Biuro rachunkowe - wynagradzanie pracowników

Artykuł jest fragmentem książki: "Zarządzanie biurem rachunkowym", której autorką jest Elżbieta Krywko - doradca podatkowy, dyrektor zarządzający biurem rachunkowym, autorka wielu cenionych publikacji, założycielka grupy „Biuro rachunkowe od kuchni".

W grupie „Biuro rachunkowe od kuchni” na Facebooku właścicielom biur rachunkowych zadałam pytanie: jaki sposób naliczania wynagrodzenia księgowych stosujesz w swoim biurze rachunkowym. Uzyskałam 245 odpowiedzi. A oto wyniki:

1) stała pensja + premia uznaniowa – 58%,

2) stała pensja miesięczna – 24%,

3) stała pensja + % z zadań dodatkowych – 8%,

4) akord, czyli % z faktur netto klientów – 5%,

5) stała pensja + premia, jako % z faktur netto klientów – 3%,

6) akord, czyli % z faktur netto klientów, nie mniej niż … – 2%.

Nieśmiało zaczynają pojawiać się inne sposoby naliczania wynagrodzenia uzależnione od policzalnych efektów pracy.

I tak mamy hybrydę złożoną ze stałej pensji i % od wykonanych zadań dodatkowych lub stała pensja i premia, jako % z faktur netto klientów.

Wynagrodzenie akordowe w swojej czystej postaci i z zastrzeżeniem, że nie mniej niż …, oraz akord jako premia stosuje łącznie 10% ankietowanych (pkt 4–6), czyli nieco więcej niż 20 ankietowanych biur.

Niełatwo jest wprowadzić wynagrodzenie akordowe. W moim przypadku proces wdrażania trwał ponad 5 lat, a rozpoczęłam go w 2012 r. Potrzeba było dużo czasu, aby wypracować stawki wynagrodzenia pobierane od klientów za usługi biura i skorelować je ze stawką procentową stanowiącą element wynagrodzenia pracownika.

Podczas wdrażania modelu wynagradzania akordowego wielu pracowników zrezygnowało z pracy, nie wytrzymując presji dokładnego rozliczania przy zadaniowym systemie pracy. Jak się okazało, w większości byli to pracownicy, którzy „przychodzili do pracy”, a ci, którzy faktycznie ją wykonywali, pozostali.

Podczas wdrażania nowych rozwiązań wielu klientów rozwiązało umowy o współpracy, ponieważ okazało się, że pobierane od nich wynagrodzenie było mocno niedoszacowane i konieczne były podwyżki. Tutaj bardzo pomocni okazali się pracownicy, którzy zaczęli zwracać baczną uwagę na wysokość stawek za usługi biura, ponieważ wyliczane wynagrodzenie pracowników stało się procentowo uzależnione od wysokości stawek klientów.

Wspominam czasami sytuacje, w których pracownicy pracowali na stałych pensjach a ja podpisywałam nowe umowy z klientami i miałam problem z przydzieleniem ich któremuś księgowemu do stałej obsługi. Bywało tak, że wchodziłam z takim zamiarem do pokoju i widziałam pochylone głowy nad biurkiem i zerowe zainteresowanie obsługą dodatkowego klienta.

Obecnie nie muszę się już o to martwić. Pracownicy zgłaszają chęć obsługi większej liczby klientów, zanim jeszcze w biurze pojawi się nowy, bo na przykład jeden z obsługiwanych klientów zmniejszył zakres działalności, a drugi jest na wypowiedzeniu czy też w inny sposób zwiększyły się moce przerobowe.

Zgłaszają też niedoszacowanych klientów, ponieważ to oni doskonale wiedzą, ile czasu potrzebują na księgowanie, i nie chcą pracować poniżej naszych ustaleń.

Procentowe stawki są stałe dla wszystkich pracowników, ale mogą być elastycznie modyfikowane, jeśli sytuacja tego wymaga.

Stawki akordowe stosowane w moim biurze wyglądają następująco:

1) księgowość uproszczona – 30% faktury netto klienta,

2) księgowość pełna – 35% faktury netto klienta,

3) zadania kadrowe – 40% wartości netto wykonanego zadania,

4) zlecone zadania dodatkowe – 40% wartości netto wykonanego zadania,

5) obsługa sekretariatu – 6% wartości netto wszystkich faktur biura.

Pracownicy potrafią dobrze liczyć i z tego też powodu wprowadziłam jeszcze jedną zmianę. Dotyczyła ona formy zatrudnienia. Pracownicy przyjmowani do pracy mieli wybór między umową o pracę i współpracą w oparciu o umowę B2B.

Z czasem nowo przyjęte osoby pracujące w oparciu o umowę o współpracy przy jednakowych stawkach akordowych z zatrudnionymi na etacie i wykonującymi podobne zakresy czynności otrzymywały znacznie większe wynagrodzenie.

Działo się tak, ponieważ u osób zatrudnionych na umowę o pracę trzeba było odprowadzić wyższe składki na ubezpieczenia społeczne niż przy działalności gospodarczej i współpracy B2B. Procesy związane ze zmianą formy zatrudnienia trwały kilka lat, w tym czasie pracownicy w biurze wymieniali się i ostatecznie zostało 10% obsługi zatrudnionej w oparciu o umowy o pracę.

Dokonane zmiany w zakresie wynagrodzenia akordowego, zadaniowego systemu pracy i dowolnej formy zatrudnienia lub współpracy doprowadziły do powstania procedur, które w konsekwencji przyczyniły się do powstania systemu organizacji pracy.

System rozdziela zadania, wylicza automatycznie wynagrodzenia, a pracownicy pojawiają się w biurze lub pracują hybrydowo w czasie, gdy mają zadania do wykonania. Często jest tak, że po 20. dniu miesiąca księgowi znikają z biura. Zostaje na dyżurze jeden z nich, a wszyscy wracają do pracy po dwóch tygodniach, aby rozliczyć kolejny miesiąc.

Cała książka: "Zarządzanie biurem rachunkowym. Pozyskanie i utrzymanie klienta, zarządzanie, nowe technologie" dostępna w INFORLEX >>

Książka dostępna także na sklep.infor.pl >>