Interpretacja indywidualna z dnia 18 sierpnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.322.2023.2.AWY

Brak powstania obowiązku podatkowego i obowiązku wystawienia faktury z tytułu otrzymania zaliczek na poczet mediów oraz moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu odsprzedaży mediów.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 czerwca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia:

• czy otrzymanie przez Państwa Zaliczek na poczet Opłaty za Media powoduje powstanie obowiązku podatkowego oraz obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej,
• kiedy powstaje obowiązek podatkowy z tytułu dostawy Mediów na rzecz Najemców.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 10 sierpnia 2023 r. (wpływ 10 sierpnia 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…) (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT) oraz podatnikiem VAT UE.

Przedmiotem działalności gospodarczej Wnioskodawcy jest m.in. wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi. Wnioskodawca jest właścicielem obiektu pod nazwą (…), zlokalizowanego w (…) przy ul. (…) (dalej: Nieruchomość). W Nieruchomości Wnioskodawca wynajmuje powierzchnie, które są zlokalizowane w kilku budynkach o charakterze magazynowym, produkcyjnym i biurowym (dalej: Budynek lub łącznie Budynki), jak również miejsca parkingowe czy plac załadunkowy. Na dzień złożenia Wniosku najemcy Nieruchomości (dalej: Najemca lub Najemcy) są zarejestrowanymi podatnikami VAT czynnymi. W sytuacji wystąpienia wolnych powierzchni, Spółka dopuszcza możliwość zawarcia kolejnych umów najmu.

Wynajem Nieruchomości (jego części) realizowany jest na podstawie umów cywilnoprawnych zawieranych z najemcami w formie umowy najmu. Z tytułu świadczenia usług najmu, na zasadach określonych każdorazowo w umowie najmu, Wnioskodawcy należny jest czynsz.

Ponadto przez okres wynajmu, zgodnie z zasadami należytego zarządzania nieruchomością, Wnioskodawca jest zobowiązany do utrzymania Nieruchomości (tj. gruntów, budynków, budowli i innych urządzeń posadowionych na tych gruntach) w stałej sprawności użytkowej, umożliwiając ich bieżącą eksploatację przez najemców oraz dostosowanie do potrzeb najemców w celu zapewnienia ich dalszego wynajmu. Najemca zobowiązał się ponosić koszty takich działań wynajmującego w ramach tzw. opłaty eksploatacyjnej.

W zakresie dostawy mediów Wnioskodawca ma dokładać należytej staranności w celu zapewnienia najlepszych usług przez osoby trzecie, bez żadnych przerw w dostarczaniu tych usług, w sposób efektywny i ekonomiczny oraz zgodnie z zasadami należytego zarządzania nieruchomościami. Zgodnie z umowami najmu Spółka jest zobowiązana do:

• dostarczania energii elektrycznej,
• dostarczania gazu lub innego nośnika energii cieplnej,
• dostarczania wody,

• udostępniania zewnętrznych linii telefonicznych.

Koszty wyżej wymienionych świadczeń (łącznie zwane dalej jako Media) są ustalane w oparciu o faktyczne zużycie, na podstawie liczników. W przypadku braku oddzielnych liczników, rozliczenie następuje zgodnie z korzystaniem przez Najemcę, na podstawie wyliczeń szacunkowych Spółki - tj. według udziału danego Najemcy w wynajmowanej powierzchni (biurowej/magazynowej). Proporcja ta jest również stosowana przy ustalaniu kwot należnych od danego Najemcy z tytułu zużycia i dostarczenia energii elektrycznej, wody, gazu lub oleju opałowego do wspólnych powierzchni Budynku lub Nieruchomości. Koszty te (łącznie - według indywidualnego zużycia i w części przypadającej na powierzchnie wspólne) są następnie refakturowane na Najemców (bez marży wynajmującego) po ustaleniu faktycznego zużycia, tj. po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, a więc płatność za te świadczenia następuje „z dołu”. Obciążenia najemców z tytułu ww. kosztów w dalszej części wniosku będą określane terminem Opłaty za Media.

Ze względów biznesowych Spółka obciąża Najemców za dany okres rozliczeniowy (co do zasady - co miesiąc) odrębnymi fakturami w zakresie: czynszu, opłaty eksploatacyjnej oraz Opłaty za Media. Ta ostatnia jest przedstawiona na fakturze w podziale na odrębne pozycje z tytułu energii, gazu, wody i ścieków, według załączonych dokumentów za dany okres.

Z uwagi na konieczność finansowania Mediów przez Wnioskodawcę do czasu uzyskania płatności od Najemców (na podstawie wystawionej faktury już po zakończonym okresie rozliczeniowym), Spółka rozważa wprowadzenie opłat zaliczkowych na poczet Opłaty za Media (w stosunku do wybranych lub wszystkich Najemców). Najemcy uiszczaliby na rzecz Spółki zaliczki na poczet Mediów dostarczanych do ich lokali (dalej jako Zaliczka lub Zaliczki). Intencją Spółki jest wprowadzenie Zaliczek w odniesieniu do energii elektrycznej i cieplnej (gazu), ale ustalenia w tym zakresie mogą się różnić dla różnych umów najmu - np. mogą zostać wprowadzone wyłącznie w zakresie energii elektrycznej lub na poczet wszystkich Mediów. Stosowne postanowienia w zakresie wprowadzenia Zaliczek i zasad ich rozliczeń z Najemcami zostałyby uzgodnione w formie aneksów do obowiązujących umów najmu lub w treści nowo zawieranych umów.

Wysokość Zaliczek byłaby określana przez Wnioskodawcę w oparciu o prognozę zużycia Mediów w odniesieniu do każdego z lokali na podstawie historycznych wysokości miesięcznych Opłat za Media - (np. za poprzedni lub ostatni dostępny okres rozliczeniowy). Następnie, po zakończeniu okresu rozliczeniowego (zazwyczaj miesiąc, ale nie można wykluczyć dłuższych okresów, np. rozliczeń kwartalnych) dokonywane byłyby odczyty liczników zużycia mediów i rozliczenia ich faktycznego zużycia w odniesieniu do każdego z lokali. Na tej podstawie wystawiano by fakturę, w oparciu o którą Najemcy byliby zobowiązani do uiszczenia niedopłaty/otrzymania zwrotu nadpłaty powstałej wskutek różnicy pomiędzy wysokością zapłaconych Zaliczek a należną Opłatą za Media określoną w oparciu o faktyczne zużycie (faktura).

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

W nadesłanym do wniosku uzupełnieniu w odpowiedzi na pytania Organu wskazali Państwo:

1.Na czym konkretnie polega usługa udostępniania zewnętrznych linii telefonicznych, czy stanowi usługi telekomunikacyjne?

Odp.: Spółka, jako Wynajmujący, nabywa od podmiotów trzecich, uprawnionych do świadczenia usług telekomunikacyjnych, usługi polegające na umożliwieniu wykorzystania zewnętrznych linii telefonicznych do wykonywania połączeń za pośrednictwem telefonów stacjonarnych. Następnie – o ile świadczenie usług telekomunikacyjnych nie następuje bezpośrednio pomiędzy dostawcą a Najemcami – Spółka udostępnia te linie telefoniczne do dyspozycji Najemców i obciąża ich kosztami tych usług. W takim przypadku należy przyjąć, iż Spółka, w oparciu o przepis art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, otrzymuje i wyświadcza te usługi na rzecz Najemców.

2.Na poczet których konkretnie Mediów Najemcy będą uiszczali Zaliczki?

Odp.: Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka rozważa wprowadzenie Zaliczek na poczet Opłaty za Media, która co do zasady obejmuje wszystkie świadczenia określone jako Media, tj. dostawę energii elektrycznej i cieplnej, dostawę wody i usług telekomunikacyjnych. Sposób kalkulacji Zaliczek będzie ustalony indywidualnie z każdym Najemcą, co również znajdzie odzwierciedlenie w zapisach umownych.

Jak również zostało już opisane we wniosku, intencją Spółki jest wprowadzenie Zaliczek przede wszystkim w odniesieniu do energii elektrycznej i cieplnej (gazu). Z uwagi jednak na fakt, że prąd stanowi największe obciążenie finansowe, Spółka dopuszcza też możliwość uzgodnienia z najemcą zaliczkowania samej energii elektrycznej. Biorąc pod uwagę, iż Spółka jest dopiero na etapie opracowywania systemu zaliczkowego wobec Najemców i ustalania ich właściwego rozliczenia, również na gruncie podatków, Spółka rozważa wszystkie możliwe scenariusze, tj. Zaliczki będą mogły być pobierane na poczet wszystkich Mediów, ale też na poczet wybranych Mediów, np. tylko energii.

3.W jaki sposób prognozowane będzie zużycie w celu ustalenia wysokości Zaliczki za udostępnienie zewnętrznych linii telefonicznych? W jaki sposób ustalane będzie faktyczne zużycie tych Mediów?

Odp.: Jak wskazano we wniosku o interpretację, wysokość Zaliczek będzie określana w oparciu o prognozę zużycia Mediów na podstawie historycznych wysokości Opłat za Media – np. za poprzedni lub ostatni dostępny okres rozliczeniowy. W odniesieniu więc do usługi udostępniania zewnętrznych linii telefonicznych, o ile Spółka będzie pośredniczyć w ich rozliczeniu pomiędzy dostawcą a Najemcami, wysokość Zaliczki może być ustalona na podstawie opłaty pobranej za poprzedni okres (np. miesiąc).

Koszty Mediów są przez Spółkę refakturowane bez marży na Najemców. Faktyczne zużycie kosztów udostępnienia zewnętrznych linii telefonicznych może być przez Spółkę ustalane na podstawie opłaty wskazanej na fakturze dostawcy usługi telekomunikacyjnej, otrzymanej przez Spółkę. Jeśli faktura od dostawcy zewnętrznego nie pozwoli na bezpośrednie określenie wartości usługi dostarczonej do konkretnego lokalu wynajmowanego przez danego Najemcę, Spółka dokona wyliczeń szacunkowych tej wartości. Szacunkowa wartość może być np. ustalana według udziału danego Najemcy w wynajmowanej powierzchni (biurowej/magazynowej).

4.Czy w umowach najmu zawartych z Najemcami został ustalony:

a)termin wystawienia faktury dokumentującej Opłaty za Media?

b)termin płatności za te faktury?

Jeśli tak, proszę wskazać, jakie są te terminy.

Odp.: Umowy najmu nie przewidują terminu wystawienia faktury dokumentującej Opłaty za Media, wskazują jedynie na jej rozliczenie na podstawie miesięcznych faktur. W praktyce więc faktury te wystawiane są po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, tj. miesiąca. Spółka dąży do możliwie najszybszego refakturowania nabywanych usług, na podstawie otrzymanych faktur od dostawców. Wprowadzenie zaliczek miałoby jedynie na celu zniwelowanie różnicy czasowej pomiędzy terminem dokonywania przez Spółkę płatności na rzecz dostawców Mediów a momentem uzyskania zwrotu tych kosztów od Najemców.

W umowach wskazano natomiast, iż termin płatności za faktury dokumentujące Opłaty za Media wynosi 14 dni od daty otrzymania przez Najemcę faktury wystawionej przez Spółkę.

Pytania

1.Czy otrzymanie przez Spółkę Zaliczek na poczet Opłaty za Media powoduje powstanie po stronie Spółki obowiązku podatkowego w VAT oraz obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej?

2.Czy obowiązek podatkowy w VAT z tytułu dostawy Mediów na rzecz Najemców powstanie po dokonaniu rozliczenia faktycznego zużycia mediów za dany okres rozliczeniowy w dniu wystawienia przez Spółkę faktury VAT, nie później niż z upływem terminu na jej wystawienie, czyli terminu płatności za Media od Najemców na rzecz Spółki?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.otrzymanie przez Spółkę Zaliczek na poczet Opłaty za Media nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT, a w konsekwencji Spółka nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej;

2.obowiązek podatkowy w VAT z tytułu dostawy Mediów na rzecz Najemców będzie powstawał po dokonaniu rozliczenia faktycznego zużycia mediów za dany okres rozliczeniowy w dniu wystawienia przez Spółkę faktury VAT, nie później niż z upływem terminu na jej wystawienie, tj. terminu płatności za Media od Najemców na rzecz Spółki.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy (dotyczy pytań 1 i 2):

1.Zasady ogólne

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu VAT podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Przez dostawę towarów, w myśl art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Zgodnie z art. 2 pkt 6 ustawy o VAT, towarami są rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Spółka dokonując zakupu energii elektrycznej i cieplnej od dostawców nabywa prawo do dysponowania nimi jak właściciel. Następnie udostępniając energię do wykorzystania przez Najemców w wynajmowanych lokalach, dokonuje ich dostawy w rozumieniu przepisów o VAT.

Natomiast w myśl art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, świadczenie usług to każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów.

Jak z kolei wynika z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, w przypadku, gdy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył usługę. Powyższy przepis odnosi się do świadczeń określanych mianem „odsprzedaży” lub „refakturowania” usług. Zatem nabycie usług oraz ich późniejsza odsprzedaż (z marżą lub bez) powinny być traktowane jako dwie odrębne transakcje usługowe.

W sytuacji zatem, gdy Wnioskodawca jest stroną umów w zakresie dostawy wody i usług telefonicznych czy odprowadzania ścieków, nabywa te usługi we własnym imieniu, lecz na rzecz podmiotów korzystających, tj. Najemców. Należy więc przyjąć, że Spółka sama otrzymuje te świadczenia, a następnie dokonuje ich odsprzedaży, która podlega opodatkowaniu VAT jako odrębna transakcja.

Podkreślenia wymaga, że aby dana czynność - stanowiąca dostawę towarów lub świadczenie usług w rozumieniu ustawy o VAT - podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, musi być wykonywana przez podmiot działający w charakterze podatnika w od niesieniu do danej transakcji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz oso by fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Z kolei w myśl art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W przedmiotowej sprawie nie ulega wątpliwości, iż Spółka jako osoba prawna i usługodawca (wynajmujący powierzchnie magazynowe i biurowe) działa w charakterze podatnika VAT - również w odniesieniu do dostawy Mediów na rzecz Najemców.

2.Obowiązek podatkowy w VAT

Podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego.

Jak wynika z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, jednak z zastrzeżeniem m.in. ust. 5 i 7-11.

Od zasady ogólnej ustawodawca przewidział więc szereg wyjątków. Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu:

a)dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

b)świadczenia usług:

• telekomunikacyjnych;
• wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT;
• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze;
• ochrony osób o raz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej;
• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej o raz gazu przewodowego

- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

Natomiast art. 19a ust. 7 ustawy o VAT stanowi, że w przypadkach, o których mowa w ust. 5 pkt 3 i 4, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4, a w przypadku gdy nie określono takiego terminu - z chwilą upływu terminu płatności.

Ponadto w myśl art. 19a ust. 8 pkt 2 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, jednak z wyjątkiem dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa ust. 5 pkt 4 tego artykułu.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt analizowanej sprawy, zdaniem Wnioskodawcy otrzymanie przez niego Zaliczek nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w VAT, co wynika wprost z zacytowanych przepisów. Art. 19a ust. 8 pkt 2 ustawy o VAT stanowi, iż reguły dotyczące powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty (w tym zaliczki) przed dokonaniem dostawy towarów lub usług nie dotyczą świadczeń określonych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT. Przepis ten natomiast wymienia m.in. dostawę energii elektrycznej i cieplnej czy usługi telekomunikacyjne, a więc obejmuje swym zakresem przedmiotowe Media. Zatem otrzymanie przez Spółkę płatności zaliczkowych na poczet Opłaty za Media nie będzie rodziło obowiązku podatkowego na gruncie ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko znalazło wielokrotnie odzwierciedlenie w interpretacjach wydawanych przez tutejszy organ, w których potwierdzano m.in., że otrzymanie zaliczki na poczet czynszu najmu, dla którego analogicznie jak dla dostawy Mediów obowiązek podatkowy określa się na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego po stronie świadczeniodawcy.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 8 lipca 2020 r. (sygn. 0112-KDIL1- 1.4012.196.2020.2.MB) Dyrektor KIS stwierdził, że „(...) otrzymanie całości lub części zapłaty z tytułu najmu (czynszu) przed terminem płatności czynszu najmu wskazanym w umowie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w zakresie podatku VA T, a także obowiązku wystawienia faktury ”.

Podobne konkluzje płyną z tez orzeczeń sądów administracyjnych, np. w wyroku z 19 października 2022 r. WSA w Szczecinie (sygn. akt I SA/SZ 464/22) wyjaśnił, co następuje: „W niniejszej sprawie wniosek o interpretację dotyczył sytuacji, w której skarżąca otrzymała zaliczkę na poczet czynszu dzierżawy, to rozważenia wymagał art. 19a ust. 8u.p.t.u., jako że odnosi się do momentu powstania obowiązku podatkowego związanego z otrzymaniem zaliczki. Zdaniem Sądu, prawidłowe jest stanowisko, że związanie momentu powstania obowiązku podatkowego z otrzymaniem zaliczki, w odniesieniu do otrzymanej kwoty, co wynika z tego przepisu, nie dotyczy zaliczki na poczet należności z tytułu umowy dzierżawy. Wynika to wprost z końcowej części przepisu, słów „… z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4”, który to fragment dotyczy m.in. świadczenia usług dzierżawy. Zacytowany zwrot „z zastrzeżeniem” oznacza, że poprzedzająca go część przepisu nie ma zastosowania do zaliczki na poczet świadczenia z tytułu dzierżawy. Wobec tego otrzymanie zaliczki na poczet należności z tytułu usługi dzierżawy nie rodzi obowiązku podatkowego. W ocenie Sądu, otrzymanie zaliczki nie rodzi też obowiązku wystawienia faktury”.

Mając na względzie tożsamość przepisów stosowanych dla określenia momentu powstania obowiązku podatkowego w przypadku usług najmu/dzierżawy oraz usług telekomunikacyjnych czy dostawy energii lub gazu, Spółka stoi na stanowisku, że konkluzje płynące z przytoczonych rozstrzygnięć będą miały również zastosowanie w przedmiotowej sprawie.

3.Faktura VAT

W kwestii obowiązku dokumentowania otrzymanej zaliczki fakturą VAT należy przeanalizować regulacje art. 106b i 106i ustawy o VAT.

Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Z uwagi na fakt, że Najemcy są czynnymi podatnikami VAT, odsprzedaż Mediów na ich rzecz podlega obowiązkowi dokumentowania fakturą VAT. Co do zasady Spółka będzie więc zobowiązana wystawić fakturę VAT dokumentującą te czynności.

Z kolei w myśl art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed d o konaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o VAT, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

Mając na względzie zastrzeżenie zawarte w tym przepisie należy wnioskować, że zasada w nim wyrażona nie dotyczy przypadków wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4a ustawy o VAT, a więc również takich czynności jak odsprzedaż Mediów. Tak więc Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w analizowanym przypadku mamy do czynienia z wyłączeniem reguły dokumentowania zaliczki fakturą VAT, a więc obowiązek wystawienia faktury w odniesieniu do Zaliczek nie wystąpi.

Powyższe potwierdza Naczelny Sąd Administracyjny np. w wyroku z dnia 3 sierpnia 2018 r. (sygn. akt I FSK 1842/16) dot. usług najmu, w którym stwierdził, że „(...) związanie momentu powstania obowiązku podatkowego z otrzymaniem zaliczki, w odniesieniu do otrzymanej kwoty, co wynika z tego przepisu, nie dotyczy zaliczki na poczet należności z tytułu umowy najmu. (...) Wobec tego otrzymanie zaliczki na poczet należności z tytułu usługi najmu nie rodzi obowiązku podatkowego. (...) Słusznie też Sąd uznał, że otrzymanie tej zaliczki nie rodzi obowiązku wystawienia faktury. Zgodnie bowiem z art. 106b ust. 4 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, ale z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy, między innymi, czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, a zatem również świadczenia usługi najmu”.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy otrzymanie przez Spółkę Zaliczek na poczet Opłaty za Media nie skutkuje po jej stronie powstaniem obowiązku podatkowego w VAT. Spółka nie jest również zobowiązana do wystawienia Najemcom faktur VAT w celu udokumentowania otrzymania Zaliczek.

4.Rozliczenie okresowe Mediów

W świetle przytoczonych wcześniej przepisów, zdaniem Wnioskodawcy, obowiązek podatkowy w VAT z tytułu dostawy Mediów powstanie zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, tj. w momencie wystawienia faktury. Faktura ta natomiast będzie wystawiana po zakończeniu okresu rozliczeniowego i ustaleniu ostatecznego zużycia Mediów.

Jednocześnie, zgodnie z art. 19a ust. 7 ustawy o VAT, jeśli Spółka nie wystawi faktury lub wystawi ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstanie z chwilą upływu terminów wystawienia faktury.

Jak wynika z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jednak w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności, o czym stanowi art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT.

Zatem w przypadku opóźnienia w wystawieniu faktury lub jej braku, obowiązek podatkowy powstanie wraz z upływem terminu płatności za należność objętą tą fakturą, wynikającego z ustaleń pomiędzy Spółką a Najemcą.

Podsumowując, obowiązek podatkowy w podatku VAT z tytułu odsprzedaży przez Spółkę Mediów na rzecz Najemców będzie powstawał, w ocenie Wnioskodawcy, w dniu wystawienia faktury VAT po dokonaniu okresowego rozliczenia zużycia Mediów, jednak nie później niż z upływem terminu na jej wystawienie, tj. terminu płatności za objęte fakturą świadczenia, ustalonego pomiędzy Spółką a Najemcą (np. terminu płatności wskazanego na fakturze wystawionej przez Spółkę lub zgodnie z postanowieniami umowy najmu).

Powyższe wnioski w zakresie momentu rozpoznania obowiązku podatkowego przy dostawie mediów i dokumentowania takiej sprzedaży potwierdza w całości interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 czerwca 2022 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.280.2022.1.ABU). Tut. Organ stwierdził w niej m.in.:

„(...) należy stwierdzić, że otrzymanie przez Państwa zaliczki na poczet Mediów nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w zakresie podatku VAT, a także obowiązku wystawienia faktury.

(...) Łączna analiza przywołanych powyżej norm prawnych - dotyczących zarówno obowiązku podatkowego oraz dokumentowania sprzedaży - prowadzi do wniosku, że obowiązek podatkowy z tytułu odsprzedaży mediów na rzecz właścicieli lokalu powstaje z chwilą wystawienia faktury, który w Państwa przypadku będzie miał miejsce po zakończeniu okresu rozliczeniowego i ustaleniu ostatecznego zużycia mediów. Natomiast w sytuacji, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje nie później niż z chwilą upływu terminu płatności.”

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570) – zwanej dalej „ustawą”:

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy:

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy:

Z tak szeroko sformułowanej definicji wynika, że przez świadczenie usług należy przede wszystkim rozumieć określone zachowanie podatnika na rzecz odrębnego podmiotu, które zasadniczo wynika z dwustronnego stosunku zobowiązaniowego, zakładającego istnienie podmiotu będącego odbiorcą (nabywcą usługi), jak również podmiotu świadczącego usługę.

Należy zauważyć, że w świetle art. 8 ust. 2a ustawy:

Powyższy przepis jest źródłem praw i obowiązków podatników w odniesieniu do świadczeń określanych mianem „odsprzedaży” lub „refakturowania” usług. W związku z tym należy stwierdzić, że nabycie usług oraz ich późniejsza odsprzedaż (z marżą czy bez) powinny być zawsze traktowane jako dwie odrębne transakcje usługowe.

Przepis ten stanowi wdrożenie art. 28 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, ze zm.), zgodnie z którym:

Oznacza to, że podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę, nie może być zatem potraktowane w żaden inny sposób niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Zatem, konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego, jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi.

Zgodnie z cytowanym wyżej art. 2 pkt 6 ustawy, towarami są między innymi wszelkie postacie energii w tym energii elektrycznej, gazu i energii cieplnej oraz chłodniczej. Oznacza to, że w przypadku wykonywania świadczeń dotyczących tych mediów na gruncie podatku od towarów i usług będziemy mieć do czynienia z dostawą towarów. Jeśli chodzi o inne media (objęte zakresem opodatkowania), będzie to świadczenie usług.

Nie każda jednak czynność, stanowiąca dostawę towarów lub świadczenie usług w rozumieniu art. 5 ustawy, podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Analizując bowiem powyższe przepisy stwierdzić należy, że dostawa towarów lub świadczenie usług podlegać będą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług wyłącznie wówczas, gdy dokonywane będą przez podmiot mający status podatnika, a dodatkowo działającego w takim charakterze w odniesieniu do danej transakcji.

Zgodnie z zapisem art. 15 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Państwa Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Przedmiotem Państwa działalności jest m.in. wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi i dzierżawionymi. Są Państwo właścicielem obiektu pn. (…) (Nieruchomość), w którym wynajmują Państwo powierzchnie Najemcom na podstawie zawieranych umów najmu.

Zgodnie z umowami najmu są Państwo zobowiązani do:

• dostarczania energii elektrycznej,
• dostarczania gazu lub innego nośnika energii cieplnej,
• dostarczania wody,
• udostępniania zewnętrznych linii telefonicznych.

Ww. świadczenia nazywają Państwo łącznie Mediami.

Jak wyjaśnili Państwo w uzupełnieniu wniosku, usługa udostępniania zewnętrznych linii telefonicznych polega na tym, że nabywają Państwo od podmiotów trzecich, uprawnionych do świadczenia usług telekomunikacyjnych, usługi polegające na umożliwieniu wykorzystania zewnętrznych linii telefonicznych do wykonywania połączeń za pośrednictwem telefonów stacjonarnych. Następnie – o ile świadczenie usług telekomunikacyjnych nie następuje bezpośrednio pomiędzy dostawcą a Najemcami – udostępniają Państwo te linie telefoniczne do dyspozycji Najemców i obciążają ich kosztami tych usług.

Koszty Mediów są ustalane w oparciu o faktyczne zużycie, na podstawie liczników. W przypadku braku liczników, rozliczenie następuje według udziału danego Najemcy w wynajmowanej powierzchni. Proporcja ta jest również stosowana przy ustalaniu kwot należnych od danego Najemcy do wspólnych powierzchni Nieruchomości. Faktyczne zużycie kosztów udostępnienia zewnętrznych linii telefonicznych może być natomiast ustalane na podstawie opłaty wskazanej na fakturze dostawcy usługi telekomunikacyjnej, otrzymanej przez Spółkę. Jeśli faktura od dostawcy zewnętrznego nie pozwoli na bezpośrednie określenie wartości usługi dostarczonej do konkretnego lokalu wynajmowanego przez danego Najemcę, dokonają Państwo wyliczeń szacunkowych tej wartości. Szacunkowa wartość może być np. ustalana według udziału danego Najemcy w wynajmowanej powierzchni (biurowej/magazynowej).

Koszty Mediów są refakturowane na Najemców (bez marży) po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Obciążają Państwo najemców za dany okres rozliczeniowy odrębnymi fakturami w zakresie: czynszu, opłaty eksploatacyjnej i Opłaty za Media.

Rozważają Państwo wprowadzenie opłat zaliczkowych na poczet Opłaty za Media, która co do zasady obejmuje wszystkie świadczenia określone jako Media, tj. dostawę energii elektrycznej i cieplnej, dostawę wody i świadczenie usług telekomunikacyjnych (udostępnianie zewnętrznych linii telefonicznych). Państwa intencją jest przede wszystkim wprowadzenie Zaliczek w odniesieniu do energii elektrycznej i cieplnej. Z uwagi na to, że prąd stanowi największe obciążenie finansowe, dopuszczają Państwo również możliwość zaliczkowania samej energii elektrycznej. Rozważają więc Państwo wszystkie możliwe scenariusze, tj. Zaliczki będą mogły być pobierane na poczet wszystkich Mediów, ale też na poczet wybranych Mediów, np. tylko energii.

Wysokość Zaliczek byłaby określana przez Państwa w oparciu o prognozę zużycia Mediów, ustalaną na podstawie historycznych wysokości miesięcznych Opłat za Media (np. za poprzedni lub ostatni dostępny okres rozliczeniowy). Następnie po zakończeniu okresu rozliczeniowego (zazwyczaj miesiąca, ale nie można wykluczyć dłuższych okresów) wystawiano by fakturę na podstawie zużycia faktycznego i na jej podstawie Najemcy byliby zobowiązani do uiszczenia niedopłaty lub otrzymania zwrotu nadpłaty.

Państwa wątpliwości dotyczą w pierwszej kolejności wskazania, czy wpłata Zaliczki na poczet Mediów powoduje powstanie obowiązku podatkowego w podatku VAT oraz obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej.

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy:

Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego. Powyższy przepis formułuje zasadę ogólną, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi, co oznacza, że podatek staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów bądź świadczenie usług i powinien być rozliczony za ten okres.

Dodatkowo w tym miejscu zauważyć należy, że w art. 19a ust. 5 ustawy, ustawodawca w sposób szczególny uregulował powstanie obowiązku podatkowego dla niektórych usług.

Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy:

W załączniku nr 3 do ustawy o VAT pod poz. 24 i 25 zostały wymienione następujące usługi:

Należy zatem wskazać, że moment powstania obowiązku podatkowego dla tych usług określa się na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy.

Natomiast art. 19a ust. 7 ustawy stanowi, że:

W myśl art. 19a ust. 8 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106i ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106i ust. 2 ustawy:

W myśl art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy:

Z kolei jak stanowi art. 106i ust. 7 ustawy:

W myśl art. 106i ust. 8 ustawy:

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, należy zauważyć, iż jak wynika z powołanego wyżej przepisu art. 19a ust. 8 ustawy, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek (…), to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4 powołanego artykułu. Oznacza to, że otrzymanie przez Państwa Zaliczki na poczet Mediów, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy, nie rodzi powstania obowiązku podatkowego. Z kolei w świetle przepisu art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy nie mają Państwo obowiązku udokumentowania fakturą otrzymania Zaliczek na Media.

Mając zatem na uwadze powołane wyżej przepisy prawa oraz przedstawiony we wniosku opis sprawy należy stwierdzić, że otrzymanie przez Państwa Zaliczki na poczet wszystkich Mediów, tj. dostawy energii elektrycznej i cieplnej, dostawy wody i usług telekomunikacyjnych, czy też na poczet wybranych Mediów, np. tylko energii, nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w zakresie podatku VAT, a także obowiązku wystawienia faktury.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również kwestii ustalenia, kiedy powstanie obowiązek podatkowy w podatku VAT z tytułu odsprzedaży przez Państwa Mediów na rzecz Najemców.

Jak wskazali Państwo w opisie sprawy, po zakończeniu okresu rozliczeniowego będą Państwo wystawiać fakturę na podstawie faktycznego zużycia Mediów w odniesieniu do każdego Najemcy.

Świadczone przez Państwa na rzecz Najemców usługi dostarczania energii elektrycznej, energii cieplnej, wody i usługi telekomunikacyjne (udostępnianie zewnętrznych linii telefonicznych) – łącznie określane przez Państwa jako Media – są usługami, w stosunku do których przepisy ustawy nakazują stosowanie szczególnego momentu powstania obowiązku podatkowego. Na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy, w stosunku do odsprzedaży Mediów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia przez Państwa faktury w zakresie Opłaty za Media na rzecz Najemców. W myśl art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy, faktura taka powinna być wystawiona najpóźniej z upływem terminu płatności. Jeżeli podatnik nie wystawi w ww. terminie faktury lub wystawi ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje – zgodnie z art. 19a ust. 7 ustawy – z chwilą upływu terminu na jej wystawienie, tj. z upływem terminu płatności.

Jak przedstawili Państwo w uzupełnieniu do wniosku, termin na wystawienie faktury dokumentującej Opłaty za Media nie został ustalony w umowach najmu. Natomiast termin płatności za faktury dokumentujące Opłaty za Media wynosi 14 dni od daty otrzymania przez Najemcę faktury wystawionej przez Państwa Spółkę. Zatem w przedmiotowej sprawie termin płatności zależy od daty otrzymania faktury przez Najemcę, zatem za niemożliwą należy uznać sytuację, w której faktura zostanie wystawiona nieterminowo.

Zatem w okolicznościach przedstawionych we wniosku obowiązek podatkowy z tytułu odsprzedaży Mediów na rzecz Najemców, powstaje na zasadach szczególnych wynikających z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy, tj. z chwilą wystawienia przez Państwa faktury dokumentującej Opłaty za Media.

W konsekwencji stanowisko Państwa w odniesieniu do pytania nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazujemy, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywało się będzie ze zdarzeniem przyszłym opisanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm. dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).