Interpretacja indywidualna z dnia 22 września 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.377.2023.3.KW

Ustalenie czy kwota poniesionych składek z tytułu zawartej polisy odpowiedzialności cywilnej osób piastujących stanowisko w Spółce lub wykonujących określone funkcje oraz byłych pracowników - stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 lipca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 lipca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczy ustalenia czy kwota poniesionych składek z tytułu zawartej polisy odpowiedzialności cywilnej osób piastujących stanowisko w Spółce lub wykonujących określone funkcje oraz byłych pracowników - stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Uzupełnili Państwo wniosek – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 12 września 2023 r.(data wpływu 14 września 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest osobą prawną, polskim rezydentem podatkowym, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Siedziba i zarząd Wnioskodawcy znajdują się w Polsce.

Spółka zajmuje się (...)

Spółka zatrudnia personel niezbędny do funkcjonowania Spółki, w tym pracowników działu księgowego (na podstawie umów o pracę) i Członków Zarządu. W chwili obecnej jest 2 Członków Zarządu, wykonujących swoje zadania na podstawie umowy o pracę.

W celu zapewnienia komfortu pracy (w szczególności komfortu psychicznego, poprze zdjęcie obaw o możliwą odpowiedzialność cywilną i karnoskarbową, co może wprost się przełożyć na sytuację majątkową personelu) wskazanemu wyżej personelowi Spółka zawarła ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zawodowej księgowych i osób wykonujących obsługę płac (dalej: ubezpieczenie).

Polisa ma formę bezimienną dlatego na dokumencie polisy jest wskazana nazwa ubezpieczonej Spółki jako ubezpieczającego), bez imiennego wskazywania osób ubezpieczonych. Ubezpieczonymi będą wszyscy pracownicy (w tym członkowie zarządu) Spółki (jak również byli pracownicy, o czym będzie mowa w dalszej części wniosku) wykonujący czynności podlegające ochronie ubezpieczeniowej.

§ 1 warunków ubezpieczenia regulujący przedmiot ubezpieczenia stanowi, że:

1.Towarzystwo Ubezpieczeniowe (dalej: Ubezpieczyciel), obejmuje ochroną ubezpieczeniową odpowiedzialność cywilną Ubezpieczonego ponoszoną w zakresie określonym przepisami prawa za Czyste Szkody Majątkowe wyrządzone Osobom Trzecim wskutek uchybienia popełnionego w związku z wykonywaniem Czynności Księgowych lub Obsługi Płac. Za Czynności Księgowe uznaje się całokształt czynności wykonywanych przez Ubezpieczonego, związanych z rachunkowością jednostki lub inną formą prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej w zakresie określonym przepisami prawa, a w szczególności:

a)prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

b)okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

c)wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

d)sporządzanie sprawozdań finansowych,

e)gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej przepisami prawa,

f)poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,

g)prowadzenie ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych,

h)sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie pomocy w tym zakresie,

i)nadzór nad czynnościami wymienionymi w punktach powyżej.

Za Obsługę Płac uznaje się wyłącznie następujące czynności wykonywane przez Ubezpieczonego:

a)obliczanie wynagrodzeń za pracę, w tym premii, dodatków i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy,

b)obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz przekazywanie w tym zakresie niezbędnych dokumentów,

c)prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i kontrolę przestrzegania terminów w tym zakresie,

d)obliczanie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych oraz składanie wniosków o wypłatę tego dofinansowania oraz innych niezbędnych dokumentów w tym zakresie, a także składanie wniosków o zwrot kosztów (w oparciu o stosowne przepisy ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych),

e)obliczanie kwot zajętych przez komornika wynagrodzeń i prowadzenie korespondencji z organami egzekucyjnymi.

2.Ochrona ubezpieczeniowa obejmuje także odpowiedzialność Ubezpieczonego za Czynności Księgowe i Obsługę Płac wykonywane w związku ze świadczeniem usług przez pracodawcę lub zleceniodawcę Ubezpieczonego na rzecz innych podmiotów.

3.Ochrona ubezpieczeniowa obejmuje również odpowiedzialność Ubezpieczonego za szkodę wyrządzoną przez osobę, za którą ponosi odpowiedzialność, a także odpowiedzialność pracowniczą Ubezpieczonego.

4.Ochrona ubezpieczeniowa obejmuje również roszczenia z tytułu uszkodzenia, zniszczenia lub utraty akt, ksiąg rachunkowych, faktur i innych dokumentów związanych z wykonywaniem ubezpieczonej działalności zawodowej, z wyjątkiem pieniędzy i papierów wartościowych. Do uszkodzenia, zniszczenia lub utraty akt i innych dokumentów stosuje się postanowienia o Czystych Szkodach Majątkowych.

5.Ochrona ubezpieczeniowa obejmuje również roszczenia z tytułu szkód wyrządzonych Osobom Trzecim w związku z wykonywaniem Czynności Księgowych lub Obsługi Płac wskutek nieprawidłowej edycji dokumentów oraz utraty, zniekształcenia, uszkodzenia lub niewłaściwego przesyłania informacji, w tym drogą elektroniczną (e-mail) lub w wyniku włamania przez Osoby Trzecie do systemu informatycznego.

Umowa ubezpieczenia obejmuje również klauzule dodatkowe:

1)Klauzulę ochrony prawnej i odpowiedzialność karnej lub karnoskarbowej Zgodnie z tą klauzulą Wypadkiem ubezpieczeniowym jest: (1) wszczęcie postępowania karnoskarbowego lub karnego lub; (2) złożenie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) do sądu wniosku o nałożenie na Ubezpieczonego grzywny na podstawie przepisów Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, lub (3) złożenie przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) do sądu wniosku o nałożenie na Ubezpieczonego grzywny na podstawie przepisów Ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy (t. j. Dz.U. z 2017 r. poz. 786), lub (4)nałożenie na Ubezpieczonego przez ZUS lub PIP kar, mandatów, grzywien i innych kar pieniężnych, ile miało to miejsce w okresie ubezpieczenia lub w przedłużonym okresie zgłaszania Roszczeń, o ile taki ma zastosowanie.;

2)Klauzula dodatkowa MDR (rozszerzenie ochrony prawnej i odpowiedzialności karnej i karnoskarbowej o której mowa powyżej, w tej sposób, że wypadkiem ubezpieczeniowym jest również nałożenie na Ubezpieczonego kary pieniężnej w drodze decyzji przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej lub nałożenie na Ubezpieczonego kary pieniężnej w przypadku stwierdzenia prawomocnym wyrokiem sądu czynu wymienionego w art. 80f ustawy Kodeks karny skarbowy, o ile nastąpiło to w Okresie ubezpieczenia lub w przedłużonym okresie zgłaszania Roszczeń, o ile taki ma zastosowanie)

3)Klauzula dodatkowa PPK (rozszerzenie wskazanego powyżej zakresu Obsługi Płac o:

1. Zawieranie w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK;

2. Obliczanie i dokonywanie wpłat do PPK;

3. Zgłaszanie wymaganych ustawą o PPK danych i udzielanie w tych sprawach wyjaśnień;

4. Prowadzenie dokumentacji związanie z obliczaniem wpłat do PPK

5. Klauzula Obsługi Pomocy Antycovidowej (Objęcie ochroną ubezpieczeniową odpowiedzialność cywilnej Ubezpieczonego za Czyste Szkody Majątkowe wyrządzone Osobom Trzecim wskutek uchybienia popełnionego przy wykonywaniu Czynności Obsługi Pomocy Antycovidowej.

Ochrona ubezpieczeniowa obejmuje w szczególności odpowiedzialność cywilną Ubezpieczonego za Czyste Szkody Majątkowe powstałe na skutek konieczności zwrotu pomocy antycovidowej przez przedsiębiorcę, na którego rzecz Ubezpieczony wykonywał te czynności. Za czynności Obsługi Pomocy Antycovidowej uznaje się przygotowywanie przez Ubezpieczonego wniosków lub składanie wniosków lub monitorowanie wykorzystania lub rozliczanie pomocy publicznej przysługującej w związku z epidemią COVID-19 następujących formach:

1)Świadczenia na rzecz ochrony miejsc pracy na dofinansowanie wynagrodzenia pracowników ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP),

2)Dofinansowania części kosztów wynagrodzeń pracowników oraz należnych od tych wynagrodzeń składek na podstawie umów zawartych ze Starostą,

3)Dotacje z Unii Europejskiej (UE),

4)Pomoc zwrotna z UE w postaci zaliczek zwrotnych,

5)Subwencje Finansowe z Polskiego Funduszu Rozwoju S.A.,

6)Pożyczki preferencyjne z UE,

7)Gwarancje z UE,

8)Gwarancje z Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK) z Funduszu Gwarancji Płynnościowych,

9)Gwarancje BGK Biznesmax z dotacją,

10) Dopłaty BGK do oprocentowania kredytów bankowych.

Dodatkowo na mocy dodatkowej klauzuli: „Ochrona byłych Pracowników” ochroną ubezpieczeniową zostały objęte również osoby fizyczne, które były Pracownikami Ubezpieczającego w okresie 5 lat przed datą zawarcia aktualnej umowy ubezpieczenia, oraz te osoby, które w trakcie trwania aktualnej umowy ubezpieczenia przestaną być pracownikami Ubezpieczającego, jednakże wyłącznie w zakresie ich odpowiedzialności wynikającej z wykonywania ubezpieczonych czynności zawodowych na rzecz Ubezpieczającego.

W Spółce pracowało 8 pracowników, którzy, na mocy ww. klauzuli są objęci ww. ubezpieczeniami. W chwili obecnej tych pracowników nic nie łączy ze Spółką.

Spółka nie może również wykluczyć, iż po zawarciu umowy ubezpieczenia zmienią się ubezpieczeni objęci ochroną ubezpieczeniową. Nie jest wykluczone, że zostaną zatrudnieni/przeniesieni z innych działów nowi pracownicy/członkowie zarządu. Nie można wykluczyć, że ilość ubezpieczonych zwiększy się.

Składka została skalkulowana w sposób ryczałtowy - jest to jedna kwota, która nie ulegnie zmianie w przypadku zmiany ilości osób objętych ubezpieczeniem. Spółce nie jest znany sposób kalkulacji wysokości składki przez Ubezpieczyciela.

Członkowie Zarządu są również udziałowcami Spółki.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego

Spółka, dzięki objęciu pracowników i członków zarządu ubezpieczeniem osiąga szereg korzyści, lojalnych, mniej zestresowanych i bardziej zaangażowanych pracowników, którzy podejmują decyzje kierując się interesem Spółki (mniej obawiających się o własną odpowiedzialność), podejmujących szybsze i sprawniejsze decyzje, mogących się w pełni zaangażować w wykonywane zadania, jednocześnie nie bojących się o własną odpowiedzialność cywilną czy karnoskarbową. Pracownicy uzyskują wysoki komfort pracy (w szczególności komfort psychiczny, poprzez zdjęcie obaw o możliwą odpowiedzialność cywilną i karnoskarbową, co może wprost się przełożyć na sytuację majątkową personelu). Ponadto Spółka przydzielając pracownikom taki benefit powoduje, że pracownicy są mniej skorzy do zmiany pracy, a przez to Spółka nie będzie musiała ponosić kosztownych i długotrwałych procesów wdrożenia potencjalnych, nowych pracowników lub takie koszty ograniczy.

Lojalni, zaangażowani, sprawni pracownicy są kluczowi w każdej organizacji. Bez takich pracowników żaden podmiot nie jest w stanie funkcjonować, ani osiągać przychodów.

Ponoszone przez Spółkę wydatki na składki nie zostaną Spółce w jakikolwiek sposób zwrócone. Nie jest możliwe odzyskanie wpłaconych tytułem składek kwot w żadnym standardowym trybie wynikającym z umowy lub ogólnych warunków ubezpieczenia. Spółka nie ma możliwości swobodnego dysponowania wpłaconymi tytułem składek ubezpieczeniowych środkami.

W związku z tym, że jest to ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (za wyjątkiem klauzuli ochrony prawnej i odpowiedzialność karnej lub karnoskarbowej i klauzuli MDR, o których będzie mowa poniżej), odszkodowanie (świadczenie wynikające z umowy ubezpieczenia) zostanie wypłacone osobie poszkodowane której Ubezpieczony zobowiązany jest je zapłacić, na podstawie uznania dokonanego lub zaakceptowanego przez Ubezpieczyciela, zawartej lub zaakceptowanej przez niego ugody albo prawomocnego orzeczenia sądu.

W przypadku Klauzuli ochrony prawnej i odpowiedzialność karnej lub karnoskarbowej i klauzuli MDR Ubezpieczyciel zwraca Ubezpieczonemu określone koszty szczegółowo wskazane w dokumentach ubezpieczeniowych.

Poza działaniami/ zaniechaniami obarczonymi dużym ryzykiem błędów osób sprawujących w Spółce funkcje Członków Zarządu oraz pozostałych osób ubezpieczonych wskazanych we wniosku polisa nie będzie również obejmowała działalności samej Spółki.

Umowa ubezpieczenia w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono, wyklucza:

a)wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,

b)możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,

c)wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie?

Umowa ubezpieczenia Członków Zarządu, oraz pozostałych osób wskazanych we wniosku nie należy do umów dotyczących ryzyka grup 1, 3 i 5 działu I oraz grup 1 i 2 działu II wymienionych w załączniku do ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (t. j. Dz.U. 2023 r. poz. 656 ze zm.)?

Stwierdzenie zawarte w opisie stanu faktycznego „wszyscy pracownicy” oznacza to, że zgodnie z zawartą umową ochroną objęci są wszyscy pracownicy (w tym członkowie zarządu) Spółki (jak również byli pracownicy) wykonujący czynności podlegające ochronie ubezpieczeniowej. Polisa nie ogranicza kręgu ubezpieczonych do pracowników działu księgowości czy członków zarządu, chociaż najprawdopodobniej to ci pracownicy będą wykonywali czynności podlegające ochronie ubezpieczeniowej. Gdyby się jednak zdarzyło, że pracownik innego działu dokona czynności objętych ochroną ubezpieczeniową, to wówczas on również będzie mógł skorzystać z tej polisy ubezpieczeniowej.

Wskazane we wniosku wydatki nie będą objęte dyspozycją art. 16 ust. 1, zwłaszcza art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. 2022 r., poz. 2587 ze zm.).

Ani Spółka ani ubezpieczyciel nie prowadzi/ nie zamierza prowadzić ewidencji osób objętych ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej. Ubezpieczyciel nie stawiał takiego wymogu.

Spółka wie kto, na dzień zapłaty składki był objęty ubezpieczeniem (w tym są nim objęci byli pracownicy). Zdaniem Spółki, nie jest możliwe przypisanie wartości konkretnego świadczenia lub jego części do konkretnego pracownika.

Spółka nie ma wiedzy na jakiej zasadzie została wyliczona wartość składki ubezpieczenia, tj. nie ma wiedzy czy wartość składki jest uzależniona od konkretnej liczby pracowników księgowych i członków zarządu, czy została wyliczona np. na podstawie katalogu osób pracujących obecnie lub w inny sposób.

Spółka dostała propozycję składki od Ubezpieczyciela i ją zaakceptowała.

Pytania

1.Czy koszty składki poniesione w związku z opisanym stanie faktycznym stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów?

2.Czy wartość składki stanowi dla pracowników i członków zarządu ich przychód podlegający opodatkowaniu podarkiem dochodowym od osób fizycznych, a Spółka jest zobowiązana do poboru zaliczki od takiego przychodu?

3.Czy wartość składki stanowi dla byłych pracowników ich przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a Spółka jest zobowiązana do poboru zaliczki od takiego przychodu?

4.W przypadku uznania, iż wartość składki stanowi dla pracowników i członków zarządu ich przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych - kiedy powstaje przychód ubezpieczonych podlegający opodatkowaniu?

5.W przypadku uznania, iż wartość składki stanowi dla pracowników i członków zarządu ich przychód podlegający opodatkowani! podatkiem dochodowym od osób fizycznych - w jaki sposób ustalić przychód ubezpieczonych skoro liczba ubezpieczonych może ulec zwiększeniu do nieokreślonego poziomu?

6.W przypadku uznania, iż wartość składki stanowi dla pracowników i członków zarządu ich przychód podlegający opodatkowani, podatkiem dochodowym od osób fizycznych - w jaki sposób ustalić wartość przychodu ubezpieczeniowych, którzy zostaną objęci ochroną ubezpieczeniową w ciągu okresu ubezpieczenia (nowi pracownicy lub członkowie zarządu) i będą objęci ochroną ubezpieczeniową przez niepełny okres ubezpieczenia?

7.W przypadku uznania, iż wartość składki stanowi dla byłych pracowników ich przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych - w jaki sposób ustalić przychód ubezpieczonych skoro liczba ubezpieczonych może ulec zwiększeniu do nieokreślonego poziomu?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena Państwa stanowiska w zakresie pytania nr 1 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych.

Natomiast w zakresie pozostałych pytań dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych, wniosek zostanie rozpatrzony odrębnie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Koszty składki poniesione w związku z opisanym w stanie faktycznym stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 2587 ze zm., dalej: „Ustawa CIT") „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).”

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Jako konieczne do spełnienia warunki przy kwalifikacji kosztu do kosztów uzyskania przychodów zarówno w literaturze, jak i orzecznictwie przyjmuje się, że aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełnić następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a.„celowość" oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b.„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym", „uczynienie bezpiecznym", „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary", natomiast

c.„zachować" oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś", „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności", „uchronić przed zapomnieniem".

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób. Podsumowując, wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

Mając na uwadze powyższe, Spółka stoi na stanowisku, że wydatki o których mowa we wniosku ponoszone tytułem ubezpieczenia pracowników i członków zarządu są pośrednio związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Wykupione ubezpieczenie ma zapewnić pracownikom i członkom zarządu komfort (w tym w szczególności psychiczny) wykonywania powierzonych zadań, bez obaw o negatywne konsekwencje swoich działań Pracownicy i członkowie zarządu mogą bardziej skupić się na pracy, nie angażując swojej uwagi na potencjalne scenariusze, które mogłyby narazić pracowników i członków zarządu na odpowiedzialność (cywilną lub karnoskarbową).

Ponadto, dzięki ubezpieczeniu, proces decyzyjny w Spółce jest sprawniejszy i szybszy - nie ma konieczności długotrwałego rozważania skutków różnych decyzji, a ponadto pracownicy w mniejszym stopniu skupiają się na konsekwencjach dla siebie, a patrzą przede wszystkim z perspektywy interesów Spółki. Dodatkowo u pracowników i członków zarządu zostaje obniżony poziom stresu (z potencjalnie negatywnych konsekwencji podjętych działań) dzięki czemu ich efektywność pracy wzrasta. Dodatkowo pracownicy i członkowie zarządu objęci takim ubezpieczeniem będą bardziej lojalni wobec pracodawcy (jest to dla nich dodatkowy benefit pozapłacowy), jak również mogą być mniej chętni do zmiany pracy (zarówno ze względu na poziom stresu, który w wyniku objęcia ochroną ubezpieczeniową jest zmniejszony, jak również ze względu na to, że nie wszystkie firmy oferują dla pracowników taki, z punktu widzenia pracowników, istotny benefit), dzięki czemu Spółka nie będzie musiała ponosić kosztów kosztownych i długotrwałych procesów wdrożenia potencjalnych, nowych pracowników, lub takie koszty ograniczy.

Należy zaznaczyć również, iż Spółka działa na rynku międzynarodowym, zatrudnia ok. 250 pracowników i generalnie poziom skomplikowania transakcji jak, ich ilość oraz ryzyko nawet „ludzkiego błędu” są dość wysokie. Dzięki zawartemu ubezpieczeniu Spółka stara się zmniejszyć obciążenie psychiczne pracowników wynikające właśnie z poziomu skomplikowania, ilości transakcji oraz ilości przeprowadzanych operacji, gdzie może się zdarzyć „ludzki błąd”.

Jednakże z uwagi na fakt, że w analizowanym przypadku członkowie zarządu są jednocześnie udziałowcami Spółki, ocena prawna przedmiotowych wydatków wymaga odniesienia się do postanowień art. 16 ust. 1 pkt 38 Ustawy CIT, zgodnie z którym .Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

Ustawa CIT nie definiuje pojęcia świadczenia” oraz „jednostronnego świadczenia”. Należy więc przyjąć rozumienie tego pojęcia w języku potocznym. Świadczenie jednostronne to zobowiązanie, przy którym tylko jedna z objętych nim stron jest uprawniona, tj. takie, które nie jest wynikiem lub podstawą świadczenia wzajemnego, mającego charakter ekwiwalentny, przy czym przez pojęcie świadczenia należy rozumieć obowiązek wykonania .czegoś na czyjąś rzecz” (Słownik Języka Polskiego, PWN, 2003 r.).

Zatem w dyspozycji ww. przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Nie znajdzie on natomiast zastosowania w przypadku, gdy świadczenia wypłacane na rzecz udziałowca dotyczą pełnienia funkcji w organie zarządzającym. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tą osobę fizyczną określonych czynności na rzecz spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny.

W analizowanej sprawie nie można mówić o świadczeniu jednostronnym, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 38 Ustawy CIT, bowiem w przedstawionym opisie sprawy świadczeniu Spółki na rzecz członków zarządu w postaci opłacenia składki ubezpieczeniowej odpowiada ich wzajemne świadczenie na rzecz Spółki w postaci wykonywania przez nich określonych czynności i zadań wynikających z pełnionej funkcji.

Istotne znaczenie dla kwalifikacji prawnej świadczeń na rzecz członków zarządu ma również unormowanie art. 16 ust. 1 pkt 38a Ustawy CIT, zgodnie z którym „Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji”.

Zgodnie z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych „Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę”.

Oznacza to, że zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego).

Treść przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a Ustawy CIT, nie uwzględnia zatem wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, że w przedmiotowej sprawie nie będzie miał zastosowania przepis art. 16 ust. 1 pkt 38a Ustawy CIT, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym, wykonawczym.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

W świetle powyższego przepisu, ocena prawna konkretnego wydatku poniesionego przez podatnika wymaga odniesienia się do kryterium celowości jego poniesienia oraz uwzględnienia wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Odnosząc się do przesłanki celowości wydatku należy podkreślić, że kosztem uzyskania przychodów są zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. W każdym przypadku konieczne jest jednak zaistnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem, a uzyskiwaniem, bądź też szansą uzyskiwania przychodów przez podmiot ponoszący ten koszt.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Umowa ubezpieczenia została zdefiniowana w przepisach ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 614 ze zm. dalej: „kc”).

Zgodnie z art. 805 § 1 kc :

W myśl art. 805 § 2 pkt 1 kc :

Przepis art. 822 § 1 kc stanowi, że :

Wskazać należy, że na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników, z wyjątkiem umów dotyczących ryzyka, o którym mowa w dziale I w grupach 1, 3 i 5 oraz w dziale II w grupach 1 i 2 załącznika do ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, jeżeli uprawnionym do otrzymania świadczenia nie jest pracodawca i umowa ubezpieczenia w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono, wyklucza:

a)wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,

b)możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,

c)wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.

Z powyższego wynika, że kosztem uzyskania przychodów mogą być opłacone przez pracodawcę składki ubezpieczeniowe na rzecz pracowników, które są wymienione w załączniku do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 656 ze zm.), tj. ubezpieczenia:

1.ubezpieczenia na życie (dział I, grupa 1),

2.ubezpieczenia na życie, jeżeli są związane z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym, a także ubezpieczenia na życie, w których świadczenie zakładu ubezpieczeń jest ustalane w oparciu o określone indeksy lub inne wartości bazowe (dział I, grupa 3),

3.ubezpieczenia wypadkowe i chorobowe, jeżeli są uzupełnieniem ubezpieczeń wymienionych w grupach 1-4 (dział I, grupa 5),

4.ubezpieczenia wypadku, w tym wypadku przy pracy i choroby zawodowej (dział II, grupa 1),

5.ubezpieczenia choroby (dział II, grupa 2).

Nie będą natomiast kosztem uzyskania przychodów składki płacone z tytułu umów ubezpieczenia innych, niż wymienione powyżej.

Ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej mieszczą się w innych grupach ryzyka, to jest w dziale II grupa 10-13, a zatem nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów pracodawcy opłacającego składki na rzecz osób objętych tym ubezpieczeniem.

Podkreślić przy tym należy, że zakres powyższego przepisu, umożliwia zaliczenie składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych określonych umów ubezpieczenia, nie obejmuje natomiast swoim zakresem składek na ubezpieczenie OC.

Zatem, skoro tylko wydatki z tytułu niektórych umów ubezpieczenia mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, to wydatki dotyczące innych umów nie powinny podlegać zaliczeniu do kosztów podatkowych.

Dodatkowo, stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy nie mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Osoba fizyczna, przyjmując funkcję członka zarządu lub zasiadając w radzie nadzorczej Spółki za określone wynagrodzenie, przyjmuje jednocześnie odpowiedzialność za pełnienie tej funkcji.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego prowadzą Państwo działalność gospodarczą. Spółka zajmuje się (...).

Spółka zatrudnia personel niezbędny do funkcjonowania Spółki, w tym pracowników działu księgowego (na podstawie umów o pracę) i Członków Zarządu.

Spółka zawarła ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zawodowej księgowych i osób wykonujących obsługę płac oraz Członków Zarządu, będących jednocześnie udziałowcami Spółki.

Zawarli Państwo opisane we wniosku ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w celu zapewnienia komfortu pracy personelu (w szczególności komfortu psychicznego, poprzez zdjęcie obaw o możliwą odpowiedzialność cywilną i karnoskarbową).

W uzupełnieniu wskazali Państwo, że zgodnie z zawartą umową ochroną objęci są jednak wszyscy pracownicy (w tym członkowie zarządu) Spółki (jak również byli pracownicy) wykonujący czynności podlegające ochronie ubezpieczeniowej. Polisa nie ogranicza kręgu ubezpieczonych do pracowników działu księgowości czy członków zarządu, chociaż najprawdopodobniej to ci pracownicy będą wykonywali czynności podlegające ochronie ubezpieczeniowej. Gdyby się jednak zdarzyło, że pracownik innego działu dokona czynności objętych ochroną ubezpieczeniową, to wówczas on również będzie mógł skorzystać z tej polisy ubezpieczeniowej

Polisa ma formę bezimienną dlatego na dokumencie polisy jest wskazana nazwa ubezpieczonej Spółki jako ubezpieczającego, bez imiennego wskazywania osób ubezpieczonych. Ubezpieczonymi będą wszyscy pracownicy Spółki wykonujący czynności podlegające ochronie ubezpieczeniowej.

Dodatkowo na mocy dodatkowej klauzuli polisy: „Ochrona byłych Pracowników” ochroną ubezpieczeniową zostały objęte również osoby fizyczne, które były Pracownikami Ubezpieczającego w okresie 5 lat przed datą zawarcia aktualnej umowy ubezpieczenia, oraz te osoby, które w trakcie trwania aktualnej umowy ubezpieczenia przestaną być pracownikami Ubezpieczającego, jednakże wyłącznie w zakresie ich odpowiedzialności wynikającej z wykonywania ubezpieczonych czynności zawodowych na rzecz Ubezpieczającego. W chwili obecnej byłych pracowników Spółki nic z nią nie łączy.

Spółka nie może wykluczyć, że w przyszłości ilość ubezpieczonych zwiększy się.

Składka została skalkulowana w sposób ryczałtowy - jest to jedna kwota, która nie ulegnie zmianie w przypadku zmiany ilości osób objętych ubezpieczeniem.

Poza działaniami- zaniechaniami obarczonymi dużym ryzykiem błędów osób sprawujących w Spółce funkcje Członków Zarządu oraz pozostałych osób ubezpieczonych wskazanych we wniosku polisa nie obejmuje działalności samej Spółki.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zaliczenia wydatków poniesionych na ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej osób piastujących stanowisko w spółce lub wykonujących określoną funkcję, jak również byłych pracowników do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Skoro de facto ponosić będą Państwo koszty składki z tytułu umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, które dotyczyć mają innych podmiotów a nie działalności samej Spółki i powinny być przez nie finansowane, to wydatki takie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Odnosząc przedstawiony we wniosku stan faktyczny do powołanych powyżej przepisów należy stwierdzić, że opisane wydatki z tytułu nabycia polisy nie stanowią dla Państwa kosztów uzyskania przychodów, bowiem jak wskazali Państwo ubezpieczonymi są osoby piastujące stanowisko w spółce lub wykonujące określone funkcję oraz byli pracownicy Spółki.

Powyższe oznacza, że poniesione koszty dotyczą innych podmiotów tj. osób ubezpieczonych – wskazanych w polisie (choć nie imiennie), ich działania lub zaniechania, a nie samej działalności Spółki. Podkreślić należy, że to w interesie wskazanych w opisie osób fizycznych pełniących wskazane tam funkcje jest ewentualne zabezpieczenie się przed odpowiedzialnością cywilną. W przypadku umów dotyczących ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej takich osób, mamy więc do czynienia z zamiarem uchronienia objętych tą umową osób fizycznych przed kosztami, jakie mogą wyniknąć w związku z ich działalnością.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie można uznać kosztów ponoszonych za inne podmioty i generalnie odnoszące się do ich aktywności nawet w zakresie ich funkcji pełnionych w Spółce za koszty uzyskania przychodów Spółki. Skoro ponoszą Państwo składki z tytułu umowy ubezpieczenia, które dotyczą innych podmiotów i powinny być przez nie finansowane, to wydatki takie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

W konsekwencji Państwa stanowisko należało uznać zanieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym/ zdarzeniem przyszłym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).