Czy akta osobowe muszą zawierać wszystkie części przepisane prawem, nawet jeśli nie ma do tych części dokumentów

Czy w aktach osobowych powinny pojawić się oznaczenia dla D i E, pomimo iż nie mamy dokumentów, które tego dotyczą? Mamy stare akta personalne, które mają standardowe zakładki ABC. Gdy mamy kary dyscyplinarne, dokładamy zakładkę D i wpinamy odpowiednie dokumenty. Taką samą procedurę zastosujemy w przypadku badania trzeźwości. Czy nasze postępowanie jest właściwe?