Interpretacja indywidualna z dnia 6 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.374.2023.3.MPA

Możliwość archiwizowania dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz brak wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 lipca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 27 czerwca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości archiwizowania dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismem z 11 września 2023 r. (wpływ 11 września 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Wnioskodawca (dalej: „Bank”, „Wnioskodawca”, „Spółka”) ma siedzibę na terytorium Polski i prowadzi działalność bankową zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2324 ze zm.), opodatkowaną na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości osiąganych dochodów. Bank jest również czynnym podatnikiem VAT.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami oraz innymi dowodami nabycia (dalej łącznie jako: „Fakturyˮ). Przy czym, Faktury mogą być przekazywane przez kontrahentów bezpośrednio na adres Centrali Banku (faktury papierowe) lub adres mailowy Banku (faktury elektroniczne), a także za pośrednictwem pracowników Banku (papierowo lub za pomocą poczty mailowej), w tym pracowników oddziałów Banku.

Otrzymane Faktury Spółka przechowuje w ich oryginalnej postaci, tj. dokumenty elektroniczne przechowywane są w formie elektronicznej, natomiast dokumenty papierowe przechowywane są w formie papierowej. Jednocześnie, Spółka korzysta z platformy do elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: „Platforma”), w której umieszczane są wszystkie dokumenty wraz z opisem, akceptacją merytoryczną i finansową, kwalifikacją podatkową czy innymi, dodatkowymi informacjami.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności Spółka otrzymuje każdego miesiąca dużą ilość Faktur, w tym wiele przesłanych jest w formie papierowej do Centrali z oddziałów Banku, gdzie pracownicy oddziałów odbierają faktury pierwotnie od dostawców. Tym samym, dotychczasowy sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji generuje zwiększone koszty dla Spółki.

W związku z powyższym, Spółka rozważa zmianę procesu gromadzenia i przechowywania Faktur w ten sposób, że:

1. Faktury otrzymywane w formie elektronicznej byłyby przyjmowane i przechowywane w ramach dostępnej Platformy w formie elektronicznej,

2. Faktury otrzymywane w formie papierowej byłyby digitalizowane (przetwarzane) na nieedytowalny format pdf i przechowywane w ramach dostępnej Platformy w formie elektronicznej. W tym zakresie upoważniony pracownik lub jego bezpośredni przełożony umieściłby otrzymane Faktury na Platformie i następnie dokonałby ich kontroli biznesowej, tj. potwierdziłby autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur.

W przypadku tychże Faktur nastąpiłby standardowy proces ich obsługi, tj. akceptacja pod względem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym przez wyznaczonych pracowników Spółki.

Po zakończeniu procesu akceptacji Faktury papierowe byłyby trwale niszczone. Tym samym, Bank dysponowałby jedynie zdigitalizowaną wersją Faktur papierowych, którą przechowywałby co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z przypisaniem do odpowiednich okresów rozliczeniowych. W przypadku ewentualnej kontroli prowadzonej przez organy podatkowe, Bank byłby w stanie zapewnić dostęp do przechowywanych Faktur, w tym pobór, odczyt i wydruk danych w nich zawartych.

Uzupełnienie zdarzenia przyszłego

Zastosowana w Banku kontrola biznesowa ustala wiarygodną ścieżkę audytu faktur i dokumentów z nimi zrównanych (dalej: Faktury) od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W tym celu przeprowadzana będzie kilkuetapowa kontrola. W pierwszej kolejności upoważniony pracownik dokonywałby kontroli formalnej, polegającej na ustaleniu czy otrzymany dokument jest poprawny i zawiera wszystkie niezbędne elementy, a następnie dokonywałby jego digitalizacji. Faktura byłaby umieszczana na dedykowanej Platformie. Następnie dokument byłby kierowany do kontroli merytorycznej. W jej ramach upoważniony pracownik merytoryczny potwierdzałby tożsamość dostawcy/usługodawcy oraz fakt dokonania przez niego dostawy towaru/wykonania usługi. Ponadto dokonywałby wyczerpującego opisu operacji gospodarczej, co umożliwiłoby powiązanie dokumentów związanych z dostawą towaru lub wykonaną usługą. W dalszej kolejności następowałaby akceptacja finansowa wydatków, kontrola danych podatkowych oraz kontrola rachunkowa.

Przedstawione zasady obiegu dokumentów zakupu zapewniałyby odpowiedni poziom pewności co do tożsamości dostawcy/usługodawcy (autentyczność pochodzenia), brak jakichkolwiek zmian danych podatkowych (integralność treści) oraz czytelność faktury.

Format w jakim zostanie zdigitalizowana Faktura będzie uniemożliwiał dokonywanie zmian czy jakichkolwiek edycji w jej treść. Zdigitalizowana Faktura będzie dokładną kopią elektroniczną dokumentu otrzymanego w formie papierowej.

Bank nie planuje przechowywać Faktur poza terytorium kraju, ale jeśli w przyszłości wystąpiłaby taka okoliczność to Bank umożliwi za pomocą środków elektronicznych dostęp on-line do Faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.

Otrzymane w formie papierowej Faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowej, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz po ich zaewidencjonowaniu.

Nabywane towary i usługi dokumentowane Fakturami będą służyć zarówno czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT, jak i zwolnionym z podatku VAT. Niemniej Bank dokonałby obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego tylko w zakresie tych towarów lub usług, które będą wykorzystywane przez Bank do działalności opodatkowanej VAT lub w przypadku towarów i usług wykorzystywanych zarówno do wykonywania czynności w stosunku do których przysługuje prawo do odliczenia oraz czynności w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, Bank dokonywałby częściowego obniżenia kwoty podatku należnego wg proporcji, o której mowa w art. 90 ustawy o VAT, oraz jedynie w sytuacji gdy czynność/faktura nie została wskazana w art. 88 ustawy o VAT.

Pytania

1. Czy dopuszczalne jest przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej Faktur otrzymanych w formie papierowej w sytuacji, gdy ich papierowe egzemplarze zostaną zniszczone?

2. Czy Spółka ma prawo do odliczenia podatku od towarów i usług naliczonego na podstawie Faktur otrzymanych w formie papierowej w sytuacji, gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a ich papierowe egzemplarze zostaną zniszczone?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Spółki dopuszczalne jest przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej Faktur otrzymanych w formie papierowej również wtedy, gdy ich papierowe egzemplarze zostaną zniszczone.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Stosownie do treści art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przy czym, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT)

Wobec powyższego w świetle przepisów ustawy o VAT podatnicy zobowiązani są do przechowywania Faktur:

• do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• w podziale na okresy rozliczeniowe,
• w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność,
• w sposób umożliwiający dostęp do tych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych, w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przy czym, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Jednocześnie z art. 106m ust. 4 i 5 ustawy o VAT wynika, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Ustawodawca zatem nie określił jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania faktur. Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 5 października 2022 r. nr 0113-KDIPT1-3.4012.460.2022.1.MK: „Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury”.

Uwzględniając powyższe, w ocenie Spółki, dopuszczalne jest przechowywanie Faktur w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległego archiwizowania ich papierowych egzemplarzy. Przy czym, sposób przechowywania Faktur przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego spełnia wszystkie wymogi przewidziane na gruncie ustawy o VAT, w szczególności:

• przechowywanie Faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z przypisaniem do odpowiednich okresów rozliczeniowych,
• przechowywanie Faktur w sposób umożliwiający łatwy dostęp, w tym pobór i odczyt danych w nich zawartych,
• autentyczność pochodzenia Faktur, gdyż Spółka każdorazowo zweryfikuje otrzymane Faktury pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów. Co więcej, Platforma zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nim przechowywane. Dostęp do Platformy posiadają wyłącznie upoważnione osoby,
• integralność treści Faktur, gdyż Spółka digitalizując papierowe faktury będzie używała nieedytowalnego formatu pdf, który uniemożliwia przetwarzanie danych w nim zawartych,
• czytelność Faktur, gdyż Spółka będzie utrzymywać określone standardy jakości umożliwiające wyraźny odczyt danych.

Na marginesie, Spółka chciałaby wskazać, że kwestie związane z archiwizacją faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: „Dyrektywa VAT”). Zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233.

Z powyższego przepisu wynika zatem, że państwo członkowskie może sformułować wymóg przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Jednak podkreślenia wymaga fakt, że polski ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie do przepisów krajowych tego rozwiązania.

Oznacza to w konsekwencji, że podatnik posiada swoistą dowolność w tym zakresie. W konsekwencji, patrząc całościowo na przytoczone wcześniej przepisy prawa podatkowego, Bank nie dostrzega przeszkód w możliwości przechowywania w formie elektronicznej Faktur otrzymanych w formie papierowej nawet wtedy, gdy ich papierowe egzemplarze zostaną zniszczone.

Ad 2

Zdaniem Spółki zachowa ona prawo do odliczenia podatku od towarów i usług naliczonego na podstawie Faktur otrzymanych w formie papierowej również wtedy, gdy Faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a ich papierowe egzemplarze zostaną zniszczone.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 lit. a ustawy o VAT).

Stosownie do treści art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT).

Ponadto, w art. 88 ustawy o VAT zostały wskazane czynności/faktury, w stosunku do których podatnikowi nie przysługuje prawo od odliczenia naliczonego podatku VAT.

W świetle powyższych przepisów, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli zostaną spełnione następujące warunki:

• nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania działalności opodatkowanych VAT,
• w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,
• nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,
• czynność/faktura nie została wskazana w art. 88 ustawy o VAT.

Przy czym prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT. Niemniej ustawodawca nie uzależnił prawa podatnika do odliczenia podatku VAT naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik je przechowuje. Stanowisko to znalazło potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez Dyrektora KIS, w tym m.in. z 18 maja 2023 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.158.2023.1.MPA, z 5 października 2022 r. nr 0113-KDIPT1-3.4012.460.2022.1.MK czy z 28 lipca 2022 r. nr 0111-KDIB3 3.4012.216.2022.3.MAZ.

W ocenie Wnioskodawcy powyższe oznacza, że o ile warunki pozwalające na odliczenie podatku VAT naliczonego ujętego na poszczególnych Fakturach otrzymanych papierowo zostaną spełnione, Bank zachowa to prawo nawet wtedy, gdy Faktury te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004 . o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces za pośrednictwem, którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną dzięki której, można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym, środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Artykuł 112a ust. 3 ustawy stanowi:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Artykuł 112aa ust. 1 ustawy stanowi:

Zgodnie z art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób, z uwzględnieniem przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy, którzy mają siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju zobowiązani są przechowywać faktury na jego terytorium i zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju - dostęp on-line.

Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo czynnym podatnikiem VAT. W związku z prowadzoną działalnością otrzymujecie Państwo od kontrahentów faktury VAT dotyczące nabycia towarów i usług w formie papierowej i elektronicznej. Jednocześnie korzystacie Państwo z platformy do elektronicznego obiegu dokumentów, w której umieszczane są wszystkie dokumenty wraz z opisem, akceptacją merytoryczną i finansową, kwalifikacją podatkową czy innymi, dodatkowymi informacjami.

Rozważają Państwo wdrożenie Systemu, który będzie dawał możliwość, aby faktury otrzymywane w formie papierowej były przechowywane (archiwizowane) wyłącznie w formie elektronicznej. Zamierzacie Państwo ewidencjonować wszystkie faktury potwierdzające zakup towarów w formie elektronicznej.

Ad 1

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii prawidłowości sposobu przechowywania otrzymywanych przez Państwa papierowych faktur w formie elektronicznej.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

W odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowymi przedstawiacie Państwo następujący proces obsługi. Upoważniony pracownik dokonywałby kontroli formalnej, polegającej na ustaleniu czy otrzymany dokument jest poprawny i zawiera wszystkie niezbędne elementy, a następnie dokonywałby jego digitalizacji. Dokument byłby kierowany do kontroli merytorycznej. W jej ramach upoważniony pracownik merytoryczny dokonywałby wyczerpującego opisu operacji gospodarczej, co umożliwiałoby powiązanie dokumentów związanych z dostawą towaru lub wykonaną usługą. W dalszej kolejności następowałaby akceptacja finansowa wydatków, kontrola danych podatkowych oraz kontrola rachunkowa. Przy tym, zasady obiegu dokumentów zakupu zapewniłyby odpowiedni poziom pewności co do tożsamości dostawcy/usługodawcy (autentyczność pochodzenia), brak jakichkolwiek zmian danych podatkowych (integralność treści) oraz czytelność faktury. Format w jakim zostanie zdigitalizowana Faktura będzie uniemożliwiała dokonywanie zmian czy jakichkolwiek edycji w jej treść. Zdigitalizowana Faktura będzie dokładną kopią elektroniczną dokumentu otrzymanego w formie papierowej. W tym zakresie upoważniony pracownik lub jego bezpośredni przełożony umieściłby otrzymane Faktury na Platformie i następnie dokonałby ich kontroli biznesowej, tj. potwierdziłby autentyczność pochodzenia, integralność treści czytelność Faktur. Po zakończeniu procesu akceptacji Faktury papierowe byłyby trwale niszczone. Tym samym, Spółka dysponowałaby jedynie zdigitalizowaną wersją Faktur papierowych. Nastąpiłby standardowy proces ich obsługi, tj. akceptacja pod względem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym przez wyznaczonych pracowników Spółki.

Biorąc pod uwagę wskazane przepisy oraz opis sprawy, należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodny z przytoczonymi przepisami. Jak Państwo wskazali, przechowywanie dokumentów będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie zamieszczonych w systemie Faktur i udostępnienie na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej. W sposób opisany we wniosku będą Państwo dokonywali kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu Faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, sprawdzenie ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Ponadto, Faktury będą dopiero niszczone po zastosowaniu kontroli biznesowych i ich zaewidencjonowaniu.

Zatem, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania Faktur zakupowych, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Podsumowując należy stwierdzić, że na gruncie ustawy dopuszczalne będzie przechowywanie obecnie i w przyszłości, otrzymywanych w formie papierowej Faktur zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności zachowania faktur papierowych.

Ad 2

W odniesieniu natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych faktur, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej według procedury opisanej we wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy:

Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy:

Artykuł 90 ust. 2 ustawy stanowi, że:

Zgodnie z art. 90 ust. 3 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W przypadku prowadzenia działalności opodatkowanej i zwolnionej, podatnik jest zobowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. W razie braku takiej możliwości – jest zobowiązany do zastosowania proporcjonalnego odliczenia, o którym mowa w art. 90 ustawy.

Zgodnie z opisem sprawy, jesteście Państwo zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Nabywane towary i usługi dokumentowane Fakturami będą służyć zarówno czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT, jak i zwolnionym z podatku VAT. Bank dokona obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego tylko w zakresie tych towarów lub usług, które będą wykorzystywane przez Bank do działalności opodatkowanej VAT lub w przypadku towarów i usług wykorzystywanych zarówno do wykonywania czynności w stosunku, do których przysługuje prawo do odliczenia oraz czynności w stosunku do których przysługuje prawo do odliczenia oraz czynności w związku, z którymi takie prawo nie przysługuje. Bank dokonywałby częściowego obniżenia kwoty podatku należnego wg proporcji, o której mowa w art. 90 ustawy o VAT oraz jedynie w sytuacji gdy czynność/faktura nie została wskazana w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z powyższym, przechowując faktury w sposób przedstawiony we wniosku zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, bądź art. 90 niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, potwierdzających wydatki ponoszone przez Państwa, przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.

Jednakże należy wskazać, że prawidłowość przechowywania faktur zostaje weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Tym samym, stwierdzić należy, że przechowywanie i archiwizowanie faktur, dotyczących wydatków w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego modelu, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Państwo zachowają, na ogólnych zasadach, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych faktur.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy przedstawionego zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponosicie Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenia przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, jak również w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych sprawa zostanie odrębnie rozpatrzona.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634,  dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).