Dokumentacja kadrowa 2023 - potwierdzenie obecności w pracy

Pracodawca jest zobowiązany do wskazania w regulaminie pracy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. W przypadku gdy pracodawca nie tworzy regulaminu pracy, musi takie elementy zawrzeć w informacji o warunkach zatrudnienia udzielanej pracownikowi nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 k.p.).

Najpopularniejszym stosowanym sposobem potwierdzania przez pracowników obecności w pracy są listy obecności, na których pracownicy składają podpisy w każdym dniu pracy. Należy jednak pamiętać, że lista obecności nie jest dokumentem obowiązkowym i pracodawca nie musi jej prowadzić.

Tradycyjne listy obecności, na których pracownicy składają jedynie podpisy, nie spełniają wymagań ewidencji czasu pracy i nie mogą być uznane w tym zakresie za wystarczające.

Jeżeli lista obecności pracowników jest wspólna i obejmuje wszystkich lub większą grupę pracowników, to nie należy w niej zaznaczać przyczyn nieobecności pracowników w pracy, gdyż może to wywołać zastrzeżenia w zakresie ochrony danych osobowych pracowników. Przyczyny nieobecności ewidencjonuje się w kartach ewidencji czasu pracy, do których nie mają dostępu wszyscy pracownicy.

Wzór. Indywidualna ewidencja czasu pracy zastępująca listę obecności

Artykuł pochodzi z książki: Dokumentacja kadrowa 2023 >>