważa, iż nie ma w tym przypadku do czynienia z kosztami reprezentacji. Zaproszenie na uroczystość obchodów jubileuszu Spółki kontrahentów oraz partnerów biznesowych ma na celu umocnienie współpracy, zachęcenie do korzystania z usług oferowanych przez Spółkę, a także zachęcenie do rozpropagowania świadczonych usług na rynku. W czasie obchodów w celu prezentacji oferowanych usług wyświetlony zostanie film promocyjny - reklamujący usługi oferowane przez Spółkę. Ponadto wśród elementów wystroju pomieszczeń, w których odbywać się mają obchody jubileuszu Spółki Wnioskodawca zamierza umieścić różnego rodzaju materiały reklamowe - gadżety z logo firmy - mające przyczynić się do rozreklamowania usług oferowanych przez Spółkę wśród zaproszonych gości, a także na zewnątrz dzięki możliwości przekazania gadżetów przez kontrahentów dalszemu gronu potencjalnych klientów. Podczas obchodów jubileuszu Spółki Wnioskodawca zamierza również zapewnić możliwość przeprowadzenia szczegółowych rozmów i dyskusji z kontrahentami, na temat oferowanych usług, co może przyczynić się do pozyskania nowych zleceń. W związku z powyższym Wnioskodawca zamierza zaliczyć wydatki związane z udziałem kontrahentów oraz partnerów biznesowych wraz z ich osobami towarzyszącymi do kosztów uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Jednocześnie należy zauważyć, że w złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym – dotyczące sprzedaży towarów i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28 tego przepisu – koszty reprezentacji.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT,

Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Należy wskazać, że wymienienie w przepisach podatkowych, jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację, wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 15 ust. 1 ww. ustawy, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Odnosząc się z kolei do kwestii podatkowych związanych z wydatkami poniesionymi na reklamę, wskazać należy, że zgodnie z ugruntowanym poglądem przez reklamę rozumie się działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Jednocześnie zauważyć należy, że można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy).

Dokonując zatem oceny zakresu pojęciowego „reprezentacji” i „reklamy” wywieść z powyższego należy, że reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku podatnika, jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy. Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

Ponadto w pkt 38a powołanego art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jako nieuznawane za koszty uzyskania przychodów, wymieniono wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia, czy wydatki poniesione przez Spółkę w związku z organizacją spotkania jubileuszowego, tj.:

-koszty związane z organizacją spotkania jubileuszowego, tj. noclegi dla uczestników, wynajem pomieszczeń, w których zostanie zorganizowane spotkanie, usługa przygotowania posiłków, koszt obsługi kelnerskiej,

-koszty związane z przygotowaniem zaproszeń i innych materiałów drukowanych, wystrojem pomieszczeń, w których odbędą się obchody jubileuszu, obsługa fotograficzna wydarzenia,

-koszty związane z występem artystycznym oraz prelekcjami zaproszonych wykładowców,

-koszt obsługi technicznej spotkania, oprawy muzycznej oraz nagłośnienia,

mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Koszty dotyczące udziału w jubileuszu przedstawicieli właściciela Spółki wraz z osobami towarzyszącymi i Rady Nadzorczej wraz z osobami towarzyszącymi, Spółka zamierza wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów w wysokości 30%. Ponadto Wnioskodawca zamierza wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów koszty zakupionych napojów alkoholowych.

Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku z organizacją wskazanego we wniosku spotkania jubileuszowego dla pracowników wraz z osobami towarzyszącymi (zarówno członków rodzin, jak i osób towarzyszących niebędących członkami rodzin pracowników) stwierdzić należy, że biorąc pod uwagę przytoczone powyżej wyjaśnienia, wydatki te stanowić mogą koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Ww. wydatki związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Takie świadczenia na rzecz pracowników budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami i członkami zarządu Spółki, jako przedstawicielami pracodawcy, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec Wnioskodawcy, mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekładają się na wysokość uzyskanych przychodów.

Ponadto zaznaczyć należy, że w konsekwencji poniesione przez Spółkę wydatki na zorganizowanie spotkania jubileuszowego dla pracowników wraz z osobami towarzyszącymi (zarówno członków rodzin, jak i osób towarzyszących niebędących członkami rodzin pracowników) w sytuacji, gdy nie jest możliwe zweryfikowanie faktycznej liczby uczestników biorących udział w spotkaniu jubileuszowym Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli będzie w stanie wyliczyć „osobokoszt” imprezy i wyodrębnić koszty stanowiące koszty uzyskania przychodu (dotyczące tej grupy uczestników imprezy).

Zatem w odniesieniu do ww. wydatków (z wyjątkiem zakupu alkoholu) poniesionych na organizację spotkania jubileuszowego dla pracowników wraz z osobami towarzyszącymi (zarówno członków rodzin, jak i osób towarzyszących niebędących członkami rodzin pracowników), Wnioskodawca z ww. zastrzeżeniem może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w pełnej wysokości.

W tym zakresie stanowisko Wnioskodawcy z ww. zastrzeżeniem jest prawidłowe.

Z kolei odnosząc się do możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z organizacją wskazanego we wniosku spotkania jubileuszowego dla przedstawicieli samorządu terytorialnego - na terenie którego działa Spółka - wraz z osobami towarzyszącymi, wybranych przedstawicieli Spółek (…) działających na terenie Polski wraz z osobami towarzyszącymi, przedstawicieli kontrahentów i partnerów biznesowych Spółki (osób decyzyjnych) wraz z osobami towarzyszącymi stwierdzić należy, że nie będą mogły one stanowić kosztów uzyskania przychodów Spółki, o których mowa art. 15 ust. 1 ustawy o CIT ponieważ zostały wyłączone z kosztów podatkowych na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, jako koszty reprezentacji.

Dokonując bowiem oceny charakteru wydatków poniesionych na organizację spotkania jubileuszowego w odniesieniu do przedstawicieli samorządu terytorialnego - na terenie którego działa Spółka - wraz z osobami towarzyszącymi, wybranych przedstawicieli Spółek (…) działających na terenie Polski wraz z osobami towarzyszącymi, przedstawicieli kontrahentów i partnerów biznesowych Spółki (osób decyzyjnych) wraz z osobami towarzyszącyminależy rozstrzygnąć, czy poniesione wydatki, o których mowa we wniosku nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Aby dokonać kwalifikacji prawnej tych wydatków, należy rozważyć, czy istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich poniesieniem a przychodami Spółki oraz czy nie mieszczą się one w zakresie zastosowania przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Konieczne jest zatem zbadanie, czy zorganizowanie tej uroczystości jubileuszowej zarówno w części konferencji naukowo-technicznej w ramach której odbędzie się wystąpienie Prezesa Zarządu Spółki prezentującego strategię Spółki, panel dyskusyjny dotyczący zagadnień branżowych z przedstawicielami branży (…) (prezesi spółek (…)) oraz prezentacji firm sponsorskich (filmy reklamowe przedstawiające produkty i usługi przez nie oferowane oraz prezentacje pojazdów, sprzętu i produktów na stoiskach firmowych oraz na zewnątrz budynku), prezentacji historycznej „ (…)”, ceremonii wręczenia odznaczeń i wyróżnień dla wieloletnich pracowników spółki, występu artystycznego oraz poczęstunku ma kształtować popyt na produkty Spółki, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do ich nabywania, czy też służyć przede wszystkim budowaniu relacji z ww. przedstawicielami i wywołaniu u nich jak najlepszego wrażenia.

Rozpatrując zasadność ich poniesienia należy wziąć pod uwagę całościowy charakter imprezy. Dla prawidłowej kwalifikacji kosztów najważniejszym jest bowiem wyraźne ustalenie głównego celu organizowanego spotkania i wskazanie potencjalnych korzyści oczekiwanych w związku z taką imprezą. Zauważyć należy, że jak wskazano w opisie sprawy podczas obchodów jubileuszu planowana jest bogata część rozrywkowa (występ artystyczny, oprawa muzyczna i konsumpcja). Wprawdzie w trakcie obchodów jubileuszowych przewidziano również możliwość prowadzenia szczegółowych rozmów i dyskusji z kontrahentami na temat oferowanych usług oraz przyszłych realizacji oraz planowane jest zaprezentowanie filmu reklamowego przedstawiającego produkty i usługi oferowane przez Spółkę a wystrój przygotowanych na uroczystość pomieszczeń będzie zawierał różne materiały reklamowe, jednakże nie ulega wątpliwości, że ww. część promująca w sposób zdecydowany zostanie zdominowana przez przygotowaną równocześnie część konsumpcyjną (rozrywkową).

Tym samym obchody jubileuszu Firmy przybiorą charakter wydarzenia o cechach reprezentacyjnych. Należy tutaj podkreślić także, że osiągnięcie przez uczestników przygotowywanej imprezy (przedstawicieli samorządu terytorialnego - na terenie którego działa Spółka - wraz z osobami towarzyszącymi, wybranych przedstawicieli Spółek (…) działających na terenie Polski wraz z osobami towarzyszącymi, przedstawicieli kontrahentów i partnerów biznesowych Spółki (osób decyzyjnych) wraz z osobami towarzyszącymi) wiedzy i przekonań pożądanych przez Spółkę nie jest uzależnione od zaoferowania przez nią takiej części rozrywkowej (konsumpcyjnej). Ponadto z uwagi na specyfikę oferowanych przez Spółkę produktów i usług potencjalnymi jej odbiorcami mogą być tylko określone, odznaczające się specyficznymi właściwościami podmioty. Trudno zatem przyjąć, że realnymi odbiorcami oferowanych produktów i usług mogłyby być osoby postronne względem tej działalności (tj. osoby towarzyszące). Zaproszenie tych osób na przygotowywane obchody jubileuszowe również przesądza o reprezentacyjnym (wizerunkowym) charakterze imprezy.

Charakter wydatków, które Wnioskodawca planuje ponieść w części dotyczącej ww. osób jest bowiem związany z kreowaniem określonego wizerunku firmy na zewnątrz. Ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich. Nie można uznać, że uczestnictwo ww. osób wpłynie na zwiększenie Państwa przychodów, bądź zabezpieczenie ich źródła. Ww. osoby są wobec Państwa podmiotami zewnętrznymi, a w stosunku do takich podmiotów podejmuje się działania o charakterze reprezentacyjnym.

Oceniając bowiem, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Przenosząc zatem powołane uregulowania prawne oraz powyższe wyjaśnienia na grunt rozpoznawanej sprawy należy stwierdzić, że wydatki jakie Spółka poniesie na zorganizowanie spotkania jubileuszowego w części dotyczącej przedstawicieli samorządu terytorialnego - na terenie którego działa Spółka - wraz z osobami towarzyszącymi, wybranych przedstawicieli Spółek (…) działających na terenie Polski wraz z osobami towarzyszącymi, przedstawicieli kontrahentów i partnerów biznesowych Spółki (osób decyzyjnych) wraz z osobami towarzyszącymi, noszą znamiona reprezentacji. Poprzez organizacje spotkania jubileuszowego Spółka będzie kreować swój własny wizerunek, tworzyć wśród ww. osób wrażenie podmiotu profesjonalnego, partnera biznesowego godnego zaufania, jednym słowem będzie kształtować prestiż i pozytywne postrzeganie firmy w kontaktach zewnętrznych. Celem przedmiotowej imprezy będzie wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy, a nie reklama jej usług.

Ponadto zauważyć należy, że jak wskazano w opisie sprawy ww. goście stanowią wyselekcjonowaną, zamkniętą grupę zaproszonych gości, co również przesądza o reprezentacyjnym charakterze tych wydatków. W związku z powyższym nie można uznać, że celem zaplanowanej uroczystości jest zachęcenie jak największej liczby potencjalnych odbiorców do korzystania z usług świadczonych przez firmę.

Tym samym, ww. wydatki nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na mocy wyłączenia określonego w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Jednocześnie podkreślić należy, że tak jak wskazał Wnioskodawca we własnym stanowisku w sprawie, koszty zakupionych napojów alkoholowych związane z organizacją przedmiotowego spotkania jubileuszowego Spółki, uznać należy za koszty reprezentacyjne, o których stanowi art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co skutkuje tym, że wydatki te nie mogą zostać zakwalifikowane, jako koszty uzyskania przychodów Spółki.

Natomiast wskazane przez Wnioskodawcę koszty dotyczące zaproszonych przedstawicieli właściciela Spółki wraz z osobami towarzyszącymi oraz Rady Nadzorczej wraz z osobami towarzyszącymi, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie będą w ogóle stanowiły kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z tym przepisem nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Zatem wydatki z ww. tytułu należy w całości wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów.

Mając na uwadze powyższe, Państwa stanowisko w zakresie:

- możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizację spotkania jubileuszowego, dla:

-pracowników wraz z osobami towarzyszącymi (zarówno członków rodzin, jak i osób towarzyszących niebędących członkami rodzin pracowników) – jest prawidłowe,

-pozostałych osób, o których mowa we wniosku – jest nieprawidłowe,

- wyłączenia z kosztów podatkowych wydatków poniesionych na zakup alkoholu – jest prawidłowe.

Jednocześnie wskazać należy, że ww. wydatki, które zostały uznane za koszty uzyskania przychodów mogą zostać ujęte w kosztach podatkowych w pełnej wysokości. W opisie sprawy wskazali Państwo bowiem, że „znacząca część środków z których Spółka zamierza sfinansować jubileusz będzie pochodzić z wpłat dokonywanych przez Sponsorów (około 70%), na podstawie zawartych umów sponsorskich z firmami na co dzień współpracujących ze Spółką. Przychód z powyższego tytułu będzie dla Spółki przychodem z działalności gospodarczej i zostanie opodatkowany zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych”.

Zatem w odniesieniu do ww. wydatków (z wyjątkiem zakupu alkoholu) poniesionych na organizację spotkania jubileuszowego dla pracowników wraz z osobami towarzyszącymi (zarówno członków rodzin, jak i osób towarzyszących niebędących członkami rodzin pracowników), mogą Państwo zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów w całości na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).