Interpretacja indywidualna z dnia 6 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-2.4011.666.2023.4.MN

W zakresie obowiązków płatnika w związku z organizacją cyklicznych spotkań integracyjnych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 lipca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 lipca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku z organizacją cyklicznych spotkań integracyjnych. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 22 sierpnia 2023 r. (wpływ 22 sierpnia 2023 r.) oraz pismem z 5 października 2023 r. (wpływ 5 października 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Państwo (Spółka) są osobą prawną posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podlegają w Polsce opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Prowadzą Państwo działalność gospodarczą, specjalizującą się w dostarczaniu usług związanych z oprogramowaniem, takich jak usługi konsultacyjne, usługi związane z zarządzaniem aplikacjami, testowaniem aplikacji oraz usługi eksperckie.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej zatrudniają Państwo pracowników na podstawie umowy o pracę (dalej Pracownicy), a także współpracują Państwo z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą (dalej Współpracownicy). Kontrakty B2B zostały zawarte z osobami, które świadczą usługi o charakterze informatycznym (projektowanie, rozwój, wdrożenie i nadzorowanie). W związku z zawartymi kontraktami B2B, Państwa Współpracownicy prowadzą działalność gospodarczą we własnym imieniu i na własny rachunek. Jednocześnie Współpracownicy nie stanowią Państwa klientów. Zarówno Pracownicy jak i Współpracownicy mają możliwość realizacji projektów na rzecz Spółki w formie zdalnej. Co do zasady, nad danymi projektami pracują wspólnie zarówno Pracownicy jak i Współpracownicy. Z uwagi na taki charakter pracy, osoby wchodzące w skład poszczególnych zespołów projektowych nie mają czasami możliwości poznać się osobiście i zintegrować lub mają rzadki kontakt osobisty. Sprawne wykonywanie projektów wymaga zaś, by osoby je wykonujące dobrze ze sobą współpracowały, co w praktyce sprowadza się do konieczności nawiązania koleżeńskiej relacji osobiście.

Z uwagi na powyższą konieczność, planują Państwo organizację cyklicznych spotkań integracyjnych, w których będą brać udział zarówno Pracownicy jak i Współpracownicy. Celem organizacji takich spotkań jest nawiązanie i utrzymanie współpracy z najlepszymi specjalistami z branży, zwiększenie identyfikacji zespołów z Państwem, motywację zespołów do wydajnej pracy, zwiększanie lojalności zespołów wobec Państwa oraz zwiększanie wydajności zespołów, co w konsekwencji prowadzi do osiągnięcia wyższego przychodu przez Państwa. Poza korzyścią w postaci nawiązania koleżeńskich relacji pomiędzy członkami zespołów projektowych, przebieg spotkań integracyjnych ma również obejmować wymianę wiedzy i doświadczeń pomiędzy Pracownikami i Współpracownikami.

Spotkania integracyjne mają zazwyczaj obejmować dojazd na miejsce wydarzenia, nocleg w hotelu, posiłki, przyjęcie oraz często dodatkowe atrakcje, takie jak zabawy integracyjne, paintball, offroad lub inne aktywności. Wskazane spotkania integracyjne organizowane mają być samodzielnie przez Państwa.

Będą Państwo otrzymywać faktury za poszczególne świadczenia w ramach danego spotkania integracyjnego, takie jak faktury za koszty dojazdu, usługi hotelowe, posiłki i atrakcje.

Oczekiwanych korzyści wynikających ze zgranego zespołu nie przyniesie Państwu organizowanie spotkań wyłącznie dla Pracowników z pominięciem Współpracowników. Istotną kwestią dla Państwa jest zapewnienie wszystkim członkom zespołów jednakowych możliwości do nawiązania koleżeńskich relacji oraz do wymiany doświadczeń i wiedzy.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

Wydatki na organizację spotkań integracyjnych nie będą sfinansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, będą finansowane z bieżących środków obrotowych.

Udział w spotkaniach integracyjnych będzie dobrowolny.

Pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych dotyczy wyłącznie pracowników.

Pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu)

1. Czy mogą Państwo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na spotkania integracyjne w zakresie dotyczącym współpracowników?

2. Czy udział w opłaconym przez Państwa spotkaniu integracyjnym będzie uznany za nieodpłatny przychód po stronie Pracownika, w związku z czym Państwo jako płatnik będziecie zobowiązani do naliczenia zaliczki na podatek dochodowy?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 2 dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych. Natomiast odpowiedź na pytanie nr 1 dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych została udzielona odrębnym rozstrzygnięciem.

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu)

Ad. 2.

Państwa stanowisko w kontekście pracowników (zaliczki PIT): ustalenie wartości otrzymanego w naturze przez pracownika świadczenia nie jest możliwe. W związku z tym udział w tego typu imprezie nie stanowi dla niego przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W przypadku organizowania imprezy integracyjnej można mówić o przychodzie tylko w sytuacji, gdy możliwe jest ustalenie dokładnej wartości otrzymanego przez danego pracownika świadczenia. Stąd też, ustalenie choćby hipotetycznej wartości uzyskanych świadczeń, w przypadku gdy na organizację imprezy składają się nie tylko koszty dojazdu czy noclegu, ale także koszty posiłków, organizacji atrakcji czy pokazów, z oczywistych względów jest niemożliwe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Pojęcie przychodów

W świetle art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

W myśl art. 11 ust. 2 cyt. ustawy:

Na podstawie art. 11 ust. 2a ustawy:

Źródła przychodów

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Stosownie natomiast do treści art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na podstawie art. 20 ust. 1 ustawy:

Użycie w powyższym przepisie sformułowania „w szczególności” wskazuje, że definicja przychodów z innych źródeł ma charakter otwarty i nie ma przeszkód, aby do tej kategorii zaliczyć również przychody inne niż wymienione wprost w przepisie art. 20 ust. 1 ustawy. O przychodzie podatkowym z innych źródeł będziemy mówić w każdym przypadku, kiedy u podatnika wystąpią realne korzyści majątkowe.

Z informacji przedstawionych przez Państwa wynika, że:

1.w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zatrudniają Państwo pracowników na podstawie umowy o pracę oraz współpracowników na podstawie kontraktu B2B;

2.planują Państwo organizację cyklicznych spotkań integracyjnych dla pracowników i współpracowników;

3.udział w spotkaniach będzie dobrowolny;

4.wydatki na organizację spotkań będą sfinansowane z bieżących środków obrotowych.

Powzięli Państwo wątpliwość, czy udział w opłaconych przez Państwa spotkaniach integracyjnych będzie skutkować powstaniem przychodu po stronie pracowników, a w związku z tym – czy będą na Państwu ciążyły obowiązki płatnika.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W świetle art. 12 ust. 2 ww. ustawy:

Zgodnie z art. 12 ust. 3 cyt. ustawy:

Obowiązki płatnika

W myśl art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Na podmiotach dokonujących wypłaty należności zaliczanych do przychodów z innych źródeł nie ciążą obowiązki płatnika, ale obowiązki informacyjne wynikające z art. 42a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:

Aby zatem ocenić, czy po stronie zatrudnianych osób powstanie przychód, a na Państwu będą ciążyły obowiązki płatnika, należy przeanalizować kwestię nieodpłatnego świadczenia.

Pojęcie nieodpłatnego świadczenia

Wobec niezdefiniowania w ustawie podatkowej pojęcia „nieodpłatnego świadczenia” zasadne jest odwołanie się do znaczenia tego pojęcia ukształtowanego w orzecznictwie sądowym. Zgodnie z nim nieodpłatnym świadczeniem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym jest każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków).

Powstanie przychodu ze świadczeń nieodpłatnych należy zatem rozważyć zawsze wtedy, gdy podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych otrzymuje bez obowiązku świadczenia wzajemnego rzeczy lub prawa, bądź inne świadczenia lub też możliwość korzystania z rzeczy lub praw (w szczególności ze środków pieniężnych).

W uchwałach z 18 listopada 2002 r. sygn. akt FPS 9/02 oraz z 16 października 2006 r. sygn. akt FPS 1/06 Naczelny Sąd Administracyjny ustalił znaczenie tego terminu w oparciu o przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że na gruncie tej ustawy, termin „nieodpłatne świadczenie” ma „szerszy zakres niż w prawie cywilnym, obejmuje bowiem wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób prawnych, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy”.

W uchwale z 24 maja 2010 r. sygn. akt II FPS 1/10, NSA potwierdził powyższe stanowisko uznając, że ma ono również zastosowanie do podatku dochodowego od osób fizycznych, w stosunku do sytuacji wynikających z art. 11 ust. 1 w związku z art. 12 ust. 1 i ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przy czym, zgodnie ze stanowiskiem Trybunału Konstytucyjnego (wyrażonym m. in. w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13), ukształtowane w procesie stanowienia prawa rozumienie przepisu może odbiegać od literalnego brzmienia, jeżeli określony, ustalony w praktyce, sposób rozumienia treści normatywnej utrwalił się, a zwłaszcza znalazł jednoznaczny i autorytatywny wyraz w orzeczeniach Sądu Najwyższego lub NSA. W takim przypadku należy uznać, że przepis ma taką właśnie treść, jaką odnalazły w nim te najwyższe instancje sądowe.

Przesłanki pozwalające uznać nieodpłatne świadczenie za przychód

W wyżej oznaczonym wyroku Trybunał Konstytucyjny (oceniając przepis art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 oraz art. 12 ust. 3 w związku z art. 11 ust. 2-2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przez pryzmat ich zgodności z Konstytucją Rzeczypospolitej Polskiej) stwierdził, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:

• zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W kontekście pierwszej przesłanki, Trybunał Konstytucyjny podkreślił, że „inne nieodpłatne świadczenia” na rzecz pracownika mogą być uznane za jego dochód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tylko pod warunkiem, że rzeczywiście spowodowały zaoszczędzenie przez niego wydatków. Ustalenie tej okoliczności zależy od tego, czy pracownik skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie. Zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie – z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej – jest celowe i przydatne, leży w jego interesie. Oznacza to, że w braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść wydatek. W konsekwencji, przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę oznacza uniknięcie tego wydatku.

Formułując drugą przesłankę Trybunał Konstytucyjny wyjaśnił, że dla oceny czy świadczenie leżało w interesie pracownika, istotne jest czy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku. Trybunał Konstytucyjny – w ślad za uchwałami NSA – uznał, że w zakres nieodpłatnego świadczenia, jako przychodu wchodzą wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, „których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy”. W konsekwencji, aby wartość świadczenia uzyskanego od pracodawcy podlegała, opodatkowaniu, po stronie pracownika musi pojawić się dochód, czyli korzyść majątkowa.

Korzyść ta może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi.

W wyniku takiego świadczenia w majątku pracownika nie pojawia się wprawdzie realny dochód (w znaczeniu ekonomicznym), ale ponieważ znaczenie dochodu na gruncie ustawy jest szersze, zaoszczędzenie wydatków musi być traktowane na równi z przyrostem majątku. Jako przykład Trybunał Konstytucyjny wskazał m. in. dowożenie pracownika z miejsca zamieszkania do pracy. W ocenie Trybunału Konstytucyjnego, zorganizowanie tego rodzaju transportu może oznaczać zaoszczędzenie wydatku po stronie pracownika i w konsekwencji może stanowić przysporzenie objęte podatkiem dochodowym. Taka ocena jest jednak poprawna tylko pod warunkiem, że świadczenia te pracodawca spełniał, dysponując uprzednią zgodą pracownika na ich przyjęcie. O ile bowiem pracownik decyduje się skorzystać z przewozu, niewątpliwie zaoszczędza sobie wydatku, który musiałby ponieść. Jednocześnie Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji, gdy nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy – po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

Odnosząc się natomiast do trzeciej przesłanki, Trybunał Konstytucyjny wskazał, że przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną oraz skonkretyzować odbiorcę. Mając powyższe na uwadze Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji, gdy otrzymane przez pracownika nieodpłatne świadczenie stanowi świadczenie pracodawcy, na które pracownik wyraził zgodę, które zostało spełnione w jego interesie i oznacza realne przysporzenie mu korzyści, problem ustalenia podstawy opodatkowania w zasadzie ulega rozwiązaniu. Dotyczy to między innymi zorganizowania przez pracodawcę dowozu do pracy, w sytuacji gdy pracodawca wie, kto będzie korzystał z tej formy transportu oraz zna odległości, którą każdy będzie pokonywał. W takim przypadku pracodawca jest w stanie precyzyjnie określić wartość świadczenia przypadającą indywidualnie na każdego przewożonego. Z kolei jako przykład świadczenia, które nie rodzi po stronie pracownika przysporzenia majątkowego (korzyści) Trybunał Konstytucyjny wskazał sytuację, w której pracodawca proponuje pracownikom udział w spotkaniach integracyjnych czy szkoleniowych, choćby organizowanych poza miejscem pracy (imprezy wyjazdowe). W tym przypadku, nawet jeśli pracownik uczestniczy w spotkaniu (konferencji, szkoleniu) dobrowolnie, po jego stronie nie pojawia się korzyść, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku. Nie sposób bowiem zakładać, że gdyby nie „kursokonferencja” organizowana przez pracodawcę, pracownik wydałby pieniądze na uczestnictwo w takim przedsięwzięciu. Trudno też poważnie utrzymywać, że przychodem pracownika z umowy o pracę czy stosunku służbowego jest możliwość okazjonalnego uczestnictwa w obiedzie czy kolacji, a wartość zjedzonych przez niego potraw i wypitych napojów wyznacza podstawę opodatkowania.

W świetle powyższego zauważam, że nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty jest świadczeniem podlegającym podatkowi dochodowemu, podobnie jak nie każde tego rodzaju świadczenie jest wyłączone spod regulacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym, jak słusznie zauważył Trybunał Konstytucyjny ze względu na otwarty i rozwijający się katalog świadczeń oferowanych przez pracodawców – nie jest możliwe enumeratywne wyliczenie w ustawie podatkowej wszystkich nieodpłatnych przysporzeń, które zgodnie z zasadą powszechności przedmiotowej podatku dochodowego powinny być przez ustawodawcę uwzględnione.

Konkludując powyższe, bez elementu realnego w postaci otrzymania korzyści przez pracownika nie uzyskuje on przychodu. Nie występuje zdarzenie, z którym ustawa wiąże powstanie obowiązku podatkowego. Tym bardziej, bez skonkretyzowanego i indywidualnie przypisanego świadczenia, brak jest podstaw do określenia jego wysokości. Tak więc, udział w spotkaniach integracyjnych zaoferowanym osobom zatrudnionym nie oznacza uzyskania przychodu przez te osoby, gdyż brak jest podstaw, by świadczenie adresowane do wszystkich uprawnionych przypisać indywidualnym uczestnikom, jako ich wymierną korzyść.

W związku z powyższym stwierdzam, że udział pracowników w spotkaniach integracyjnych opłaconych z Państwa środków obrotowych, mającym na celu motywację do pracy, zwiększenie lojalności zespołów i wydajności pracowników nie będzie stanowić dla nich przysporzenia majątkowego, a tym samym nieodpłatnego świadczenia, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji, Państwo jako płatnik nie będziecie zobowiązani do naliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Państwa stanowisko należało więc uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).