Świadectwo pracy 2023 - czy możliwe jest wydanie świadectwa, gdy brak jest akt osobowych

Otrzymałam od byłej pracownicy prośbę o wydanie kopii świadectwa pracy (zatrudniona 03/2004 – 11/2004). Niestety akta osobowe tej Pani uległy zniszczeniu. Co teraz powinnam zrobić? Czy mogę wystawić świadectwo pracy z bieżącą datą na podstawie posiadanych innych dokumentów? Jak to zrobić? 

Jeżeli pracodawca nie posiada akt osobowych i nie może w żaden sposób wykazać, że świadectwo zostało wcześniej wydane, można wystawić pracownicy świadectwo z bieżącą datą, o ile z posiadanej dokumentacji można pozyskać wystarczające ku temu informacje. 

Na wniosek pracownika lub byłego pracownika pracodawca obowiązany jest sporządzić i wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej. Możliwe jest to oczywiście wówczas, gdy dokumentacja ta nadal istnieje. 

Akta osobowe powinny być przechowywane w sposób zabezpieczający przed ich utratą lub zniszczeniem przez okres – w odniesieniu do dat wskazanych w pytaniu, o ile pracodawca nie złożył za pracownicę raportu informacyjnego – 50 lat. 

Jeżeli pomimo stosowania niezbędnych zabezpieczeń uległy utracie i nie ma możliwości ich odtworzenia, to nie ma również zapewne możliwości wykazania, że świadectwo zostało wydane. W takiej konkretnej sytuacji można przyjąć, zdaniem autora odpowiedzi, że pracodawca może wydać świadectwo z obecną datą w oparciu o posiadane informacje w innej dokumentacji, wystarczające dla przygotowania świadectwa pracy. 

Marek Rotkiewicz

Artykuł pochodzi z książki: Świadectwo pracy. Zasady wypełniania po zmianach przepisów >>